Konzeption und Umsetzung von Maßnahmen im Rahmen des internen Akzeptanzmanagements für IKT-Serviceleistungen für das Bundesministerium des Innern (BMI)

Titel

Konzeption und Umsetzung von Maßnahmen im Rahmen des internen Akzeptanzmanagements für IKT-Serviceleistungen für das Bundesministerium des Innern (BMI)
B 12.21 - 0908/21/VV : 1

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand dieser Ausschreibung ist ein Rahmenvertrag für
die Erbringung von Planung bzw. Konzeption sowie der Umsetzung von Akzeptanzmaßnahmen im Rahmen des IKT-Changemanagements des Bundesministerium des Innern (BMI).

Beschreibung der Verlängerungen

Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung beginnt mit Datum des
Zuschlags und endet mit Ausschöpfung des Höchstwertes,
spätestens jedoch zwei Jahre nach Zuschlagsdatum.
Sofern der Höchstwert (Schätzwert) durch die Einzelabrufe
nicht erreicht wird, hat die Auftraggeberin das optionale Recht, die Laufzeit der Rahmenvereinbarung im Rahmen der vergaberechtlichen Zulässigkeit zweimal um jeweils ein Jahr zu verlängern. Die Auftraggeberin wird die Auftragnehmerin frühzeitig, jedoch spätestens drei Monate vor Ende der ursprünglich vereinbarten Laufzeit der Rahmenvereinbarung über die Inanspruchnahme der Verlängerungsoption mindestens in Textform gem. § 126b BGB in Kenntnis setzen. Eine Pflicht für die Auftraggeberin zur Inanspruchnahme dieser Option besteht nicht. Der Inhalt der zu erbringenden Leistung bleibt auch im Falle der Optionswahrnehmung gleich. Die maximal mögliche Vertragslaufzeit beträgt somit vier Jahre.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Umsatz:
Als Nachweis der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit ist der Gesamtjahresumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren pro Geschäftsjahr anzugeben. Bei Bietergemeinschaften und Bietern, die andere Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe einbinden, werden die Umsätze der gesamten Bieterkonstellation addiert. Der jeweilige Gesamtjahresumsatz des Bieters bzw. der Bieterkonstellation muss pro Geschäftsjahr mindestens 200.000 € netto entsprechen. Übersenden Sie hierzu bitte eine Eigenerklärung in Form einer selbsterstellten Liste, die Sie mit Ihrem Angebot einreichen (die Eigenerklärung_Umsatz ist vom Bieter selbst zu erstellen und mit dem Angebot einzureichen).
Sofern Sie aus berechtigten Gründen die Unterlagen nicht beibringen können, teilen Sie diese Gründe dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie das Beschaffungsamt des BMI unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenzen
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte eine Liste mit mindestens drei geeigneten Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar.
Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
• Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
• Wert des Auftrages,
• Zeitraum der Leistungserbringung,
• Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.
Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
• Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Ende der Angebotsfrist).
• Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen:
- Vergleichbares Auftragsvolumen (mind. 100.000 Euro netto/Jahr).
- Mindestens eine der Referenzen muss für einen öffentlichen Auftraggeber gem. § 99 GWB erbracht worden sein.
- Leistungen im Bereich Akzeptanzmanagement / Change Management für IKT-Maßnahmen
- Konzeption, grafische Gestaltung und Erstellung multimedialer Elemente (z.B. Erklärvideos, Animationen)
- Konzeption und grafische Gestaltung von Printmaterial (z.B. Flyer, Poster)
Es müssen nicht alle dieser fünf Merkmale bei allen Referenzen gleichzeitig vorliegen. Es ist ausreichend, wenn über alle Referenzen jedes Merkmal mindestens einmal erfüllt ist. Wie die einzelnen Merkmale im Falle des Nachweises mit mehreren Referenzen auf die einzelnen Referenzen verteilt sind, ist dem Bieter überlassen. Weist der Bieter die oben aufgeführten Merkmale mit einer Referenz oder mit mehreren Referenzen nicht nach, wird er vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
- Zusätzlich müssen bei mindestens einer Referenz jeweils drei beliebige Merkmale gleichzeitig erfüllt sein.
Die genannten Referenzprojekte sollten abgeschlossen sein. Sofern es sich um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand (z. B. der erreichte Meilenstein im Projekt) anzugeben. Das Projekt muss bereits seit mind. sechs (6) Monaten laufen (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Veröffentlichungsdatum dieser Ausschreibung). Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden
Für die Referenzen ist die Vorlage "Vordruck Referenzen" zu verwenden. Nutzen Sie die Vorlage sofern erforderlich bitte mehrfach.
Es sind nur drei Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Fristende nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.
Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe dem Beschaffungsamt mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie das Beschaffungsamt des BMI unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie in jedem Fall, dass Sie bei einer Mindestanforderung an den Wert des Auftrags auch Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €)
Unternehmensdarstellung und Ansprechpersonen:
Dem Angebot ist eine Unternehmensdarstellung beizufügen, aus der hervorgeht, dass bezüglich der geforderten Leistung ausreichende Kapazitäten zur Verfügung stehen (die Eigenerklärung_Unternehmensdarstellung ist vom Bieter selbst zu erstellen und mit dem Angebot einzureichen). Die Unternehmensdarstellung soll nähere Informationen über die technische Ausstattung und die zur Verfügung stehenden personellen Kapazitäten des Bieters liefern. Aus der Darstellung muss hervorgehen, welche Fachkräfte für die Leistungserbringung eingesetzt werden, wie das vorgesehene Team aufgestellt ist und die Zusammenarbeitet erfolgt. In diesem Zusammenhang ist zu nachvollziehbar zu begründen, warum die personellen Ressourcen Ihrer Meinung nach für die Leistungserbringung ausreichen.
Hierzu gehört darüber hinaus die Vorstellung der für die Leistungserbringung vorgesehenen Ansprechpersonen + Vertretungen. Auf eine namentliche Bezeichnung der eingeplanten Personen kann im Angebot verzichtet werden. Die Vergabestelle wird die namentliche Nennung der den Qualifikationsprofilen zugeordneten Mitarbeitenden, sowie ggf. Nachweise über deren Qualifikation zur Verifizierung der Angaben vor einer Zuschlagsentscheidung anfordern.
Die von der Auftragnehmerin für die Leistung eingesetzten Mitarbeitenden müssen die im Folgenden genannten Qualifikationsvorgaben erfüllen:
• Projektmanager
Mindestvorgabe berufliche Qualifikation:
- mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Bereich Projektmanagement
- mindestens 1 Jahr Berufserfahrung im Bereich Projektmanagement für einen öffentlichen Auftraggeber gem. § 99 GWB
• Berater
Mindestvorgabe berufliche Qualifikation:
- mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Beratung im Bereich Akzeptanzmanagement im Rahmen des IKT-Change Management
- mindestens 1 Jahr Berufserfahrung im Rahmen eines IKT-Change-Management-Projektes für einen öffentlichen Auftraggeber gem. § 99 GWB

Vorbefasste Unternehmen - Mitwirkung externer Dienstleister
Bei der Erstellung der vorliegenden Vergabeunterlagen hat das Unternehmen umlaut SE, Am Kraftversorgungsturm 3, 52070 Aachen mitgewirkt. Konkret hat das Unternehmen bei der Ausformulierung der Leistungskriterien im Kriterienkatalog Leistung, bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung und Rahmenvereinbarung sowie der Festlegung der besonderen Bewerbungsbedingungen (vorliegendes Dokument) unterstützt.
Aufgrund des daraus resultierenden Wissensvorsprungs gegenüber anderen Marktteilnehmern und aufgrund des Umstandes, dass gegen diesen Wissensvorsprung seitens der Vergabestelle keine geeigneten Gegenmaßnahmen unternommen werden können, wird das Unternehmen umlaut SE gem. § 124 Absatz 6 GWB von der Teilnahme an diesem Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Neben den zuvor angegebenen Erklärungen und Nachweisen zur Eignung (Eignungskriterien) sind mit dem Angebot die nachstehenden sonstigen Erklärungen und Nachweise einzureichen.
Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Öffentliche Aufträge werden nicht an Unternehmen vergeben, bei denen Ausschlussgründe gemäß §§ 123 oder 124 GWB vorliegen. Das Beschaffungsamt des BMI hat zu prüfen, ob zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen können bzw. müssen. Hierzu dient das Formular "Eigenerklärung Ausschlussgründe". Bestehen Zweifel an der Richtigkeit der abgegebenen Erklärung, werden diese im Einzelfall aufgeklärt und es kann die Vorlage von weiteren Nachweisen (z. B. eines behördlichen Führungszeugnisses) verlangt werden.
Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften oder bei der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der Allgemeinen Bewerbungsbedingungen verwiesen.
Unternehmensdaten
Das Formular "Unternehmensdaten" ist vollständig auszufüllen und Ihrem Angebot beizufügen. Die Angaben zur Unternehmensgröße dienen statistischen Zwecken. Die übrigen Angaben benötigt das Beschaffungsamt des BMI für die vor dem Zuschlag einzuholende Registerauskunft insbesondere gemäß § 150a Gewerbeordnung, § 19 Mindestlohngesetz, § 21 Arbeitnehmerentsendegesetz.
Bei Bietergemeinschaften ist das Formular für jedes Mitglied einzureichen.
Eigenerklärung Verpflichtungsgesetz
Da der Bedarfsträger verantwortliche Stelle für die Verpflichtung nach dem Verpflichtungsgesetz ist, wird dieser die von Ihnen für die Auftragsausführung vorgesehenen Mitarbeiter/innen nach § 1 Abs. 1 des Verpflichtungsgesetzes auf die gewissenhafte Erfüllung seiner/ihrer Obliegenheiten verpflichten.
Bitte fügen Sie Ihrem Angebot die Eigenerklärung Verpflichtungserklärung bei, in der Sie sich verpflichten, die in der Verpflichtungserklärung getroffenen Festlegungen im Fall der Auftragserteilung an Ihr Unternehmen einzuhalten.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI (BeschA).
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.
Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.