Lieferanten-, Vertrags- und Kundenmanagement Software

Beschreibung der Beschaffung

Beschaffung von Software, sowie zur Installation, Konfiguration und ggf. notwendigem Customizing der Software notwendiger Dienstleistungen und zur Verwendung der Software befähigender Schulungen und von Wartung und Pflege der Software zur Steuerung und Verwaltung von Lieferanten- und Lieferantenvertragsbeziehungen.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Erzielte Gesamtpunktzahl zu den III.1.3) beschriebenen Kriterien sowie deren Gewichtung. Es werden die in der nach den unter III.1.3) beschriebenen Regeln gebildeten Rangfolge befindlichen Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Beschreibung der Beschaffung

Beschaffung von Software, sowie zur Installation, Konfiguration und ggf. notwendigem Customizing der Software notwendiger Dienstleistungen und zur Verwendung der Software befähigender Schulungen und von Wartung und Pflege der Software zur Steuerung und Verwaltung des Kundenmanagements.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Los 1:
a) Gesamtumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (gerechnet vom Zeitpunkt der Teilnahmeantragsfrist)
b) Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags (Entwicklung, Vertrieb, Implementierung, Pflege und Wartung einer Software für ein Lieferanten- und Lieferantenvertragsmanagement) der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (gerechnet vom Zeitpunkt der Teilnahmeantragsfrist)
Los 2:
a) Gesamtumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (gerechnet vom Zeitpunkt der Teilnahmeantragsfrist)

Es wurden folgende Mindestanforderungen für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit eines Bewerbers festgelegt:
Los 1:
a) Gesamtumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (gerechnet vom Zeitpunkt der Teilnahmeantragsfrist)
b) Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags (Entwicklung, Vertrieb, Implementierung, Pflege und Wartung einer Software für ein Lieferanten- und Lieferantenvertragsmanagement) der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (gerechnet vom Zeitpunkt der Teilnahmeantragsfrist)
[Auswertung der ANLAGE Umsatzangaben Los 1]
Die ANLAGE Umsatzangaben Los 1 ist mit dem Angebot vollständig ausgefüllt einzureichen sowie zusätzlich im Falle einer Bietergemeinschaft oder des Einsatzes privilegierter Unterauftragnehmer die entsprechende Anlage auch zusätzlich für die anderen Unternehmen. Die Angaben werden daraufhin überprüft, ob
a) der Gesamtumsatz der letzten drei Geschäftsjahre jeweils für sich genommen mindestens 1.000.000,- Euro (netto) beträgt
b) der Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre jeweils für sich genommen mindestens 500.000,- Euro (netto) in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Entwicklung, Vertrieb, Implementierung, Pflege und Wartung einer Software für ein Lieferanten- und Lieferantenvertragsmanagement) beträgt.
Los 2:
a) Gesamtumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (gerechnet vom Zeitpunkt der Teilnahmeantragsfrist)
[Auswertung der ANLAGE Umsatzangaben Los 2]
Die ANLAGE Umsatzangaben Los 2 ist mit dem Angebot vollständig ausgefüllt einzureichen sowie zusätzlich im Falle einer Bietergemeinschaft oder des Einsatzes privilegierter Unterauftragnehmer die entsprechende Anlage auch zusätzlich für die anderen Unternehmen sowie zusätzlich im Falle einer Bietergemeinschaft oder des Einsatzes privilegierter Unterauftragnehmer die entsprechenden Vordrucke/Anlagen für die anderen Unternehmen. Die Angaben werden daraufhin überprüft, ob
a) der Gesamtumsatz der letzten drei Geschäftsjahre jeweils für sich genommen mindestens 4.000.000,- Euro (netto) beträgt
Los 1 und Los 2:
Bei einer Bewerbung auf beide Lose, sind die Mindestwerte für den jeweiligen Gesamtumsatz kumuliert zu erreichen, sodass der Gesamtumsatz der letzten drei Geschäftsjahre jeweils für sich genommen mindestens 5.000.000,- Euro (netto) zu betragen hat.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Referenzen
b) Personalkennzahlen
c) Anzahl qualifiziertes Personal
Für die Bewertung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wurden folgende Bewertungskriterien festgelegt:
• Erfahrung mit einem vergleichbaren Beschaffungsgegenstand
• Anzahl qualifiziertes Personals
a) Erfahrung mit einem vergleichbaren Beschaffungsgegenstand, Referenzen
[Auswertung der ANLAGE Referenzbeschreibung]
Für das Kriterium „Erfahrung mit einem vergleichbaren Beschaffungsgegenstand“ erhält der Bewerber einen Punktwert gemäß nachfolgenden Bewertungsregeln.
Es werden lediglich Referenzen zur Bewertung zugelassen, die die oben genannten Mindestanforderungen je Los an die Referenzprojekte (unter: „Mindestkriterien – a) Referenzen“) zur Vergleichbarkeit („im Wesentlichen vergleichbar“) erfüllen.
Bei der Bewertung des Kriteriums „Erfahrung mit einem vergleichbaren Beschaffungsgegenstand“ werden die Referenzen anhand der im Folgenden aufgelisteten Kriterien bewertet. Die Bewertung erfolgt je Kriterium mit der Maßgabe, ob das jeweilige Kriterium in der eingereichten Referenz abgedeckt bzw. dargestellt wird. Wird ein Kriterium vollständig erfüllt, so erhält die Referenz für dieses Kriterium einen Punkt, bei Teilerfüllung können Teilpunkt erreicht werden.
Von allen eingereichten Referenzen, fließen nur die drei Referenzprojekte in die Einzelbetrachtung der eingereichten Referenzen ein, die die höchste Be-wertung aus allen vom Bewerber eingereichten Referenzen erreichen.
Dies ist jedoch keine zwingende Vorgabe, so dass dem Bewerber im Falle eines Einreichens von mehr als drei Referenzen keine Nachteile entstehen.
Der Hinweis, dass nur die drei am höchsten bewerteten aller eingereichten vergleichbarer Referenzen berücksichtigt werden,, ist dem Gedanken geschuldet, dass die Vergabestelle davon ausgeht, dass es nicht erforderlich
ist, eine höhere Anzahl von Referenzen zu bewerten, um die Erfahrung hinsichtlich
des Beschaffungsgegenstandes bewerten zu können. Zudem kann die Auswertung
einer sehr hohen Anzahl von Referenzbeschreibungen eine unverhältnismäßig
lange Bearbeitungszeit beanspruchen. In die Gesamtbewertung der Referenzen fließen lediglich die drei eingereichten Referenzprojekte ein, die den höchsten Punktwert erreichen.
Für das Los 1 gibt es vier Kriterien, so dass maximal 4 Punkte je Referenz erzielt werden können. Da bei der Wertung maximal 3 Referenzprojekte berücksichtigt werden, können für das Los 1 bis zu 12 Punkte erreicht werden.
Um eine Vergleichbarkeit mit dem zweiten Bewertungskriterium (Anzahl qualifiziertes Personal, folgt weiter unten) zu ermöglichen, wird der Gesamtpunktwert aus den 3 am höchsten bewerteten Referenzen anschließend durch 4 geteilt, so dass maximal 3 Bewertungspunkte erreicht werden können.
Für das Los 2 gibt es drei Kriterien, so dass maximal 3 Punkte je Referenz erzielt werden können. Da bei der Wertung maximal 3 Referenzprojekte berücksichtigt werden, können für das Los 2 bis zu 9 Punkte erreicht werden.
Um eine Vergleichbarkeit mit dem zweiten Bewertungskriterium Anzahl qualifiziertes Personal, folgt weiter unten) zu ermöglichen, wird der Gesamtpunktwert aus den 3 am höchsten bewerteten Referenzen anschließend durch 3 geteilt, so dass maximal 3 Bewertungspunkte erreicht werden können. Bei der Erreichung von Teilpunktzahlen, erfolgt eine Rundung auf zwei Dezimalstellen hinter dem Komma.
Los 1:
Kriterium 1) Referenzauftraggeber ist Öffentlicher Auftraggeber
Für das Kriterium „Referenzauftraggeber ist Öffentlicher Auftraggeber“ erhält der Bewerber einen Punkt, wenn es sich bei dem Referenzauftraggeber um einen öffentlichen Auftraggeber handelt.
Kriterium 2) Referenzprojekt im deutschsprachigen Raum
Für das Kriterium „Referenzprojekt im deutschsprachigen Raum“ erhält der Be-werber einen Punkt, wenn das Referenzprojekt im deutschsprachigen Raum um-gesetzt worden ist.
Kriterium 3) Schnittstelle in ein CRM
Für das Kriterium „Schnittstelle in ein CRM“ erhält der Bewerber einen Punkt, wenn bei dem Referenzprojekt eine Schnittstelle in ein CRM (Customer Relationship Management System) erfolgreich realisiert wurde. Eine erfolgreiche Realisierung bedeutet, dass Metadaten zwischen dem im Referenzprojekt eingeführten Lieferanten- und Lieferantenvertragsmanagementsystem und einem bei dem Referenzauftraggeber verwendeten CRM so ausgetauscht werden, dass Produkte und/oder Leistungen, die der Referenzauftraggeber über sein CRM an seine Kunden verkauft, die ihren Ursprung in Lieferantenverträgen haben, durchgängig transparent sichtbar sind. Dafür ist bspw. in Lieferantenverträgen sichtbar, welche Kundenaufträge, bzw. Kundenverträge sich aus diesem Lieferantenvertrag speisen und andersherum in einem Kundenauftrag, bzw. Kundenvertrag sichtbar, aus welchen Lieferantenverträgen Produkte und/oder Leistungen bezogen wer-den.
Kriterium 4) Größer 15.000 gemanagte Datensätze
Für das Kriterium „Größer 15.000 gemanagte Datensätze“ erhält der Bewerber einen Punkt, wenn in dem Referenzprojekt mehr als 15.000 Datensätze in dem ein-geführten Lieferanten- und Lieferantenvertragsmanagement gemanagt werden. Dabei kann sich die Summe sowohl aus aktiven Lieferanten- und/oder Lieferantenvertragsdatensätzen kumulieren. Archivierte Datensätze sind ausdrücklich von der Betrachtung ausgenommen.
Los 2:
Kriterium 1) Migration größer 75.000 Datensätze
Für das Kriterium „Migration größer 75.000 Datensätze“ erhält der Bewerber einen Punkt, wenn in dem Referenzprojekt mehr als 75.000 Datensätze in das eingeführte xRM-System migriert worden sind.
Kriterium 2) Anzahl der Nutzer größer 300
Für das Kriterium „Anzahl der Nutzer größer 300“ erhält der Bewerber einen Punkt,
wenn in dem Referenzprojekt mehr 900 Nutzer in dem eingeführten xRM-System verwaltet werden. Bei einer Anzahl von 301 – 600 Nutzern erhält der Bewerber 0,33 Punkte, bei einer Anzahl von 601 – 900 Nutzern werden 0,66 Punkte er-reicht. Inaktive Nutzer sind ausdrücklich von der Betrachtung ausgenommen.
Kriterum 3) Open Source
Für das Kriterium „Open Source“ erhält der Bewerber einen Punkt, wenn das Referenzprojekt als Open Source Lösung umgesetzt wurde.
Der Auftraggeber wird ggf. stichprobenweise oder auch verdachtsabhängig Referenzen überprüfen. Dazu hat der Bewerber auf Anforderung eine/n Ansprech-partner/in beim Referenzkunden mit Kontaktdaten (Telefon und E-Mail) zu benennen (die Benennung eines Ansprechpartners auf Seiten des Bewerbers reicht nicht aus). Sofern ein/e Ansprechpartner/in nicht in angemessener Zeit benannt werden kann, wird die Referenz nicht bei der Bewertung berücksichtigt. Ergeben sich bei dieser Prüfung Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung, kann dies bei der Bewertung berücksichtigt werden. Unter Umständen kann der Teilnahmeantrag von der weiteren Wertung ausgeschlossen werden, wenn die Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung die Aussagekraft der Referenz grundlegend in Frage stellt bzw. evidente Qualitätsmängel oder falsche Angaben vorliegen.
b) Anzahl qualifiziertes Personal:
[Auswertung der ANLAGE Anzahl qualifiziertes Personal (Los 1/Los 2)]
Für das Kriterium „Anzahl qualifiziertes Personal“ erhält der Bewerber einen Punktwert gemäß nachfolgenden Bewertungsregeln.
Für jedes der nachfolgend genannten Kriterien, erhält der Bieter bei Erreichen einen Punkt. Folglich können maximal drei Bewertungspunkte erreicht werden.
Los 1:
Kriterium 1)
- mehr als 10 FTEs „Berater*in Implementierung für ein Lieferanten- und Lieferantenvertragsmanagement“
Kriterium 2)
- mehr als 4 FTEs „Berater*in Einkaufsprozesse“
Kriterum 3)
- mehr als 10 FTEs „Softwareentwickler*in für Lieferanten- und Lieferantenvertragsmanagement“
Los 2:
Kriterium 1)
- mehr als 9 FTEs „Supporter*innen für das xRM“
Kriterium 2)
- mehr als 9 FTEs „Softwareentwickler*in für das xRM“
Kriterum 3)
- mehr als 3 FTEs „Softwaretester*in für das xRM“
Der Auftraggeber zieht zur Bewertung die ANLAGE Anzahl qualifiziertes Personal (Los 1/ Los2) heran, deren verpflichtende Einreichung bereits im obigen Mindestkriterium „Anzahl qualifiziertes Personal“ geregelt ist.
Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer werden die Anzahl des qualifizierten Personals der Bewerbergemeinschaftsmit-glieder bzw. die der privilegierten Unterauftragnehmer und des Bewerbers addiert.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

a) Referenzen:
[Auswertung der ANLAGE Referenzbeschreibung]
Der Bewerber hat, unter Benutzung der vollständig ausgefüllten ANLAGE Referenzbeschreibung, mit dem Teilnahmeantrag mindestens 3 im Wesentlichen vergleichbare Referenzprojekte zu benennen, die er nach dem 01.11.2019 abgeschlossen hat oder die jetzt noch erfolgreich erbracht werden. Sind die Referenz-projekte noch nicht erfolgreich abgeschlossen, müssen diese gemessen vom Tag des Ablaufs der Antragsfrist dieser Vergabe seit mindestens 6 Monaten bestehen, um hier berücksichtigt werden zu können.
Los 1:
Im Wesentlichen vergleichbar =
mit dem Auftragsgegenstand ist ein Referenzprojekt, wenn es den sich aus der Beschreibung des Beschaffungsgegenstandes (siehe Entwurf der Leistungsbeschreibung – Teil B) und den sich daraus ergebenden Rahmenbedingungen im Wesentlichen entspricht, dabei den Funktionsumfang sowohl eines Lieferanten-, als auch (gleichzeitig) eines Lieferantenvertragsmanagement umfasst und
► ist eine Referenz, wenn die Software für ein Lieferanten- und Lieferantenvertragsmanagement beim Referenzauftraggeber onPremises, d.h. in einem Rechenzentrum / auf Servern des Referenzauftraggebers installiert und betrieben wird und
► ist eine Referenz, wenn die Software für ein Lieferanten- und Lieferantenvertragsmanagement beim Referenzauftraggeber mindestens 10.000 Datensätze (Lieferanten- und/oder Verträge) verwaltet und
► bedeutet zugleich, dass die referenzierten Leistungen der ausgeschriebenen Leistung soweit ähneln müssen, dass sie einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bewerbers für die ausgeschriebene Leistung eröffnen.
Los 2:
Im Wesentlichen vergleichbar =
mit dem Auftragsgegenstand ist ein Referenzprojekt, wenn es den sich aus der Beschreibung des Beschaffungsgegenstandes (siehe Entwurf der Leistungsbeschreibung – Teil B) und den sich daraus ergebenden Rahmenbedingungen im Wesentlichen entspricht, dabei den Funktionsumfang eines xRM-Systems mit dem Schwerpunkt Customer-Relationship-Management umfasst und
• ist eine Referenz, wenn die Software für ein xRM-System beim Referenzauftraggeber onPremises, d.h. in einem Rechenzentrum / auf Servern des Referenzauftraggebers installiert und betrieben wird und
• ist eine Referenz, wenn die Software für ein xRM-System beim Referenzauftraggeber mindestens 300 Nutzer verwaltet und
• ist eine Referenz, wenn das Projekt zur Einführung eines xRM-System beim Referenzauftraggeber eine Migration mit mindestens 50.000 Datensätzen umfasst hat.
Sollten (je Los, auf das sich beworben wird) nicht mindestens drei Referenzen eingereicht werden, die alle oben aufgestellten Mindestanforderungen an eine Referenzen kumulativ erfüllen, kann eine positive Prognose, dass der Bewerber über die erforderliche technische und berufliche Leistungsfähigkeit für die Aus-führung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; der Teilnahmeantrag ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen.
Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer werden die eingereichten Referenzen insgesamt betrachtet.
b) Personalkennzahlen
Im eVergabe-Kriterium Personalkennzahlen sind die erforderlichen Angaben zu der Mitarbeiteranzahl in FTEs (=Full Time Equivalent), also dem Gesamtpersonal des Bewerbers zu machen, sowie zusätzlich im Falle einer Bewerbergemeinschaft oder des Einsatzes privilegierter Unterauftragnehmer auch von allen weiteren Beteiligten.
Los 1:
Die Angaben werden daraufhin überprüft, ob die Personalkennzahlen im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr mindestens 50 FTEs beträgt, wobei Teilzeitkräfte entsprechend umgerechnet werden.
Los 2:
Die Angaben werden daraufhin überprüft, ob die Personalkennzahlen im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr mindestens 50 FTEs beträgt, wobei Teilzeitkräfte entsprechend umgerechnet werden.
Sollte diese Angabe den geforderten Mindestwert nicht erreichen, kann eine positive Prognose, dass der Bewerber über die erforderlichen technischen und beruflichen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; der Teilnahmeantrag ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen.
Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer werden die Personalkennzahlen der Bewerbergemeinschaftsmitglieder bzw. die der privilegierten Unterauftragnehmer und des Bewerbers addiert.
c) Anzahl qualifiziertes Personal:
[Auswertung der ANLAGE Anzahl qualifiziertes Personal (Los 1/Los 2)]
Die ANLAGE Anzahl qualifiziertes Personal (Los 1 / Los 2) ist mit dem Teilnahmeantrag vollständig ausgefüllt einzureichen. Der Bewerber benennt darin seine Anzahl an FTEs je beschriebener Rolle. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft oder des Einsatzes privilegierter Unterauftragnehmer, ist Anlage von jedem beteiligten Unternehmen einzureichen.
Die ANLAGE Anzahl qualifiziertes Personal (Los 1 / Los 2) weist das Vorhandensein von für die Auftragsdurchführung mindestens notwendigem Fachpersonal in entsprechender Anzahl in FTEs (=Full Time Equivalent) des Bewerbers aus.
Los 1:
1. Mindestkriterium: 5 FTEs „Berater*in Implementierung für ein Lieferanten- und Lieferantenvertragsmanagement“
2. Mindestkriterium: 2 FTEs „Berater*in Einkaufsprozesse“
3. Mindestkriterium: 5 FTEs „Softwareentwickler*in für Lieferanten- und
Lieferantenvertragsmanagement“
Los 2:
1. Mindestkriterium: 3 FTEs „Supporter*innen für das xRM“
2. Mindestkriterium: 3 FTEs „Softwareentwickler*in für das xRM“
3. Mindestkriterium: 1 FTEs „Projektmanager*in“
4. Mindestkriterium: 1 FTEs „Softwaretester*in für das xRM“
5. Mindestkriterium: 1 FTEs „Produktmanager*in für das xRM“
Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer werden die Anzahl des qualifizierten Personals der Bewerbergemeinschaftsmit-glieder bzw. die der privilegierten Unterauftragnehmer und des Bewerbers addiert.
Sollten die eingereichte Anzahl FTEs je beschriebener Rolle nicht dem geforderten Mindestkriterium entsprechen und/oder die geforderte Eigenerklärung nicht abgegeben worden sein, kann eine positive Prognose, dass der Bewerber über die erforderliche technische und berufliche Leistungsfähigkeit für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; der Teilnahmeantrag ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Folgende zusätzliche Anforderungen an Auftragnehmer werden gestellt:
• deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung,
• Verpflichtung zur Sicherstellung, dass die zur Erfüllung des Auftrags eingesetzten Personen nicht die „Technologie von L. Ron Hubbard“ bei der Auftragsdurchführung anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbreiten,
• dem Auftragnehmer ist untersagt, personenbezogene Daten, welche der Auftraggeber für eigene Zwecke oder als Auftragsverarbeiter für Dritte verarbeitet, auf der Basis von US Privacy Shield in die USA zu übertragen. Der Auftragnehmer gewährleistet die Einhaltung dieser Bedingung auch mit Wirkung für seine Unterauftragnehmer,
• Erklärungen zur Zahlung eines Mindestlohns gemäß Vergabegesetz Schleswig-Holstein (VGSH),
• Erklärungen zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung,
• Erklärungen zur DSGVO und Auftragsverarbeitung,
• Erklärung zur Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022.

Die Vergabestelle stellt die Vergabeunterlagen auf ihrer Portalseite (https://vergabeverfahren.dataport.de) zum Download zur Verfügung. Sollte ein Unternehmen sich zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren entscheiden, so hat es sich dazu auf der Portalseite mit seinen Benutzerdaten anzumelden. Sofern für das Unternehmen noch keine Benutzerdaten bestehen sollten, ist dort eine kostenfreie Registrierung möglich. Die weitere Bearbeitung der Vergabeunterlagen erfolgt dann im Bieterassistenten. Nur so ist die Erstellung, Bearbeitung und Abgabe eines Angebotes möglich und sichergestellt, dass von der Vergabestelle ggf. weitere Angaben bzw. Hinweise zum Vergabeverfahren rechtzeitig bekanntgemacht werden können.
Erkennt ein Bieter Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o. ä. in den Vergabeunterlagen oder bestehen hinsichtlich der Ausführung der Leistung Bedenken, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bieterfragen hinzuweisen. Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten.
Bieterfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums bis zu dem in der Projektinformation (siehe Vergabeunterlagen) als „Schluss Frageforum“ bezeichneten Termin im Abschnitt Nachrichten des Bieterassistenten jeweils einzeln über die „Senden“ Funktion einzureichen. Die Vergabestelle bittet jede Frage eingangs im Freitext mit einem Betreff zu versehen, aus dem ersichtlich ist, auf welchen Teil der Vergabeunterlagen sich die Frage bezieht (z. B. Teil B – Leistungsbeschreibung).
Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen teilnehmenden Bietern unaufgefordert an dem in der Projektinformation genannten Termin „Fragen und Antworten an alle Bieter“ über den Abschnitt Nachrichten zur Kenntnis gegeben. Im Rahmen der Anonymisierung behält sich die Vergabestelle Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird die Vergabestelle Auskünfte, die nur den fragenden Bieter betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bieter nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bieters verletzen. Ebenso wird die Vergabestelle unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft die Vergabestelle im jeweiligen Einzelfall, ob sie Antworten versendet.
Nach Abschluss des Fragen- und Antwortenforums eingehende Bieterfragen wird die Vergabestelle beantworten, soweit dies unter Berücksichtigung des Inhalts und der Komplexität der Frage sowie des Zeitplanes möglich und geboten ist.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist auf § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) hin. Dieser lautet:
"§ 160 GWB Einleitung, Antrag.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftrag-geber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftrag-geber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“
Darüber hinaus bittet die Vergabestelle darum, Rügen über den Bieterassistenten zu senden.