Medienmanagement (13/AD/2022)

Kurze Beschreibung

Gegenstand der zu erbringenden Leistung ist das Medienmanagement der Auftraggeberin, d.h. alle Tätigkeiten, die mit der Beschaffung, Verwaltung, Pflege, Logistik, Technik und dem Service sowie der Anwendung der durch die Auftraggeberin genutzten Medien einhergehen.

Dies umfasst insbesondere:
• die Beratung der Auftraggeberin,
• die Bereitstellung und das Betreiben einer Online-Plattform für Fachinformationsmanagement (Verwaltungsportal),
• die Bereitstellung und das Betreiben einer Online- Datenbank incl. der Beschaffung von Lizenzen für ein Rechtsauskunftssystem,
• die Lieferung von Medien und Fachmedien und
• die Lieferung von Fachliteratur für Azubis.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftragnehmer hat eine Online-Datenbank vorzuhalten und zu betreiben, über welche alle Mitarbeiter der Auftraggeberin auf das Rechtauskunftssystem, die E-Books sowie alle weiteren Online-Medien (Lizenzen etc.) zugreifen können. Die vollständige Datenbank muss zum 01.01.2023 uneingeschränkt nutzbar sein.

Der Auftragnehmer überlässt der Auftraggeberin für die Laufzeit des Vertrages die nötigen Lizenzen für ein Rechtsauskunftssystem – derzeitige Anzahl 6.500. Diese Zahl kann sich während der Vertragslaufzeit erhöhen oder verringern. Ein Anspruch auf Abnahme einer bestimmten Mindestzahl besteht nicht. Es handelt sich hier um das primäre Rechtsauskunftsystem für alle Mitarbeiter der Auftraggeberin, das möglichst die Anschaffung von weiterer Literatur entbehrlich macht. Daher besteht ein primärer Zusammenhang zwischen den Lizenzen für das Rechtsauskunftsystem, die notwendige Beschaffung von weitergehender Literatur und der Dienstleistung des Auftragnehmers.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung und läuft bis zum 31.12.2024. Beginn der Dienstleistung der Onlinedatenbank und des Rechtsauskunftssystems ist jedoch erst ab dem 01.01.2023 zu erbringen.
Die Auftraggeberin hat die Möglichkeit, bis sechs Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit durch schriftliche Erklärung dem Auftragnehmer gegenüber den Vertrag zweimalig um jeweils weitere zwölf Monate zu verlängern, längstens jedoch bis zum 31.12.2026.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

>> Mit dem Angebot ist eine Eigenerklärung des Bieters darüber abzugeben, dass keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen ("Eigenerklärung zu Ausschlussgründen").
>> Bietergemeinschaften haben die "Eigenerklärung Umsatz", die "Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen" und die "Eigenerklärung zu Ausschlussgründen" dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die "Eigenerklärung Umsatz" und/oder "Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen" nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß
§ 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit oder der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass sich dieser gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV").
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten des Unterauftragnehmers tatsächlich zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

>> Dem Angebot ist eine Eigenerklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit beizufügen, in welcher jeweils der Gesamtumsatz des Bieters sowie der Umsatz des Bieters der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2019, 2020, 2021), soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung übereinstimmen oder vergleichbar sind, anzugeben ist ("Eigenerklärung Umsatz").
>> Bietergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/Nachweise dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/Nachweise nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des
Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV"). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung
zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Mindestanforderung (Ausschlusskriterium):
Der durchschnittliche Gesamtumsatz der Jahre 2019, 2020, 2021 (addierter Gesamtumsatz 2019, 2020, 2021 geteilt durch drei) muss mindestens 2,5 Mio. Euro betragen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

>> Dem Angebot ist eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Aufträge (Referenzen) der letzten drei Geschäftsjahre (2019, 2020, 2021) beizufügen, in welcher der Auftraggeber (Name und Anschrift, Kontaktdaten des Ansprechpartners), der Ort der Leistungserbringung, der Leistungszeitraum und der Nettoauftragswert anzugeben ist. Weiter ist dabei jeweils anzugeben, ob der Bieter die Leistung als Haupt- oder Unterauftragnehmer oder als Mitglied einer Bietergemeinschaft erbracht hat
sowie welche besonderen Anforderungen der jeweilige Auftrag stellte („Eigenerklärung Referenzen“).
>> Bietergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/Nachweise dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/Nachweise nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV").
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung
zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Für die Referenzen gelten folgende Mindestanforderungen (Ausschlusskriterium):
Es sind mindestens drei unterschiedliche, vergleichbare Referenzaufträge zu benennen, deren Volumen ein Medienmanagement für mindestens 3.000 Beschäftigte bzw. User umfasst.
Davon muss ein Referenzauftrag aus einer gesetzlichen Krankenkasse angegeben werden sowie zwei weitere Referenzaufträge aus dem öffentlichen Dienst.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

>> Es muss folgende EU-Zertifizierung bestehen:
- ein Qualitätsmanagementsystem im Unternehmen implementiert sein, das die Anforderungen der EN ISO 9001:2015 erfüllt

>> Die Verfahrenssprache ist deutsch.
>> Es gilt deutsches Recht.
>> Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Ein Angebot Bietergemeinschaften findet nur dann Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind u. ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss u. die Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. Das Formblatt "Erklärung der Bietergemeinschaft" ist in dem Fall dem Angebot ausgefüllt u. unterzeichnet beizufügen.
>> Mit dem Angebot ist folgender Nachweis vorzulegen:
> Die Vergabestelle holt für den Bieter, der im Rahmen des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagsentscheidung eine Auskunft aus
dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt gemäß WRegG bzw. Gewerbezentralregister nach § l50a Gewerbeordnung beim Bundesamt für Justiz ein. Die für die Abfrage notwendigen Daten sind vom Bieter anzugeben.
> Als öffentlicher Auftraggeber hat sich die Vergabestelle durch die Eigenerklärung EU-Sanktionspaket (39) bestätigen zu lassen und sicherzustellen, dass an der Vertragserfüllung keine Personen, Organisationen oder Einrichtungen beteiligt sind, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift nach Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr.833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 aufweisen
>> Mit dem Angebot sind folgende weitere Nachweise vorzulegen:
> Datenschutzvereinbarung Auftragsverarbeitung (60)
> ein Datensicherheitskonzept, in dem der Teilnehmer/Bieter die bei ihm vorhandenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit unter Beachtung von § 35 SGB I und des 2. Kapitels des SGB X darzustellen hat. Es sind insbesondere die entsprechenden Maßnahmen betreffend die Kontrolle des Zutritts, des Zugangs, des Zugriffs, der Weitergabe und der Eingabekontrolle sowie der Einhaltung des Trennungsgebotes darzustellen (Formblatt „Sicherheitskonzept Auftragsverarbeitung" (61))
> Formblatt „Standorte der Geschäftsräume des Auftragsverarbeiters“ (62)
> Formblatt "Auflistung der bestehenden UAN-Verhältnisse" (63)
> Formblatt „Auflistung der bestehenden Wartungsverträge“ (64)
> Formblatt "Datenschutzbeauftragter/Ansprechpartner" (65) und
> ein vom Bieter erstelltes Löschkonzept gemäß Ziffer 6 der BWB.
>> Der Bieter hat mit seinem Angebot eigens generierte Zugangsdaten zu wenigstens einer Test-Version der angebotenen Software der Onlinedatenbank für die User und des Verwaltungsportals sowie deren Beschreibung zur Verfügung zu stellen (siehe Ziffer 3 der BWB (20),
>> Mit dem Angebot hat der Bieter ein selbst zu erstellendes Betreuungskonzept sowie ein Übernahmekonzept gemäß Ziffer 4 und 5 BWB vorzulegen. Zusätzlich zum Übernahmekonzept ist die Eigenerklärung Übernahmekonzept – Zeitplan (44) vom Bieter ausgefüllt einzureichen.
>> Außerdem ist eine Erklärung des Bieters zu vorgesehenen Projektleiters und -assistenz mit jeweiliger Qualifikation für die Auftragserfüllung (43) vorzulegen.
Im Übrigen ist eine Eigenerklärung (41) des Bieters vorzulegen, dass er im Fall der Zuschlagserteilung spätestens zum Zeitpunkt des Leistungsbeginns über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden Mindestdeckungssummen verfügt:
> Personenschäden 1.000.000 Euro
> Sachschäden 1.000.000 Euro
> Vermögensschaden sowie Versicherung gegen Folgen eines Datenschutzverstoßes 2.000.000 Euro

Hinweis (siehe Ziffer 13 der BWB (20)):
Die Auftraggeberin behält sich einen Präsentationstermin mit den Bietern zu den drei nach der Wertung besten Angeboten auf Basis des abgegebenen Angebots vor. Der Präsentationstermin wird voraussichtlich digital per Videokonferenz durchgeführt. Für den Präsentationstermin erfolgt keine Erstattung von Aufwandsersatz.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Möchte ein Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat, eine Verletzung der Bestimmungen über das
Vergabeverfahren geltend machen, so hat es diese innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber
der Auftraggeberin zu rügen.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die auf Grund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen
erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zu
Angebotsabgabe der Auftraggeberin gegenüber gerügt werden. Teilt die Auftraggeberin dem Unternehmen
mit, dass sie der Rüge nicht abhelfen werde, so kann das Unternehmen innerhalb von 15 Tagen nach Eingang
dieser Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei dem Bundeskartellamt stellen.