MHH - Software CAFM-System

Zusätzliche Informationen

Ablauf des Verfahrens:

1) Phase Interessenbekundung: ABGESCHLOSSEN!

Interessenten müssen ihr Interesse bei der genannten Kontaktstelle per E-Mail bekunden. Die Interessenbekundung als Bewerber-/ Bietergemeinschaft ist bereits in dieser 1. Phase möglich, aber nicht zwingend. In diesem Fall sind die Mitglieder sowie das vertretungsberechtigte Mitglied mit der Interessensbekundung zu benennen (siehe auch nachstehend zur 2. Phase Interessensbestätigung). Die Einreichung eines Teilnahmeantrags/ einer Interessensbestätigung ist in dieser Phase nicht erforderlich. Es erfolgt keine gesonderte Auftragsbekanntmachung mehr (§ 38 Abs. 4 VgV). Lediglich die Unternehmen, die form- und fristgerecht eine Interessenbekundung übermittelt haben, werden am weiteren Verfahren beteiligt (§38 Abs. 5 VgV).

Bereits mit der Interessensbestätigung ist anzugeben, dass die geforderten Mindeststandards aus den Angaben aus Abschnitt III.1.2. wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie III 1.3 technische und berufliche Leistungsfähigkeit eingehalten werden.

Der Interessent trägt das Risiko der fristgerechten Übermittlung der Interessenbekundung.

2) Phase Interessensbestätigung:

Nur diejenigen Unternehmen, die form- und fristgerecht ihr Interesse bekundet haben, erhalten Zugang zu den vollständigen finalen Vergabeunterlagen und werden zur Abgabe eines Teilnahmeantrages (Interessensbestätigung) aufgefordert. Weitere/sonstige Unternehmen sind nicht zur Teilnahme am Verfahren berechtigt. Soweit noch keine Interessensbekundung als Bewerber-/ Bietergemeinschaft in der 1. Phase erfolgt ist, kann eine Bewerber-/Bietergemeinschaft auch noch nach Aufforderung zur Interessensbestätigung bis zur Abgabe der Teilnahmeanträge zulässig gebildet werden. In diesem Fall darf jedoch eine Bewerber-/Bietergemeinschaft nur noch zwischen Unternehmen gebildet werden, die auch ihr Interesse zuvor in der 1.Phase bekundet haben. Die Aufforderung zur Interessensbestätigung beinhaltet alle notwendigen Informationen zur Erstellung des Teilnahmeantrages.

Die Vergabeunterlagen zur Erstellung der Teilnahmeanträge werden den Unternehmen, die ein Interesse bekundet haben elektronisch zur Verfügung gestellt oder eine Internetadresse angegeben, unter der die elektronischen Dokumente abgerufen werden können.

3) Phase Angebotsphase:

Nur diejenigen Bewerber, die den Teilnahmewettbewerb erfolgreich durchlaufen haben, werden vom Auftraggeber zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Für die 50. KW 2022 sind Verhandlungsgespräche inkl. Präsentation und Demo der angebotenen CAFM-Software geplant.

ACHTUNG - Auflagen zur Durchsetzung kontaktreduzierender Maßnahmen / Hygienemaßnahmen - COVID-19:

Vermeiden Sie, soweit wie möglich, direkten Kontakt zu Patienten und Mitarbeitern der MHH. Sollte dies nicht möglich sein, so bitten wir Sie einen Mindestabstand von 2 Metern einzuhalten. Auf Hände schütteln, ist komplett zu verzichten. Beachten Sie die aktuellen Hygienemaßnahmen in den Einsatzbereichen. In den Einsatzbereichen ist die Leistungserbringungen unter Beachtung dieser aktuellen Hygienemaßnahmen möglich. Sehen Sie von Besuchen in den Fachabteilungen ab. Nutzen Sie zur Kommunikation Telefon, Email und Post (für Servicescheine u. ä).

Ab dem 16.03.2022 bis zum 31.12.2022 dürfen in unserer Einrichtung generell nur noch Personen tätig bzw. eingesetzt werden, die gegen COVID-19 geimpft sind. Dies folgt aus der in § 20a Infektionsschutzgesetz (IfSG) geregelten sog. "Einrichtungsbezogenen Impfpflicht". Diese zwingt uns dazu, dass sämtliche bei uns tätigen Personen ihren Impfschutz lückenlos nachweisen müssen.

Konkret bitten wir Sie darum, dass Sie sich die Nachweise sämtlicher Ihrer Mitarbeiter, die in unserer Einrichtung tätig werden, vorlegen lassen und auch nachträglich eintretende Veränderungen, z.B. hinsichtlich neuer Mitarbeiter oder Auslaufens des Genesenennachweises nachhalten.

Zudem sind Sie verpflichtet, für den Fall, dass Sie Dritte/ Nachunternehmen für die Erbringung der Leistungen einsetzen, auch für die Mitarbeiter dieser Unternehmen die geforderten Angaben bzw. Nachweise vorzulegen.

Bitte beachten Sie dazu die Angaben in dem Rundschreiben "Einrichtungsbezogene COVID-19-Impfpflicht, § 20a IfSG - Notwendige Erhebung der Impf- oder Genesenennachweise Ihrer bei uns tätigen Mitarbeiter " , welches den Vergabeunterlagen beiliegt.

Bekanntmachungs-ID: CXS0YDWYYC4

Kurze Beschreibung

Das Vergabeverfahren bezieht sich auf die Vorinformation 2022/S 008-014986.
Ablauf des Verfahrens: siehe Punkt VI.3) Zusätzliche Angaben
1) Phase Interessenbekundung: Die Phase Interessenbekundung ist abgeschlossen.
2) Phase Interessenbestätigung
3) Phase Angebotsphase
Mit diesem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb werden die Phase Interessenbestätigung und Phase Angebotsphase abgebildet. Zum Teilnahmewettbewerb/Interessenbestätigung werden nur diejenigen Unternehmen, die form- und fristgerecht ihr Interesse bekundet haben, aufgefordert und erhalten Zugang zu den vollständigen finalen Vergabeunterlagen. Weitere/sonstige Unternehmen sind nicht zur Teilnahme am Verfahren berechtigt!!!
Die MHH sucht eine CAFM-Software (Computer Aided Facility Management) zur effizienten Unterstützung und Steuerung der Geschäftsprozesse des Corporate Real Estate Managements (CREM) und des technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Facility Managements. Diese Software soll auf die Bedarfe optimal zugeschnitten werden. Bisher wird das CAFM-System ConjectFM (jetzt Planon essentials (conjectFM)) benutzt.
Die MHH betreibt bereits seit vielen Jahren ein komplexes ERP-System der Fa. SAP. Zurzeit in der Version ERP6.0 mit EHP8. Die klassischen, betriebswirtschaftlichen SAP-Module FI, CO, FI-AA, HR, PM, MM, SD, PSM werden ergänzt durch die Module IS-H und i.s.h.med sowie SRM. Alle Module, inklusive HR laufen auf einem System. Das System ist auf UniCode-Basis eingestellt.
Die MHH ist komplett ISO 9001-2015 zertifiziert und die Prozesse mit ihren Schnittstellen sind zu beachten. Die Schnittstelle zu "Microsoft Sharepoint 2019" ist mit einzuplanen um einen reibungslosen Dokumenten- und Datenaustausch zu gewährleisten. Des Weiteren ist der hohe datentechnische Sicherheitsstandard der MHH zwingend zu beachten.
Im Geschäftsbereich III - Technik, Gebäude (GBIII), wird für die Instandhaltung das Modul SAP-PM (Plant Maintenance) genutzt. Als Besonderheit ist dort ein Gerätebuch nach MPG als Add-on installiert, da dem GBIII auch der Bereich Medizintechnik zugeordnet ist. Das Dokumentmanagement von SAP wird derzeit nicht genutzt.
Bisher wird das CAFM-System der Fa. Planon, Planon essentialsFM, (vormals Fa. Conject, ConjectFM) eingesetzt. Es gibt eine C/S Struktur in der Version 8.4.2.1 ohne Webportal. Als CAD-Anwendung wird Autocad(R) der Fa. Autodesk mit dem Tool FM-Design der Fa. Deltacad eingesetzt. Die Daten werden innerhalb der MHH durch das MHH Information Technology (MIT) verwaltet und auf einem Oracle-System betrieben.
Zukünftig sollen auch weiterhin, alle Komponenten des CAFM Systems innerhalb der MHH verwaltet werden.
Der Geschäftsbereich III - Technik, Gebäude (GBIII) unterteilt sich in die Abteilungen "Technisches GM" (TGM), "Infrastrukturelles GM" (IGM), "Kaufmännisches GM" (KGM), "Veranstaltungsmanagement" (VAM) und "Medizintechnik" (MED). Der Medizintechnik ist der Fachbereich "Inventarisierung und Klassifizierung" zugeordnet welcher zentral alle Gerätedaten erfasst und verwaltet. Das Sachgebiet "Flächenmanagement" (FLM) ist dem KGM zugeordnet. Das Sachgebiet "Reinigungsmanagement" befindet sich im Geschäftsbereich IV Logistik, Abteilung Aufbereitung.
Das Ziel ist die Einführung eines einheitlichen, standortübergreifenden CAFM-Systems, welches die Datenbasis für alle FM- und CREM-relevanten Prozesse beinhaltet und die damit verbundenen Prozesse incl. der Prozesse der Medizintechnik abbildet, sofern sie nicht schon durch das SAP-ERP-System abgedeckt sind. Neben Stammdaten und Bewegungsdaten liegt das Augenmerk auf dem integrierten Aufbau des Dokumentenmanagementsystems (DMS).

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des Vergabeverfahrens war: Die MHH hat eine CAFM-Software (Computer Aided Facility Management) zur effizienten Unterstützung und Steuerung der Geschäftsprozesse des Corporate Real Estate Managements (CREM) und des technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Facility Managements gesucht. Diese Software soll auf die Bedarfe optimal zugeschnitten werden. Bisher wird das CAFM-System ConjectFM (jetzt Planon essentials (conjectFM)) benutzt.

Andere zusätzliche Informationen

Das Ausgangsverfahren lag über dem Schwellenwert, der Auftrag ist nicht abgeschlossen und es sind Dienstleistungen erforderlich geworden, ein Wechsel des Auftragnehmers ist aber aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen unmöglich und wäre folglich mit erheblichen Schwierigkeiten/Zusatzkosten verbunden und der Auftragswert der Änderung beträgt max. 50% des ursprünglichen Auftragswerts (§ 132 Abs. 2 Nr. 2 GWB).
Die Software ist aktuell in allen beauftragten Modulen (Gebäude- und Flächenmanagement, Außenbereich und Baumkataster, Parkraummanagement, Schließ- und Zutrittsmanagement, Mietmanagement, Reinigungsmanagement, Energiemanagement, Medizintechnik, Vertragsmanagement, DMS, Störungsmanagement, Raumverwaltung und Mobile Instandhaltung) in ihren Standardmodulen und Prozessen für die MHH nutzbar. In der Projektumsetzung hat sich jedoch herausgestellt, dass die Anforderungen der MHH-Fachbereiche über den beauftragten Standard hinausgehen und es weiteren fachlichen Anpassungsbedarf in allen Modulen gibt, die ausschließlich durch den aktuellen Auftragnehmer sichergestellt werden können.

Text

Es gibt weiteren fachlichen Anpassungsbedarf in allen Modulen. U.a. entstehen durch das S4/HANA Projekt neue Anforderungen und erhöhter Anpassungsbedarf im IGM, TGM und in der Medizintechnik für Datenhaltung, Prozesse und Schnittstellen die über die Anforderungen aus dem Leistungsverzeichnis hinausgehen. Beispiele für weitergehende notwendige Anpassungen: Einführung Sonderfunktionalitäten Glasreinigungsmanagement, Datenbereinigung und Aufarbeitung Reinigungsmanagement, CAD-Datenaufbereitung im Flächenmanagement, neues Mängelmanagement Brandschutz, Reorganisation-Prozesse TGM <-> Medizintechnik, Digitalisierung Gastkartenmanagement und Datenbereinigung Equipment Medizintechnik.