Optimierung der Prozesse und IT-Landschaft der BVS

Kurze Beschreibung

Gegenstand des Auftrags ist die Optimierung der Prozesse der Bayerischen Verwaltungsschule (BVS) und der dazu erforderlichen IT-Landschaft unter Berücksichtigung der bestehenden und zukünftigen Herausforderungen der Digitalisierung und zur Sicherstellung der Zukunftsfähigkeit der BVS.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des Auftrags ist die Optimierung der Prozesse der Bayerischen Verwaltungsschule (BVS) und der dazu erforderlichen IT-Landschaft unter Berücksichtigung der bestehenden und zukünftigen Herausforderungen der Digitalisierung und zur Sicherstellung der Zukunftsfähigkeit der BVS.

I. Informationen zum Auftraggeber:
Die Aufgabe der BVS ist die Aus- und Fortbildung der Beschäftigten ihrer Träger; diese sind der Freistaat Bayern und die Bezirke, Landkreise, kreisfreien Städte und kreisangehörigen Gemeinden Bayerns. Die BVS ist eine dienstherrenfähige Körperschaft des öffentlichen Rechts mit dem Recht der Selbstverwaltung. Rechtsaufsichtsbehörde der BVS ist das Bayerische Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration.
Die BVS betreibt neben der zentralen Geschäftsstelle in München fünf Bildungszentren mit Standorten in ganz Bayern: Ein Bildungszentrum befindet sich am Sitz der Geschäftsstelle in München, die weiteren in Holzhausen am Ammersee, Lauingen/Donau, Nürnberg und Neustadt an der Aisch.
Die BVS beschäftigt derzeit 205 Personen, davon sind 31 Personen (ca. 1/7) Beamte. 24 Mitarbeiter sind mit einem hauptamtlichen Lehrdeputat betraut. Daneben sind für die BVS ca. 1.300 nebenamtliche oder freiberufliche Lehrbeauftragte (Dozierende) tätig. Die nebenamtlichen Lehrbeauftragten rekrutieren sich im Wesentlichen aus den Mitarbeitern der Träger. Dieser Ansatz begründet das Motto der BVS "aus der Praxis für die Praxis".
Darüber hinaus bestehen in Kooperation mit anderen Behörden Regionalstandorte in größeren Städten in Bayern. Der hohe Personal- und Ausbildungsbedarf der Träger und die daraus resultierenden hohen Teilnehmerzahlen machen zunehmend weitere regionale Angebote erforderlich, die durch Anmietungen von externen Räumen und Inhouse-Seminare sowie Regionalseminare abgedeckt werden.

II. Leistungsgegenstand
Die vom Auftragnehmer zu erbringende Leistung gliedert sich in die folgenden Einzelleistungen:

1. Durchführung einer Bestandsaufnahme:

In den ersten sechs (6) Wochen ab Leistungsbeginn hat der Auftragnehmer eine Bestandsaufnahme zu leisten. In dieser Bestandsaufnahme hat er seinen Aufwand für die Leistung "Prüfung und Bewertung der bisherigen Prozesse und IT-Landschaft des BVS sowie Entwicklung und Bewertung von Lösungsvorschlägen und Zusammenfassung in einem Konzept" zu ermitteln. Basierend auf der Bestandsaufnahme wird der Auftragnehmer für die Leistung "Prüfung und Bewertung der bisherigen Prozesse und IT-Landschaft des BVS sowie Entwicklung und Bewertung von Lösungsvorschlägen und Zusammenfassung in einem Konzept" eine Kostenschätzung abgeben und diese der BVS übermitteln.

2. Prüfung und Bewertung der bisherigen Prozesse und IT-Landschaft des BVS sowie Entwicklung und Bewertung von Lösungsvorschlägen und Zusammenfassung in einem Konzept:

Der Auftragnehmer hat unter Berücksichtigung der Zielvorstellungen der BVS auf der Grundlage der zur Verfügung gestellten Informationen die folgenden Arbeitsschritte durchzuführen:

a. Bewertung der bestehenden Prozesse auf Kosten-Nutzen-Verhältnis, Optimierungsziele und Zukunftsfähigkeit

b. Der Auftragnehmer hat zu bewerten und begründen, wie die erarbeiteten Optimierungsziele und ermittelte Zukunftsfähigkeit
- eigenständig mit dem bestehenden System ANTRAGO oder
- durch IT-Lösungen (Erweiterungen/Reduzierungen/Integration), welche die bei der BVS vorhandene IT-Landschaft ergänzen, oder
- alternative IT-Lösungen
erreicht werden können (Lösungsvorschläge) und diese Lösungsvorschläge zu bewerten.

c. Bewertung und Gegenüberstellung der Lösungsvorschläge:

Soweit die Optimierungsziele und die Zukunftsfähigkeit durch ANTRAGO und/oder ergänzende IT-Lösungen und/oder alternative Lösungen erreicht werden können: Der Auftragnehmer hat
- die Vor- und Nachteile aller Lösungsvorschläge in einem Konzept zu bewerten und gegenüberzustellen
- und im Konzept mitzuteilen, innerhalb welchen Zeitplans sich die Lösungsvorschläge umsetzen lassen
- und im Konzept mitzuteilen, wie die Lösungsvorschläge mit der für den Auftraggeber maximalen Kostensicherheit umgesetzt werden können; der Auftragnehmer hat in diesem Rahmen insbesondere darzulegen, ob der jeweilige Lösungsvorschlag mit einer vorher vereinbarten Pauschale oder einer Kostenobergrenze umgesetzt werden kann, und die geschätzten Kosten für die vollständige Umsetzung der Lösungsvorschläge mitzuteilen,
- und im Konzept darzulegen, welcher dieser Lösungsvorschläge unter Berücksichtigung der allgemeinen Zielvorstellungen am besten für die BVS geeignet ist, und dies zu begründen.

d. Zusammenfassung in einem Konzept und Abstimmung mit der BVS:

Der Auftragnehmer hat die unter a. bis c. beschriebenen Leistungen in einem Konzept darzustellen. Der Auftragnehmer hat sein Konzept sodann der BVS mündlich zu erläutern. Die BVS muss durch das Konzept und die Erläuterung des Auftragnehmers in der Lage sein, zu erkennen, welcher der Lösungsvorschläge für sie unter Berücksichtigung der allgemeinen Zielvorstellungen am besten geeignet ist. Die BVS wird sodann einen Lösungsvorschlag auswählen.

3. Erstellung der Leistungsbeschreibungen:

Der Auftragnehmer hat, soweit der Auftraggeber dies vom Auftragnehmer verlangt, auf Grundlage des nach 2. entwickelten und von der BVS ausgewählten Lösungsvorschlags die Leistungsbeschreibungen für die Beschaffung der zur Umsetzung des Lösungsvorschlags erforderlichen Leistungen zu erstellen, soweit die Lösungsvorschläge mit
- ergänzenden IT-Lösungen (Erweiterungen/Reduzierungen/Integration) oder
- alternativen IT-Lösungen
umgesetzt werden können.

4. Beratung der BVS und Überwachung bei der Umsetzung:

Der Auftragnehmer hat, soweit die BVS dies vom Auftraggeber verlangt, die BVS bei der Umsetzung des von der BVS ausgewählten Lösungsvorschlags beratend zu begleiten und die Umsetzung des Lösungsvorschlags zu überwachen.

Beschreibung der Verlängerungen

Zur "Laufzeit des Vertrags": Bei der Angabe "12 Monate" handelt es sich um eine fiktive Angabe, da zu dem derzeitigen Zeitpunkt nicht abgeschätzt werden kann, wie lange der Auftragnehmer zur Umsetzung des Auftrages benötigt.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

1. Anzahl weiterer Personen als Projektleiter oder stellvertretender Projektleiter
Anzahl und Namen von weiteren Personen, die im Auftragsfall bei Ausfall (z.B. Krankheit, Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses etc.) der im Teilnahmeantrag unter "I.9. Eigenerklärung zu Projektleiter und stellvertretender Projektleiter" angegebenen Personen, als Projektleiter oder stellvertretender Projektleiter eingesetzt werden können und jeweils über mindestens drei (3) persönliche Referenzen verfügen, welche alle im Teilnahmeantrag unter "I.10. Persönliche Referenzen Projektleiter und stellvertretender Projektleiter" genannten Anforderungen erfüllen, jeweils mit einem aussagekräftigen Personenprofil.
Aus dem jeweiligen Personenprofil muss sich mindestens ergeben:
- Der Name der Person.
- Lebenslauf der Person.
- Die Person hat bereits als Projektleiter ein Projekt geleitet, dessen Gegenstand die Prüfung gewesen ist, wie die geprüften und bewerteten Prozesse eines Unternehmens unter Berücksichtigung der vorhandenen oder zukünftigen IT-Landschaft optimiert werden können.
Für jede weitere Person, bei der alle vorbeschriebenen Anforderungen erfüllt sind, gibt es einen (1) Punkt. Maximal können 3 Punkte vergeben werden; d.h. auch bei der Angabe von mehr als 3 weiteren Personen, bei denen alle vorbeschriebenen Anforderungen erfüllt sind, werden nur 3 Punkte vergeben.
2. Kenntnis über die auf dem Markt erhältlichen IT-Systeme im Bereich Aus- und Weiterbildung und im Bereich Unterkunfts- und Verpflegungsbetriebe
Dem Auftraggeber ist es wichtig, dass die Personen, welche dem Bewerber/der Bewerbergemeinschaft als Projektleiter oder stellvertretender Projektleiter (nachfolgend als "Projektleitung" bezeichnet) zur Verfügung stehen und welche jeweils die im Teilnahmeantrag unter "I.10. Persönliche Referenzen Projektleiter und stellvertretender Projektleiter" genannte Mindestanforderung erfüllen,
- fortlaufend Kenntnisse über die auf dem Markt erhältlichen IT-Systeme im Bereich Aus- und Weiterbildung haben
- fortlaufend Kenntnisse über die auf dem Markt erhältlichen IT-Systeme im Bereich Unterkunfts- und Verpflegungsbetriebe haben.
Die Projektleitung hat fortlaufend Kenntnisse über die auf dem Markt erhältlichen IT-Systeme im Bereich Aus- und Weiterbildung sowie über die auf dem Markt erhältlichen IT-Systeme im Bereich Unterkunfts- und Verpflegungsbetriebe, wenn sicherstellt ist, dass sie immer über die aktuellen Entwicklungen und Angebote auf dem Markt für IT-Systeme im Bereich der Aus- und Weiterbildung sowie im Bereich der Unterkunfts- und Verpflegungsbetriebe informiert ist.
Der Bewerber/Die Bewerbergemeinschaft hat daher auf max. 4-DIN-A-Seiten zu beschreiben, wie die als Projektleitung vorhergesehenen Personen sicherstellen, dass sie fortlaufend Kenntnis über die auf dem Markt erhältlichen IT-Systeme im Bereich Aus- und Weiterbildung sowie Unterkunfts- und Verpflegungsbetriebe haben. Für die Beschreibung werden die folgenden Punkte vergeben, soweit die jeweiligen und nachfolgend beschriebenen Voraussetzungen für die Punktevergabe erfüllt sind:
- 4 Punkte: Es ist anhand der Beschreibung festzustellen, dass sichergestellt ist, dass jede Person der Projektleitung fortlaufend Kenntnis über die auf dem Markt erhältlichen IT-Systeme sowohl im Bereich Aus- und Weiterbildung als auch Unterkunfts- und Verpflegungsbetriebe hat.
- 3 Punkte: Es ist anhand der Beschreibung festzustellen, dass sichergestellt ist, dass eine der beiden Personen der Projektleitung fortlaufend Kenntnis über die auf dem Markt erhältlichen IT-Systeme im Bereich Aus- und Weiterbildung hat und die andere der beiden Personen der Projektleitung fortlaufend Kenntnis über die auf dem Markt erhältlichen IT-Systeme im Bereich Unterkunfts- und Verpflegungsbetriebe hat.
- 2 Punkte: Es ist anhand der Beschreibung festzustellen, dass sichergestellt ist, dass eine der beiden Personen der Projektleitung fortlaufend Kenntnis über die auf dem Markt erhältlichen IT-Systeme sowohl im Bereich Aus- und Weiterbildung als auch Unterkunfts- und Verpflegungsbetriebe hat.
- 1 Punkt: Es ist anhand der Beschreibung festzustellen, dass sichergestellt ist, dass zumindest eine der beiden Personen der Projektleitung fortlaufend Kenntnis entweder über die auf dem Markt erhältlichen IT-Systeme im Bereich Aus- und Weiterbildung oder Unterkunfts- und Verpflegungsbetriebe hat.
- 0 Punkte: Keine der in den vorstehenden Aufzählungspunkten beschriebenen Voraussetzungen, für die eine Punktevergabe vorgesehen ist, sind erfüllt.

3. ANTRAGO
Der Auftraggeber bewertet die vom Bewerber/von der Bewerbergemeinschaft in den Referenzen unter I.11 des Teilnahmeantrags ("Referenzen des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft") gemachten Angaben, ob Gegenstand einer oder mehrerer eingereichten Referenz/en die Bewertung des zu Beginn des Referenzprojekts bereits beim Referenzauftraggeber eingesetzten und verwendeten IT-Systems ANTRAGO gewesen ist, wie folgt:
- Wartbarkeit, Skalierbarkeit und Architektur, Zukunftsfähigkeit von ANTRAGO: 2 Punkte.
- Hinsichtlich anderer auf dem Markt erhältlichen IT-Systeme: 4 Punkte.
Es werden bei diesem Auswahlkriterium maximal 6 Punkte vergeben. Selbst wenn die vorgenannten Anforderungen mehrfach durch die eingereichten Referenzen erfüllt sind, also in mehreren Referenzen die Bewertung des zu Beginn des Referenzprojekts bereits beim Referenzauftraggeber eingesetzten und verwendeten IT-Systems ANTRAGO auf die Wartbarkeit, Skalierbarkeit und Architektur, Zukunftsfähigkeit von ANTRAGO sowie hinsichtlich anderer auf dem Markt erhältlichen IT-Systeme geprüft wurden, werden dennoch maximal 6 Punkte vergeben. Es ist nicht erforderlich, dass beide der vorgenannten Anforderungen durch eine Referenz erfüllt sind; ausreichend ist also, dass die vorgenannten Anforderungen durch zwei Referenzen erfüllt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 Abs. 1-3 GWB
2. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 Abs. 4 GWB
3. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 124 Abs. 1 Nrn. 1-4, 7 und 8 GWB
4. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 21 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes, § 98c des Aufenthaltsgesetzes, §19 des Mindestlohngesetzes und § 21 des Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetzes
5. Vorlage eines Auszuges aus dem Berufs- oder Handelsregister, der Handwerksrolle oder bei Bewerbern/Bewerbergemeinschaften von außerhalb Deutschlands aus einem vergleichbaren Register des Staates, in dem der Bewerber/ niedergelassen ist, soweit eine Eintragung nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bewerber/die Bewerbergemeinschaften niedergelassen ist, vorgesehen ist. Der Auszug hat den aktuellen Stand wiederzugeben.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Eigenerklärung des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft über den Gesamtumsatz und den Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrage (Beratung zur Optimierung von Prozessen und IT-Landschaft) jeweils bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre, jeweils in EUR netto.
Sollte der tätigkeitsbezogene Umsatz nicht genau ermittelt werden können, ist jeweils ein tätigkeitsbezogener Umsatz anzugeben, der in dem betreffenden Geschäftsjahr mindestens erzielt worden ist. Der Wert ist dann entsprechend zu kennzeichnen.
Bei einer Bewerbergemeinschaft sind die jeweiligen Gesamtumsätze der Mitglieder pro Geschäftsjahr zu addieren und die Summe ist je Geschäftsjahr unter Gesamtumsatz anzugeben. Entsprechendes gilt für die jeweiligen Umsätze im Tätigkeitsbereich des Auftrages.
2. Eigenerklärung des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft bezüglich einer bestehenden Haftpflichtversicherung des Bewerbers/der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft mit einer Deckungssumme von mindestens 5.000.000,00 EUR für Sach- und Vermögensschäden, wobei die Maximierung der Ersatzleistung mindestens das Zweifache der Deckungssumme pro Kalenderjahr beträgt,
bei einem in einem Mitgliedstaat der EU oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsunternehmen.
Sollte der Bewerber/die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft nicht über eine Haftpflichtversicherung verfügen, welche die vorgenannten Voraussetzungen erfüllt, hat der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zu erklären, dass er/sie eine Haftpflichtversicherung abschließen wird, welche alle vorgenannten Anforderungen erfüllt.

Eigenerklärung des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft bezüglich einer bestehenden Haftpflichtversicherung des Bewerbers/der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft mit einer Deckungssumme von mindestens 5.000.000,00 EUR für Sach- und Vermögensschäden, wobei die Maximierung der Ersatzleistung mindestens das Zweifache der Deckungssumme pro Kalenderjahr beträgt, bei einem in einem Mitgliedstaat der EU oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsunternehmen.
Sollte der Bewerber/die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft nicht über eine Haftpflichtversicherung verfügen, welche die vorgenannten Voraussetzungen erfüllt, hat der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zu erklären, dass er/sie eine Haftpflichtversicherung abschließen wird, welche alle vorgenannten Anforderungen erfüllt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Eigenerklärung, aus der die durchschnittliche Zahl der Beschäftigten des Bewerbers und die Zahl der Führungskräfte des Bewerbers jeweils in den letzten drei (3) Jahren (2019, 2020, 2021) ersichtlich ist.
Sollte die durchschnittliche Zahl der Beschäftigten und der Führungskräfte nicht genau ermittelt werden können, ist jeweils die Zahl der Beschäftigten und der Führungskräfte anzugeben, die in dem betreffenden Jahr mindestens beschäftigt waren. Der Wert ist dann entsprechend zu kennzeichnen.
Bei Bewerbergemeinschaften sind je abgeschlossenem Geschäftsjahr die jeweiligen jährlichen durchschnittlichen Zahlen der Beschäftigten jedes Mitglieds der Bewerbergemeinschaft und die Zahlen der Führungskräfte jedes Mitglieds der Bewerbergemeinschaft zu addieren; entsprechendes gilt für die jeweilige jährliche Zahl der Führungskräfte.
2. Eigenerklärung
- von einer (1) Person, die im Auftragsfall und im Rahmen der Leistungsausführung beim Auftraggeber als Projektleiter eingesetzt wird
- und von einer (1) Person, die im Auftragsfall und im Rahmen mit der Leistungsausführung beim Auftraggeber als stellvertretender Projektleiter eingesetzt wird.
Als Projektleiter gilt jede Person, die im Auftragsfall eigenverantwortlich das ausschreibungsgegenständliche Projekt leiten wird. Als stellvertretender Projektleiter gilt jede Person, die im Auftragsfall stellvertretend für den Projektleiter eigenverantwortlich das ausschreibungsgegenständliche Projekt leiten wird.
Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft hat dem Teilnahmeantrag als Anlage TW1 (b) zu jeder Person jeweils ein aussagekräftiges Personenprofil mit Namen und Lebenslauf beizufügen.
3. Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft hat zu den im Teilnahmeantrag als Projektleiter und stellvertretender Projektleiter benannten Personen jeweils mindestens drei (3) und höchstens fünf (5) geeignete persönliche Referenzen aus den letzten höchstens fünf (5) Jahren einzureichen. Zu jeder persönlichen Referenz sind die folgenden Angaben erforderlich:
- Angabe des öffentlichen oder privaten Empfängers (Name/Anschrift des Referenzauftraggebers und Name des Ansprechpartners beim Referenzauftraggeber mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse).
- Angabe des Auftragswerts: Als Auftragswert gelten die im Referenzprojekt geleisteten Personentage; diese geleisteten Personentage sind als Auftragswert anzugeben. Als Personentag gilt jede dem Referenzauftraggeber in Rechnung gestellte Arbeitsleistung des für das Referenzprojekt zuständigen Projektleiters bzw. des für das Referenzprojekt zuständigen stellvertretenden Projektleiters und der für das Referenzprojekt eingesetzten Projektmitglieder pro Tag. Ein Tag besteht aus 8 Arbeitsstunden.
- Erbringungszeitraum des Referenzprojektes (Beginn und Ende).
- Beschreibung der durch den als Projektleiter bzw. stellvertretenen Projektleiter erbrachten Tätigkeit.
Eine Referenz ist geeignet, wenn
- Gegenstand der Referenz die Prüfung und Bewertung von Prozessen unter Berücksichtigung der vorhandenen IT-Landschaft ist,
- die Organisationseinheit, in der die referenzgegenständlichen Leistungen erbracht wurden, über mindestens 100 Personen zum Zeitpunkt der Leistungserbringung verfügt hat und
- sie aus Sicht des Referenzauftraggebers vertragskonform erbracht wurde.
Mindestanforderung ist weiter, dass bei mindestens einer (1) eingereichten Referenz des Projektleiters und bei mindestens einer (1) eingereichten Referenz des stellvertretenden Projektleiters Gegenstand die Prüfung gewesen ist, wie die geprüften und bewerteten Prozesse unter Berücksichtigung der vorhandenen oder zukünftigen IT-Landschaft optimiert werden können.
3. Eigenerklärung über mindestens drei (3) bis maximal fünf (5) geeignete Referenzen über früher ausgeführte Dienstleistungsaufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens fünf (5) Jahren erbrachten wesentlichen Dienstleistungen mit jeweils folgenden Angaben:
- Bei Bewerbergemeinschaften: Name des Unternehmens, das die Referenz durchgeführt hat
- Angabe des öffentlichen oder privaten Empfängers (Name/Anschrift des Referenzauftraggebers und Name des Ansprechpartners beim Referenzauftraggeber mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse).
- Angabe des Auftragswerts: Als Auftragswert gelten die im Referenzprojekt geleisteten Personentage; diese geleisteten Personentage sind als Auftragswert anzugeben. Als Personentag gilt jede dem Referenzauftraggeber in Rechnung gestellte Arbeitsleistung des für das Referenzprojekt zuständigen Projektleiters, des für das Referenzprojekt zuständigen stellvertretenden Projektleiters und der für das Referenzprojekt eingesetzten Projektmitglieder pro Tag. Ein Tag besteht aus 8 Arbeitsstunden.
- Angabe des Erbringungszeitpunkts (Beginn und Ende des Referenzprojektes).
- Beschreibung des Referenzprojektes.
Eine Referenz ist geeignet, wenn der Leistungsgegenstand der Art nach in der Vergangenheit bereits erbracht wurde und aus Sicht des Referenzauftraggebers vertragskonform erbracht wurde. Die Geeignetheit der Referenz muss sich aus der Beschreibung des Referenzprojektes ergeben.
An die Referenzen werden die folgenden weiteren Mindestanforderungen gestellt:
a) Bei mindestens einer (1) Referenz muss Gegenstand die Prozessoptimierung sein. Als Prozessoptimierung gilt die Bewertung von bestehenden Prozessen/Abläufen in einem Unternehmen mit dem Ziel, diese Prozesse/Abläufe zu optimieren.
b) Bei mindestens zwei (2) Referenzen muss jeweils Gegenstand die Konzeption von Prozessen in solchen Unternehmen oder sonstigen Einrichtungen (wie z.B. Einrichtungen der öffentlichen Hand) sein, die ihren Zweck oder Schwerpunkt im Bereich der beruflichen Aus-, Fort- und Weiterbildung haben.
c) Weiter müssen alle eingereichten Referenzen zusammen die folgenden Anforderungen erfüllen (es ist also nicht erforderlich, dass jede Referenz die folgenden Anforderungen erfüllt, es reicht aus, wenn die folgenden Anforderungen durch eine, mehrere oder alle eingereichten Referenzen erfüllt werden):
(1) Gegenstand einer eingereichten Referenz oder mehrerer eingereichter Referenzen ist die Digitalisierung von Prozessen von Unternehmen, die in der beruflichen Aus- und Fortbildung tätig sind.
(2) Gegenstand einer eingereichten Referenz oder mehrerer eingereichter Referenzen ist die Digitalisierung von Lehre/Unterricht. Abweichend zu der oben genannten "Digitalisierung von Prozessen in der beruflichen Aus- und Fortbildung, geht es bei der "Digitalisierung von Lehre/Unterricht um die Digitalisierung der Wissensvermittlung und des Lehrstoffes.
(3) Gegenstand einer eingereichten Referenz oder mehrerer eingereichten Referenzen ist die Bewertung, mit welchem IT-System ein im Rahmen der vom Bewerber/von einem Mitglied der Bewerbergemeinschaft erarbeiteter Lösungsvorschlag zur Optimierung der Prozesse beim Referenzauftraggeber am besten er-reicht werden kann.
(4) Gegenstand einer eingereichten Referenz oder mehrerer eingereichten Referenzen ist die Begleitung und Überwachung der Umsetzung des vom Bewerber/von einem Mitglieder der Bewerbergemeinschaft erarbeiteten Lösungsvorschlags zur Optimierung der Prozesse beim Referenzauftraggeber.
(5) Gegenstand einer eingereichten Referenz oder mehrerer eingereichten Referenzen ist die Begleitung und Überwachung der Umsetzung des vom Bewerber/von einem Mitglieder der Bewerbergemeinschaft erarbeiteten Lösungsvorschlags zur Optimierung der IT-Landschaft beim Referenzauftraggeber.
(6) Gegenstand einer eingereichten Referenz oder mehrerer eingereichten Referenzen ist die Erstellung einer Leistungsbeschreibung, welche vom Referenzauftraggeber für den Auftrag zur Umsetzung des vom Bewerber/von einem Mitglieder der Bewerbergemeinschaft erarbeiteten Lösungsvorschlags verwendet wurde.
Weiter hat der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft bei jeder Referenz anzugeben, ob Gegenstand der Referenz die Bewertung des zu Beginn des Referenzprojekts bereits beim Referenzauftraggeber eingesetzten und verwendeten IT-Systems ANTRAGO auf die folgenden Vorgaben:
- Wartbarkeit, Skalierbarkeit und Architektur, Zukunftsfähigkeit von ANTRAGO
- Hinsichtlich anderer auf dem Markt erhältlichen IT-Systeme
ist.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

1. Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft hat zu den im Teilnahmeantrag als Projektleiter und stellvertretender Projektleiter benannten Personen jeweils mindestens drei (3) und höchstens fünf (5) geeignete persönliche Referenzen aus den letzten höchstens fünf (5) Jahren einzureichen. Zu jeder persönlichen Referenz sind die folgenden Angaben erforderlich:
- Angabe des öffentlichen oder privaten Empfängers (Name/Anschrift des Referenzauftraggebers und Name des Ansprechpartners beim Referenzauftraggeber mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse).
- Angabe des Auftragswerts: Als Auftragswert gelten die im Referenzprojekt geleisteten Personentage; diese geleisteten Personentage sind als Auftragswert anzugeben. Als Personentag gilt jede dem Referenzauftraggeber in Rechnung gestellte Arbeitsleistung des für das Referenzprojekt zuständigen Projektleiters bzw. des für das Referenzprojekt zuständigen stellvertretenden Projektleiters und der für das Referenzprojekt eingesetzten Projektmitglieder pro Tag. Ein Tag besteht aus 8 Arbeitsstunden.
- Erbringungszeitraum des Referenzprojektes (Beginn und Ende).
- Beschreibung der durch den als Projektleiter bzw. stellvertretenen Projektleiter erbrachten Tätigkeit.
Eine Referenz ist geeignet, wenn
- Gegenstand der Referenz die Prüfung und Bewertung von Prozessen unter Berücksichtigung der vorhandenen IT-Landschaft ist,
- die Organisationseinheit, in der die referenzgegenständlichen Leistungen erbracht wurden, über mindestens 100 Personen zum Zeitpunkt der Leistungserbringung verfügt hat und
- sie aus Sicht des Referenzauftraggebers vertragskonform erbracht wurde.
Mindestanforderung ist weiter, dass bei mindestens einer (1) eingereichten Referenz des Projektleiters und bei mindestens einer (1) eingereichten Referenz des stellvertretenden Projektleiters Gegenstand die Prüfung gewesen ist, wie die geprüften und bewerteten Prozesse unter Berücksichtigung der vorhandenen oder zukünftigen IT-Landschaft optimiert werden können.
2. Eigenerklärung über mindestens drei (3) bis maximal fünf (5) geeignete Referenzen über früher ausgeführte Dienstleistungsaufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens fünf (5) Jahren erbrachten wesentlichen Dienstleistungen mit jeweils folgenden Angaben:
- Bei Bewerbergemeinschaften: Name des Unternehmens, das die Referenz durchgeführt hat
- Angabe des öffentlichen oder privaten Empfängers (Name/Anschrift des Referenzauftraggebers und Name des Ansprechpartners beim Referenzauftraggeber mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse).
- Angabe des Auftragswerts: Als Auftragswert gelten die im Referenzprojekt geleisteten Personentage; diese geleisteten Personentage sind als Auftragswert anzugeben. Als Personentag gilt jede dem Referenzauftraggeber in Rechnung gestellte Arbeitsleistung des für das Referenzprojekt zuständigen Projektleiters, des für das Referenzprojekt zuständigen stellvertretenden Projektleiters und der für das Referenzprojekt eingesetzten Projektmitglieder pro Tag. Ein Tag besteht aus 8 Arbeitsstunden.
- Angabe des Erbringungszeitpunkts (Beginn und Ende des Referenzprojektes).
- Beschreibung des Referenzprojektes.
Eine Referenz ist geeignet, wenn der Leistungsgegenstand der Art nach in der Vergangenheit bereits erbracht wurde und aus Sicht des Referenzauftraggebers vertragskonform erbracht wurde. Die Geeignetheit der Referenz muss sich aus der Beschreibung des Referenzprojektes ergeben.
An die Referenzen werden die folgenden weiteren Mindestanforderungen gestellt:
a) Bei mindestens einer (1) Referenz muss Gegenstand die Prozessoptimierung sein. Als Prozessoptimierung gilt die Bewertung von bestehenden Prozessen/Abläufen in einem Unternehmen mit dem Ziel, diese Prozesse/Abläufe zu optimieren.
b) Bei mindestens zwei (2) Referenzen muss jeweils Gegenstand die Konzeption von Prozessen in solchen Unternehmen oder sonstigen Einrichtungen (wie z.B. Einrichtungen der öffentlichen Hand) sein, die ihren Zweck oder Schwerpunkt im Bereich der beruflichen Aus-, Fort- und Weiterbildung haben.
c) Weiter müssen alle eingereichten Referenzen zusammen die folgenden Anforderungen erfüllen (es ist also nicht erforderlich, dass jede Referenz die folgenden Anforderungen erfüllt, es reicht aus, wenn die folgenden Anforderungen durch eine, mehrere oder alle eingereichten Referenzen erfüllt werden):
(1) Gegenstand einer eingereichten Referenz oder mehrerer eingereichter Referenzen ist die Digitalisierung von Prozessen von Unternehmen, die in der beruflichen Aus- und Fortbildung tätig sind.
(2) Gegenstand einer eingereichten Referenz oder mehrerer eingereichter Referenzen ist die Digitalisierung von Lehre/Unterricht. Abweichend zu der oben genannten "Digitalisierung von Prozessen in der beruflichen Aus- und Fortbildung, geht es bei der "Digitalisierung von Lehre/Unterricht um die Digitalisierung der Wissensvermittlung und des Lehrstoffes.
(3) Gegenstand einer eingereichten Referenz oder mehrerer eingereichten Referenzen ist die Bewertung, mit welchem IT-System ein im Rahmen der vom Bewerber/von einem Mitglied der Bewerbergemeinschaft erarbeiteter Lösungsvorschlag zur Optimierung der Prozesse beim Referenzauftraggeber am besten er-reicht werden kann.
(4) Gegenstand einer eingereichten Referenz oder mehrerer eingereichten Referenzen ist die Begleitung und Überwachung der Umsetzung des vom Bewerber/von einem Mitglieder der Bewerbergemeinschaft erarbeiteten Lösungsvorschlags zur Optimierung der Prozesse beim Referenzauftraggeber.
(5) Gegenstand einer eingereichten Referenz oder mehrerer eingereichten Referenzen ist die Begleitung und Überwachung der Umsetzung des vom Bewerber/von einem Mitglieder der Bewerbergemeinschaft erarbeiteten Lösungsvorschlags zur Optimierung der IT-Landschaft beim Referenzauftraggeber.
(6) Gegenstand einer eingereichten Referenz oder mehrerer eingereichten Referenzen ist die Erstellung einer Leistungsbeschreibung, welche vom Referenzauftraggeber für den Auftrag zur Umsetzung des vom Bewerber/von einem Mitglieder der Bewerbergemeinschaft erarbeiteten Lösungsvorschlags verwendet wurde.
Weiter hat der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft bei jeder Referenz anzugeben, ob Gegenstand der Referenz die Bewertung des zu Beginn des Referenzprojekts bereits beim Referenzauftraggeber eingesetzten und verwendeten IT-Systems ANTRAGO auf die folgenden Vorgaben:
- Wartbarkeit, Skalierbarkeit und Architektur, Zukunftsfähigkeit von ANTRAGO
- Hinsichtlich anderer auf dem Markt erhältlichen IT-Systeme
ist.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über das E-Vergabe-Portal) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Gemäß § 135 Abs. 2 Satz 1 GWB kann die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.