Programmierung und Einrichtung eines Vertriebshintergrundsystems

Kurze Beschreibung

Programmierung und Einrichtung eines Vertriebshintergrundsystems als on Premise, Software-as-a-Service Lösung (SaaS) oder als Hybrid System.
Optionaler Ausschreibungsgegenstand sind eine Nebenbuchhaltung und eine Schülerverwaltung.

Beschreibung der Beschaffung

Ausgeschrieben wird die Programmierung und die Einrichtung eines neuen Vertriebshintergrundsystems als on Premise, Software-as-a-Service Lösung (SaaS) oder als Mischform. Das Userinterface (UI) sollte auf einem aktuellen und modernen Stand sein. Optionaler Ausschreibungsgegenstand sind eine eigene Nebenbuchhaltung und eine Schüler- und Fundsachenverwaltung. Ein MVP muss bis Q3 2023 gelauncht werden.
Der Umfang der endgültigen Anforderungen wird im weiteren Wettbewerbsverlauf festgelegt. Unabhängig davon soll das ausgeschriebene Vertriebshintergrundsystem, nach derzeitigem Anforderungsstand Lösungen für folgende Bausteine beinhalten:
•Abonnement: Verwaltung der Groß- und Privatkunden. Ausführung von Einzel- und Massendruck. Berechnung und Fakturierung von Abos.
•Erhöhtes Beförderungsentgelt (EBE): Manuelle Erfassung und automatischer Import via Schnittstelle von Systemtechnik. Verwaltung der EBE. Generierung von Strafanträgen. Anbindung der Mahnläufe an einen Inkassodienstleister via Schnittstelle.
•Einnahmemeldung: Erstellung verschiedener Meldungen, z.B. Monatsmeldung für den Westfalen Tarif.
•Lagerverwaltung: Bestandsführung auf frei definierbaren Lägern mit frei definierbaren Artikeln. Verwaltung der Serialnummern. Hinterlegung disporelevanter Merkmale je Artikel (z.B. Mindestbestellmengen, Losgrößen, Mindestbestand).
•E-Ticket: Anbindung des VDV ION-KOSE Adapters. Implementierung eines aktiven Sperrlistenmanagements. Möglichkeit zur Gerätekonfiguration und Kompatibilität von Medienpersonalisierung.
•Tarifeinspielung: Import- und Visualisierungsmöglichkeit des z.B. Westfalen und NRW Tarif. Versionsverwaltung unterschiedlicher importierten Tarife. Manuelle Erfassung von kundeneigenen Tarifen.
•Manuelle Abrechnung: Manuelles Anlegen und Fakturieren von Dienstleistungen und Artikeln, sowie von Provisionsabrechnungen und Provisionsgutschriften.
•Buchhaltung: Erzeugung von Ausgabeformaten xRechnung und ZUGFeRD. Hinterlegung von Informationen für das Mahnwesen. Abbildung der offenen Posten. Verwaltung der SEPA-Mandate.
•Subsysteme: Sieht die Anbindung von Drittsysteme via Schnittstelle vor. Darunter fällt u.a. das Konzern CRM, Mobilitätsplattform, Hintergrundsystem VAS von Systemtechnik und FareGo Data von Scheidt&Bachmann.
•IT-Architektur: Der Baustein IT-Architektur gilt für jedes Modul und ist als Basis der Beschaffenheit der zukünftigen Systemlandschaft zu verstehen.
Einzelne Funktionen aus den Bausteinen Abonnement, EBE, manuelle Abrechnung, Buchhaltung und aus dem Bereich Stammdaten müssen per REST-API angebunden werden.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Bei ausreichender Anzahl geeigneter Bewerber werden max. 5 Bewerber/Bewerbergemeinschaften zur Teilnahme am wettbewerblichen Dialog aufgefordert. Die Bewerberauswahl erfolgt in einem dreistufigen Verfahren:
1.Stufe: Es wird geprüft, ob der Teilnahmeantrag alle geforderten Angaben und Unterlagen enthält. Fehlende Angaben und Unterlagen sind auf Verlangen des Auftraggebers innerhalb einer Frist von 6 Kalendertagen nachzureichen. Teilnahmeanträge, die auch bei Ablauf der Nachfrist noch unvollständig sind, werden nicht berücksichtigt,
2.Stufe: Es wird geprüft, ob der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft nach den von ihm/ihr eingereichten Angaben und Unterlagen grds. geeignet erscheint, die zu vergebenden Leistungen vertragsgerecht auszuführen, insbesondere die festgelegten Mindestanforderungen an die technische Leistungsfähigkeit erfüllt.
3.Stufe: Bei einer größeren Anzahl grds. geeigneter Bewerber, welche die Mindestanforderungen erfüllen, erfolgt die Auswahl der Bewerber, welche zur Teilnahme am wettbewerblichen Dialog aufgefordert werden, auf Basis der unter Ziff. III.1.3 geforderten Angaben zu den Referenzen und Konzepten. Es werden diejenigen Bewerber / Bewerbergemeinschaften zur Teilnahme am wettbewerblichen Dialog eingeladen, die nach den vorgelegten Angaben zu den Referenzen und Konzepten im Vergleich zu ihren Mitbewerbern in besonderer Weise geeignet erscheinen, die zu vergebenden Leistungen vertragsgerecht zu erbringen. Dabei ist nicht die Anzahl der Referenzen und Konzepte, sondern der Grad ihrer Vergleichbarkeit mit den unter Ziff. II.2.4) genannten Leistungen entscheidend. Maßgeblich ist, inwieweit der Bewerber / die Bewerbergemeinschaft Erfahrung mit vergleichbaren Aufgabenstellungen vorweisen kann, weil allein oder gemeinsam mit den weiteren Unternehmen, die Teil einer Bewerbergemeinschaft oder als Nachunternehmer für einzelne Leistungsbereiche vorgesehen sind, bereits Aufträge vergleichbarer Art und Größenordnung abgewickelt wurden bzw. aktuell abgewickelt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bewerber/jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft hat zur Beurteilung seiner beruflichen Befähigung und persönlichen Lage mit dem Teilnahmeantrag im Rahmen eines vom Auftraggeber vorgegebenen Bewerbungsbogens (siehe hierzu unter Ziff. VI.3) folgende Angaben/Unterlagen einzureichen:
1) Unternehmensdarstellung/Firmenprofil;
2) Auszug aus dem Handelsregister (bei ausländischen Bewerbern Auszug aus vergleichbarem Register, bei Ablauf der Bewerbungsfrist nicht älter als 3 Monate);
3) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123 Abs. 1 und 4, 124 GWB;
4) Eigenerklärung gem. § 19 Abs. 3 MiLoG.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bewerber/jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft hat zur Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit mit dem Teilnahmeantrag im Rahmen eines vom Auftraggeber vorgegebenen Bewerbungsbogens (siehe hierzu unter Ziff. VI.3) folgende Angaben vorzulegen:
1)Angaben zum Brutto-Umsatz der letzten 3 aufeinanderfolgenden abgeschlossenen Geschäftsjahre, getrennt nach Jahren (sofern das Unternehmen noch nicht 3 Jahre besteht, seit Unternehmensgründung);
2)Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen i. H. v. mindestens 2 Mio. EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden, zweifach maximiert pro Jahr durch Fremdbescheinigung des Versicherungsgebers (nicht älter als 3 Monate, Kopie ausreichend) oder Bereitschaftserklärung eines Versicherungsgebers, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen (Kopie ausreichend). Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
Der Bewerber/ die Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft in der Summe muss/ müssen in den letzten drei Kalenderjahren jeweils einen Brutto-Umsatz in Höhe von mindestens 500 T. EUR erzielt haben.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bewerber/jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft hat zur Beurteilung der technischen Leistungsfähigkeit/fachlichen Eignung mit dem Teilnahmeantrag im Rahmen eines vom Auftraggeber vorgegebenen Bewerbungsbogens (siehe hierzu unter Ziff. VI.3) folgende Angaben einzureichen:
-Angaben zu den in den letzten 5 Jahren (seit 01/2017) erbrachten Leistungen vergleichbarer Art (Programmierung und Einrichtung
eines Vertriebshintergrundsystems) mit Projektbeschreibung (s. Teilnahmeantrag);
-Angaben zum Auftragswert und zum Leistungszeitraum;
Der Bewerber (und sein Subunternehmer) muss/ die Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft in der Summe müssen für den Zeitraum innerhalb der letzten fünf Jahre (seit 01/2017) folgende Leistungen nachweisen:
Max. 3 Leistungsnachweise dürfen eingereicht werden. Als Leistungsnachweis werden sowohl Referenzen als auch Konzepte zur Programmierung und Einrichtung eines Vertriebshintergrundsystems akzeptiert.
Vorgelegte Leistungsnachweise müssen in Art und Umfang mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sein.
Bei Angabe von Referenzprojekten müssen diese zum Zeitpunkt der Ausschreibung in Betrieb sein.
Bei Angabe von Konzepten müssen diese zum Zeitpunkt der Ausschreibung noch nicht umgesetzt worden sein.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Folgende Anforderungen an das Vertriebshintergrundsystem müssen bis zum Start der Beauftragung erfüllt.
Der Bewerber muss ein Vertriebshintergrundsystem mindestens konzeptionell erstellt haben. Das Konzept muss mindestens folgende Bausteine beinhalten: Abonnement, E-Ticket, EBE-Vorfälle, Einnahmemeldung, Tarifeinspielung, Lagerverwaltung, manuelle Abrechnung, Buchhaltung, Anbindung Drittsysteme über Schnittstellen und IT-Architektur.
Allgemeine Mindestanforderungen:
•Einzelne Funktionen/Prozesse müssen per REST-API im Vertriebshintergrundsystem ausgeführt werden.
•Leistungserbringung und Serviceabwicklung steht während der Vertragslaufzeit in deutscher bzw. englischer Sprache (in Wort und Schrift) zur Verfügung.
•Die Dokumentation/Onlinehilfe sollte mindestens in deutscher Sprache sein.
•Die personenbezogenen Daten des Vertriebshintergrundsystems dürfen nicht ohne ausdrückliche Genehmigung durch den AG an Dritte weitergegeben werden.
•Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Datenschutzgesetz, Revisionssicherheit etc.);
•Abbildung der DSGVO Regularien;
•Abbildung aller buchhalterischen Anforderungen nach GoBD. Erfüllung der Anforderungen an revisionssichere und nachvollziehbare Buchungen.
•Die Daten dürfen nur in Deutschland oder der EU gespeichert werden. Eine Datenspeicherung in der EU kann nur dann erfolgen, wenn sichergestellt ist, dass dort zu jeder Zeit, die jeweils gültigen deutschen rechtlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllt werden.
•Der Zugriff auf die Daten erfolgt nach einem transparenten Benutzer- und Rollenkonzept, welches die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
•Der Auftragnehmer stellt für die gesamte Projektlaufzeit mindestens einen Projektleiter und mindestens einen stellvertretenden Projektleiter zur Verfügung.
•Der Auftragnehmer sichert nachweislich zu, dass er mindestens 7 IT-Experten im 1st- und 2nd Level Support beschäftigt.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es gelten insbesondere folgende Auftragsbedingungen zum MVP:
Allgemeines:
•Einzelne Funktionen aus den Bausteinen Abonnement, EBE, manuelle Abrechnung, Buchhaltung und aus dem Bereich Stammdaten müssen per REST-API angebunden werden.
•Der Auftragnehmer garantiert für den Betrieb und Support einen Servicelevel 24/7 innerhalb einer noch abzustimmenden Reaktionszeit.
•Durchschnittliche Verfügbarkeit von mindestens 99% der Servicezeit. Die genaue Verfügbarkeit wird im Rahmen des Verfahrens abgestimmt.
•Frei definierbares Rollen- und Rechtekonzept;
•Verwaltung der Stammdatenmerkmale (Bankenstammverzeichnis, Produkt/Artikel, Preise, Verträge, Debitorenstamm, Kontenplan);
•Flexible Reportingfunktion für unter anderem Abonnement, Einnahmemeldung, Lagerverwaltung und manuelle Abrechnung inkl. Exportfunktion;
•Abonnement:
•Manuelles Anlegen, bearbeiten und drucken von Abos für Privat- und Großkunden als Papier und Chipkarte;
•Einzel- und Massenansteuerung von Druckaufträgen;
•Berechnung und Fakturierung von Abos via SEPA und Rechnung;
•Bearbeitung von EBE-Vorfällen:
•Manuelle Erfassung und automatischer Import via Schnittstelle des Hintergrundsystems von Systemtechnik (VAS) der erhöhten Beförderungsentgelte (EBE);
•Selektionsmöglichkeit des EBE-Bestandes nach ausgewählten Kriterien (z.B. nach Kundenstammdaten, Vorfallsdaten, usw.);
•Übernahme von Vorfallsdaten in Strafanträge in ein editierbares Dokument;
•Einnahmemeldung:
•Erstellung einer Monatsmeldung anhand der Kriterien des Westfalen Tarifs in einer csv Datei;
•Erstellung einer Azubi-Jahresmeldung anhand der Kriterien des NWL;
•Erstellung einer NRW-Ticket-Meldung;
•Meldung der Bewegungsdaten aus dem e-Tarif an eine externe Schnittstelle (CiBo);
•Lagerverwaltung:
•Möglichkeit zur Bestandsführung auf frei definierbaren Lägern mit frei definierbaren Artikeln;
•Möglichkeit der Serialnummernverwaltung;
•Möglichkeit zur Hinterlegung disporelevanter Merkmale je Artikel (z.B. Sicherheitsbestand, Bestellgrößen usw.);
•Möglichkeit zur Hinterlegung unterschiedlicher Warenbewegungsarten (z.B. Verkauf, Umbuchung, Verlust usw.);
•Möglichkeit zur Nachverfolgung der Verwendung von Artikeln anhand von Serialnummern oder Barcodes über manuelle Eingabe;
•E-Ticket:
•Anbindung des VDV ION – KOSE Adapter;
•Aktives Sperrlistenmanagement;
•Gerätekonfiguration und Kompatibilität von Medienpersonalisierung (Einzel- und Massenpersonalisierung);
•Tarifeinspielung:
•Import- und Visualisierungsmöglichkeit des Westfalen Tarif und NRW Tarif PKM;
•Versionsverwaltung der unterschiedlichen importierten PKMs;
•Möglichkeit einer manuellen Erfassung von kundeneigenen Tarifen;
•Manuelle Abrechnung:
•Manuelles Anlegen und Fakturieren von Dienstleistungen, Artikeln Provisionsabrechnungen und Provisionsgutschriften;
•Buchhaltung:
•Erzeugung von Ausgabeformaten xRechnung und ZUGFeRD;
•Hinterlegung von Informationen für das Mahnwesen (z.B. Anzeige der Mahnstufe);
•Abbildung der offenen Posten;
•Möglichkeit der SEPA-Mandat Verwaltung;
•Subsysteme:
•Anbindung an das externe Buchhaltungssystem SAP;
•Anbindung des Hintergrundsystems von Scheidt & Bachmann (FareGo Data) für die Verkaufsdatensätze der Ticketautomaten und Verkaufsgeräten im Kundenzentrum;
•Anbindung der Mobilitätsplattform (HanseCom) via API-Rest;
•Anbindung eines Großkundenportals;
•Anbindung des Hintergrundsystems von Systemtechnik (VAS) für die Bereitstellung der Liniendaten und der EBE-Vorfälle;
•Anbindung des Steuerungsservers von Systemtechnik (PE-Server) zur Personalisierung der Chip Karten;
•Anbindung einer Ausgangsschnittstelle eines optischen Archivierungssystems (DOXis);
•Einrichtung einer manuellen Schnittstelle für den Import der Linienverläufe (EPON);
•Anbindung des CRM-Systems C\4 HANA;
•IT-Architektur:
•Schnittstellenanbindung/Integration (z.B. API-REST/Web-Service/HUSST…);

1) Am Auftrag interessierte Unternehmen haben sich anhand eines vom Auftraggeber vorgegebenen Bewerbungsbogens um Teilnahme am wettbewerblichen Dialog zu bewerben. Der Bewerbungsbogen wird ausschließlich über die Ausschreibungsplattform “subreport” zur Verfügung gestellt. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform “subreport”. Die kostenfreie Registrierung wird empfohlen.
2) Der Teilnahmeantrag mit den unter Ziff. III.1) geforderten Angaben und Unterlagen zur Beurteilung der Eignung ist ausschließlich elektronisch in Textform über die unter Ziff. I.3 genannte Vergabeplattform einzureichen. Bewerbungen, die verspätet oder nicht formgerecht (d. h. nicht elektronisch über das Bewerbertool der Vergabeplattform) eingehen, können nicht berücksichtigt werden.
3) Auf der eVergabeplattform ist neben dem Bewerbungsbogen eine kurze Projektbeschreibung mit ergänzenden Informationen zum Beschaffungsvorhaben registrierungsfrei verfügbar. Weitere Unterlagen werden nur den im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bewerbern zur Verfügung gestellt.
4) Etwaige Fragen von interessierten Unternehmen sind bitte bis spätestens 10 Kalendertage vor Ablauf der Bewerbungsfrist über die Vergabeplattform einzureichen.
5) Mehrfachbewerbungen, als Einzelbewerber sowie als Mitglied einer/mehrerer Bewerbergemeinschaften sind nicht zulässig. Ein Austausch von Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft nach Aufforderung zur Angebotsabgabe bedarf der Zustimmung des Auftraggebers, die grds. nur bei gleicher fachlicher Qualifikation erteilt wird. Entsprechendes gilt für einen Austausch von vorgesehenen Nachunternehmern, auf die sich ein Bewerber/eine Bewerbergemeinschaft im Teilnahmeantrag zum Nachweis seiner/ihrer Eignung im Auftragsfall berufen hat;
6) Der Auftraggeber behält sich vor, das Vergabeverfahren mangels eines ausreichenden Wettbewerbs einzustellen, wenn nach dem Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs weniger als 3 geeignete Bewerber/Bewerbergemeinschaften für eine Aufforderung zur Teilnahme am wettbewerblichen Dialog zur Verfügung stehen. Ebenso behält er sich vor, im Teilnahmewettbewerb nicht berücksichtigte Bewerber/ Bewerbergemeinschaften entsprechend ihrer Rangfolge bis zur Höchstzahl von 5 Verfahrensteilnehmern nachträglich, als Nachrücker am weiteren Verfahren zu beteiligen, soweit einzelne im Teilnahmewettbewerb ausgewählte Bewerber/Bewerbergemeinschaften mitteilen, von einer Teilnahme am weiteren Verfahren absehen zu wollen.
7) Bei Widersprüchen zwischen verschiedenen Bekanntmachungstexten ist allein der im EU- Amtsblatt veröffentlichte Text maßgeblich.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit ein Verstoß gegen Vergabebestimmungen nicht rechtzeitig gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurde oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (vgl. zur Rüge- und Antragsfrist im Einzelnen § 160 Abs. 3 GWB).