Prozessberatung KHZG

Kurze Beschreibung

Die Universitätsmedizin der Johannes Gutenberg-Universität Mainz KöR beabsichtigt, einen Auftrag über die "Beratungs- und Unterstützungsleistung im Bereich der Organisation und Prozesse mit dem Schwerpunkt Prozessberatung zu FTB 3, 5 und 6 KHZG" gemäß den Vergabeunterlagen zu vergeben. Eine genaue Beschreibung der erforderlichen Leistungsmerkmale ist der Leistungsbeschreibung und den Anlagen zu entnehmen.

Beschreibung der Beschaffung

Die Universitätsmedizin Mainz wird aus Fördermitteln des Krankenhauszukunftsfonds nach dem Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) mehrere Vorhaben umsetzen, die nachfolgend gemeinsam als Digitalisierungsprogramm bezeichnet werden. Das Digitalisierungsprogramm umfasst unter anderem Projekte zur digitalen Pflege- und Behandlungsdokumentation, die Einführung von Systemen zur Entscheidungsunterstützung, eines digitalen Medikationsmanagements, der digitalen Leistungsanforderung sowie Maßnahmen zur Steigerung der Informationssicherheit.
Zur Unterstützung der Universitätsmedizin Mainz soll ein Dienstleister beauftragt werden, der die Universitätsmedizin Mainz bei der Umsetzung der Vorhaben dieses Digitalisierungsprogramms unterstützt.
Das umfasst sowohl fachlich fundierte Unterstützung in Form von Prozessberatung als auch organisatorische koordinative Leistungen. Gegenstand dieser Vergabe sind Beratungs- und Unterstützungsleistungen im Bereich der Organisation und Prozesse mit dem Schwerpunkt Prozessberatung für die FTB 3, 5 und 6 KHZG.
Die zu beschaffenden Unterstützungsleistungen gliedern sich in die nachfolgenden Leistungsbereiche:
- Einführung eines digitalen Medikationsmanagements
- Unterstützung bei der Digitalisierung interner Leistungsanforderungen
- Einführung einer digitalen Pflege- und Behandlungsdokumentation
Der Auftraggeberin ist es wichtig, dass die unterschiedlichen Fachdisziplinen und Leistungsbereiche, die ein großes Digitalisierungsprogramm erfordert, aus einer Hand erbracht und ge-steuert werden können.
Es soll ein Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von drei Jahren zuzüglich einer Verlängerungsoption um zwölf Monate geschlossen werden, aus dem die Auftraggeberin Leistungen entsprechend dem Projektbedarf abrufen kann.
Die Auftraggeberin sieht für die Vertragslaufzeit einschließlich Verlängerungsoption die folgenden Höchstabnahmemengen vor, die dem Auftragnehmer als kalkulatorisches Mengen-gerüst dienen sollen. Ein Personentag entspricht einem Arbeitstag von acht Stunden. Eine Abrufverpflichtung seitens der Auftraggeberin besteht nicht. Die tatsächlichen Abrufe von Leistungen können im Projektverlauf variieren.
Leistungsbereiche:
1. "Einführung eines digitalen Medikationsmanagements": Höchstabnahmemenge 390 Personentage
2. "Unterstützung bei der Digitalisierung interner Leistungsanforderungen": Höchstabnahmemenge 195 Personentage
3. "Einführung einer digitalen Pflege- und Behandlungsdokumentation": Höchstabnahmemenge 390 Personentage
Insgesamt: 975 Personentage

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

- Vorstellung des Bieters bzw. jedes Mitglieds der Bietergemeinschaft auf dem Formblatt "Vorstellung Bieter" einschließlich (i) Ansprechpartner, (ii) Standorte des Bieters /der Mitglieder der Bietergemeinschaft inkl. Angabe der jeweiligen Anzahl an Mitarbeitern und Beschreibung der grundsätzlichen Kompetenzen, (iii) Mitgliedschaften in Organisationen. Die entsprechende Darstellung darf drei DIN A4 Seiten (bei Schriftart Arial, Schriftgröße 11, Zeilenabstand 1,5) nicht überschreiten.
- Sofern das Angebot für eine Bietergemeinschaft eingereicht wird, ist das Formblatt "Bietergemeinschaftserklärung" mit dem Angebot einzureichen. Aus diesem muss der für die Bietergemeinschaft bevollmächtigte Vertreter sowie die übrigen Mitglieder der Bietergemeinschaft einschließlich der beabsichtigten Leistungsteile hervorgehen.
- Aktueller Nachweis, dass das Unternehmen im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem es ansässig ist. Im Fall der Be-teiligung als Bietergemeinschaft ist der Nachweis von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. Der Nachweis darf nicht älter als sechs Monate ab Veröffentlichung der EU-Bekanntmachung sein.
- Eigenerklärung zu Ausschlussgründen
- Eigenerklärung zur Einhaltung von Art. 5k Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 (Eigenerklärung VO-2022-833)
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DS-GVO (bei Zuschlag)
- Individualvereinbarung zum Auftragsverarbeitungsvertrag (bei Zuschlag)
- Nachweis gemäß § 20 Absatz 9 IfSG (bei Zuschlag)
- Geheimhaltungs- und Nichtverwertungsvereinbarung (bei Zuschlag)
- Verpflichtung zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit im Umgang mit personenbe-zogenen Daten und zur Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen (bei Zuschlag)
- Erklärung zum Mindestentgelt
- Richtlinie Lieferanten

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(i) Gefordert ist ein durchschnittlicher Netto-Jahresumsatz von mindestens EUR 2.000.000,00 im Bereich der Beratung des Gesundheitswesens in den letzten drei Geschäftsjahren. Im Fall einer Bietergemeinschaft ist der Gesamtumsatz aller Unternehmen anzugeben, die Umsätze werden für die Erfüllung der Mindestanforderungen kumuliert berücksichtigt.
(ii) Kopie des gültigen Haftpflichtversicherungsscheins in Höhe von EUR 1 Mio. für Personen-, Sach- und Vermögensschäden zweifach maximiert für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres. Im Fall der Beteiligung als Bietergemeinschaft ist der Nachweis von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(i) Der Bieter hat mit seinem Angebot das Formblatt abzugeben, aus dem die folgenden Angaben hervorgehen müssen:
- Anzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jeweils im Jahresdurchschnitt beschäftigten Mitarbeiter (Vollzeitäquivalente) im Bereich der Beratung des Gesundheitswesens. Die Anzahl der Mitarbeiter im relevanten Einsatzbereich beträgt mindestens 30 pro Geschäftsjahr. Davon müssen mindestens fünf Mitarbeiter die Qualifikation als berechtigter IT-Dienstleister gem. § 21 Abs. 5 S. 1 Krankenhausstrukturfonds-Verordnung (KHSFV) besitzen und mindestens fünf Mitarbeiter die Qualifikation für Projektleitungs- und PMO-Rollen mit Zertifizierungen im Projektmanagement, z.B. PMP, IPMA Level C oder vergleichbar.
- Das Vorhandensein einer gültigen Zertifizierung zum Qualitätsmanagement nach ISO 9001 (oder gleichwertig).
(ii) Der Bieter hat mit seinem Angebot das Formblatt "Referenzen" abzugeben, aus dem die Angaben hervorgehen müssen, dass er in mindestens fünf Referenzprojekten in den letzten fünf Jahren Projekte mit folgenden Anforderungen durchgeführt hat, wobei mehrere der genannten Anforderungen auf ein Projekt zutreffen können:
- Jedes Referenzprojekt muss für Uniklinika/Kliniken/ Klinikverbünden/Rehakliniken mit mind. 500 Betten im Bereich IT erfolgt sein.
- Mindestens zwei der Referenzprojekte müssen die Bereiche Digitalisierung von Medikations- bzw. Apothekenprozessen, Digitalisierung von Laboranforderungssystemen oder Digitalisierung Patientendokumentationssysteme betref-fen.
- Mindestens drei der Referenzprojekte müssen die Modellierung von Prozessen und Enterprise-Architekturen anhand von Standardframeworks wie z.B. TO-GAF oder BPNM 2.0 zum Inhalt haben.
Mit Abgabe eines Angebotes erklärt sich der Bieter mit der Prüfung vorgelegter Referenzen einverstanden.
(iii) Der Der Bieter hat in seinem Angebot eine/n Projektleiter/in zu benennen und dazu das Formblatt "Projektleitung" auszufüllen. Aus diesem muss hervorgehen, dass der der/die anvisierte Projektleiter/in die folgenden Anforderungen erfüllt:
a. Der/Die Projektleiter/in verfügt über ein abgeschlossenes Hochschulstudium der Pharmazie oder Medizin.
b. Der/Die Projektleiter/in verfügt über einen Bachelorabschluss (oder vergleichbar) im IT-technischen Bereich (z.B. Informatik, Wirtschaftsinformatik, Angewandte Informatik).
c. Der/Die Projektleiter/in verfügt über die folgenden Zertifikate:
i. Berechtigter Dienstleister nach § 21 Absatz 5 Satz 1 Krankenhaus-strukturfonds-Verordnung (KHSFV)
ii. Agiles und klassisches Projektmanagement (z.B. Prince2, SCRUM, PMP, IPMA)
d. Der/Die Projektleiter/in muss über mind. zehn Jahre relevante Berufserfahrung verfügen.
e. Es müssen mindestens vier Referenzprojekte im Bereich IT für Uniklini-ka/Kliniken/Klinikverbünden/Rehakliniken mit mindestens 500 Betten aus den letzten fünf Jahren benannt werden, an denen der/die Projektleiter/in teilge-nommen hat. Darüber hinaus müssen die Referenzen folgende Anforderungen erfüllen:
i. Mindestens zwei der Referenzprojekte müssen die Bereiche Digitalisie-rung von Medikations- bzw. Apothekenprozessen, Digitalisierung von Laboranforderungssystemen oder Digitalisierung von Patientendokumentationssystemen betreffen.
ii. Bei mindestens zwei der Referenzprojekte muss der/die Projektleiter/in als Projektleitung für Digitalisierungsprojekte im Sinne der KHZG innerhalb der letzten drei Jahre verantwortlich gewesen sein.
Soweit der Bieter oder die Bietergemeinschaft im Hinblick auf die wirtschaftliche und finanzielle bzw. technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen möchte (Eignungsleihe) ist dies durch den Bieter bzw. die Bietergemeinschaft mit dem Formblatt "Einsatz Eignungsleihe" zu erklären. Für das sich zur Eignungsleihe verpflichtende Unternehmen ist das Formblatt "Verpflichtungserklärung Eignungsleihe" einzureichen.

(i) Für das Angebot sind die zur Verfügung gestellten Dokumente einschließlich des Formblatts "Angebotsschreiben" zu verwenden.
(ii) Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Alle Gespräche sowie der Schriftverkehr im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren und Leistungsausführung werden in deutscher Sprache geführt.
(iii) Die Angebote sind in Textform nach § 126b BGB elektronisch abzugeben. Hierzu genügt, dass die natürliche Person benannt wird, die die Erklärung abgibt. Diese Voraussetzung wird durch die ordnungsgemäße Nutzung des Bietertools des Vergabeplattform der DTVP Deutsches Vergabeportal GmbH unter www.dtvp.de ("Vergabeplattform") erfüllt. Somit muss das Angebot und / oder einzelne Formblätter nicht unterschrieben und / oder mit einem Firmenstempel versehen werden.
(iv) Erklärungen Dritter im Angebot sind unterschrieben dem Angebot beizufügen. Hierzu können folgende Möglichkeiten genutzt werden: Datei der unterschriebenen und eingescannten Dritterklärung oder Datei der unterschriebenen und abfotografierten Dritterklärung.
(v) Es sind Bietergespräche (vor Ort oder remote) vorgesehen. Der Bieter soll in dem Gespräch die Schlüsselpersonen seines Projektteams in ca. 30 Minuten vorstellen sowie schwerpunktmäßig die Konzeptionen der Projektdurchführung erläutern. Anschließend sind ca. 15 Minuten für Fragen der Universitätsmedizin Mainz vorgesehen und ca. 15 Minuten für Fragen des Bieters.
(vi) Die Bieter haben diejenigen Bestandteile des Angebots zu kennzeichnen, die Geschäfts- und / oder Betriebsgeheimnisse beinhalten.
(vii) Fragen zum Vergabeverfahren bzw. zur Bekanntmachung sind ausschließlich über die Vergabeplattform an die unter I.3) benannte Kontaktstelle zu richten. Im Interesse einer zeitigen Beantwortung von Bieterfragen wird höflich darum gebeten, die Fragen möglichst gebündelt und nicht als einzelne Fragen zu übersenden. Es ist nicht gestattet, zusätzliche oder vertrauliche Informationen über das Vergabeverfahren direkt von Mitarbeitern der Auftraggeberin oder dessen Beratern zu fordern oder zu erlangen.
(viii) Die Universitätsmedizin Mainz beantwortet ausschließlich Fragen, deren Beantwor-tung für die Erstellung des Angebots erforderlich sind. Die Fragen der Bieter werden gesammelt, sortiert und in angemessener Frist beantwortet. Sofern Fragen nicht unternehmensspezifische Sachverhalte betreffen, werden die Fragen und Antworten in anonymisierter Form allen Bietern über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt.
(ix) Um die Fragen im Sinne der vergaberechtlichen Gleichbehandlung gegenüber allen Bietern beantworten zu können, müssen sie bis sieben Tage vor Ende der Angebotsfrist gem. Ziffer IV.2.2) der Bekanntmachung gestellt werden. Auf die Beantwortung später gestellter Fragen besteht kein Anspruch.
(x) Die den Bietern übermittelten anonymisierten Fragen und Antworten werden verbind-licher Teil der Vergabeunterlagen.
(xi) Sollten Bieterfragen Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse enthalten, ist hierauf mit der Fragestellung hinzuweisen. Erfolgt ein solcher Hinweis nicht, geht die Auftraggeberin im Zweifel von der Zustimmung zur Veröffentlichung aus. Aufklärungsfragen bleiben insoweit vorbehalten.
(xii) Nach der abschließenden Angebotswertung wird die Universitätsmedizin Mainz den bestplatzierten Bieter - sofern er den Einsatz von Nachunternehmern beabsichtigt - dazu auffordern, den bzw. die Nachunternehmer zu benennen sowie Verpflichtungserklärungen und ggf. Eignungsnachweise für die Nachunternehmer vorzulegen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y8L66XH

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Verfahrensrügen sind an die Vergabestelle über die Vergabeplattform DTVP zu richten und als solche ausdrücklich zu bezeichnen. Verfahrensrügen erfolgen ausschließlich in Textform gem. § 126b BGB.
Soweit ein Nachprüfungsantrag auf eine Verfahrensrüge gestützt wird, ist der Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Auf die übrigen Voraussetzungen der Rügeobliegenheit wird verwiesen.

(i) Für das Angebot sind die zur Verfügung gestellten Dokumente einschließlich des Formblatts "Angebotsschreiben" zu verwenden.
(ii) Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Alle Gespräche sowie der Schriftverkehr im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren und Leistungsausführung werden in deutscher Sprache geführt.
(iii) Die Angebote sind in Textform nach § 126b BGB elektronisch abzugeben. Hierzu genügt, dass die natürliche Person benannt wird, die die Erklärung abgibt. Diese Voraussetzung wird durch die ordnungsgemäße Nutzung des Bietertools des Vergabeplattform der DTVP Deutsches Vergabeportal GmbH unter www.dtvp.de ("Vergabeplattform") erfüllt. Somit muss das Angebot und / oder einzelne Formblätter nicht unterschrieben und / oder mit einem Firmenstempel versehen werden.
(iv) Erklärungen Dritter im Angebot sind unterschrieben dem Angebot beizufügen. Hierzu können folgende Möglichkeiten genutzt werden: Datei der unterschriebenen und eingescannten Dritterklärung oder Datei der unterschriebenen und abfotografierten Dritterklärung.
(v) Es sind Bietergespräche (vor Ort oder remote) vorgesehen. Der Bieter soll in dem Gespräch die Schlüsselpersonen seines Projektteams in ca. 30 Minuten vorstellen sowie schwerpunktmäßig die Konzeptionen der Projektdurchführung erläutern. Anschließend sind ca. 15 Minuten für Fragen der Universitätsmedizin Mainz vorgesehen und ca. 15 Minuten für Fragen des Bieters.
(vi) Die Bieter haben diejenigen Bestandteile des Angebots zu kennzeichnen, die Geschäfts- und / oder Betriebsgeheimnisse beinhalten.
(vii) Fragen zum Vergabeverfahren bzw. zur Bekanntmachung sind ausschließlich über die Vergabeplattform an die unter I.3) benannte Kontaktstelle zu richten. Im Interesse einer zeitigen Beantwortung von Bieterfragen wird höflich darum gebeten, die Fragen möglichst gebündelt und nicht als einzelne Fragen zu übersenden. Es ist nicht gestattet, zusätzliche oder vertrauliche Informationen über das Vergabeverfahren direkt von Mitarbeitern der Auftraggeberin oder dessen Beratern zu fordern oder zu erlangen.
(viii) Die Universitätsmedizin Mainz beantwortet ausschließlich Fragen, deren Beantwor-tung für die Erstellung des Angebots erforderlich sind. Die Fragen der Bieter werden gesammelt, sortiert und in angemessener Frist beantwortet. Sofern Fragen nicht unternehmensspezifische Sachverhalte betreffen, werden die Fragen und Antworten in anonymisierter Form allen Bietern über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt.
(ix) Um die Fragen im Sinne der vergaberechtlichen Gleichbehandlung gegenüber allen Bietern beantworten zu können, müssen sie bis sieben Tage vor Ende der Angebotsfrist gem. Ziffer IV.2.2) der Bekanntmachung gestellt werden. Auf die Beantwortung später gestellter Fragen besteht kein Anspruch.
(x) Die den Bietern übermittelten anonymisierten Fragen und Antworten werden verbind-licher Teil der Vergabeunterlagen.
(xi) Sollten Bieterfragen Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse enthalten, ist hierauf mit der Fragestellung hinzuweisen. Erfolgt ein solcher Hinweis nicht, geht die Auftraggeberin im Zweifel von der Zustimmung zur Veröffentlichung aus. Aufklärungsfragen bleiben insoweit vorbehalten.
(xii) Nach der abschließenden Angebotswertung wird die Universitätsmedizin Mainz den bestplatzierten Bieter - sofern er den Einsatz von Nachunternehmern beabsichtigt - dazu auffordern, den bzw. die Nachunternehmer zu benennen sowie Verpflichtungserklärungen und ggf. Eignungsnachweise für die Nachunternehmer vorzulegen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y8L6B9P