Rahmenvereinbarung über Kreativleistungen, Veranstaltungsmanagement und Messebau (Lose 1 - 3) für das BMZ

Kurze Beschreibung

Gegenstand derRahmenvereinbarung ist die Erbringung von Beratungs- und Kreativleistungen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit (Los 1), Leistungen des Veranstaltungsmanagements (Los 2) und Leistungen des Messe- und Dekorationsbaus (Los 3) für das BMZ.

Beschreibung der Beschaffung

Die Auftragnehmerin erbringt Beratungsleistungen sowie Kreativleistungen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit des BMZ. Die Auftragnehmerin hat als Leadagentur zusätzlich die Aufgabe die Koordination ausgewählter Projekte zu übernehmen und die anderen Gewerke in diesem Zusammenhang zu steuern.
Der Höchstwert der Rahmenvereinbarung über die maximale Laufzeit von 4 Jahren (Laufzeit von 1 Jahr und der Option der Auftraggeberin die Rahmenvereinbarung dreimalig um 1 Jahr zu verlängern) beträgt 2.821.680,00 € netto für Los 1. Die Auftraggeberin ist bis zur Höhe des zuvor angegebenen Höchstwertes abrufberechtigt, jedoch nicht abrufverpflichtet. Die vorliegende Rahmenvereinbarung begründet keinen Anspruch der Auftragnehmerin auf Abruf eines bestimmten Mindestauftragswerts und keinen Anspruch auf Abruf des Höchstwerts. Es besteht insofern keine Abnahmeverpflichtung der Auftraggeberin.

Beschreibung der Verlängerungen

Sofern der Höchstwert gemäß gemäß Ziffer II.2.4) durch die Einzelabrufe nicht erreicht wird, hat die Auftraggeberin das Recht, die Laufzeit der Rahmenvereinbarung dreimalig jeweils um 1 Jahr zu verlängern. Die maximale Laufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt demnach 4 Jahre. Die Auftraggeberin wird die Auftragnehmerin frühzeitig, jedoch spätestens sechs Monate vor Ende der ursprünglich vereinbarten Laufzeit der Rahmenvereinbarung über die Inanspruchnahme der Verlängerungsoption mindestens in Textform gem. § 126b BGB in Kenntnis setzen. Eine Pflicht für die Auftraggeberin zur Inanspruchnahme dieser Option besteht nicht. Der Inhalt der zu erbringenden Leistung bleibt auch im Falle der Optionswahrnehmung gleich.

Beschreibung der Beschaffung

Das BMZ führt Messe-Events und Veranstaltungen durch, die inhouse oder an externen Orten in- und/oder outdoor stattfinden. Für die Planung und Umsetzung dieser Veranstaltungen benötigt das BMZ einen spezialisierten Event-Dienstleister.
Die Veranstaltungskonzepte werden von der Kreativagentur (Los 1) oder von der Bedarfsträgerin erstellt. Die Auftragnehmerin führt ihre Arbeiten auf dieser Basis aus.
Der Höchstwert der Rahmenvereinbarung über die maximale Laufzeit von 4 Jahren (Laufzeit von 1 Jahr und der Option der Auftraggeberin die Rahmenvereinbarung dreimalig um 1 Jahr zu verlängern) beträgt 4.812.077,20 € netto für Los 2. Die Auftraggeberin ist bis zur Höhe des zuvor angegebenen Höchstwertes abrufberechtigt, jedoch nicht abrufverpflichtet. Die vorliegende Rahmenvereinbarung begründet keinen Anspruch der Auftragnehmerin auf Abruf eines bestimmten Mindestauftragswerts und keinen Anspruch auf Abruf des Höchstwerts. Es besteht insofern keine Abnahmeverpflichtung der Auftraggeberin.

Beschreibung der Verlängerungen

Sofern der Höchstwert gemäß Ziffer II.2.4) durch die Einzelabrufe nicht erreicht wird, hat die Auftraggeberin das Recht, die Laufzeit der Rahmenvereinbarung dreimalig jeweils um 1 Jahr zu verlängern. Die maximale Laufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt demnach 4 Jahre. Die Auftraggeberin wird die Auftragnehmerin frühzeitig, jedoch spätestens sechs Monate vor Ende der ursprünglich vereinbarten Laufzeit der Rahmenvereinbarung über die Inanspruchnahme der Verlängerungsoption mindestens in Textform gem. § 126b BGB in Kenntnis setzen. Eine Pflicht für die Auftraggeberin zur Inanspruchnahme dieser Option besteht nicht. Der Inhalt der zu erbringenden Leistung bleibt auch im Falle der Optionswahrnehmung gleich.

Beschreibung der Beschaffung

Die Auftragnehmerin erstellt Konzepte im Bereich Messe-, Modulbau und Ausstellungen, berät das BMZ und setzt Konzepte für die Bereiche Messe, Ausstellungen und Module um.
Der Höchstwert der Rahmenvereinbarung über die maximale Laufzeit von 4 Jahren (Laufzeit von 1 Jahr und der Option der Auftraggeberin die Rahmenvereinbarung dreimalig um 1 Jahr zu verlängern) beträgt 1.262.960,00 € netto für Los 3. Die Auftraggeberin ist bis zur Höhe des zuvor angegebenen Höchstwertes abrufberechtigt, jedoch nicht abrufverpflichtet. Die vorliegende Rahmenvereinbarung begründet keinen Anspruch der Auftragnehmerin auf Abruf eines bestimmten Mindestauftragswerts und keinen Anspruch auf Abruf des Höchstwerts. Es besteht insofern keine Abnahmeverpflichtung der Auftraggeberin.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenzen:
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte im jeweiligen Los eine Liste mit mindestens drei geeigneten Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar. Für die Referenzen ist die Vorlage "Vordruck Referenzen" zu verwenden. Nutzen Sie die Vorlage bitte mehrfach (1x je Referenz).
Zu den Referenzen sind losbezogen folgende Angaben zu machen:
1) Für Los 1 "Kreativleistungen (Kreativ- und Leadagentur)":
• Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
• Wert des Auftrages,
• Zeitraum der Leistungserbringung,
• Angabe der zuständigen Kontaktstelle beim Auftraggeber der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.
Darüber hinaus gelten die folgenden losbezogenen Anforderungen an die benannten Referenzen:
• Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die sämtliche folgenden Merkmale aufweisen:
o Konzeption und Durchführung einer crossmedialen Kampagne oder einer Präsenzveranstaltung inkl. Öffentlichkeitsarbeit zur Veranstaltung
o Der Auftragswert des Referenzprojektes muss mindestens 50.000 Euro netto betragen (ohne Schaltkosten)
• Die genannten Referenzprojekte müssen abgeschlossen sein.
• Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Ende der Angebotsfrist).
2) Für Los 2 "Veranstaltungsmanagement (Eventagentur)":
• Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
• Wert des Auftrages,
• Zeitraum der Leistungserbringung,
• Angabe der zuständigen Kontaktstelle beim Auftraggeber der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.
Darüber hinaus gelten die folgenden losbezogenen Anforderungen an die benannten Referenzen:
• Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die sämtliche folgenden Merkmale aufweisen:
o Planung, Vorbereitung und Durchführung einer Veranstaltung mit mind. 20 Gästen
• Eine der drei geforderten Referenzen muss die Planung, Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen mit mind. 200 Gästen beinhalten
• Eine der drei geforderten Referenzen muss die Planung, Vorbereitung und Durchführung einer digitalen Veranstaltung beinhalten
• Der Auftragswert einer der drei Referenzen muss mindestens 35.000 Euro netto betragen (reine Agenturkosten, Projektmanagement)
• Die genannten Referenzprojekte müssen abgeschlossen sein.
• Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Ende der Angebotsfrist).
3) Für Los 3 "Messen; Messe- und Dekorationsbau":
• Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
• Wert des Auftrages,
• Zeitraum der Leistungserbringung,
• Angabe der zuständigen Kontaktstelle beim Auftraggeber der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.
Darüber hinaus gelten die folgenden losbezogenen Anforderungen an die benannten Referenzen:
• Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die sämtliche folgenden Merkmale aufweisen:
o Die Referenzen müssen die Produktion von Individual-Messeständen beinhalten
• Der Auftragswert einer der drei Referenzen muss mindestens 20.000 Euro netto betragen (ohne Materialkosten).
• Die anderen beiden Referenzen müssen mindestens einen Auftragswert von 5.000 Euro netto (ohne Materialkosten) aufweisen.
• Die genannten Referenzprojekte müssen abgeschlossen sein.
• Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Ende der Angebotsfrist).
Es sind nur pro Los drei Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, im jeweiligen Los weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Fristende nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.
Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe dem Beschaffungsamt mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie das Beschaffungsamt des BMI unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie in jedem Fall, dass Sie bei einer Mindestanforderung an den Wert des Auftrags auch Margen angeben können (bsp. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).

Sonstige unternehmensbezogene Erklärungen und Nachweise:
Neben den zuvor angegebenen Erklärungen und Nachweisen zur Eignung (Eignungskriterien) sind mit dem Angebot die nachstehenden sonstigen Erklärungen und Nachweise einzureichen.
Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen:
Öffentliche Aufträge werden nicht an Unternehmen vergeben, bei denen Ausschlussgründe gemäß §§123 oder 124 GWB vorliegen. Das Beschaffungsamt des BMI hat zu prüfen, ob zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen können bzw. müssen. Hierzu dient das Formular "Eigenerklärung Ausschlussgründe". Bestehen Zweifel an der Richtigkeit der abgegebenen Erklärung, werden diese im Einzelfall aufgeklärt und es kann die Vorlage von weiteren Nachweisen (z.B. eines behördlichen Führungszeugnisses) verlangt werden.
Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften oder bei der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der Allgemeinen Bewerbungsbedingungen verwiesen.
Unternehmensdaten:
Das Formular "Unternehmensdaten" ist vollständig auszufüllen und Ihrem Angebot beizufügen. Die Angaben zur Unternehmensgröße dienen statistischen Zwecken. Die übrigen Angaben benötigt das Beschaffungsamt des BMI für die vor dem Zuschlag einzuholende Auskunft aus dem Gewerbezentralregister insbesondere gemäß § 150a Gewerbeordnung, § 19 Mindestlohngesetz,
§ 21 Arbeitnehmerentsendegesetz.
Bei Bietergemeinschaften ist das Formular für jedes Mitglied einzureichen.
Eigenerklärung Auftragsverarbeitung:
Im Rahmen der Leistungserbringung wird in Los 2 eine Auftragsverarbeitung erfolgen, d. h. es werden durch die künftige Auftragnehmerin personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt. Deren Mitarbeiter werden auf diese personenbezogenen Daten Zugriff erhalten bzw. diese Daten selbst im Rahmen Ihrer Tätigkeit verwenden.
Da der Bedarfsträger für diese Auftragsverarbeitung die verantwortliche Stelle ist, wird der Bedarfsträger nach der Zuschlagserteilung die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit der zukünftigen Auftragnehmerin abschließen.
Der Inhalt dieser Vereinbarung wurde bereits festgelegt. Die Vereinbarung steht mit den Vergabeunterlagen zum Download bereit. Die darin genannten Anforderungen sind zu erfüllen und müssen bei der Angebotskalkulation berücksichtigt werden.
Bitte fügen Sie Ihrem Angebot die Eigenerklärung Auftragsverarbeitung bei, in der Sie sich verpflichten, die in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung getroffenen Festlegungen im Fall der Auftragserteilung an Ihr Unternehmen einzuhalten.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BeschA).
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabe-vorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.
Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.