Rahmenvertrag Digitalisierung von Archivalien

Deutsche Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) beabsichtigt, an ihrem Frankfurter Standort Archivalien digitalisieren zu lassen. Zum Leistungsumfang gehört die Entwicklung des Digitalisierungsworkflows durch die Auftragnehmerin (Phase I) sowie die sukzessive Steigerung und letztlich unter Volllast durchzuführende Digitalisierung (Phase II).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-12-20. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-11-07.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2022-11-07 Auftragsbekanntmachung
2023-02-10 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2022-11-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Reprografische Dienstleistungen
Referenznummer: 22_114
Kurze Beschreibung:
Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) beabsichtigt, an ihrem Frankfurter Standort Archivalien digitalisieren zu lassen. Zum Leistungsumfang gehört die Entwicklung des Digitalisierungsworkflows durch die Auftragnehmerin (Phase I) sowie die sukzessive Steigerung und letztlich unter Volllast durchzuführende Digitalisierung (Phase II).
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Reprografische Dienstleistungen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Nationalbibliothek
Postanschrift: Adickesallee 1
Postleitzahl: 60322
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: https://www.dnb.de/ 🌏
E-Mail: zvs@dnb.de 📧
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=486680 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=486680 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-11-07 📅
Einreichungsfrist: 2022-12-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-11-11 📅
Datum des Beginns: 2023-03-01 📅
Datum des Endes: 2024-05-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 218-622527
ABl. S-Ausgabe: 218
Zusätzliche Informationen
A. Besichtigungstermin Um sich ein Bild vom Umfang und den Gegebenheiten der Räumlichkeiten machen zu können, ist es zwingend erforderlich, die Liegenschaft am Standort Frankfurt zu besichtigen. An diesem Besichtigungstermin wird auch das Musterbuch zur Erstellung eines Referenzdigitalisates ausgegeben. Besichtigungstermine (Zeitbedarf je Besichtigung ca. 2,5 Stunden) sind in der 47. und 48. Kalenderwoche an folgenden Tagen möglich: 24.11.2022 zwischen 10:00 Uhr und 13:30 Uhr; 25.11.2022 zwischen 10:00 Uhr und 18:30 Uhr; 28.11.2022 zwischen 10:00 Uhr und 13:30 Uhr; 30.11.2022 zwischen 10:00 Uhr und 13:30 Uhr. Eine Besichtigung ist zwingend erforderlich. Terminanfragen sind über die E-Vergabe-Plattform des Bundes zu stellen. Bitte geben Sie einen Wunsch- sowie mindestens einen Alternativtag an. Sie werden von der Auftraggeberin dann final eingeladen. B. Angebotsinhalt Dem Angebot sind neben den in den Ziffern III.1.1) bis III.1.3) genannten Unterlagen folgende beizufügen: 1. Eigenerklärungen Verschwiegenheit, Russlandbezug und im Bedarfsfall Bietergemeinschaft 2. Preisblatt 3. ausführliche Darstellung zur Auftragserfüllung: Beschreibung der anzuwendenden Verfahren zur Digitalisierung, geplantes Vorgehen (Arbeitsschritte) bei der Bearbeitung der Materialien, geplante Vorgehensweise zur medienschonenden Digitalisierung, Beschreibung von Organisation/ Workflow und Umfang der von Ihnen vorgesehenen Qualitätssicherungsmaßnahmen, Beschreibung der Möglichkeit der Qualitätssicherung und das Reklamationsverfahren für die Auftraggeberin sowie das Monitoring-System, 4. Referenzdigitalisat; Musterbuch erhalten die Bieter am Besichtigungstermin 5. ggf. Benennung von einzusetzenden Nachunternehmern/ Unterauftragnehmern C. Fragen Soweit im Rahmen der Angebotserstellung Fragen zu den Unterlagen oder zum Vergabeverfahren auftreten, können diese elektronisch über die e-Vergabeplattform des Bundes gestellt werden. Telefonische Auskünfte werden grundsätzlich nicht erteilt.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
In der ersten Phase entwickelt die Auftragnehmerin den Digitalisierungsworkflow, das heißt von der Entgegennahme der Materialien über die Digitalisierung, Metadatenerzeugung, Qualitätssicherung, Abnahme bis hin zur Rückgabe und dem Import der fertigen digitalen Objekte in das Speichersystem der Auftraggeberin werden alle Schritte implementiert, getestet und hinsichtlich der Anforderungen aus dieser Leistungsbeschreibung optimiert und abgenommen (Laufzeit Phase I: max. 3 Monate; Umfang der in diesem Prozess zu digitalisierenden Titel: 500 Blätter).
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Bei positiver Evaluierung der Phase I durch die Auftraggeberin folgt eine zweite Phase, in der der Workflow sukzessive auf die zu erreichende Volllast skaliert wird. Für das Erreichen der Volllast sind max. 2 Monate angesetzt, danach wird der Routinebetrieb aufgenommen. (Laufzeit Phase II: mindestens 12 Monate (in Abhängigkeit der Laufzeit von Phase I), davon max. 2 Monate Übergangszeit bis zum Erreichen der täglich zu digitalisierenden Menge). Die Auftraggeberin hat das Recht, nach Abschluss der ersten Phase, sofern diese nicht mit einer positiven Evaluierung endet, das Projekt zu beenden, ohne dass daraus von der Auftragnehmerin weitere Ansprüche abgeleitet werden können.
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Die Leistungen sind vor Ort bei der Auftraggeberin zu erbringen. Die Auftraggeberin stellt den notwendigen Raum zur Verfügung.
Die Rechnungslegung erfolgt monatlich auf Basis der von der Auftraggeberin abgenommenen und von der Auftragnehmerin auf das Speichersystem gelieferten Ergebnisse.
Beschreibung der Verlängerungen:
Die Auftraggeberin behält sich im Falle der Verfügbarkeit entsprechender Haushaltsmittel als Option drei Verlängerungen (Volllast) um jeweils bis zu 12 Monate vor, um jeweils bis zu weitere 75.000 Blätter digitalisieren zu lassen (Option 1 bis 3).
Beschreibung der Optionen:
Die Auftraggeberin behält sich im Falle der Verfügbarkeit entsprechender Haushaltsmittel als Option drei Verlängerungen (Volllast) um jeweils bis zu 12 Monate vor, um jeweils bis zu weitere 75.000 Blätter digitalisieren zu lassen (Option 1 bis 3). Außerdem besteht die Möglichkeit, dass weitere Aufträge mit insgesamt bis 50.000 Blatt pro Vertragsjahr zu den im Angebot angegebenen Konditionen erteilt werden (Option 4 bis 7).
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Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
a) Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der jeweiligen Landesvorschriften
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
a) Jahresumsatz des Unternehmens/der Bewerber-/Bietergemeinschaft, bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand, für die letzten drei Geschäftsjahre (in Euro)
Technische und berufliche Fähigkeiten:
a) kurze Darstellung des Leistungsportfolios, bei Bewerber- /Bietergemeinschaft auch die vorgesehene Aufgabenteilung;
b) Gesamtzahl der fest angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Gesamtzahl der freien Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jeweils für die letzten drei Geschäftsjahre (jeweils bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand und umgerechnet in Vollzeitstellen);
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c) Qualifikation des für die ausgeschriebene Leistung vorgesehenen Projektleiters;
d) Eine Liste der wesentlichen in den letzten fünf Jahren erbrachten Leistungen mit Angabe des Zeitraums, der evtl. beteiligten Partner, der öffentlichen oder privaten Auftraggeber, der Branche, des Anwendungsbereichs sowie des Rechnungswertes, bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand.
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e) Benennung und ausführliche Darstellung eines Referenzprojektes (nicht älter als 5 Jahre) über einen möglichst vergleichbaren Auftrag. Für dieses Projekt ist die Dauer des Auftrags, die gesamte Menge der bearbeiteten Medien sowie der digitalisierten Seiten anzugeben, es ist für jedes Referenzprojekt der Leistungsempfänger (unter Benennung von Namen und Telefonnummer eines Ansprechpartners) in dem dafür vorgesehenen Formblatt „Ausführliche Darstellung des Referenzprojekts“ anzugeben.
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Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
Auf die Allgemeinen Zahlungs- und Lieferbedingungen der DNB sowie das Muster des Vertrages (beide Dokumente sind der Vergabeunterlage beigefügt) wird hiermit ausdrücklich hingewiesen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-02-17 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2022-12-20 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 11:00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=486680 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
A. Besichtigungstermin
Um sich ein Bild vom Umfang und den Gegebenheiten der Räumlichkeiten machen zu können, ist es zwingend erforderlich, die Liegenschaft am Standort Frankfurt zu besichtigen. An diesem Besichtigungstermin wird auch das Musterbuch zur Erstellung eines Referenzdigitalisates ausgegeben.
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Besichtigungstermine (Zeitbedarf je Besichtigung ca. 2,5 Stunden) sind in der 47. und 48. Kalenderwoche an folgenden Tagen möglich: 24.11.2022 zwischen 10:00 Uhr und 13:30 Uhr; 25.11.2022 zwischen 10:00 Uhr und 18:30 Uhr; 28.11.2022 zwischen 10:00 Uhr und 13:30 Uhr; 30.11.2022 zwischen 10:00 Uhr und 13:30 Uhr.
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Eine Besichtigung ist zwingend erforderlich. Terminanfragen sind über die E-Vergabe-Plattform des Bundes zu stellen. Bitte geben Sie einen Wunsch- sowie mindestens einen Alternativtag an. Sie werden von der Auftraggeberin dann final eingeladen.
B. Angebotsinhalt
Dem Angebot sind neben den in den Ziffern III.1.1) bis III.1.3) genannten Unterlagen folgende beizufügen:
1. Eigenerklärungen Verschwiegenheit, Russlandbezug und im Bedarfsfall Bietergemeinschaft
2. Preisblatt
3. ausführliche Darstellung zur Auftragserfüllung: Beschreibung der anzuwendenden Verfahren zur Digitalisierung, geplantes Vorgehen (Arbeitsschritte) bei der Bearbeitung der Materialien, geplante Vorgehensweise zur medienschonenden Digitalisierung, Beschreibung von Organisation/ Workflow und Umfang der von Ihnen vorgesehenen Qualitätssicherungsmaßnahmen, Beschreibung der Möglichkeit der Qualitätssicherung und das Reklamationsverfahren für die Auftraggeberin sowie das Monitoring-System,
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4. Referenzdigitalisat; Musterbuch erhalten die Bieter am Besichtigungstermin
5. ggf. Benennung von einzusetzenden Nachunternehmern/ Unterauftragnehmern
C. Fragen
Soweit im Rahmen der Angebotserstellung Fragen zu den Unterlagen oder zum Vergabeverfahren auftreten, können diese elektronisch über die e-Vergabeplattform des Bundes gestellt werden. Telefonische Auskünfte werden grundsätzlich nicht erteilt.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Die Vergabekammern des Bundes
Postort: Bonn
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Auf die Rügepflichten gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 bis 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen, insbesondere auf die Frist des § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB: Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.
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Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Deutsche Nationalbibliothek
Postanschrift: Adickesallee 1
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60322
E-Mail: zvs@dnb.de 📧
Internetadresse: https://www.dnb.de/ 🌏
Quelle: OJS 2022/S 218-622527 (2022-11-07)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-02-10)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 763724.21 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-02-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-02-15 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 033-096316
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 218-622527
ABl. S-Ausgabe: 33

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-02-10 📅
Name: OSSENBERG Digitalisierung und Software GmbH
Postort: Remagen
Land: Deutschland 🇩🇪
Ahrweiler 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 763724.21 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2023/S 033-096316 (2023-02-10)
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