Scandienstleistungen (27/AD-IT/2022)

IKK classic

Gegenstand der zu erbringenden Leistung ist das Abholen der Post vom Briefzentrum, die Entgegennahme von eingehenden Paketen mit zu scannender Post, die Posteingangsverarbeitung, das Öffnen, Sortieren, Scannen, Digitalisieren und das Signieren der Eingangspost der Auftraggeberin sowie das Übermitteln der zu erstellenden Daten im vorgegebenen Format an die Auftraggeberin. Dabei ist von einem durchschnittlichen täglichen Sendungsvolumen von etwa
56.800 Dokumenten mit rund 87.400 Blatt täglich auszugehen.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-06-24. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-05-16.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Deutsche Post E-Post Solutions GmbH

Wer?

• IKK classic

Wie?

• Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste › Datenarchivierung
• Datendienste › Datenverarbeitung

Wo?

• Dresden › Dresden, Kreisfreie Stadt
• Thüringen › Erfurt, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-05-16	Auftragsbekanntmachung
2022-09-26	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2022-05-16)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: IKK classic
Postanschrift: Mittelhäuser Straße 68
Postort: Erfurt
Postleitzahl: 99089
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3617479-226014 📞
E-Mail: vergabestelle@ikk-classic.de 📧
Fax: +49 8004558888-283 📠
Region: Erfurt, Kreisfreie Stadt 🏙️
URL: www.ikk-classic.de/vergabe 🌏
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/2781A6D2-B2E7-4BF8-AD5E-D658A16E0368 🌏
Teilnahme-URL: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/2781A6D2-B2E7-4BF8-AD5E-D658A16E0368 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scandienstleistungen (27/AD-IT/2022) 27/AD-IT/2022
Produkte/Dienstleistungen: Datenarchivierung 📦
Kurze Beschreibung:
“Gegenstand der zu erbringenden Leistung ist das Abholen der Post vom Briefzentrum, die Entgegennahme von eingehenden Paketen mit zu scannender Post, die...”

1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Datenverarbeitung 📦
Ort der Leistung: Dresden, Kreisfreie Stadt 🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: in den Vergabeunterlagen aufgeführt
Beschreibung der Beschaffung:
“Die Auftraggeberin setzt eine taggleiche Verarbeitung und Zurverfügungstellung in digitaler Form im Inputmanagementsystem der Auftraggeberin der für die...”
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Einführungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Durchführungskonzept
Preis (Gewichtung): 40
Dauer
Datum des Beginns: 2022-12-01 📅
Datum des Endes: 2025-02-28 📅
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅
Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung und läuft bis zum 28.02.2025. Beginn der Leistungsausführung der Scandienstleistungen ist jedoch erst ab dem...”
Zusätzliche Informationen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“>> Mit dem Angebot ist eine Eigenerklärung des Bieters darüber abzugeben, dass keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen...”

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

>> Mit dem Angebot ist eine Eigenerklärung des Bieters darüber abzugeben, dass keine Ausschlussgründe
insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen ("Eigenerklärung zu Ausschlussgründen").
>> Bietergemeinschaften haben die "Eigenerklärung Umsatz", die "Eigenerklärung zu vorhandenen
Referenzen" und die "Eigenerklärung zu Ausschlussgründen" dem Angebot für jedes Mitglied der
Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die "Eigenerklärung Umsatz" und/oder "Eigenerklärung zu vorhandenen
Referenzen" nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen
und finanziellen Leistungsfähigkeit oder der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des
Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung
dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass sich dieser gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet,
im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des
Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV").
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine
Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen
Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der
Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36
Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall
der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten des Unterauftragnehmers tatsächlich zur
Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses
Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach
§§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien >> Dem Angebot ist eine Eigenerklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit beizufügen, in welcher...”

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien
>> Dem Angebot ist eine Eigenerklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit beizufügen, in welcher jeweils der
Gesamtumsatz des Bieters sowie der
Umsatz des Bieters der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2019, 2020, 2021), soweit er
Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung übereinstimmen oder vergleichbar sind, anzugeben ist
("Eigenerklärung Umsatz").
>> Bietergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/Nachweise dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/Nachweise nur dann mit dem Angebot
vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des
Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung
dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet,
im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des
Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV").
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine
Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen
Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der
Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach §
36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet,
im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung
zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses
Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach
§§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Bedingungen für die Teilnahme

“>> Der durchschnittliche Gesamtumsatz der Jahre 2019, 2020, 2021 (addierter Gesamtumsatz 2019, 2020, 2021 geteilt durch drei) muss mindestens ≥ 30 Mio. Euro...”
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“>> Dem Angebot ist eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Aufträge (Referenzen) der letzten drei...”

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

>> Dem Angebot ist eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung
vergleichbare Aufträge (Referenzen) der letzten drei Geschäftsjahre (2019, 2020, 2021) beizufügen, in welcher
der Auftraggeber (Name und Anschrift, Kontaktdaten des Ansprechpartners), der Ort der Leistungserbringung,
der Leistungszeitraum und der Nettoauftragswert anzugeben ist. Weiter ist dabei jeweils anzugeben, ob der
Bieter die Leistung als Haupt- oder Unterauftragnehmer oder als Mitglied einer Bietergemeinschaft erbracht hat
sowie welche besonderen Anforderungen der jeweilige Auftrag stellte („Eigenerklärung Referenzen“).
>> Bietergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/Nachweise dem Angebot für jedes Mitglied der
Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/Nachweise nur dann mit dem Angebot
vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des
Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung
dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet,
im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des
Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV").
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine
Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen
Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der
Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach §
36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet,
im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung
zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses
Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach
§§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Hinweis vorab: Da sich ein Auftrag aus fachlicher Sicht zur Abdeckung mehrerer, der geforderten Referenzen eignen kann, kann ein Auftrag auch mehrfach als...”

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Hinweis vorab: Da sich ein Auftrag aus fachlicher Sicht zur Abdeckung mehrerer, der geforderten Referenzen eignen kann, kann ein Auftrag auch mehrfach als Referenz angeben werden. Zur Erfüllung der Mindestvoraussetzungen an die Referenzen sind allerdings mindestens drei verschiedene Aufträge anzugeben.

1. Es sind drei Referenzen aus den letzten drei Jahren zu benennen, die sich auf die Verarbeitung des Posteingangs mindestens einer Krankenversicherung bzw. Sozialversicherung und im Weiteren Verwaltungen / öffentliche Dienst (mindestens 1.000 Mitarbeiter/-innen) oder eines Unternehmens (mindestens 1.000 Mitarbeiter/-innen) bezieht. Der benannten Referenzaufträge müssen insbesondere die Prozesse des Öffnens, Sortierens, Scannens (Digitalisierung), der qualifizierten elektronischen Signierung sowie die Bereitstellung der erstellten Daten für den jeweiligen Auftraggeber umfassen. Die Leistungen müssen über einen (zusammenhängenden) Zeitraum von mindestens zwölf Monaten erbracht worden sein und sich auf die Bearbeitung eines Volumens von mindestens 40.000 Sendungen täglich beziehen.
In der Eigenerklärung – ggf. auf einer gesonderten Anlage dazu – ist detailliert zu beschreiben, welche Arbeitsschritte der jeweilige Referenzauftrag beinhaltet. Es muss sich aus den Ausführungen ergeben, dass insbesondere die Prozesse des Öffnens, Sortierens, Scannens (Digitalisierung), der qualifizierten elektronischen Signierung sowie die Übermittlung der erstellten Daten an den jeweiligen Auftraggeber umfasst sind.

2. Es ist ein Referenzauftrag aus den letzten drei Jahren anzugeben, in dem der Bieter nachweist, dass er für den Auftraggeber die (Zwischen-)Archivierung der Papieroriginale übernommen hat. Die Leistung muss über einen Zeitraum von mindestens zwölf Monaten erbracht worden sein und sich auf den Eingang eines Volumens von mindestens 40.000 Sendungen täglich beziehen. In der Eigenerklärung – ggf. auf einer gesonderten Anlage dazu – ist detailliert zu beschreiben, welche Arbeitsschritte bei der (Zwischen-)Archivierung der Papieroriginale der jeweilige Referenzauftrag beinhaltet.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“>> Es müssen folgende EU-Zertifizierungen bestehen: - ein Qualitätsmanagementsystem im Unternehmen implementiert sein, das die Anforderungen der EN ISO...”
Informationen über das für die Ausführung des Auftrags zuständige Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der mit der Ausführung des Auftrags betrauten Mitarbeiter

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvertrag mit einem einzigen Betreiber
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2022-06-24 10:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2022-11-30 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2022-06-24 10:10 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):
“Die Öffnung der Angebote erfolgt nicht öffentlich, d.h. Bieter sind nicht anwesend.”

Ergänzende Informationen
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Zusätzliche Informationen

“>> Die Verfahrenssprache ist deutsch. >> Es gilt deutsches Recht. >> Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: Ein Angebot...”

>> Die Verfahrenssprache ist deutsch.
>> Es gilt deutsches Recht.
>> Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Ein Angebot Bietergemeinschaften findet nur dann Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind u. ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss u. die
Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung
verpflichten. Das Formblatt "Erklärung der Bietergemeinschaft" ist in dem Fall dem Angebot ausgefüllt u. unterzeichnet beizufügen.
>> Der Bieter hat mit dem Angebot gemäß Ziffer 6 BWB eine als Kalkulation bezeichnete Datei verschlüsselt, d.h. passwortgeschützt einzureichen, die zum Zwecke der Überprüfbarkeit etwaiger Anpassungsverlangen während der Vertragslaufzeit geöffnet werden darf.
>> Mit dem Angebot ist folgender Nachweis vorzulegen:
> Die Vergabestelle holt für den Bieter, der im Rahmen des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagsentscheidung eine Auskunft aus
dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt gemäß § 6 WRegG bzw. Gewerbezentralregister gemäß § l50a Gewerbeordnung beim Bundesamt für Justiz ein. Die für die Abfrage notwendigen Daten sind vom Bieter anzugeben.
>> Mit dem Angebot sind folgende weitere Nachweise vorzulegen:
> Datenschutzvereinbarung Auftragsverarbeitung (60)
> ein Datensicherheitskonzept, in dem der Teilnehmer/Bieter die bei ihm vorhandenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit unter Beachtung von § 35 SGB I und des 2. Kapitels des SGB X darzustellen hat. Es sind insbesondere die entsprechenden Maßnahmen betreffend die Kontrolle des Zutritts, des Zugangs, des Zugriffs, der Weitergabe und der Eingabekontrolle sowie der Einhaltung des Trennungsgebotes darzustellen (Formblatt „Sicherheitskonzept Auftragsverarbeitung" (61))
> Formblatt „Standorte der Geschäftsräume des Auftragsverarbeiters“ (62)
> Formblatt "Auflistung der bestehenden UAN-Verhältnisse" (63)
> Formblatt „Auflistung der bestehenden Wartungsverträge“ (64)
> Formblatt "Datenschutzbeauftragter/Ansprechpartner" (65) und
> ein vom Bieter erstelltes Löschkonzept gemäß Ziffer 5 der BWB.
>> Mit dem Angebot hat der Bieter ein selbst zu erstellendes Einführungskonzept sowie ein Durchführungskonzept gemäß Ziffer 3 und 4 BWB vorzulegen.
>> Außerdem ist eine Erklärung des Bieters zu vorgesehenen Projektleiters und stellvertretende Projektleitung mit jeweiliger Qualifikation für die Auftragserfüllung (42) vorzulegen.

Hinweis (siehe Ziffer 12 der BWB):
Die Auftraggeberin behält sich einen Präsentationstermin mit den Bietern zu den drei nach der Wertung besten
Angeboten auf Basis des abgegebenen Angebots vor. Der Präsentationstermin wird voraussichtlich digital per
Videokonferenz durchgeführt. Für den Präsentationstermin erfolgt keine Erstattung von Aufwandsersatz.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemomblerstraße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990 📞
E-Mail: mail@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 2289499163 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Möchte ein Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat, eine Verletzung der Bestimmungen über das Vergabeverfahren geltend machen, so hat es diese...”
Quelle: OJS 2022/S 098-270015 (2022-05-16)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-09-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Gegenstand der zu erbringenden Leistung ist das Abholen der Post vom Briefzentrum, die Entgegennahme von eingehenden Paketen mit zu scannender Post, die...”
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 13 442 721 💰
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Die Auftraggeberin setzt eine taggleiche Verarbeitung und Zurverfügungstellung in digitaler Form im Inputmanagementsystem der Auftraggeberin der für die...”

Verfahren
Informationen zur Rahmenvereinbarung
Die Beschaffung umfasst die Erstellung einer Rahmenvereinbarung
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2022/S 098-270015

Auftragsvergabe

1️⃣
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-08-29 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 1
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 1
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Deutsche Post E-Post Solutions GmbH
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53173
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 13 442 721 💰

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Quelle: OJS 2022/S 189-535395 (2022-09-26)

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