Software für das Konferenz- und Institutsmanagement (KIMa 2021)

Max-Planck-Institut für Physik komplexer Systeme

Das MPI-PKS hat Bedarf an einer Softwarelösung für das Management der wissenschaftlichen Konferenzen sowie weiterer Institutsabläufe, insbesondere: Bewerber-Management: Wissenschaftler können sich weltweit auf ausgeschriebene Stellen am Institut bewerben. Das System generiert dabei die Online-Bewerbungsformulare und ermöglicht eine Speicherung und Weiterverarbeitung der Bewerbungsdaten und Unterlagen. Erfolgreiche Bewerbungen können direkt in einen Mitarbeiterdatensatz umgewandelt werden. (s. nächster Punkt) Beschäftigten-Management: Relevante Informationen wie z.B. Zeitraum der Beschäftigung, Büronummer, Tel.-Durchwahl und Zugehörigkeit zu einer Forschungsgruppe werden gespeichert. Für beide Bereiche gibt es umfangreiche Suchfunktionen Konferenz-Management-System: Bewerbung für die Durchführung von Workshops und für die Workshop-Teilnahme. Das System generiert die entsprechenden Online-Bewerbungsformulare und ermöglicht eine Speicherung und Weiterverarbeitung der Bewerbungsdaten. Konferenz-Ablauf-Management: Programm, Beiträge und Teilnehmerlisten können erstellt und bearbeitet werden. Mit Datenübergabe an das CMS der Homepage sowie weiteren umfangreichen Exportfunktionen. Konferenzen können in Präsenz, virtuell oder hybrid erfolgen Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, einen Auftragnehmer ("AN") zu finden, der für den Auftraggeber eine zeitgemäße und zukunftsorientierte Softwarelösung für das Management der Mitarbeiter und Konferenzen entwickelt. Diese soll die derzeit noch verwendete Lösung ersetzen.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-03-01. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-01-24.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?

Wie?

Wo?

Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2022-01-24 Auftragsbekanntmachung
2022-07-19 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2022-01-24)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Max-Planck-Institut für Physik komplexer Systeme
Postanschrift: Nöthnitzer Straße 38
Postort: Dresden
Postleitzahl: 01187
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Verwaltung
E-Mail: ausschreibung@pks.mpg.de 📧
Region: Dresden, Kreisfreie Stadt 🏙️
URL: www.pks.mpg.de 🌏
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.tender24.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-17b7810958b-2d1363ab1f6c8e18 🌏
Teilnahme-URL: www.tender24.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere Art: Einrichtung des privaten Rechts

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel:
“Software für das Konferenz- und Institutsmanagement (KIMa 2021) MPG_PKS-2021-0001”
Produkte/Dienstleistungen: Entwicklung von Datenbanksoftware 📦
Kurze Beschreibung:
“Das MPI-PKS hat Bedarf an einer Softwarelösung für das Management der wissenschaftlichen Konferenzen sowie weiterer Institutsabläufe, insbesondere:...”    Mehr anzeigen

1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Entwicklung von Datenbanksoftware 📦
Ort der Leistung: Dresden, Kreisfreie Stadt 🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Max-Planck-Institut für Physik komplexer Systeme Nöthnitzer Str. 38 01187 Dresden Deutschland”
Beschreibung der Beschaffung:
“Der Leistungsumfang setzt sich aus den folgenden Leistungsphasen zusammen: Phase 1 Konzeptionsphase für das Pflichtenheft Der Auftragnehmer soll die...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 60
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar
Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Nach Ablauf der 60 Monate ist eine Verlängerung des Servicevertrags unter Einhaltung der vergaberechtlichen Grundsätze geplant.”
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Maximale Anzahl: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Unter denjenigen Bewerbern, die alle geforderten Mindestanforderungen an die Eignung ("Ausschlusskriterien") erfüllen, wählt der Auftraggeber anhand der...”    Mehr anzeigen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Die in diesem Kapitel geforderten Angaben und Nachweise sind zwingend von jedem Unternehmen (außer einem bloßen Subunternehmer) einzureichen. Der Bewerber...”    Mehr anzeigen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Soweit nichts anderes geregelt ist, kommt es hinsichtlich der Beurteilung der unter diesem Kapitel geforderten Eignungsnachweise auf die der BG und den an...”    Mehr anzeigen
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Soweit nichts anderes geregelt ist, kommt es hinsichtlich der Beurteilung der unter diesem Kapitel geforderten Eignungsnachweise auf die der BG und den an...”    Mehr anzeigen

Verfahren
Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2022-03-01 12:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2022-03-14 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2022-09-01 📅

Ergänzende Informationen
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Elektronische Zahlung wird verwendet
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Postort: München
Postleitzahl: 80534
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 8921762411 📞
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Fax: +49 8921762847 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“"Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen,...”    Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2022/S 020-048093 (2022-01-24)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-07-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 0.01 💰
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Der Leistungsumfang setzt sich aus den folgenden Leistungsphasen zusammen: Phase 1 Konzeptionsphase für das Pflichtenheft Der Auftragnehmer soll die...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Preis

Verfahren
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2022/S 020-048093

Auftragsvergabe

1️⃣
Vertragsnummer: 1
Titel: Software für das Konferenz- und Institutsmanagement (KIMa 2021)
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-07-01 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 5
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 5
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 5
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Quintra Business Communication & Consulting GmbH
Postanschrift: Rudower Chaussee 29
Postort: Berlin
Postleitzahl: 12489
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 30/678061-0 📞
E-Mail: ausschreibung@quintra.de 📧
Fax: +49 30/678061-11 📠
Region: Berlin 🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 0.01 💰
Quelle: OJS 2022/S 140-400865 (2022-07-19)