Verkehrsraum-Informations-System (VIS)

Kurze Beschreibung

Beschaffung eines IT-Fachverfahrens, welches die Anforderungen an das Straßenbeleuchtungs- und Verkehrsleittechnikkataster (BeVIS) und Straßenzustandsmanagementsystem (ZuSy) erfüllt

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftragsgegenstand umfasst:
1.) Die Lieferung einer Standardsoftware ( dauerhafte Überlassung gegen Einmalvergütung / Kauf) in Form einer Stadtlizenz. Die Stadtlizenz steht einer unbegrenzten Nutzerzahl innerhalb der Stadtverwaltung München zur Verfügung. Sie umfasst die Lizenzen für alle erforderlichen Komponenten und Lizenztypen (Voll-, Auskunfts- und mobile Lizenz) ihres Produkts bzw. ihrer Produkte für das Straßenbeleuchtungs- und Verkehrsleittechnik-Kataster und das Straßenzustandsmanagement.
Hinweis: ESRI ArcGIS Lizenzen und AutoDesk AutoCAD Lizenzen sind bei der LHM vorhanden. Diese sind nicht durch den Auftragnehmer anzubieten.
2.) die ggf. nötigen Anpassungen an die Anforderungen der LHM gemäß den beschriebenen Anforderungen, einschließlich der Schnittstellen
3.) die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems, insbesondere:
a. die Installation und Konfiguration der Software in der Infrastruktur der LHM auf allen benötigten Umgebungen
b. die Integration in die vorhandene Systemlandschaft der LHM, serverseitig in der Infrastruktur von it@M und clientseitig in die Infrastruktur des Baureferats
c. Erstbefüllung des Systems mit Daten (z.B. Daten der Benutzerverwaltung)
d. die Inbetriebnahme der Schnittstellen wie in der Schnittstellenbeschreibung beschrieben (intern und extern)
e. Durchführung der Entwicklertests für die ggf. notwendigen Weiterentwicklungen, Begleitung der Integrations- und Systemtests inkl. Fehlerbehebung, Begleitung der Abnahmetest (Details siehe Anhang Testkonzept_VIS)
f. Durchführung von Performance- und Lasttests
g. Begleitung der Einführung (Early-Life-Support)
4.) Durchführung der Datenmigrationen
Diese Tätigkeit umfasst schwerpunktmäßig:
a. Erstellung eines Migrationskonzepts
b. Automatisierte Migration der Daten
c. Test- und Qualitätssicherung der durchgeführten Datenmigration
5.) Dokumentation
Der AN stellt dem AG folgende Dokumente zur Verfügung: Betriebshandbuch, Administratorhandbuch und Anwenderhandbuch.
6.) Konzeption, Erstellung der Schulungsunterlagen und Durchführung der Schulungen
7.) Service und Wartung
Die Serviceleistungen und Wartung für das IT-Fachverfahren, welche durch den AN gesondert vergütet werden, beginnen an dem Tag nach der Produktivsetzung der Expertenkomponente BeVIS einschließlich Echt-Datenmigration BeVIS nach Freigabe des Auftraggebers. Die Serviceleistungen und Wartung laufen vier Jahre mit der Möglichkeit einer optionalen Verlängerung um einmalig weitere vier Jahre. Die Verlängerungsoption kann, muss aber nicht in Anspruch genommen werden. Der Service und die Wartung umfassen alle lizenzierten Systemkomponenten einschließlich der in der Schnittstellenbeschreibung beschriebenen Schnittstellen.
Hinweis: Eine Fernwartung ist seitens der LHM ausgeschlossen.
8.) Unterstützungsleistungen für Weiterentwicklung und Projektmanagement bis zur vollständigen Abnahme des Systems, insbesondere Koordination der Zusammenarbeit mit der Gesamtprojektleitung der LHM
Unterstützungsleistungen für die Vertragslaufzeit nach der Abnahme (Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme): Optimierungen und Erweiterungen der Geschäftsprozesse und Anforderungen im System.
Die weiteren Unterstützungsleistungen sind für die gesamte Vertragslaufzeit, inklusive optionaler Verlängerung anzubieten.

Beschreibung der Optionen

a) Verlängerung der Systemserviceleistungen, nach Ablauf der vierjährigen Laufzeit, um einmalig weitere 4 Jahre.
b) weitere Unterstützungsleistungen im Umfang von ca. 15 Personentagen pro Jahr für die Dauer der optionalen Vertragsverlängerung für Optimierungen und Erweiterungen zur besseren Unterstützung der Geschäftsprozesse.
c) Leistungen für virtuelle Anwenderschulungen im Umfang von ca. 8 Schulungstagen über die gesamte Vertragslaufzeit.
Diese optionalen Leistungen sind vom Auftragnehmer anzubieten. Eine Abnahmeverpflichtung seitens des Auftraggebers besteht jedoch nicht.

Detaillierte Informationen und Unterlagen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen.
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Bewerberfragen:
Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis zum 10.01.2023, 12.00 Uhr über das eVergabesystem zu stellen. Die Adresse des eVergabesystems ist unter I.1) "Internet-Adresse(n) - Hauptadresse" angegeben.
Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch.
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Unterstützung des Auftraggebers:
Hier wird insbesondere auf den Abschnitt 1.12. der Bewerbungsbedingungen hingewiesen.
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Abweichung von der Regelvergabe:
Die Landeshauptstadt München (LHM), als öffentlicher Auftraggeber im Sinne des § 98 i.V.m. § 99 Nr. 1 GWB, hat gemäß des § 115 i.V.m. § 119 Abs. 2 GWB die Verfahrensart "Offenes und Nicht Offenes Verfahren" anzuwenden, es sei denn, die Vorschriften des GWB regeln etwas an-deres. Der Auftraggeber kann allerdings auf Basis des § 119 Abs. 2 GWB in Verbindung mit § 14 Abs. 2 i.V.m. § 14 Abs. 3 und 4 VgV in begründeten Ausnahmefällen Aufträge durch nachrangige Vergabeverfahren vergeben.
Die auszuschreibende Leistung basiert zwar auf einer Standardsoftware. Jedoch bestehen aufgrund der Größe der Landeshauptstadt München eine Vielzahl von spezifischen Anforderungen, die ggf. einen entsprechenden Anpassungsaufwand erfordern werden, d.h. Anpassung der bestehenden Produkte an die fachlichen Anforderungen des Auftraggebers, soweit diese nicht im "Standard" vorhanden sind.
Dies betrifft z.B. den Umstand, dass bei der LHM im Vergleich zum Standard bei anderen Kommunen mehrere Fachanwendungen zur Verwaltung der Fachdaten zum Einsatz kommen. Aus diesem Grund ist es nötig, dass spezielle Workflows für die Zusammenarbeit zwischen den Unterabteilungen und technische Schnittstellen zwischen den Fachanwendungen vorgesehen werden, die in Standardprodukten meist nicht vorhanden sind.
Des Weiteren stehen bei einigen Systemen zum Beispiel mehrstufige Workflows zur Prüfung und Freigabe von erfassten Änderungsmeldungen zu Geo- und Sachdaten standardmäßig nicht zur Verfügung. Auch die Algorithmen zur Finanzmittelprognose, basierend auf den erfassten Straßenzuständen, sind LHM-spezifisch.
Die fachlichen und technischen Anforderungen sind zwar sehr genau definiert, dennoch sind Besonderheiten zu beachten, die mit den Bietern in der Verhandlungsrunde erörtert werden müssen.
Im Weiteren ist bei dieser Beschaffung auch eine umfangreiche Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit technisch organisatorischen Maßnahmen (TOM) zwischen dem Auftraggeber und dem zukünftigen Auftragnehmer notwendig. Inhalte der Auftragsverarbeitungsvereinbarung inkl. TOM können ebenfalls vorab nicht abschließend festgelegt werden und müssen voraussichtlich mit den Bietern erörtert und verhandelt werden.
Die vorgebrachten Umstände lassen in der Konsequenz nur ein Verhandlungsverfahren lt. § 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV zu.
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Abweichung vom Grundsatz der Losbildung:
Der AG ist sich des Umstands bewusst, dass er als öffentlicher AG gem. § 97 Abs. 4 Satz 2 GWB den Beschaffungsgegenstand im Grundsatz nach Fach- und Teillosen getrennt vergeben muss. Eine Abweichung davon ist nur zulässig, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern (§ 97 Abs. 4 Satz 3 GWB).
Von der Bildung von Losen wurde bei der vorliegenden Ausschreibung abgesehen, da die weiteren Leistungen (u.a. Customizing / Anpassung auf Quellcodeebene, Inbetriebnahme von Schnittstellen, Pflegeleistungen, Herbeiführung der Betriebsbereitschaft inkl. Datenmigration, Schulungen und Unterstützungsleistungen) nur von demjenigen Unternehmen wirtschaftlich durchgeführt werden, welches auch die Software anbietet. Zudem bestehen schon aufgrund von Urheber- und Nutzungsrechten rechtliche Restriktionen seitens der Softwareanbieter, die eine Erbringung von vorgenannten Leistungen durch Dritte objektiv unmöglich machen. Eine Bildung von fachlichen oder mengenabhängigen Teillosen ist daher nicht möglich.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst abgeschlossen werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bewerber/Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) oder Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bewerber/Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).