ZV Landkreis Coburg - Scandienstleistungen - Digitalisierung, Einlagerung u. Vernichtung von Akten in Papierform

Landratsamt Coburg

Scandienstleistung

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-06-08. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-05-05.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Kahle GmbH

Wer?

• Landratsamt Coburg

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Oberfranken › Coburg, Landkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-05-05	Auftragsbekanntmachung
2022-07-20	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2022-05-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Referenznummer: 1020-0452-2022/000592
Kurze Beschreibung: Scandienstleistung
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Coburg, Landkreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landratsamt Coburg
Postanschrift: Lauterer Straße 60
Postleitzahl: 96450
Postort: Coburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.coburg.de/Vergabeseite 🌏
E-Mail: beschaffungsstelle@coburg.de 📧
URL der Dokumente: https://www.tender24.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-180410f795a-94eff33430ce42 🌏
URL der Teilnahme: http://www.tender24.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-05-05 📅
Einreichungsfrist: 2022-06-08 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-05-10 📅
Datum des Beginns: 2022-08-29 📅
Datum des Endes: 2023-08-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 090-247986
ABl. S-Ausgabe: 90
Zusätzliche Informationen
entfällt

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Akten müssen vom Auftragnehmer in selbst gestellten Transportbehältern abgeholt, befüllt u. transportiert werden. Dies hat in wöchentlichen, vom Auftraggeber festgelegten, Chargen zu erfolgen. Eil-scanns müssen gewährleistet werden können. Nach dem Scannen u. nach Freigabe durch den jeweiligen Fachbereich sind sie für 6 Monate aufzubewahren und danach zu vernichten. Die Vernichtung hat nach DIN 66399 mit mindestens nach Schutzklasse 2 und Sicherheitsstufe 4, in einigen Fällen nach Schutzklasse 2 und Sicherheitsstufe 5 zu erfolgen. Zur Einhaltung dieser Schutzklasse ist ein Nachweis bzw. Zertifikat vorzulegen.

Die erfolgreiche Vernichtung u. Entsorgung ist zertifiziert nachzuweisen. Das Scannen hat nach festgelegten Kriterien zu erfolgen. Wichtig ist, dass der Auftragnehmer in der Lage ist, die vom Auftraggeber festgelegten Metadaten je Vorgang o. Dokument zu erfassen und diese den Datensätzen in einem Excel-Dokument zuzuordnen. Darüber hinaus muss er in der Lage sein, die Metadaten des Datensatzes jeweils mit dem Dokumentennamen des Scans auszuliefern. Dokumente deren Zuordnung nicht möglich ist, sind in einer Fehlerdatei zu vermerken. Die Dateien sind zudem als sogenannte .IMP Dateien über eine verschlüsselte und datenschutzkonforme Downloadmöglichkeit bereitzustellen. Ebenso werden je Fachbereich Dokumente definiert, die im Original weiterhin aufzubewahren u. von der Vernichtung ausgeschlossen sind.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Landratsamt Coburg

Lauterer Str. 60

96450 Coburg

Deutschland

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Direktlink auf Dokument mit Eignungskriterien: (URL) https://www.tender24.de/NetServer/SelectionCriteria/54321-Tender-180410f795a-94eff33430ce42

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Direktlink auf Dokument mit Eignungskriterien: (URL) https://www.tender24.de/NetServer/SelectionCriteria/54321-Tender-180410f795a-94eff33430ce42

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Direktlink auf Dokument mit Eignungskriterien: (URL) https://www.tender24.de/NetServer/SelectionCriteria/54321-Tender-180410f795a-94eff33430ce42

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 09:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-08-22 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2022-06-08 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 09:00
Zusätzliche Informationen: entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Frau Bianca Seitz
Internetadresse: www.coburg.de/Vergabeseite 🌏
Dokumente URL: https://www.tender24.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-180410f795a-94eff33430ce42 🌏
URL der Teilnahme: www.tender24.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Wir bitten um Beachtung:

Es werden "NUR" elektronische Angebote zugelassen!

Die in der Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen genannte Adresse (Postanschrift) ist "ausschließlich" für die Zusendung von Angebotsteilen gedacht, die nicht den elektronischen Angebotsunterlagen beigefügt werden können (z B. Muster, Proben, Modelle). Diese auf dem Postweg zugesandten Angebotsteile "müssen" der Vergabestelle bis zur Angebotseröffnung vorliegen.

Die Gesamtdateigröße "ALLER" Unterlagen der Angebote/Teilnahmeanträge dürfen 300 MB nicht überschreiten.

Termin bis zu bem Bieterfragen als rechtzeitig gestellt gelten: 25.05.2022

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Mittelfranken - Vergabekammer Nordbayern
Postanschrift: Promenade 27
Postort: Ansbach
Postleitzahl: 91522
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 981/53-1277 📞
E-Mail: vergabekammer.nordbayern@reg-mfr.bayern.de 📧
Fax: +49 981/53-1837 📠
Internetadresse: http://www.regierung.mittelfranken.bayern.de/aufg_abt/abt2/abt3Sg2101.htm 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Die Vergabekammer leitet gemäß § 160 Abs. 1 GWB ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

Der Antrag ist nach § 160 GWB unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nichtinnerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat.

Weiterhin ist der Antrag unzulässig, soweit der Antragsteller Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.

Auch ist der Antrag unzulässig, soweit Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagenerkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.

Ferner ist der Antrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2022/S 090-247986 (2022-05-05)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-07-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 46995.18 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-07-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-07-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 141-404437
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 090-247986
ABl. S-Ausgabe: 141

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Leistung umfasst das einscannen u. digitalisieren von Papierakten. Ein Besichtigungstermin der Akten wird vor Ort am Landratsamt in Coburg stattfinden und ist verpflichtend wahrzunehmen. Es handelt sich hierbei voraussichtlich um 340 Ordner mit Rückenbreite 3-5 cm, 570 Ordner mit Rückenbreite 5 cm, 510 Ordner mit Rückenbreite 7-8 cm, 100 Hängemappen, 120 Hängehefter u. 4300 Pendelhefter aus ingesamt 5 Fach-/Aufgabenbereichen. Hinzu kommen ca. 300 Bebauungspläne mit Legende für den Fachbereich Bauwesen mit unterschiedlichen Formaten. Nach Zuschlag erfolgt eine Pilotphase, in welcher eine bestimmte Anzahl an Akten in Papierformen zum testweisen einscannen übergeben wird. Die Akten müssen vom Auftragnehmer in selbst gestellten Transportbehältern abgeholt, befüllt u. transportiert werden. Dies hat in wöchentlichen, vom Auftraggeber festgelegten, Chargen zu erfolgen. Eil-scanns müssen gewährleistet werden können. Nach dem Scannen u. nach Freigabe durch den jeweiligen Fachbereich sind sie für 6 Monate aufzubewahren und danach zu vernichten. Die Vernichtung hat nach DIN 66399 mit mindestens nach Schutzklasse 2 und Sicherheitsstufe 4, in einigen Fällen nach Schutzklasse 2 und Sicherheitsstufe 5 zu erfolgen. Zur Einhaltung dieser Schutzklasse ist ein Nachweis bzw. Zertifikat vorzulegen. Die erfolgreiche Vernichtung u. Entsorgung ist zertifiziert nachzuweisen. Das Scannen hat nach festgelegten Kriterien zu erfolgen. Wichtig ist, dass der Auftragnehmer in der Lage ist, die vom Auftraggeber festgelegten Metadaten je Vorgang o. Dokument zu erfassen und diese den Datensätzen in einem Excel-Dokument zuzuordnen. Darüber hinaus muss er in der Lage sein, die Metadaten des Datensatzes jeweils mit dem Dokumentennamen des Scans auszuliefern. Dokumente deren Zuordnung nicht möglich ist, sind in einer Fehlerdatei zu vermerken. Die Dateien sind zudem als sogenannte .IMP Dateien über eine verschlüsselte und datenschutzkonforme Downloadmöglichkeit bereitzustellen. Ebenso werden je Fachbereich Dokumente definiert, die im Original weiterhin aufzubewahren u. von der Vernichtung ausgeschlossen sind.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-07-19 📅
Name: Kahle GmbH
Postanschrift: Adam-Kraft-Str. 3
Postort: Nürnberg
Postleitzahl: 90419
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: ck@kahle-repro.de 📧
Land: Nürnberg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 46995.18 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 6

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Adresse des Käuferprofils: www.coburg.de/Vergabeseite 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit

-der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftrag eben nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,

-Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

-Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

-mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nummer 2 GWB.

§ 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter/Bewerber, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die Betroffenen Bieter ergangen ist.

Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst 10 Kalendertagen nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über das E-Vergabe-Portal) der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter/Bewerber kommt es nicht an.

Gemäß § 135 Abs. 2 Satz 1 GWB kann die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der Betroffenen Bieter/Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Quelle: OJS 2022/S 141-404437 (2022-07-20)

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