377 Medienservice für die NRW.BANK

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist eine Rahmenvereinbarung über die Belieferung der NRW.BANK mit Büchern, Ergänzungswerken und Ergänzungslieferungen, Zeitschriften, Zeitungen, E-Books, E-Journals und E-Paper, Datenbanken, CD-ROMS, DVDs sowie Einzelartikeln / Kapiteln aus diesen Medien (Document Delivery Service) einschließlich Nebenleistungen.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Ausschreibung ist eine Rahmenvereinbarung über die Belieferung der NRW.BANK mit Büchern, Ergänzungswerken und Ergänzungslieferungen, Zeitschriften, Zeitungen, E-Books, E-Journals und E-Paper, Datenbanken, CD-ROMS, DVDs sowie Einzelartikeln / Kapiteln aus diesen Medien (Document Delivery Service) einschließlich Nebenleistungen.
Für die Abwicklung der Belieferung ist ein webbasiertes Bestellsystem zur Verfügung zu stellen, welches eine treffsichere Mediensuche über sämtliche darin befindlichen Kataloge (ohne den bei der NRW.BANK vorhandenen Bestand) und eine gesonderte Mediensuche im Bestand der NRW.BANK (Altbestand der NRW.BANK) ermöglicht und fortlaufend aktualisiert wird. Das Bestellsystem muss von bis zu 60 Usern der NRW.BANK gleichzeitig genutzt werden können.
Darüber hinaus hat die Auftragnehmerin die NRW.BANK bei der Recherche, der Auswahl, der Bestellung und der Lieferung von Medien zu beraten und zu unterstützen, und zwar insbesondere im Hinblick auf Beschaffungen, die das Bestellsystem nicht als sofort verfügbar ausweist.
Die von der der NRW.BANK gebuchten Abonnements sind vom bisherigen Dienstleister zu übernehmen, ohne dass es auf Seiten der NRW.BANK zu Lieferausfällen, Verspätungen oder Mehrkosten kommt. Damit einhergehend ist der bei der NRW.BANK bereits vorhandene Medienbestand ist in das Bestellsystem aufzunehmen.
Die Rahmenvereinbarung wird mit einem Unternehmen geschlossen und hat eine Höchstlaufzeit von bis zu sechs Jahren. Die Überschreitung der gesetzlich vorgegebenen Regellaufzeit begründet sich mit dem Aufwand, der durch die Übernahme der laufenden Abonnements und die Einrichtung des Bestellsystems zu Vertragsbeginn entsteht.
Eine Mindestabnahmeverpflichtung der NRW.BANK besteht nicht. Das in Aussicht genommene Auftragsvolumen beträgt jährlich 130.000 EUR netto (einschließlich Nebenleistungen). Für die maximale Gesamtlaufzeit der Rahmenvereinbarung wird eine verbindliche Höchstabnahmegrenze von jährlich 170.000 EUR netto (einschließlich Nebenleistungen) festgelegt.
Im Schnitt der Jahre 2020 und 2021 hat die NRW.BANK pro Jahr rund 157 Bücher im Wert von rund 8.500 EUR brutto, rund 62 Fortsetzungs-Lieferungen im Abo (z. B. Ergänzungswerke, Loseblattsammlungen) im Wert von rund 20.000 EUR brutto, rund 128 Zeitschriftenabonnements (weit überwiegend im Bestand) im Wert von rund 64.000 EUR brutto und rund 52 Onlineabonnements im Wert von rund 51.000 EUR brutto.
Die NRW.BANK ist nicht dazu verpflichtet, Aufträge im Sinne dieser Rahmenvereinbarung unter der Rahmenvereinbarung zu vergeben (vgl. Erwägungsgrund Nr. 61 der Richtlinie 2014/24/EU).

Zusätzliche Informationen

Es wird darauf hingewiesen, dass die Medien-Bestandslisten der NRW.BANK erst nach dem Abschluss des Teilnahmewettbewerbs im Angebotsverfahren zur Verfügung gestellt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Soweit ihr Beruf erlaubnispflichtig ist, müssen Bewerber müssen je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem sie niedergelassen sind, entweder die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister dieses Staats nachweisen oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachweisen (bei Bewerbergemeinschaften vorzulegen für jedes Mitglied). Für die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs- oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG (ABl. L 94 vom 28.3.2014, S. 65) aufgeführt.
Der Nachweis der Erlaubnis muss im Rahmen des Teilnahmeantrages als Scan der Originalurkunde oder Datei vorgelegt werden. § 50 VgV bleibt unberührt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Bewerber sowie Mitglieder von Bewerbergemeinschaften müssen eine Erklärung über den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags für die letzten drei Geschäftsjahre vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung abgeben, sofern entsprechende Angaben gemäß § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV verfügbar sind.
Die Erklärung muss im Rahmen des Teilnahmeantrages durch Eigenerklärung auf dem Vordruck 03 erfolgen. Bei Bewerbergemeinschaften ist der Vordruck 03 für jedes Mitglied gesondert vorzulegen. § 50 VgV bleibt unberührt.

Der Umsatz des Bewerbers bzw. aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags muss in den letzten drei Geschäftsjahren vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung jeweils pro Geschäftsjahr mindestens 400.000 Euro betragen haben. Tätigkeit des Auftrages ist die Belieferung von Kunden mit Büchern, Ergänzungswerken und Ergänzungslieferungen, Zeitschriften, Zeitungen, E-Books, E-Journals und E-Paper, Datenbanken, CD-ROMS, DVDs sowie Einzelartikeln / Kapiteln aus diesen Medien (Document Delivery Service) einschließlich Nebenleistungen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Erforderlich ist die Angabe von geeigneten Referenzen der Bewerber / Mitglieder der Bewerbergemeinschaft über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens drei Jahren vor Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung (nachfolgend: Referenzzeitraum) erbrachten wesentlichen Leistungen mit Angabe des Erbringungszeitraumes sowie des Empfängers (Referenzkunde mit bezeichnetem Ansprechpartner sowie dessen Telefonnummer oder E-Mail-Anschrift). Anonymisierte Angaben sind nicht zulässig.
Die Angabe muss im Rahmen des Teilnahmeantrages durch Eigenerklärung auf dem Vordruck 03 erfolgen. Bei Bewerbergemeinschaften ist der Vordruck 03 für jedes Mitglied gesondert vorzulegen. Soweit ein Bewerber bzw. eine Bewerbergemeinschaft mehr Referenzen angeben will als der Vordruck hierfür Felder vorsieht, kann der Vordruck vervielfältigt eingereicht werden. § 50 VgV bleibt unberührt.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Nachzuweisen sind mindestens drei geeignete Referenzen des Bewerbers / der Bewerbergemeinschaft. Angegebene Referenzen werden nur dann als geeignet anerkannt, wenn sie anhand der Eigenerklärung(en) auf dem Vordruck 03 jeweils sämtlich nachfolgende Merkmale aufweisen:
(1.) Regelmäßige Belieferung eines Referenzkunden mit mindestens vier der im Folgenden genannten Medienarten:
a. Bücher,
b. Ergänzungswerke oder Ergänzungslieferungen,
c. Zeitschriften,
d. Zeitungen,
e. E-Books,
f. E-Journals oder E-Paper,
g. Datenbanken,
h. CD-ROMS oder DVDs sowie
i. Einzelartikeln / Kapiteln aus diesen Medien (Document Delivery Service)
(2.) Auftragsabwicklung mit Hilfe eines webbasierten Bestellsystems mit elektronischer Katalogsuche und Bestellabwicklung, das von mindestens 10 Unsern des Referenzkunden gleichzeitig genutzt werden kann
(3.) Über eine Laufzeit von mindestens 6 abgeschlossenen Leistungsmonaten im angegebenen Referenzzeitraum

Bedingungen für die Vertragserfüllung

a) Zum Nachweis, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, ist von jedem Bewerber / Mitglied einer Bewerbergemeinschaft die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB gemäß Vordruck 04 und die Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG) gemäß Vordruck 04a abzugeben.
b) Zum Nachweis dessen, dass keine Sanktionstatbestände vorliegen, ist von jedem Bewerber / Mitglied einer Bewerbergemeinschaft die Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 gemäß Vordruck 04b abzugeben.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Die Auftragnehmerin wird bestehende Abonnements übernehmen und hierzu ggf. in bestehende Lieferverpflichtungen eintreten. Vor diesem Hintergrund könnten erhöhte Initialkosten bzw. Investitionen erforderlich werden, die sich ggf. nur mit einer längeren Laufzeit rechtfertigen lassen.

I. Die NRW.BANK verfährt nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV) in jeweils aktueller Fassung. Im Falle von Abweichungen / Widersprüchen der Vergabeunterlagen zu diesem Verfahrensrecht sind ausschließlich die gesetzlichen Verfahrensregelungen maßgeblich. Die Vergabeunterlagen sind im Zweifel im Sinne der gesetzlichen Regelungen auszulegen.
II. Die Bewerbungsbedingungen enthalten insoweit arbeitserleichternde Hinweise und ausgestaltende Vorgaben, erheben aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Diese Hinweise und Vorgaben vermögen die genaue Kenntnisnahme der geltenden Verfahrensvorschriften nicht zu ersetzen.
III. Im Falle von Abweichungen / Widersprüchen der Auftragsbekanntmachung zu den Bewerbungsbedingungen ist ausschließlich die Auftragsbekanntmachung in letzter Fassung maßgeblich.
IV. Jeder Bewerber / Bieter ist verpflichtet, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse in dem von ihm eingereichten Teilnahmeantrag / Angebot kenntlich zu machen. Es ist unzulässig, den Teilnahmeantrag / das Angebot ohne nähere Begründung insgesamt für geheimhaltungsbedürftig zu erklären.
V. Mit jedem Teilnahmeantrag zwingend vorzulegende Unterlagen:
Vordruck 01 Teilnahmevordruck
Vordruck 03 Eigenerklärung zur Eignung*
Vordruck 04 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen*
Vordruck 04a Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG*
Vordruck 04b Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022*
Vordruck 06 Verantwortlicher Ansprechpartner*
Nachweis der erlaubten Berufsausübung*
Handelsregisterauszug*
VI. Nur vorzulegen, soweit für den Teilnahmeantrag relevant
Vordruck 02 Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung
Vordruck 05 Erklärung Unteraufträge/Eignungsleihe**
Vordruck 05a Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer/Eignungsleiher**
Vordruck 04 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen für Nachunternehmer**
Vordruck 04a Eigenerklärung § 19 Abs. 3 MiLoG des Nachunternehmers**
Nachweis der erlaubten Berufsausübung*/**
Handelsregisterauszug des Nachunternehmers**
* Bei Bietergemeinschaften vorzulegen für jedes Mitglied.
** Bei mehreren Nachunternehmern vorzulegen für jeden Nachunternehmer.
VII. Mit jedem Angebot zwingend vorzulegende Unterlagen
1 Vordruck 07 Angebot
2 Vordruck 08 Preisblatt
3 Vordruck 09 Bestellsystem
3 Vordruck 10 Serviceleistungen
VIII. Für die erforderlichen Preisangaben ist der Vordruck 08 (= Preisblatt) zu verwenden. Alle abgefragten Werte und Preise sind einheitlich wie abgefragt mit zwei Nachkommastellen (kaufmännisch gerundet) anzugeben. Die angegebenen Mengen dienen allein der einheitlichen Angebotskalkulation. Alle Preise sind in Vordruck 08 wie abgefragt in Euro anzugeben.
IX. Zur Beurteilung der qualitativen Zuschlagskriterien ist jeweils ein Konzept zu erstellen. Dafür sind der Vordruck 09: Bestellsystem und der Vordruck 10: Serviceleistungen zu verwenden. Angaben außerhalb dieser Vordrucke bleiben bei der Qualitätswertung außer Betracht. Die Vordrucke 09 und 10 dürfen ausgefüllt jeweils bis zu 10 DIN-A4-Seiten umfassen (jeweils Schriftgröße und Zeilenabstand wie vorgegeben oder vergleichbar; Skizzen sind zulässig). Bei Überschreitungen der jeweiligen Seitenvorgaben werden ausschließlich die Inhalte der jeweils ersten 10 Seiten bewertet. Deckblätter, Zwischenblätter etc. der jeweiligen Konzepte werden auf die Konzeptseiten angerechnet. In jedem Konzept werden zu den nachfolgend (mit Gewichtung bezogen auf den angegebenen Gesamt-Gewichtungsanteil) angegebenen Unterkriterien jeweils schlüssige, konkrete und verbindliche Leistungszusagen für den ausgeschrieben Auftrag unter Berücksichtigung der folgenden Konkretisierungen erwartet:
Zuschlagskriterium 2: Bestellsystem (40 %)
- Usability (5 % = 5 Punkte)
- Suchfunktionen (15 % = 15 Punkte)
- Anzeigefunktionen (15 % = 15 Punkte)
- Konfiguartionsmöglichkeiten (5 % = 5 Punkte)
Zuschlagskriterium 3: Serviceleistungen (30 %)
- Beratungs- und Unterstützungsangebot (10 % = 10 Punkte)
- eBook-Service (10 % = 10 Punkte)
- Beschaffungsservice (10 % = 10 Punkte)
X. Die Anforderungen, worauf es der NRW.BANK zu jedem Unterkriterium ankommt, werden wie folgt präzisiert:
- Usability: Erwartet wird eine konkrete, schlüssige und verbindliche Beschreibung der Usability des angebotsgegenständlichen Bestellsystems. Der NRW.BANK kommt es darauf an, dass ihre User mit möglichst wenigen Klicks zum Gesuchten finden.
- Suchfunktionen: Erwartet wird eine konkrete, schlüssige und verbindliche Beschreibung der Suchfunktionen des angebotsgegenständlichen Bestellsystems. Der NRW.BANK kommt es darauf an, dass die Eingabe eines Suchbegriffs und idealerweise nur eines Begriffsbestandteils zur Suche in allen im System hinterlegten Katalogen führt.
- Anzeigefunktionen: Erwartet wird eine konkrete, schlüssige und verbindliche Beschreibung der Anzeigefunktionen des angebotsgegenständlichen Bestellsystems. Der NRW.BANK kommt es darauf an, dass die Anzeigefunktionen möglichst viele Informationen zu den angezeigten Medien gibt (z. B. Abbildung von eBooks, gekündigte Titel).
- Konfiguartionsmöglichkeiten: Erwartet wird eine konkrete, schlüssige und verbindliche Beschreibung der Konfiguartionsmöglichkeiten des angebotsgegenständlichen Bestellsystems. Der NRW.BANK kommt es darauf an, dass das System ihr möglichst umfassende eigene Konfigurationsmöglichkeiten eröffnet, die sie ohne Mitwirkung der Auftragnehmerin nutzen kann.
- Beratungs- und Unterstützungsangebot: Erwartet wird eine konkrete, schlüssige und verbindliche Beschreibung des Beratungs- und Unterstützungsangebotes der Auftragnehmerin bei der Durchführung der Rahmenvereinbarung. Der NRW.BANK kommt es darauf an, dass sie bei der Recherche, der Auswahl, der Bestellung und der Lieferung von Medien umfassend unterstützt wird, und zwar insbesondere im Hinblick auf folgende Punkte: Bestellung von verfügbaren Medien; Anfragen zu Ansichtslieferungen (z.B. Ankauf, Rückgabe) und Leseproben, Umstellung, Erneuerung und Kündigung von Abonnements; Lieferzeiten, Expressversand und Botenservice; Austausch und Erneuerung nicht mehr aktueller Medien; Buchbindeservice, fachgerechte Reparaturen von Medienbeständen; Bearbeitung von Mängelrügen; Anfragen zu Datenbanken zu Rechts-, Wirtschafts- und Steuerthemen; Anfragen zu der Anwendung des Bestellsystems und der Pflege und Verwaltung der darin von der NRW.BANK hinterlegten oder hinterlegbaren Daten; Anfragen zur Rechnungstellung und zum Reporting; Bereitstellung einer tagesaktuellen Excel-Tabelle (oder vergleichbar) über den jeweils vorhandenen Bestand an Medien der NRW.BANK.
- eBook-Service: Erwartet wird eine konkrete, schlüssige und verbindliche Beschreibung des eBook-Service der Auftragnehmerin bei der Durchführung der Rahmenvereinbarung. Der NRW.BANK kommt es darauf an, dass ein qualitativ wie quantitativ umfassendes Angebot an eBooks besteht (z. B. befristete Leserechte, Serviceumfang im Hinblick auf eBooks).
- Beschaffungsservice: Erwartet wird eine konkrete, schlüssige und verbindliche Beschreibung des Beschaffungsservices der Auftragnehmerin bei der Durchführung der Rahmenvereinbarung. Der NRW.BANK kommt es darauf an, dass sie auch bei Beschaffungen von Medien, die nicht über den Buchhandel laufen , kurzfristig und umfassend unterstützt wird.
Bekanntmachungs-ID: CXPNYH5DK3Q

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen
§ 160
Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.