584 - Einführung einer neuen Software für das eArchiv der NRW.BANK

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung einer neuen Software für das eArchiv der NRW.BANK einschließlich Lizenzen für 1.000 Named User, Implementierung, Customizing, Migration, Pflege und Support. Hauptgegenstand bilden Dienstleistungen in Verbindung mit Software. Die NRW.BANK hat die Option, die in Absatz 1 angegebene Lizenzmenge jeweils um Lizenzen für 50 weitere Named User zu erhöhen. Sie kann diese Option während der Vertragslaufzeit bis zu acht Mal jederzeit durch einseitige Erklärung gegenüber der Auftragnehmerin ausüben. Die EVB-IT System-AGB und - soweit relevant - EVB-IT Überlassung-AGB (Typ A) bei Kauf / EVB-IT Überlassung-AGB (Typ B) bei Miete gelten ergänzend. Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung und hat eine Laufzeit bis von 5 Jahren. Diese Laufzeit verlängert sich jeweils automatisch um ein weiteres Jahr, soweit er nicht jeweils sechs Monate vor dem jeweiligen Ablauf von der NRW.BANK schriftlich gekündigt wird, höchstens aber auf insgesamt 8 Jahre ab Vertragsbeginn (Höchstlaufzeit).

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung einer neuen Software für das eArchiv der NRW.BANK einschließlich Lizenzen für 1.000 Named User, Implementierung, Customizing, Migration, Pflege und Support. Hauptgegenstand bilden Dienstleistungen in Verbindung mit Software. Die NRW.BANK hat die Option, die in Absatz 1 angegebene Lizenzmenge jeweils um Lizenzen für 50 weitere Named User zu erhöhen. Sie kann diese Option während der Vertragslaufzeit bis zu acht Mal jederzeit durch einseitige Erklärung gegenüber der Auftragnehmerin ausüben. Die EVB-IT System-AGB und - soweit relevant - EVB-IT Überlassung-AGB (Typ A) bei Kauf / EVB-IT Überlassung-AGB (Typ B) bei Miete gelten ergänzend. Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung und hat eine Laufzeit bis von 5 Jahren. Diese Laufzeit verlängert sich jeweils automatisch um ein weiteres Jahr, soweit er nicht jeweils sechs Monate vor dem jeweiligen Ablauf von der NRW.BANK schriftlich gekündigt wird, höchstens aber auf insgesamt 8 Jahre ab Vertragsbeginn (Höchstlaufzeit).

Zusätzliche Informationen

1. Bestandteile dieses Vertrages sind in der folgenden Reihen- und Rangfolge: a) der Text dieses Vertrages b) Anlage 01: Antworten und Klarstellungen der NRW.BANK auf Bieterfragen c) Anlage 02: Leistungsbeschreibung d) Anlage 03: Preisblatt (= Vordruck 08) e) Anlage 04: - soweit relevant - Bewerber-/ Bietergemeinschaftserklärung (= Vordruck 02) f) Anlage 05: - soweit relevant - Erklärung Unteraufträge/ Eignungsleihe (= Vordruck 05) g) Anlage 06: - soweit relevant - Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer/ Eignungsleiher (= Vordruck 05a) h) Anlage 07: Verantwortlicher Ansprechpartner (= Vordruck 06) i) Anlage 08: Muster "Verpflichtungserklärung Datenschutz" j) Anlage 09: Muster "Verpflichtungserklärung Compliance/ Insidervorschriften" k) Anlage 10: Steuerabzug bei beschränkt Steuerpflichtigen gemäß § 50a EstG l) Anlage 11: Bedingungen für den Fremdfirmeneinsatz m) Anlage 12: Erklärung zur Tax Compliance n) Anlage 13: Anforderungsliste der Auftragnehmerin (= Vordruck 09) o) Anlage 14: Beschreibender Teil der Auftragnehmerin (= Vordruck 10) p) Anlage 15: EVB-IT System-AGB q) Anlage 16: - soweit relevant - EVB-IT Überlassung-AGB (Typ A) bei Kauf / EVB-IT Überlas-sung-AGB (Typ B) bei Miete r) Anlage 17: Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen, Teil B (VOL/B) s) Anlage 18: Besondere Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen zur Einhaltung des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen (BVB - Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen) 2. Allgemeine Lizenzbedingungen der Auftragnehmerin finden ergänzend Anwendung, soweit sie nicht im Widerspruch zu den Regelungen dieses Vertrages und seiner Bestandteile stehen. Im Weiteren treten sie gegenüber den Regelungen dieses Vertrages und seiner Bestandteile zurück. 3. Weitere einschlägige CPV-Codes: 48311000-1 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket; 48100000-9 Branchenspezifisches Softwarepaket

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

a) Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung: Soweit ihr Beruf erlaubnispflichtig ist, müssen Bewerber je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem sie niedergelassen sind, entweder die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister dieses Staats nachweisen oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachweisen (bei Bewerbergemeinschaften vorzulegen für jedes Mitglied). Für die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs- oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG (ABl. L 94 vom 28. März 2014, S. 65) aufgeführt. Der Nachweis der erlaubten Berufsausübung muss im Rahmen des Teilnahmeantrages als Scan der Originalurkunde oder Datei vorgelegt werden. § 50 VgV bleibt unberührt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags: Bewerber müssen eine Erklärung über den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags für die letzten drei Geschäftsjahre vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung abgeben, sofern entsprechende Angaben gemäß § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV verfügbar sind. Die Erklärung muss im Rahmen des Teilnahmeantrages durch Eigenerklärung auf dem Vordruck 03 erfolgen. Bei Bewerbergemeinschaften ist der Vordruck 03 zusammenfassend für die Bewerbergemeinschaft insgesamt vorzulegen. § 50 VgV bleibt unberührt. Bitte beachten Sie, dass die Geschäftsjahre, für die Sie Umsätze angeben, jeweils abgeschlossen sein müssen. Ihr laufendes Geschäftsjahr zählt nicht zu den letzten drei Geschäftsjahren. Mindestbedingung: Der Umsatz des Bewerbers in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Lieferung, Implementierung und Pflege eines elektronischen Archivsystems) muss in den letzten drei Geschäftsjahren vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung jeweils pro Geschäftsjahr mindestens 1,0 Mio. Euro betragen haben.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenzen: Erforderlich ist die Angabe von geeigneten Referenzen der über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der im Zeitraum vom 15.11.2018 bis zum 15.11.2023 erbrachten wesentlichen Leistungen mit Angabe des Erbringungszeitraumes sowie des Empfängers (Referenzkunde mit bezeichnetem Ansprechpartner sowie dessen Telefonnummer oder E-Mail-Anschrift). Anonymisierte und / oder unvollständige Angaben zum Referenzempfänger sind nicht zulässig. Die Erfüllung der Mindestbedingungen muss anhand der Referenzangaben erkennbar sein; die Angaben bedürfen daher einer ausführlichen Erläuterung. Ein bloßes "Ja" stellt keine ausführliche Erläuterung im vorstehenden Sinne dar. Es müssen alle zu den Referenzen abgefragten Angaben in den Vordruck eingetragen werden. Nicht vollständige Referenzangaben zu einer Referenz werden nicht berücksichtigt. Nachforderungen, die unvollständige oder unerfüllte Angaben zu einer Referenz betreffen würden, finden nicht statt. Die Angabe muss im Rahmen des Teilnahmeantrages durch Eigenerklärung auf dem Vordruck 03 erfolgen. Bei Bewerbergemeinschaften ist der Vordruck 03 zusammenfassend für die Bewerbergemeinschaft insgesamt vorzulegen. Soweit ein Bewerber bzw. eine Bewerbergemeinschaft mehr Referenzen angeben will als der Vordruck 03 hierfür Felder vorsieht, kann der Vordruck 03 vervielfältigt eingereicht werden (mit dann fortlaufender Nummerierung der Referenzen). § 50 VgV bleibt unberührt. Mindestbedingungen Nachzuweisen sind mindestens drei geeignete Referenzen des Bewerbers. Angegebene Referenzen werden nur dann als geeignet anerkannt, wenn sie anhand der Eigenerklärung(en) auf dem Vordruck 03 jeweils sämtlich nachfolgende Merkmale kumulativ aufweisen: - Lieferung, Implementierung und Pflege eines elektronischen Archivsystems - Migration des Altdatenbestandes in ein neues System - auf der Grundlage einer bereits entwickelten, am Markt existierenden Standardsoftware - zur Verwendung für mindestens 800 aktive Nutzer des Referenzkunden - einschließlich o Go-live, o Pflege und o Support - für mindestens 12 abgeschlossene Leistungsmonate - im Zeitraum vom 15.11.2018 bis zum 15.11.2023

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl: Bewerber müssen eine Erklärung abgeben, aus der ihre durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl (Vollzeitäquivalente) in den letzten drei Jahren ersichtlich ist. Die Erklärung muss im Rahmen des Teilnahmeantrages durch Eigenerklärung auf dem Vordruck 03 erfolgen. Bei Bewerbergemeinschaften ist der Vordruck 03 für jedes Mitglied gesondert vorzulegen. § 50 VgV bleibt unberührt. Bitte beachten Sie, dass die Geschäftsjahre, für die Sie Umsätze angeben, jeweils abgeschlossen sein müssen. Ihr laufendes Geschäftsjahr zählt nicht zu den letzten drei Geschäftsjahren. Mindestbedingungen Die Beschäftigtenzahl des Bewerbers muss in den letzten drei Geschäftsjahren vor Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung jeweils mindestens 50 Vollzeitäquivalente p.a. betragen haben.

Bekanntmachungs-ID: CXPNYH5DJ1Z


1. Zum Nachweis, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, ist von jedem Bewerber / Mitglied einer Bewerbergemeinschaft die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB gemäß Vordruck 04 und die Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG) gemäß Vordruck 04a abzugeben. 2. Zum Nachweis dessen, dass keine Sanktionstatbestände vorliegen, ist von jedem Bewerber / Mitglied einer Bewerbergemeinschaft die Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 gemäß Vordruck 04b abzugeben. 3. Mit jedem Teilnahmeantrag zwingend vorzulegende Unterlagen: a) Vordruck 01 Teilnahmevordruck b) Vordruck 03 Eigenerklärung zur Eignung c) Vordruck 03a Beschreibung der Referenzen zwecks Bewerberauswahl d) Vordruck 04 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 134 GWB e) Vordruck 04a Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG f) Vordruck 04b Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 - sofern nicht in Erklärung des federführenden Mitglieds miterfasst -(für jedes Mitglied) g) Vordruck 06 Verantwortlicher Ansprechpartner h) Handelsregisterauszug i) Soweit relevant: Nachweis der erlaubten Berufsausübung 4. Zusätzlich vorzulegende Unterlagen bei Bietergemeinschaften: a) Vordruck 02 Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung b) Vordruck 04 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 134 GWB für jedes Mitglied c) Vordruck 04a Eigenerklärung § 19 Abs. 3 MiLoG für jedes Mitglied d) Vordruck 04b Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 - sofern nicht in Erklärung des federführenden Mitglieds miterfasst -(für jedes Mitglied) e) Handelsregisterauszug für jedes Mitglied f) Soweit relevant: Nachweis der erlaubten Berufsausübung 5. Zusätzlich mit dem Teilnahmeantrag vorzulegende Unterlagen beim Einsatz von Nachunternehmern: a) Vordruck 05 Erklärung Unteraufträge/Eignungsleihe b) Vordruck 05a Verpflichtungserklärung für jeden Unterauftragnehmer / Eignungsleiher c) Vordruck 04 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 134 GWB für jeden Nachunternehmer / Eignungsleiher d) Vordruck 04a Eigenerklärung § 19 Abs. 3 MiLoG für jeden Nachunternehmer / Eignungsleiher e) Vordruck 04b Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 - sofern nicht in Erklärung des federführenden Mitglieds miterfasst -(für jedes Mitglied) f) Handelsregisterauszug für jeden Nachunternehmer g) Soweit relevant: Nachweis der erlaubten Berufsausübung 6. Mit jedem Erstangebot zwingend vorzulegende Unterlagen: a) Vordruck 07 Angebotsvordruck b) Vordruck 08 Preisblatt c) Vordruck 09: Anforderungsliste d) Vordruck 10: Beschreibender Teil 7. Zusätzlich mit dem Erstangebot vorzulegende Unterlagen bei Verhandlungsbedarf: a) Vordruck 11 Verhandlungsbedarf des Bieters 8. Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber: a) Es werden mindestens drei und höchstens fünf Bewerber zur Erstangebotsabgabe aufgefordert, sofern genügend geeignete Bewerber zur Verfügung stehen. b) Die vom Auftraggeber vorgesehenen objektiven und nichtdiskriminierenden Eignungskriterien für die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber lauten: Referenzen. c) Jede auf dem Vordruck 03 angegebene Referenz, die die vorgegebenen Mindestbedingungen erfüllt, wird anhand Ihrer Referenzerläuterungen auf dem Vordruck 03a nach ihrer Vergleichbarkeit mit dem vorliegend ausgeschrieben Auftrag einzeln bewertet. Soweit ein Bewerber bzw. eine Bewerbergemeinschaft mehr Referenzen erläutern will als der Vordruck 03a hierfür Felder vorsieht, kann der Vordruck 03a vervielfältigt eingereicht werden (mit dann fortlaufender Nummerierung der Referenzen). Die Vergleichbarkeit bemisst sich anhand der angegebenen Referenzen im Hinblick auf folgenden drei Unterkriterien (Angabe jeweils mit Gewichtung): - Customizing: 40 % - Migration: 30 % - Banken- und Finanzsektor 30 % Die insoweit bestehenden Anforderungen werden für jedes Unterkriterium jeweils wie folgt präzisiert: - Customizing: Einführung einer elektronischen Akte bzw. eines vergleichbaren Archiv-Systems mit umfänglich durchgeführtem Customizing. Je umfassender das Customizing der jeweiligen Referenz ist, desto besser wird eine Referenz bewertet; Migration des Altdatenbestandes mit umfänglichen Volumen, je höher das Volumen, desto besser wird die Referenz bewertet; - Migration: Migration von SAP-Archivierungsdaten (SAP Archivelink) in ein neues Archivsystem, je höher das Volumen, desto besser wird die Referenz bewertet ; - Banken- und Finanzsektor: Referenzen betreffen Banken- bzw. Finanzsektor (Versicherungen, Fintechs etc.). Je umfassender die Referenzen im Banken.- und Finanzsektor sind, desto besser wird eine Referenz bewertet. Alle angegebenen Referenzen werden für jedes Unterkriterium jeweils einzeln anhand der folgenden Methode bewertet, wobei die Bewertung als solche und in Relation zu den Referenzangaben der Mitbewerber erfolgt: - 4 Punkte: Sehr gute Erfüllung der dargelegten Anforderungen - 3 Punkte: Gute Erfüllung der dargelegten Anforderungen - 2 Punkte: Befriedigende Erfüllung der dargelegten Anforderungen - 1 Punkt: Ausreichende Erfüllung der dargelegten Anforderungen - 0 Punkte: Nicht ausreichende Erfüllung der dargelegten Anforderungen Die pro Unterkriterium erreichten Punkte werden für jede Referenz unter Berücksichtigung der vorgegebenen Gewichtung addiert; die Summe entsprechend der vorgegebenen Gewichtung gewichtet. Bei der Bewerberauswahl berücksichtigt werden jeweils nur die drei Referenzen mit den in Summe jeweils höchsten erreichten Punktzahlen. Die Punktzahlen dieser drei Referenzen werden zu einer Gesamtsumme addiert. Anhand der sich ergebenden Summen wird eine Bewerberrangfolge gebildet. Die Bewerber auf den Rängen 1 bis 3 werden zur Angebotsabgabe aufgefordert, sofern nicht (sonstige) Gründe des Vergaberechts entgegenstehen. Sind die Bewerber auf den Rängen 3 und 4 punktgleich, erhält auch der Bewerber auf Rang 4 eine Aufforderung zur Angebotsabgabe, sofern nicht (sonstige) Gründe des Vergaberechts entgegenstehen. Entsprechendes gilt im Hinblick auf Rang 5. Sind auch die Ränge 6 usw. punktgleich mit Rang 3, werden ebenfalls (nur) die Bewerber auf den ersten 5 Rängen berücksichtigt; in diesem Falle entscheidet unter den betroffenen punktgleichen Bewerbern das Los.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) § 160 Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.