Erbringung von Dienstleistungen zur Übernahme, Aufbewahrung und Kassation von Geschäftsunterlagen der BvS Bundesanstalt für vereinigungsbedingte Sonderaufgaben und der BVVG Bodenverwertungs- und -verwaltungs GmbH sowie des damit verbundenen Informationsservice ab 2023 ff.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-03-22.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-02-15.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Archivdienstleistungen 2023 ff.
VG-6.9.5-90
Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen der allgemeinen öffentlichen Verwaltung📦
Kurze Beschreibung:
“Erbringung von Dienstleistungen zur Übernahme, Aufbewahrung und Kassation von Geschäftsunterlagen der BvS Bundesanstalt für vereinigungsbedingte...”
Kurze Beschreibung
Erbringung von Dienstleistungen zur Übernahme, Aufbewahrung und Kassation von Geschäftsunterlagen der BvS Bundesanstalt für vereinigungsbedingte Sonderaufgaben und der BVVG Bodenverwertungs- und -verwaltungs GmbH sowie des damit verbundenen Informationsservice ab 2023 ff.
Ausgeschrieben wird ein Rahmenvertrag über die Verwaltung von Altschriftgut.
Gegenstand sind im Wesentlichen die Übernahme, externe Aufbewahrung, Verwaltung und Aussonderung von Altschriftgut der Bundesanstalt für vereinigungsbedingte Sonderaufgaben (BvS) und der BVVG Bodenverwertungs- und –verwaltungs GmbH (BVVG). Bei der Durchführung des Auftrags sind alle
einschlägigen Rechtsvorschriften wie das Bundesarchivgesetz, das Bundesdatenschutzgesetz und das Handelsgesetzbuch sowie BvS- und BVVG-interne Vorschriften einzuhalten. Im Rahmen des Auftrages werden vom Dienstleister nach näherer Maßgabe der Leistungsbeschreibung im Wesentlichen folgende Leistungen erbracht:
• Übernahme des Altschriftgutes vom bisherigen Dienstleister von Standorten in Berlin und Brandenburg
entsprechend Übernahmekonzept des Auftragnehmers
• kontinuierliche Übernahme von Akten in das Archiv des Auftragnehmers
• Registraturaufgaben
• Aktenübernahme aus den i. L.-Unternehmen der BvS von einem Standort in Brandenburg
• externe Aktenaufbewahrung
• Bereitstellung von Akten aus dem ausgelagerten Bestand auf Anforderung und Auskunftserteilung nach
Recherche
• Organisation der Übergabe von Unterlagen zur dauerhaften Aufbewahrung an das Bundesarchiv bzw. an
Landes- und Kommunalarchive entsprechend den Vorgaben des Auftraggebers
• Kassation von Unterlagen aus dem Aktenbestand
• Übergabe des Schriftgutes zum Ende der Vertragslaufzeit
Der Umfang des Behördenschriftgutes der BvS beträgt ca. 14.000 lfm. Der Umfang des Schriftgutes aus den i. L. Unternehmen beträgt ca. 29.000 lfm. Das GmbH-Schriftgut der BVVG umfasst ca. 8.000 lfm. Für den Zeitraum der Übergabe/Übernahme ist zu gewährleisten, dass das Altschriftgut so zügig wie möglich wieder uneingeschränkt genutzt und der Aussonderungsprozess so zügig wie möglich fortgesetzt werden kann.
Für die Verwaltung der Aktenbestände hat der Auftragnehmer ein IT-System einzusetzen, das die Bereiche der Aktenzugänge, der Standortverwaltung, der Ausleihe mit einem ggf. notwendigen Mahnverfahren und die Verwaltung der Aussonderung (Übergabe an die Endarchive bzw. Kassation) abdeckt. Der Auftragnehmer muss jederzeit in der Lage sein, den Verbleib jeder Einzelakte nachzuweisen.
Es muss gesichert sein, dass die konzeptionellen, personellen und räumlichen Voraussetzungen vorhanden sind. Die Durchführung und Kontrolle der zertifizierten, umwelt- und datenschutzgerechten Vernichtung der Unterlagen muss nach DIN 66399, Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe P4 erfolgen.
Der Umfang des zu lagernden Altschriftgutes unterliegt aufgrund des Ablaufs von Aufbewahrungsfristen und anschließender Übergabe an das Bundes- oder an Landes- und Kommunalarchive oder wegen anschließender Kassation Schwankungen und dürfte sich nach vorsichtiger Schätzung während der Vertragslaufzeit rückläufig entwickeln. Ein Anspruch auf die in den Vergabeunterlagen schätzungsweise angegebenen Mengen an Altschriftgut besteht nicht.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Preis
Dauer
Datum des Beginns: 2023-05-01 📅
Datum des Endes: 2025-12-31 📅
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Der Vertrag verlängert sich dreimalig um jeweils ein weiteres Jahr, sofern er nicht von einer der beiden Seiten mit einer Frist von neun Monaten zum...”
Beschreibung der Verlängerungen
Der Vertrag verlängert sich dreimalig um jeweils ein weiteres Jahr, sofern er nicht von einer der beiden Seiten mit einer Frist von neun Monaten zum Jahresende in Textform gekündigt wird.
Der Vertrag endet damit spätestens zum 31.12.2028.
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Zusätzliche Informationen: Weitere Informationen entnehmen Sie bitter der Leistungsbeschreibung Anlage A1.
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Entspr. Nr. 17. der Vergabeunterlagen aktueller (nicht älter 6 Monate) Nachweis (Kopie) der Eintragung im Handelsregister oder Nachweis (Kopie) der Gewerbeanmeldung”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
Entspr. Nr. 17. der Vergabeunterlagen aktueller (nicht älter 6 Monate) Nachweis (Kopie) der Eintragung im Handelsregister oder Nachweis (Kopie) der Gewerbeanmeldung
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auswahlkriterien wie in den Auftragsunterlagen angegeben
Technische und berufliche Fähigkeiten
Auswahlkriterien wie in den Auftragsunterlagen angegeben
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Mit dem Angebot sind zwingend folgende Unterlagen entsprechend der Vergabeunterlagen Seite 9 die Nummern 1, 2, 3 und 4 einzureichen: Nr. 1 Ausgefülltes und...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Mit dem Angebot sind zwingend folgende Unterlagen entsprechend der Vergabeunterlagen Seite 9 die Nummern 1, 2, 3 und 4 einzureichen: Nr. 1 Ausgefülltes und unterzeichnetes Angebotsschreiben Seite 8 -14, Nr. 2. jeweils ein ausgefülltes und unterzeichnetes Preisblatt für die BvS und BVVG, Nr. 3 Eigenerklärung des Bewerbers/Bieters nach § 42 VgV entsprechend §§ 123, 124 und ggf. 125 GWB insbesondere darüber -dass kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares gesetzliches Verfahren gegen ihn eingeleitet wurde, -dass er sich nicht in Liquidation befindet, -dass er nachweislich keine schwere Verfehlung begangen hat, die die Zuverlässigkeit als Bewerber/Bieter in Frage stellt, Nr. 4. Referenzliste für abgeschlossene Projekte mit vergleichbarem Auftragsgegenstand aus den letzten drei Geschäftsjahren, mind. 3 Projekte. (Mit dem Angebot zunächst nur zwingend in anonymisierter Form.)
Angebote sind in deutscher Sprach einzureichen. Die Vergabestelle ist berechtigt, bei Bedenken hinsichtlich der Eignung die Vorlage von Originalen oder weiteren Unterlagen zu verlangen. Bei ausländischen Bietern entsprechende Erklärungen/Nachweise des Herkunftslandes, die mit den geforderten vergleichbar sind und denen eine amtliche beglaubigte Übersetzung in die deutsche Sprache beiliegt.
Keine besondere Rechtsform: Ein Angebot von Arbeitsgemeinschaften und anderen gemeinschaftlichen Bietern findet nur Berücksichtigung, wenn eine von allen Mitgliedern unterschriebene Erklärung abgegeben wird, in der die einzelnen Mitglieder genannt sind und ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten.
Mehr anzeigen Informationen über das für die Ausführung des Auftrags zuständige Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der mit der Ausführung des Auftrags betrauten Mitarbeiter
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvertrag mit einem einzigen Betreiber
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2023-03-22
09:30 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2023-04-28 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2023-03-22
09:35 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): Elektronische Angebotsabgabe
Ergänzende Informationen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Elektronische Zahlung wird verwendet
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990📞
E-Mail: info@bundeskartellamt.bund.de📧
Fax: +49 2289499163 📠 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
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Quelle: OJS 2023/S 036-105355 (2023-02-15)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-06-26) Objekt Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 1548064.76 💰
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Ausgeschrieben wird ein Rahmenvertrag über die Verwaltung von Altschriftgut.Gegenstand sind im Wesentlichen die Übernahme, externe Aufbewahrung, Verwaltung...”
Beschreibung der Beschaffung
Ausgeschrieben wird ein Rahmenvertrag über die Verwaltung von Altschriftgut.Gegenstand sind im Wesentlichen die Übernahme, externe Aufbewahrung, Verwaltung und Aussonderung von Altschriftgut der Bundesanstalt für vereinigungsbedingte Sonderaufgaben (BvS) und der BVVG Bodenverwertungs- und –verwaltungs GmbH (BVVG). Bei der Durchführung des Auftrags sind alleeinschlägigen Rechtsvorschriften wie das Bundesarchivgesetz, das Bundesdatenschutzgesetz und das Handelsgesetzbuch sowie BvS- und BVVG-interne Vorschriften einzuhalten. Im Rahmen des Auftrages werden vom Dienstleister nach näherer Maßgabe der Leistungsbeschreibung im Wesentlichen folgende Leistungen erbracht:• Übernahme des Altschriftgutes vom bisherigen Dienstleister von Standorten in Berlin und Brandenburgentsprechend Übernahmekonzept des Auftragnehmers• kontinuierliche Übernahme von Akten in das Archiv des Auftragnehmers• Registraturaufgaben• Aktenübernahme aus den i. L.-Unternehmen der BvS von einem Standort in Brandenburg• externe Aktenaufbewahrung• Bereitstellung von Akten aus dem ausgelagerten Bestand auf Anforderung und Auskunftserteilung nachRecherche• Organisation der Übergabe von Unterlagen zur dauerhaften Aufbewahrung an das Bundesarchiv bzw. anLandes- und Kommunalarchive entsprechend den Vorgaben des Auftraggebers• Kassation von Unterlagen aus dem Aktenbestand• Übergabe des Schriftgutes zum Ende der VertragslaufzeitDer Umfang des Behördenschriftgutes der BvS beträgt ca. 14.000 lfm. Der Umfang des Schriftgutes aus den i. L. Unternehmen beträgt ca. 29.000 lfm. Das GmbH-Schriftgut der BVVG umfasst ca. 8.000 lfm. Für den Zeitraum der Übergabe/Übernahme ist zu gewährleisten, dass das Altschriftgut so zügig wie möglich wieder uneingeschränkt genutzt und der Aussonderungsprozess so zügig wie möglich fortgesetzt werden kann.Für die Verwaltung der Aktenbestände hat der Auftragnehmer ein IT-System einzusetzen, das die Bereiche der Aktenzugänge, der Standortverwaltung, der Ausleihe mit einem ggf. notwendigen Mahnverfahren und die Verwaltung der Aussonderung (Übergabe an die Endarchive bzw. Kassation) abdeckt. Der Auftragnehmer muss jederzeit in der Lage sein, den Verbleib jeder Einzelakte nachzuweisen. Es muss gesichert sein, dass die konzeptionellen, personellen und räumlichen Voraussetzungen vorhanden sind. Die Durchführung und Kontrolle der zertifizierten, umwelt- und datenschutzgerechten Vernichtung der Unterlagen muss nach DIN 66399, Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe P4 erfolgen.Der Umfang des zu lagernden Altschriftgutes unterliegt aufgrund des Ablaufs von Aufbewahrungsfristen und anschließender Übergabe an das Bundes- oder an Landes- und Kommunalarchive oder wegen anschließender Kassation Schwankungen und dürfte sich nach vorsichtiger Schätzung während der Vertragslaufzeit rückläufig entwickeln. Ein Anspruch auf die in den Vergabeunterlagen schätzungsweise angegebenen Mengen an Altschriftgut besteht nicht.
Verfahren Informationen zur Rahmenvereinbarung
Die Beschaffung umfasst die Erstellung einer Rahmenvereinbarung
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2023/S 036-105355
Auftragsvergabe
1️⃣
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-04-19 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 1
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Rhenus Archivservice GmbH
Postort: Holzwickede
Postleitzahl: 59439
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Unna🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 1548064.76 💰