Archivdienstleistungen 2023 ff

BVVG + BvS

Erbringung von Dienstleistungen zur Übernahme, Aufbewahrung und Kassation von Geschäftsunterlagen der BvS Bundesanstalt für vereinigungsbedingte Sonderaufgaben und der BVVG Bodenverwertungs- und -verwaltungs GmbH sowie des damit verbundenen Informationsservice ab 2023 ff.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-03-22. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-02-15.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Rhenus Archivservice GmbH

Wer?

• BVVG + BvS

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-02-15	Auftragsbekanntmachung
2023-06-26	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2023-02-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen der allgemeinen öffentlichen Verwaltung
Referenznummer: VG-6.9.5-90
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen der allgemeinen öffentlichen Verwaltung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: BVVG + BvS
Postanschrift: Schönhauser Allee 120
Postleitzahl: 10437
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.bvvg.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@bvvg.de 📧
Telefon: +49 30-4432-2025 📞
Fax: +49 30-4432-1207 📠
URL der Dokumente: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/456E9D6C-150B-45EC-A2C3-F64C40E750B2 🌏
URL der Teilnahme: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/456E9D6C-150B-45EC-A2C3-F64C40E750B2 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-02-15 📅
Einreichungsfrist: 2023-03-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-02-20 📅
Datum des Beginns: 2023-05-01 📅
Datum des Endes: 2025-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 036-105355
ABl. S-Ausgabe: 36
Zusätzliche Informationen
Weitere Informationen entnehmen Sie bitter der Leistungsbeschreibung Anlage A1.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ausgeschrieben wird ein Rahmenvertrag über die Verwaltung von Altschriftgut.

Gegenstand sind im Wesentlichen die Übernahme, externe Aufbewahrung, Verwaltung und Aussonderung von Altschriftgut der Bundesanstalt für vereinigungsbedingte Sonderaufgaben (BvS) und der BVVG Bodenverwertungs- und –verwaltungs GmbH (BVVG). Bei der Durchführung des Auftrags sind alle

einschlägigen Rechtsvorschriften wie das Bundesarchivgesetz, das Bundesdatenschutzgesetz und das Handelsgesetzbuch sowie BvS- und BVVG-interne Vorschriften einzuhalten. Im Rahmen des Auftrages werden vom Dienstleister nach näherer Maßgabe der Leistungsbeschreibung im Wesentlichen folgende Leistungen erbracht:

• Übernahme des Altschriftgutes vom bisherigen Dienstleister von Standorten in Berlin und Brandenburg

entsprechend Übernahmekonzept des Auftragnehmers

• kontinuierliche Übernahme von Akten in das Archiv des Auftragnehmers

• Registraturaufgaben

• Aktenübernahme aus den i. L.-Unternehmen der BvS von einem Standort in Brandenburg

• externe Aktenaufbewahrung

• Bereitstellung von Akten aus dem ausgelagerten Bestand auf Anforderung und Auskunftserteilung nach

Recherche

• Organisation der Übergabe von Unterlagen zur dauerhaften Aufbewahrung an das Bundesarchiv bzw. an

Landes- und Kommunalarchive entsprechend den Vorgaben des Auftraggebers

• Kassation von Unterlagen aus dem Aktenbestand

• Übergabe des Schriftgutes zum Ende der Vertragslaufzeit

Der Umfang des Behördenschriftgutes der BvS beträgt ca. 14.000 lfm. Der Umfang des Schriftgutes aus den i. L. Unternehmen beträgt ca. 29.000 lfm. Das GmbH-Schriftgut der BVVG umfasst ca. 8.000 lfm. Für den Zeitraum der Übergabe/Übernahme ist zu gewährleisten, dass das Altschriftgut so zügig wie möglich wieder uneingeschränkt genutzt und der Aussonderungsprozess so zügig wie möglich fortgesetzt werden kann.

Für die Verwaltung der Aktenbestände hat der Auftragnehmer ein IT-System einzusetzen, das die Bereiche der Aktenzugänge, der Standortverwaltung, der Ausleihe mit einem ggf. notwendigen Mahnverfahren und die Verwaltung der Aussonderung (Übergabe an die Endarchive bzw. Kassation) abdeckt. Der Auftragnehmer muss jederzeit in der Lage sein, den Verbleib jeder Einzelakte nachzuweisen.

Es muss gesichert sein, dass die konzeptionellen, personellen und räumlichen Voraussetzungen vorhanden sind. Die Durchführung und Kontrolle der zertifizierten, umwelt- und datenschutzgerechten Vernichtung der Unterlagen muss nach DIN 66399, Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe P4 erfolgen.

Der Umfang des zu lagernden Altschriftgutes unterliegt aufgrund des Ablaufs von Aufbewahrungsfristen und anschließender Übergabe an das Bundes- oder an Landes- und Kommunalarchive oder wegen anschließender Kassation Schwankungen und dürfte sich nach vorsichtiger Schätzung während der Vertragslaufzeit rückläufig entwickeln. Ein Anspruch auf die in den Vergabeunterlagen schätzungsweise angegebenen Mengen an Altschriftgut besteht nicht.

Beschreibung der Verlängerungen:

Der Vertrag verlängert sich dreimalig um jeweils ein weiteres Jahr, sofern er nicht von einer der beiden Seiten mit einer Frist von neun Monaten zum Jahresende in Textform gekündigt wird.

Der Vertrag endet damit spätestens zum 31.12.2028.

Zusätzliche Informationen: Weitere Informationen entnehmen Sie bitter der Leistungsbeschreibung Anlage A1.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: in den Vergabeunterlagen aufgeführt

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Entspr. Nr. 17. der Vergabeunterlagen aktueller (nicht älter 6 Monate) Nachweis (Kopie) der Eintragung im Handelsregister oder Nachweis (Kopie) der Gewerbeanmeldung

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Mit dem Angebot sind zwingend folgende Unterlagen entsprechend der Vergabeunterlagen Seite 9 die Nummern 1, 2, 3 und 4 einzureichen: Nr. 1 Ausgefülltes und unterzeichnetes Angebotsschreiben Seite 8 -14, Nr. 2. jeweils ein ausgefülltes und unterzeichnetes Preisblatt für die BvS und BVVG, Nr. 3 Eigenerklärung des Bewerbers/Bieters nach § 42 VgV entsprechend §§ 123, 124 und ggf. 125 GWB insbesondere darüber -dass kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares gesetzliches Verfahren gegen ihn eingeleitet wurde, -dass er sich nicht in Liquidation befindet, -dass er nachweislich keine schwere Verfehlung begangen hat, die die Zuverlässigkeit als Bewerber/Bieter in Frage stellt, Nr. 4. Referenzliste für abgeschlossene Projekte mit vergleichbarem Auftragsgegenstand aus den letzten drei Geschäftsjahren, mind. 3 Projekte. (Mit dem Angebot zunächst nur zwingend in anonymisierter Form.)

Angebote sind in deutscher Sprach einzureichen. Die Vergabestelle ist berechtigt, bei Bedenken hinsichtlich der Eignung die Vorlage von Originalen oder weiteren Unterlagen zu verlangen. Bei ausländischen Bietern entsprechende Erklärungen/Nachweise des Herkunftslandes, die mit den geforderten vergleichbar sind und denen eine amtliche beglaubigte Übersetzung in die deutsche Sprache beiliegt.

Keine besondere Rechtsform: Ein Angebot von Arbeitsgemeinschaften und anderen gemeinschaftlichen Bietern findet nur Berücksichtigung, wenn eine von allen Mitgliedern unterschriebene Erklärung abgegeben wird, in der die einzelnen Mitglieder genannt sind und ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 09:30
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-04-28 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-03-22 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 09:35
Zusätzliche Informationen: Elektronische Angebotsabgabe

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Bvvg
Kontakt
Internetadresse: www.bvvg.de 🌏
Dokumente URL: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/456E9D6C-150B-45EC-A2C3-F64C40E750B2 🌏
Internetadresse: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990 📞
E-Mail: info@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 2289499163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.

(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.

Quelle: OJS 2023/S 036-105355 (2023-02-15)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-06-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 1548064.76 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-06-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-06-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 124-390373
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 036-105355
ABl. S-Ausgabe: 124

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ausgeschrieben wird ein Rahmenvertrag über die Verwaltung von Altschriftgut.Gegenstand sind im Wesentlichen die Übernahme, externe Aufbewahrung, Verwaltung und Aussonderung von Altschriftgut der Bundesanstalt für vereinigungsbedingte Sonderaufgaben (BvS) und der BVVG Bodenverwertungs- und –verwaltungs GmbH (BVVG). Bei der Durchführung des Auftrags sind alleeinschlägigen Rechtsvorschriften wie das Bundesarchivgesetz, das Bundesdatenschutzgesetz und das Handelsgesetzbuch sowie BvS- und BVVG-interne Vorschriften einzuhalten. Im Rahmen des Auftrages werden vom Dienstleister nach näherer Maßgabe der Leistungsbeschreibung im Wesentlichen folgende Leistungen erbracht:• Übernahme des Altschriftgutes vom bisherigen Dienstleister von Standorten in Berlin und Brandenburgentsprechend Übernahmekonzept des Auftragnehmers• kontinuierliche Übernahme von Akten in das Archiv des Auftragnehmers• Registraturaufgaben• Aktenübernahme aus den i. L.-Unternehmen der BvS von einem Standort in Brandenburg• externe Aktenaufbewahrung• Bereitstellung von Akten aus dem ausgelagerten Bestand auf Anforderung und Auskunftserteilung nachRecherche• Organisation der Übergabe von Unterlagen zur dauerhaften Aufbewahrung an das Bundesarchiv bzw. anLandes- und Kommunalarchive entsprechend den Vorgaben des Auftraggebers• Kassation von Unterlagen aus dem Aktenbestand• Übergabe des Schriftgutes zum Ende der VertragslaufzeitDer Umfang des Behördenschriftgutes der BvS beträgt ca. 14.000 lfm. Der Umfang des Schriftgutes aus den i. L. Unternehmen beträgt ca. 29.000 lfm. Das GmbH-Schriftgut der BVVG umfasst ca. 8.000 lfm. Für den Zeitraum der Übergabe/Übernahme ist zu gewährleisten, dass das Altschriftgut so zügig wie möglich wieder uneingeschränkt genutzt und der Aussonderungsprozess so zügig wie möglich fortgesetzt werden kann.Für die Verwaltung der Aktenbestände hat der Auftragnehmer ein IT-System einzusetzen, das die Bereiche der Aktenzugänge, der Standortverwaltung, der Ausleihe mit einem ggf. notwendigen Mahnverfahren und die Verwaltung der Aussonderung (Übergabe an die Endarchive bzw. Kassation) abdeckt. Der Auftragnehmer muss jederzeit in der Lage sein, den Verbleib jeder Einzelakte nachzuweisen. Es muss gesichert sein, dass die konzeptionellen, personellen und räumlichen Voraussetzungen vorhanden sind. Die Durchführung und Kontrolle der zertifizierten, umwelt- und datenschutzgerechten Vernichtung der Unterlagen muss nach DIN 66399, Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe P4 erfolgen.Der Umfang des zu lagernden Altschriftgutes unterliegt aufgrund des Ablaufs von Aufbewahrungsfristen und anschließender Übergabe an das Bundes- oder an Landes- und Kommunalarchive oder wegen anschließender Kassation Schwankungen und dürfte sich nach vorsichtiger Schätzung während der Vertragslaufzeit rückläufig entwickeln. Ein Anspruch auf die in den Vergabeunterlagen schätzungsweise angegebenen Mengen an Altschriftgut besteht nicht.

Kurze Beschreibung

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-04-19 📅
Name: Rhenus Archivservice GmbH
Postort: Holzwickede
Postleitzahl: 59439
Land: Deutschland 🇩🇪
Unna 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1548064.76 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Quelle: OJS 2023/S 124-390373 (2023-06-26)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung, Verteidigung und Sozialversicherung (>20 neue Beschaffungen)

Dienstleistungen der Verwaltung (>20)

Dienstleistungen der allgemeinen öffentlichen Verwaltung (2)