Beräumung eines Altarchivs sowie die Einlagerung / Verwaltung / ersetzende Digitalisierung / Vernichtung der Akten

Charité CFM Facility Management GmbH

Die Charité CFM Facility Management GmbH (CFM), die Tochter der Charité – Universitätsmedizin Berlin (Charité), schreibt die Beräumung des Altarchivs sowie die Einlagerung und Verwaltung, ersetzende Digitalisierung und Vernichtung der eingelagerten Akten aus. Nähere Informationen können den auf der Vergabeplattform der Charité (https://vergabeplattform.charite.de) zur Verfügung gestellten Unterlagen entnommen werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-01-24. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-12-21.

Wer?

• Charité CFM Facility Management GmbH

Wie?

• Dienstleistungen von Bibliotheken und Archiven › Dienstleistungen von Archiven

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-12-21	Auftragsbekanntmachung
2024-01-11	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2023-12-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beräumung eines Altarchivs sowie die Einlagerung / Verwaltung / ersetzende Digitalisierung / Vernichtung der Akten
Referenznummer: DL 85/23
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen von Archiven 📦
Beschreibung
Interne Kennung: DL 85/23
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Archiv, Oudenarder Str. 16-21, 13347 Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Berlin 🏙️
Dauer: 120 Monate
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung: 1 * 60 months
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 10
80
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Zeit Beräumung Altarchiv in Wochen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-01-24 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-01-24 11:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Zentrale Vergabestelle der Charité - Universitätsmedizin Berlin
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): Es sind keine Bieter zum Submissionstermin zugelassen (e-Vergabe).
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 32 Tage
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2023-12-22 📅
Beschreibung
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren vorzulegen:

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Patientenakten liegt bei 30 Jahren. Wir vergeben die Leistung für maximal 10 Jahre, um die Leistung dem Markt nicht über die gesamte Laufzeit zu entziehen.

Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2024-01-24 11:00:00 📅
Ort des Eröffnungstermins: Zentrale Vergabestelle der Charité - Universitätsmedizin Berlin
Zusätzliche Informationen: Es sind keine Bieter zum Submissionstermin zugelassen (e-Vergabe).
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-01-16 11:00:00 📅
Zusätzliche Informationen: Gemäß der gesetzlichen Bedingungen können Unterlagen nachgefordert werden.
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Unternehmensreferenzen: Nachweis über mindestens drei (3) geeignete Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens drei Jahren (2020, 2021, 2022 oder aktueller) erbrachten wesentlichen vergleichbaren Dienstleistungen mit einer Beschreibung der referenzgegenständlichen Leistung. Vergleichbare Leistungen sind Aufträge über Beräumung eines Altarchivs sowie die Einlagerung, Verwaltung, ersetzende Digitalisierung und Vernichtung der Akten. Es ist hierfür das Formblatt „Erklärung Referenzprojekte FORMULAR“ zu verwenden.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Nachweise über bestehende Betriebshaftpflichtversicherung: Der Bieter muss spätestens mit Auftragserteilung über eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in Höhe von mindestens EUR 2.500.000,00 (in Worten: zweieinhalb Millionen) für Personen- und Sachschäden je Schadensfall und mindestens EUR 1.500.000 (in Worten: eine Million fünfhunderttausend) für Vermögensschäden je Schadensfall verfügen.

Technische und berufliche Fähigkeiten

Zertifizierung nach mind. ISO 9001:2015: Es ist ein gültiger Nachweis der Zertifizierung nach ISO 9001:2015 oder höherwertiger einzureichen.

Zertifizierung nach ISO / IEC 27001:2013: Es ist ein gültiger Nachweis der Zertifizierung nach ISO / IEC 27001:2013 oder ISO / IEC 27001:2022 einzureichen.

Nachweis zur Akten- und Datenträgervernichtung nach DIN 66399: Es ist ein gültiger Nachweis zur Akten- und Datenträgervernichtung nach DIN 66399 einzureichen.

Nachweis als Entsorgungsfachbetrieb (EfB-Nachweis): Es ist ein gültiger Nachweis als Entsorgungsfachbetrieb (EfB-Nachweis) einzureichen.

Bedingungen für die Teilnahme
Geforderte Kautionen und Garantien: Keine
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrugsbekämpfung

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 20 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Entrichtung von Steuern

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Konkurs

Korruption

Rein innerstaatliche Ausschlussgründe

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Vergleichsverfahren

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe:

bankr-nat

bankruptcy

corruption

cred-arran

crime-org

distorsion

envir-law

finan-laund

fraud

human-traffic

insolvency

labour-law

liq-admin

misrepresent

s. Vergabeunterlagen

partic-confl

prep-confl

sanction

socsec-law

socsec-pay

susp-act

tax-pay

terr-offence

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Charité CFM Facility Management GmbH
Nationale Registrierungsnummer: 98005_10000003
Postanschrift: Charitéplatz 1
Postleitzahl: 10117
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle der Charité - Universitätsmedizin Berlin
E-Mail: zentrale-vergabestelle-vol@charite.de 📧
Telefon: +49 00000000 📞
Federführendes Mitglied ✅
Adresse des Käuferprofils: https://vergabeplattform.charite.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Gesundheit
Kommunikation
Dokumente URL: https://vergabeplattform.charite.de?tid=735ad26ca6f03e9e63d634172900b25f 🌏
Teilnahme-URL: https://vergabeplattform.charite.de?tid=735ad26ca6f03e9e63d634172900b25f 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://vergabeplattform.charite.de 🌏
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Die Vergabeunterlagen stehen ausschließlich auf unserem Bieterportal zum Download zur Verfügung. Eine Registrierung ist nicht erforderlich, wird jedoch empfohlen, da Sie dann über alle Änderungen informiert werden und so das Risiko der Einreichung falscher/ungenügender Unterlagen gemindert wird. Ihre Fragen/Hinweise reichen Sie bitte ebenfalls nur über https://vergabeplattform.charite.de ein. Es sind nur elektronische Angebote zugelassen. Signatur und Zusatzsoftware werden nicht benötigt. Bitte beachten Sie, das die Ausschreibungsunterlagen erst ca. drei Tage nach der Weiterleitung zur Veröffentlichung im Amtsblatt der EU auf dem Bieterportal zur Verfügung stehen.

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Nationale Registrierungsnummer: 98137_10108956
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postleitzahl: 10825
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de 📧
Telefon: +49 30 9013 8316 📞
Körper überprüfen
Nationale Registrierungsnummer: 98137_10108955
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
98137_10108957
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 GWB). Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 GWB). Die o.a. Fristengelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekanntgemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekannt-machung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2023-12-23+01:00 📅
Quelle: OJS 2023/S 248-788817 (2023-12-21)

Auftragsbekanntmachung (2024-01-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Charité CFM Facility Management GmbH (CFM), die Tochter der Charité - Universitätsmedizin Berlin (Charité), schreibt die Beräumung des Altarchivs sowie die Einlagerung und Verwaltung, ersetzende Digitalisierung und Vernichtung der eingelagerten Akten aus. Nähere Informationen können den auf der Vergabeplattform der Charité (https://vergabeplattform.charite.de) zur Verfügung gestellten Unterlagen entnommen werden.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Zertifizierung nach ISO / IEC 27001:2013: Es ist ein gültiger Nachweis der Zertifizierung nach ISO / IEC 27001:2013 oder höherwertiger einzureichen.

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-01-13+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Der Wert für "Description" (PROCEDURE) wurde von "Die Charité CFM Facility Management GmbH (CFM), die Tochter der Charité – Universitätsmedizin Berlin (Charité), schreibt die Beräumung des Altarchivs sowie die Einlagerung und Verwaltung, ersetzende Digitalisierung und Vernichtung der eingelagerten Akten aus. Nähere Informationen können den auf der Vergabeplattform der Charité (https://vergabeplattform.charite.de) zur Verfügung gestellten Unterlagen entnommen werden." auf "Die Charité CFM Facility Management GmbH (CFM), die Tochter der Charité - Universitätsmedizin Berlin (Charité), schreibt die Beräumung des Altarchivs sowie die Einlagerung und Verwaltung, ersetzende Digitalisierung und Vernichtung der eingelagerten Akten aus. Nähere Informationen können den auf der Vergabeplattform der Charité (https://vergabeplattform.charite.de) zur Verfügung gestellten Unterlagen entnommen werden." geändert.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2024-01-11 📅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Neuer Wert
Text:

Der Wert für "Description" (LOT-0001) wurde von "Die Charité CFM Facility Management GmbH (CFM), die Tochter der Charité – Universitätsmedizin Berlin (Charité), schreibt die Beräumung des Altarchivs sowie die Einlagerung und Verwaltung, ersetzende Digitalisierung und Vernichtung der eingelagerten Akten aus. Nähere Informationen können den auf der Vergabeplattform der Charité (https://vergabeplattform.charite.de) zur Verfügung gestellten Unterlagen entnommen werden." auf "Die Charité CFM Facility Management GmbH (CFM), die Tochter der Charité - Universitätsmedizin Berlin (Charité), schreibt die Beräumung des Altarchivs sowie die Einlagerung und Verwaltung, ersetzende Digitalisierung und Vernichtung der eingelagerten Akten aus. Nähere Informationen können den auf der Vergabeplattform der Charité (https://vergabeplattform.charite.de) zur Verfügung gestellten Unterlagen entnommen werden." geändert.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Wie: Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Neuer Wert

Der Wert für "Selection Criteria Description" (LOT-0001) wurde von "Es ist ein gültiger Nachweis der Zertifizierung nach ISO / IEC 27001:2013 oder ISO / IEC 27001:2022 einzureichen." auf "Es ist ein gültiger Nachweis der Zertifizierung nach ISO / IEC 27001:2013 oder höherwertiger einzureichen." geändert.

Andere zusätzliche Informationen
Gemäß Bieterfragen gab es Anpassungen.
Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Veröffentlichung
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 38078e69-5475-477b-a05a-6eeaae2bf644-01
Quelle: OJS 2024/S 010-026931 (2024-01-11)

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