Betriebs- und Entwicklungsleistungen für die LUSD - Rahmenvereinbarung

Beschreibung der Beschaffung

Die HZD ist zentrale Beschaffungsstelle des Landes Hessen für Anlagen, Geräte und
Kommunikationseinrichtungen sowie Liefer- und Dienstleistungen der Informationstechnik (IT) und führt dieses Vergabeverfahren für das Hessische Kultusministerium (HKM) durch.
Das HKM stellt den Schulen mit der Anwendung Lehrer- und Schülerdatenbank (LUSD) ein IT-Anwendungssystem (IT-AWS) zur Pflege und Verwaltung ihrer Schülerdaten, Lehrer- und Unterrichtsdaten einschließlich der Leistungsdaten zur Verfügung. Diese Anwendung enthält eine zentrale mandantenfähige Datenbank und wird als webbasierte Anwendung derzeit von ca. 10.000 Anwenderinnen und Anwendern in ca. 2.100 öffentlichen und privaten Schulen/Standorten über das hessische Schulverwaltungsnetz (HSVN) genutzt. Ein weiterer integrierter Bestandteil der LUSD ist die webbasierte Anwendung LUSDIK (LUSD Information und Kommunikation), mit der das HKM sowie die hessischen Schulämter, Schulträger und weitere Nutzergruppen über vorgefertigte Berichte die Daten der ihnen zugeordneten Schulen auswerten können. Für die Pflege, die technische Weiterentwicklung, die Architekturberatung, die Testautomation, die Überarbeitung und bezüglich des Projektmanagements für das IT-AWS LUSD und der verbundenen Anwendungsbereiche (z. B. LUSDIK, LUSD-Utilities für das Monitoring (LUSDUtil) wird ein externer Dienstleister gesucht, der das HKM bei der Umsetzung seiner internen Prozesse für das Verfahrens- und Anwendungslebenszyklusmanagement unterstützt.
(1) Pflege, technische Weiterentwicklung, Testautomation und Monitoring, u.a. Durchführen von Analyseaufträgen, Entwerfen der technischen Konzeptionen und Lösungen (z. B. Umsetzung des Berechtigungskonzeptes, Umsetzung von Geschäftsanalyse-Funktionen), Umbau der webseitenbasierten Berechtigungskonzeption der LUSD unter Zugrundelegung neu zu berechtigender Personengruppen (z. B. Schulleitungsmitglieder, Sekretariatskräfte, Klassenlehrer, Lehrer) hin zu einer claimbasierten bzw. prozessorientierten Berechtigungsstruktur (Authentifizierung und Authorisierung), Durchführen der Software-Entwicklung (Web-Anwendungen, Mobile-Anwendungen (Mobile-Apps - Android, iOS etc.), Windows-Anwendungen und Datenbanken), Durchführen des Customizings, Durchführen der Softwarepflege, Monitoren der IT-Anwendungen (LUSDUtil), Erstellen und Pflegen von Unit Tests und automatisierten Oberflächentests.
(2) Fachliche Unterstützung, u.a. Unterstützen bei der Erstellung und Pflege der fachlichen Dokumentation (Anforderungskatalog, Fachkonzepte (grob/fein)), Fachliches Unterstützen bei der Erstellung und Pflege von Regressionstests,
Funktionstests und Anwendungsfalltests, Fachliches Unterstützen bei Fragen zur IT-Sicherheit nach BSI Standard 200-2 (IT-Grundschutz-Methiodik) und 200-3 (Risikoanalyse auf der Basis von IT-Grundschutz), Fachliches Unterstützen bei Fragen des Datenschutzes nach der DSGVO, dem BDSG und dem HDSG oder sonstigen einschlägigen gesetzlichen Regelungen, Fachliches Unterstützen bei Maßnahmen zur Anwenderunterstützung (z. B. Schulungsunterlagen, Hilfesysteme, Anleitungen).
(3 )Architekturberatung, u.a. Durchführen von IT-Architekturberatung auch in engem Austausch mit IT-Architektinnen und Architekten der HZD, Konzeptionieren bzw. Überarbeiten der technischen System- und Anwendungsarchitektur für die Umsetzung der Anforderungen aus den im Rahmen der Überarbeitung der LUSD und LUSDIK erstellten Prävisualisierungen (z. B. MockUps und Klickstrecken) und Anwendungsfällen, Unterstützen der Entwicklerteams bei der Umsetzung der Ziel-Architektur und der Migration bestehender Anwendungsfälle in diese Ziel-Architektur als eigenständige Anwendungen (z. B. Microservices).
(4) Projektunterstützung, u.a. Übernehmen von Aufgaben im Themenfeld Projektmanagement, angefangen von der Projektunterstützung durch Projektmitarbeit über die Übernahme des Projektmanagements bis hin zur Übernahme von Projektleitungsaufgaben in Einzelaufträgen, Qualifiziertes Leiten und Managen von Entwicklungsaufträgen unterschiedlicher Größenordnung hinsichtlich Dauer, Auftragsumfang, Ressourcensteuerung und Qualität mit dem Microsoft Azure DevOps Server, Steuern des Entwicklerteams und der übergreifenden Zusammenarbeit mit den Vertreterinnen und Vertretern des Auftraggebers im Rahmen des "Agile Scrum", Innerhalb des Projektes diSAF (digitale Struktur und Abbildung von Förderung) sollen die Prozesse im Bereich der individuellen sowie sonderpädagogischen Förderung künftig mit Unterstützung eines standardisierten, datenschutzkonformen Systems der elektronischen Datenverarbeitung durchgeführt werden. Weitere Einzelheiten zu den Aufgabengebieten sind der Leistungsbeschreibung (Datei "B 02 LUSD Leistungsbeschreibung") zu entnehmen.

Beschreibung der Verlängerungen

Nach Ablauf der Mindestlaufzeit von 24 Monaten verlängert sich die Rahmenvereinbarung zweimalig um jeweils 12 Monate, sofern der Auftraggeber nicht kündigt. Die Rahmenvereinbarung endet spätestens nach Ablauf von 48 Monaten.

Zusätzliche Informationen

Zu Abschnitt II.2.6) der EU-Bekanntmachung: Der Auftraggeber schätzt den Auftragswert (netto) gemäß den Regeln des § 3 VgV auf EUR 12.265.500,00. Der geschätzte Auftragswert stellt zugleich den Höchstwert der Leistungen dar, die aus dieser Rahmenvereinbarung abgerufen werden können.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Nachweis (in nicht beglaubigter Kopie) über die erlaubte Berufsausübung, je nach
Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist,
entweder über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister dieses Staates oder
durch Nachweis auf andere gleich geeignete Weise (Datei "A 08 LUSD Nachweis Berufsausuebung").
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft den oben bezeichneten Nachweis vorzulegen. Bei geplantem Einsatz von (eignungsrelevanten)
Unterauftragnehmern ist der oben bezeichnete Nachweis von jedem Unterauftragnehmer vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Angabe des Gesamtumsatzes des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen
Geschäftsjahren entsprechend dem Gründungsdatum oder dem Datum der Tätigkeitsaufnahme des Unternehmens und Angabe des Umsatzes im Tätigkeitsbereich der Ausschreibung "Betriebs-, Beratungs- und Entwicklungsleistungen für IT-Anwendungen" bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre; entsprechend dem Gründungsdatum oder dem Datum der Tätigkeitsaufnahme des Unternehmens (Datei "A 09 LUSD Umsatzzahlen").

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Darstellung von mindestens 3 geeigneten Referenzen (Datei "A 10 LUSD Referenzen") aus den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist"), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entsprechen:
Art: Pflege für ein IT-Anwendungssystem im Umfeld der öffentlichen Verwaltung
mit zentraler Datenhaltung und Integration von dezentralen Dienststellen
Umfang: Mindestens 1.500 Personentage, mindestens 300 dezentrale Dienststellen
Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Referenzen bei dem Referenzauftraggeber vor. Für einen solchen Fall wird die Vergabestelle von dem Bieter die Benennung eines Ansprechpartners mit Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail) nachfordern.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Bei der unter Abschnitt III.1.3) dieser EU-Bekanntmachung genannten Anforderung an die technische und berufliche Leistungsfähigkeit handelt es sich um eine Mindestanforderung. Unternehmen, die diese Mindestanforderung nicht erfüllen,
sind zur Auftragsausführung nicht geeignet und werden aus dem Vergabeverfahren
ausgeschlossen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Der Auftraggeber sowie die Bieter, Bietergemeinschaften sowie (eignungsrelevante)
Unterauftragnehmer sind zur Einhaltung der Vorschriften des Hessischen Vergabeund
Tariftreuegesetzes (HVTG) vom 12. Juli 2021 (GVBl. S. 338) verpflichtet. Bieter,
jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft sowie (eignungsrelevante) Unterauftragnehmer (§ 6 HVTG) haben die erforderliche Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn nach § 4 HVTG abzugeben (Datei "A 02 LUSD Verpflichtungserklaerung_oeff_AG").

Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Nach § 122 Abs. 3 GWB kann ein Bieter den Nachweis seiner Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach den §§ 123, 124 GWB ganz oder teilweise durch die Teilnahme an Präqualifikationssystemen erbringen. Geforderte Unterlagen, die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise vorliegen, sind im Rahmen ihres Erklärungsumfangs zulässig. Das gültige Zertifikat inklusive der Anlage muss dem Angebot beigefügt werden.
Zusätzlich zu den in den Abschnitten III.1.1) bis III.1.3) sowie III.2.2) dieser EU-Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen haben die Bieter mit den Angeboten nachfolgende Erklärungen und Nachweise einzureichen:
(1) Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB (Datei "A 06 LUSD Eigenerklaerung_Par_123_GWB") sowie Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB (Datei "A 07 LUSD Eigenerklaerung_Par_124_GWB"). Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von (eignungsrelevanten) Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen.
(2) Eigenerklärung zum Artikel 5k der EU-Verordnung 833/2014 (Datei"A 11 LUSD Eigenerklaerung Artikel 5k EU-Verordnung 833-2014") von jedem Bieter bzw. jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft.
(3) Jeder Bieter bzw. jedes Mitglied der Bietergemeinschaft soll/sollen der Vergabestelle mitteilen, ob es sich bei ihnen jeweils um ein Kleinstunternehmen oder um ein kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) handelt (Datei "A 05 LUSD Erklaerung_Unternehmensdaten"). Diese Erklärung dient ausschließlich statistischen Zwecken. Sie stellt keine Eignungsanforderung dar.
Zu Abschnitt II.2.5) dieser EU-Bekanntmachung: Es erfolgt eine Umrechung des Preises in Preispunkte. Die Berechnung der Punkte für den Gesamtangebotspreis ergibt sich aus dem jeweiligen Verhältnis "Preis des günstigsten Angebots" zu dem "Preis eines jeweils teureren Angebots" multipliziert mit der maximale möglichen Punktzahl 100. Aus der Preispunktzahl (P) und dem Gewichtungsfaktor 40% wird der Index (P) errechnet. Dieser wird auf drei Nachkommastellen gerundet.
Zur Bewertung der Erfahrung und Kenntnisse der jeweiligen Profile ist ein Kriterienkatalog auszufüllen (Datei "A 04 LUSD Kriterienkatalog) ausgefüllt einzureichen. Zu jedem der oben bezeichneten acht Profile ist genau eine Person zur Bildung eines Kernteams zu benennen und anzubieten. In jedem Profil kann der Bieter 100 Punkte erzielen. Die im Kriterienkatalog maximal erreichbaren 100 Prozent entsprechen 100 Leistungspunkten. Die Summe der erreichten Leistungspunkte pro Profil wird addiert und durch die Anzahl der Profile insgesamt geteilt. Damit kann der Bieter eine Maximalpunktzahl von 100 Punkten über alle Profile hinweg erreichen. Die vom dem Bieter erzielte Leistungspunktzahl wird mit dem Gewichtungsfaktor 60%
multipliziert und als Index (L) in die Gesamtbewertung einbezogen. Der Index (L) wird
auf drei Nachkommastellen gerundet.
Ermittlung des Gesamtergebnisses durch Addition der Werte Index (P) und Index (L). Bieter mit dem höchsten Gesamtindex erhält den Zuschlag. Erreichen zwei Bieter denselben Gesamtindex, ist für die Vergabeentscheidung die höchste Bewertung bei Index (L) ausschlaggebend. Liegt hier ebenso die gleiche Punktezahl vor, entscheidet die höchste Bewertung bei Index (P). Liegt hier ebenso die gleiche Punktezahl vor, entscheidet das Los.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Beschreibung der Beschaffung

Die HZD ist zentrale Beschaffungsstelle des Landes Hessen für Anlagen, Geräte und Kommunikationseinrichtungen sowie Liefer- und Dienstleistungen der Informationstechnik (IT) und führt dieses Vergabeverfahren für das Hessische Kultusministerium (HKM) durch. Das HKM stellt den Schulen mit der Anwendung Lehrer- und Schülerdatenbank (LUSD) ein IT-Anwendungssystem (IT-AWS) zur Pflege und Verwaltung ihrer Schülerdaten, Lehrer- und Unterrichtsdaten einschließlich der Leistungsdaten zur Verfügung. Diese Anwendung enthält eine zentrale mandantenfähige Datenbank und wird als webbasierte Anwendung derzeit von ca. 10.000 Anwenderinnen und Anwendern in ca. 2.100 öffentlichen und privaten Schulen/Standorten über das hessische Schulverwaltungsnetz (HSVN) genutzt. Ein weiterer integrierter Bestandteil der LUSD ist die webbasierte Anwendung LUSDIK (LUSD Information und Kommunikation), mit der das HKM sowie die hessischen Schulämter, Schulträger und weitere Nutzergruppen über vorgefertigte Berichte die Daten der ihnen zugeordneten Schulen auswerten können. Für die Pflege, die technische Weiterentwicklung, die Architekturberatung, die Testautomation, die Überarbeitung und bezüglich des Projektmanagements für das IT-AWS LUSD und der verbundenen Anwendungsbereiche (z. B. LUSDIK, LUSD-Utilities für das Monitoring (LUSDUtil) wird ein externer Dienstleister gesucht, der das HKM bei der Umsetzung seiner internen Prozesse für das Verfahrens- und Anwendungslebenszyklusmanagement unterstützt. (1) Pflege, technische Weiterentwicklung, Testautomation und Monitoring, u.a. Durchführen von Analyseaufträgen, Entwerfen der technischen Konzeptionen und Lösungen (z. B. Umsetzung des Berechtigungskonzeptes, Umsetzung von Geschäftsanalyse-Funktionen), Umbau der webseitenbasierten Berechtigungskonzeption der LUSD unter Zugrundelegung neu zu berechtigender Personengruppen (z. B. Schulleitungsmitglieder, Sekretariatskräfte, Klassenlehrer, Lehrer) hin zu einer claimbasierten bzw. prozessorientierten Berechtigungsstruktur (Authentifizierung und Authorisierung), Durchführen der Software-Entwicklung (Web-Anwendungen, Mobile-Anwendungen (Mobile-Apps - Android, iOS etc.), Windows-Anwendungen und Datenbanken), Durchführen des Customizings, Durchführen der Softwarepflege, Monitoren der IT-Anwendungen (LUSDUtil), Erstellen und Pflegen von Unit Tests und automatisierten Oberflächentests. (2) Fachliche Unterstützung, u.a. Unterstützen bei der Erstellung und Pflege der fachlichen Dokumentation (Anforderungskatalog, Fachkonzepte (grob/fein)), Fachliches Unterstützen bei der Erstellung und Pflege von Regressionstests, Funktionstests und Anwendungsfalltests, Fachliches Unterstützen bei Fragen zur IT-Sicherheit nach BSI Standard 200-2 (IT-Grundschutz-Methiodik) und 200-3 (Risikoanalyse auf der Basis von IT-Grundschutz), Fachliches Unterstützen bei Fragen des Datenschutzes nach der DSGVO, dem BDSG und dem HDSG oder sonstigen einschlägigen gesetzlichen Regelungen, Fachliches Unterstützen bei Maßnahmen zur Anwenderunterstützung (z. B. Schulungsunterlagen, Hilfesysteme, Anleitungen). (3 )Architekturberatung, u.a. Durchführen von IT-Architekturberatung auch in engem Austausch mit IT-Architektinnen und Architekten der HZD, Konzeptionieren bzw. Überarbeiten der technischen System- und Anwendungsarchitektur für die Umsetzung der Anforderungen aus den im Rahmen der Überarbeitung der LUSD und LUSDIK erstellten Prävisualisierungen (z. B. MockUps und Klickstrecken) und Anwendungsfällen, Unterstützen der Entwicklerteams bei der Umsetzung der Ziel-Architektur und der Migration bestehender Anwendungsfälle in diese Ziel-Architektur als eigenständige Anwendungen (z. B. Microservices). (4) Projektunterstützung, u.a. Übernehmen von Aufgaben im Themenfeld Projektmanagement, angefangen von der Projektunterstützung durch Projektmitarbeit über die Übernahme des Projektmanagements bis hin zur Übernahme von Projektleitungsaufgaben in Einzelaufträgen, Qualifiziertes Leiten und Managen von Entwicklungsaufträgen unterschiedlicher Größenordnung hinsichtlich Dauer, Auftragsumfang, Ressourcensteuerung und Qualität mit dem Microsoft Azure DevOps Server, Steuern des Entwicklerteams und der übergreifenden Zusammenarbeit mit den Vertreterinnen und Vertretern des Auftraggebers im Rahmen des "Agile Scrum", Innerhalb des Projektes diSAF (digitale Struktur und Abbildung von Förderung) sollen die Prozesse im Bereich der individuellen sowie sonderpädagogischen Förderung künftig mit Unterstützung eines standardisierten, datenschutzkonformen Systems der elektronischen Datenverarbeitung durchgeführt werden. Weitere Einzelheiten zu den Aufgabengebieten sind der Leistungsbeschreibung (Datei "B 02 LUSD Leistungsbeschreibung") zu entnehmen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.