Digitale Plattform Allgäu-Walser-Card-System mit begleitenden Komponenten

Kurze Beschreibung

Im Rahmen des Vergabeverfahrens soll das Gesamtsystem des Allgäu-Walser-Card Systems (AWC) mit seinen diversen Komponenten abgelöst und durch eine neue digitale Plattform ersetzt werden. Der Auftrag umfasst die technische Implementierung und Anpassung des Gesamtsystems, den Rollout mit Support und Schulungen im Rahmen des Systemwechsels sowie die Lizenzierung der Software-Komponenten, den laufenden technischen Betrieb inkl. B2B-Support für die OATS (Regel-Support sowie 24/7 Notfallmanagement).

Beschreibung der Beschaffung

Die Oberallgäu Tourismus Service GmbH (OATS) betreibt seit 2002 im Auftrag des Landkreis Oberallgäu das Allgäu-Walser-Card-System (AWC) als Plattform für den Betrieb der elektronischen Gästekarten für die Orte im Landkreis Oberallgäu, der Gemeinde Mittelberg (Kleinwalsertal/Österreich) und den Westallgäuer Gemeinden im Landkreis Lindau (Bodensee). Die Projektregion umfasst rund 7.500 Gas-geber, 100.000 Gästebetten und 12,5 Mio. Übernachtungen.

Die AWC ist eine Gästekarte, die Urlauber in der Ferienregion Allgäu und Kleinwalsertal bei der Anreise gratis von ihrem Gastgeber erhalten. In der Basisversion der Karte sind Vorteile bei über 200 Freizeiteinrichtungen und Veranstaltungen in der ganzen Region enthalten. Zusätzlich kann jeder Ort speziell für die eigenen Übernachtungsgäste weitere Leistungen in Ortspaketen zusammenfassen.

Darüber hinaus bieten einige Destinationen erweiterte All-Inklusive-Pakete, wie zum Beispiel die ganzjährigen Angebote Oberstaufen PLUS und Bad Hindelang PLUS oder das im Sommer in Oberstdorf und dem Kleinwalsertal verfügbare Angebot „Bergbahnen Inklusive“. Hierbei werden Inklusivleistungen verfügbar gemacht und mit Komfortfunktionen (z.B. direkter Zugang an Bergbahn-Drehkreuzen etc.) kombiniert. Auch ohne All-Inklusive-Paket kann jeder Gast seine AWC durch den Erwerb zusätzlicher Kaufpakete weiter aufwerten.

Das Angebot ist als Allgäu-Walser-FAN-Card, Heimatcard oder diverse Bürgerkarten auch für Einheimi-sche verfügbar, die grundsätzlich von denselben Vorteilen in der Region profitieren. Einzelne Gemein-den bieten zusätzlich spezielle Bürgerpakete, die gekauft und ebenfalls auf die Karte gebucht werden können und erweiterte Leistungen beinhalten (z.B. ganzjährige ÖPNV-Nutzung, Bergbahn-Fahren, Saison-Skipässe oder Freizeitleistungen).

Zentraler Baustein der AWC ist die Erfassung der elektronischen Meldescheine in Zusammenhang mit der Ausstellung der Gästekarten durch die angeschlossenen Gastgeber. Die AWC stellt ortsübergrei-fend die Plattform zur Erfassung der Meldedaten, Erstellung der Meldescheine und Ausgabe der Gäs-tekarten. Für die Abrechnung der jeweiligen Kur- und Fremdenverkehrsbeiträge auf kommunaler Ebene sowie Erstellung von Tourismus-Statistiken etc. werden die Meldedaten/elektronischen Melde-scheine sowie entsprechende Nutzungsimpulse aus den Kartennutzungen für Controllingzwecke an die Kommunen übertragen und dort in verschiedenen nachgelagerten Systemen verarbeitet.

Dimensionen des Gesamtprojekts AWC:
- ca. 40 angeschlossene Gemeinden in der Region Allgäu und Kleinwalsertal
- rund 100 AWC-Varianten (von der klassischen Gästekarte bis zur Inklusiv-/PLUS-Gästekarte)
- ca. 75.000 Allgäu-Walser-FAN-Cards als Basis für örtliche Bürgerkarten, Ehrenamtskarten etc.
- rund 200 angebundene Leistungspartner (Bergbahnen, Bäder, Freizeitanbieter etc.)
- 6.300 Gastgeber, die über das AWC-System Gäste anmelden und Karten ausgeben
- ca. 800.000 elektronische Meldescheine und 1,5 Mio. Kartenausgaben pro Jahr
- zahlreiche aktive, teils bidirektionale Schnittstellen zu Hotelsoftware/PMS, SKIDATA,
ÖPNV/VDV eTicket, Gemeindesoftware/Kurbeitragsabrechnung, Handy-Parken etc.
- Allgäu-Walser-App für Gäste/Einheimische mit Shop und Wallet (150.000 Downloads)
- rund 700 Verkaufsstellen für Zusatzleistungen (Skipässe, ÖPNV-Tickets etc.)

Im Rahmen des Vergabeverfahrens soll das Gesamtsystem der AWC mit seinen diversen Komponen-ten abgelöst und durch eine neue digitale Plattform ersetzt werden. Der Auftrag umfasst die techni-sche Implementierung und Anpassung des Gesamtsystems, den Rollout mit Support und Schulungen im Rahmen des Systemwechsels sowie die Lizenzierung der Software-Komponenten, den laufenden technischen Betrieb inkl. B2B-Support für die OATS (Regel-Support sowie 24/7 Notfallmanagement). Dabei sind insbesondere folgende Komponenten abzubilden:

- B2C-Frontends für Gäste/Endkunden (Native App iOS/Android mit digitaler Karte bzw. Berech-tigungsanzeige, inkl. VDV eTicket und SKIDATA, Darstellung von POI-Informationen/Reiseführer-Content etc.; alternativ als PWA)
- B2B-Frontends für Gastgeber, Partner und Kommunen (elektronischer Meldeschein, Karten-/Berechtigungsausgabe, POS/B2B-Shop, Statistik etc.),
- B2B-Frontends für Akzeptanzstellen (webbasiert und native App iOS/Android für Karten-/Berechtigungs-Validierung sowohl über QR-Code als auch NFC-Chipkarte, Statistik etc.)
- Digitaler Meldeschein (Erfassung, Self-Service/Pre-Check-in, Verarbeitung, Validierung etc.)
- Karten- und Berechtigungsausgabe (QR-Code digital via E-Mail/Wallet, QR-Code-Ausdruck, RFID/NFC-Chipkarte per Chip-ID, SKIDATA per DTA, VDV eTicket etc.)
- Hintergrundsystem (Produktverwaltung, Partnerverwaltung, Kartenverwaltung, Kundenverwaltung, Abrechnung und Clearing etc.)
- Schnittstellen und externe Systeme (PMS-/Hotelsoftware-Schnittstellen, Gemeindesysteme/ Kurbeitragssysteme, Finanzbuchhaltung/DATEV, T&A-/Erlebnisbuchungssysteme, SKIDATA
Personenzutritt/Bergbahnen, ÖPNV VDV eTicket, Parksysteme/Parkster, etc.)
- Analytics und Statistik (Auswertung, Reporting, multidimensionale Analysen etc.)
- Administration (Rollenverwaltung, Benutzer, Mandanten, Zugriff auf Rohdaten etc.)

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Zur Abgabe verbindlicher Erstangebote werden maximal 5 Bewerber/Bewerbergemeinschaften zugelassen, die sodann Bieter/-Bietergemeinschaften genannt werden. Gehen nur 5 oder weniger Bewerbungen ein, bei denen keine Ausschlussgründe vorliegen und die den Mindestbedingungen entsprechen, werden nur diese zum weiteren Verfahren zugelassen. Gehen mehr als 5 Bewerbungen ein, die den Form- und Mindestanforderungen genügen, werden nur die zum weiteren Verfahren zugelassen, die die höchste Punktezahl, gemäß nachfolgender Wertungsmatrix zur Eignungswertung erreichen.

Erfahrung im Bereich elektronischer Meldescheine/Meldesysteme sowie damit verbundener Abrechnungsprozesse:
- Selfservice-Meldeschein mit Pre-Check-in durch Gast: 2 Punkte
- Gästeverwaltung mit CRM-Funktionalitäten für Betriebe: 2 Punkte
- Interaktion mit diversen Hotelsoftware-/PMS-Schnittstellen (höchste Anzahl = höchste Punktzahl): 3 Punkte
- Abrechnung und Ausweisung von beliebigen Beiträgen und Umlagen (Kurbeitrag, Fremdenverkehrsbeitrag, produktspezifische Umlagen etc.): 3 Punkte

Erfahrung im Bereich von Verkaufs- und Vertriebssystemen sowie damit verbundener Abrechnungs- und Clearingprozesse:
- Ausgabe von Rechnungen mit diversen Steuerausweisen: 2 Punkte
- Verarbeitung grenzübergreifender Abrechnungsprozesse (insb. Deutschland-Österreich): 2 Punkte
- Nutzungs-, Verkaufs-, Finanz-Statistiken: 2 Punkte
- Schnittstellen zur Integration von Tours & Activities-/
Erlebnisbuchungs-Systemen (höchste Anzahl = höchste Punktzahl): 2 Punkte
- Vertriebsoptimierung über Bonussystem, CRM o.ä.
(je Funktionalität 1 Punkt, max. 2 Punkte): 2 Punkte

Erfahrung im Bereich B2B- und B2C-Frontends über Website, Pro-gressive-Web-App/PWA und/oder native Apps:

- Durchgehend webbasiertes B2B-Frontend (je 1 Punkt für webbasierte Frontends für Gastgeber, Akzeptanzstellen, Gemeinden und Systembetreiber): 4 Punkte
- B2B-Online-Shopsystem/POS-Funktionalität: 2 Punkte
- B2C-Frontends über Website, Progressive-Web-App/PWA und native Apps (Android und iOS) mit Online-Shopsystem (je 1 Punkt für Website, Progressive-Web-App/PWA, native App iOS und native App Android): 4 Punkte

Erfahrung mit der Integration von Mobilitäts- und/oder Personen-zutrittssystemen:

- Vollintegration SKIDATA Bergbahn-Zutrittssystem (Schnittstellen DTA/DTL zur Ticketbuchung und TDI zur Nutzungsauswertung): 5 Punkte
- Anbindung ÖPNV-Systeme über VDV eTicket Deutschland oder vergleichbare Standards: 5 Punkte

Pro Referenz kann der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft max. 40 Punkte erreichen. Die insgesamt erreichte Punktzahl innerhalb des Eignungskriteriums Referenzen errechnet sich als arithmetisches Mittel der drei Einzelbewertungen. Siehe im Übrigen die Ausführungen unter Ziffer 5. der Aufforderung zur Bewerbung.

Zusätzliche Informationen

Der beabsichtigte Systemvertrag wird in der nächsten Verfahrensstufe als Verhandlungsgrundlage mitge-teilt. Etwaige Anpassungen sind dann Gegenstand der Verhandlungsgespräche, soweit nicht Teile des Sys-temvertrages von der Vergabestelle als nicht verhandelbar gekennzeichnet sind.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

- Eigenerklärung über das Vorliegen einer aktuell gültige Eintragung in das Handelsregister oder ein Berufsregister gemäß Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU vom 26.02.2014 (EU-Amtsblatt L 94/65), so-weit eine Eintragungspflicht des Bewerbers besteht.

Mit dem Teilnahmeantrag vorzulegende Nachweise, Erklärungen und Dokumente in Bezug auf Ausschlussgründe:
- Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit bzw. über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB gemäß Formblatt Zuverlässigkeit.
- Eigenerklärung darüber, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 3 des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (MiLoG) nicht vorliegen gemäß Formblatt MiLOG.
- Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 21 SchwarzarbG vorliegen gemäß Formblatt Schwarzarbeit.
- Eigenerklärung fehelender Russlandbezug gemäß Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziffer 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08.04.2022 über restriktive Maßnahmen an-gesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren gemäß Formblatt Sank-tionsverordnung.

Die Vergabestelle behält sich unabhängig davon zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens vor, Nachweise und/oder Bescheinigungen für sämtliche geforderten Unterlagen anzufordern bzw. diese im Rahmen des rechtlich zulässigen nachzufordern. Diese sind innerhalb von 7 Kalendertagen nach Aufforde-rung durch die Vergabestelle vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Eigenerklärung über das Bestehen oder den Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung im Fall der Zuschlagserteilung gemäß Formblatt Versicherung der Bewerbung. Die Mindestdeckungssumme muss mindestens 1.000.000,00 Euro je Einzelfall für Personenschäden und 1.000.000,00 Euro für Sach- und Vermögensschäden im Falle der Zuschlagserteilung betragen. Dabei muss die Maximierung der möglichen Ersatzleistungen des Versicherers das mindestens 2-fache der genannten Deckungssummen pro Jahr betragen. Bei Bewerbergemeinschaften ist es ausreichend, dass einer der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft über eine Versicherung in entsprechender Höhe verfügt bzw. diese im Falle der Zuschlagserteilung stellt. Die Nichterfüllung der Mindestvorgabe führt zum Ausschluss vom weiteren Verfahren.

- Eigenerklärung über den vom Bewerber/ der Bewerbergemeinschaft erzielten Umsatz (netto) im Bereich der zu vergebenden Leistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren gemäß Formblatt Umsatz. Der Mindestumsatz netto im Bereich der zu vergebenden Leistungen, muss in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren je Geschäftsjahr bei einer Bewerbung für 500.000,00 EUR netto betragen haben. Bei Bietergemeinschaften wird der Umsatz aller Mitglieder der Bietergemeinschaft addiert. Die Nichterfüllung der Mindestvorgabe führt zum Ausschluss vom weiteren Verfahren. Bei Unterauftragnehmern erfolgt eine Addition der Umsätze nur im Falle der wirtschaftlichen Eignungsleihe nach Vorlage entsprechender Verpflichtungserklärungen der Unterauftragnehmer nach Formblatt Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer.

Die Vergabestelle behält sich unabhängig davon zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens vor, Nachweise und/oder Bescheinigungen für sämtliche geforderten Unterlagen anzufordern bzw. diese im Rahmen des rechtlich zulässigen nachzufordern. Diese sind innerhalb von 7 Kalendertagen nach Aufforde-rung durch die Vergabestelle vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Eigenerklärung über die durchschnittlichen jährlichen operativen Beschäftigungszahlen (Beschäftigtenzahl ohne Führungskräfte, Anzahl Führungskräfte, Anzahl Stellen im Bereich Projektmanagement, Anzahl Stellen im Bereich Entwicklung) in Vollzeitäquivalenten in den Jahren 2020/2021/2022. Für die Erklärung ist das Formblatt Mitarbeiter zur Bewerbung zu verwenden.Sämtliche Angaben haben in Vollzeitäquivalenten zu erfolgen Es müssen mindestens 3 Vollzeitäquivalente mit fachbezogenen Mitarbeiter/innen in vorbeschriebenem Sinne eingesetzt werden. (Erl: Das Vollzeitäquivalent gibt an, wie viele Vollzeitstellen sich rechnerisch bei einer gemischten Belegung mit Teilzeitbeschäftigten ergeben. Beispiel: Ein Vollzeitbeschäftigter 40 Stunden/Woche, 2 Teilzeitbeschäftigte mit je 20 Stunden/Woche = 40 + 20 + 20 / 40 = 2 Vollzeitäquivalente).

Eigenerklärung über die Ausführung von Leistungen (Referenzen) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind gemäß Referenzliste in Formblatt Referenzen. Vergleichbar sind Referenzen dann, wenn die dort ausgewiesenen Leistungen mindestens einen der nachfolgend aufgeführten Punkte erfüllen, wobei aber in Summe über alle 3 Referenzen hinweg alle nachfolgend aufgeführten Punkte erfüllt werden müssen:

• Elektronische Meldescheine/Meldesysteme sowie damit verbundener Abrechnungsprozesse,
• Verkaufs- und Vertriebssysteme sowie damit verbundener Abrechnungs- und Clearingprozesse,
• B2B- und B2C-Frontends über Website, Progressive-Web-App/PWA und/oder native Apps,
• Integration von Mobilitäts- und/oder Personenzutrittssystemen

Es sind mindestens 3 unternehmensbezogene Referenzen von mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbaren, innovativen Leistungen bzw. durchgeführten Maßnahmen als Mindesteignungsnachweis zu benennen. Zur Vergleichbarkeit der Referenzen wird auf die obigen Ausführungen verweisen. In Summe über alle 3 Referenzen müssen die vorab aufgeführten Punkte allesamt erfüllt werden. Die Nichterfüllung der Mindestvorgabe führt zum Ausschluss vom weiteren Verfahren.

Die Vergabestelle behält sich unabhängig davon zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens vor, Nachweise und/oder Bescheinigungen für sämtliche geforderten Unterlagen anzufordern bzw. diese im Rahmen des rechtlich zulässigen nachzufordern. Diese sind innerhalb von 7 Kalendertagen nach Aufforde-rung durch die Vergabestelle vorzulegen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.