Digitalisierung (Scan) der Personalakten

Universitätsklinikum Essen, AöR

Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Digitalisierung der Personalakten und die Rücklieferung der Akten bzw. der darin enthaltenen Dokumente als digitales Datenformat zur Einbindung in die digitale Personalakte.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-12-29. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-11-24.

Wer?

• Universitätsklinikum Essen, AöR

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Düsseldorf › Essen, Kreisfreie Stadt
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-11-24	Auftragsbekanntmachung
2023-12-18	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2023-11-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Digitalisierung (Scan) der Personalakten
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung
Interne Kennung: #1
Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:selbst#
Postanschrift: Uke
Hufelandstraße 55
Postleitzahl: 45147
Stadt: Essen
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Essen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Maximale Verlängerungen: 0
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 3
Maximale Anzahl: 3
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 30.00
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Verarbeitung und Klassifizierung der Akten und Dokumente
Qualitätskriterium (Gewichtung): 35.0000
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualitätssicherung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 4.9910
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Archivierung von Papierakten und Daten
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10.0030
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Datenschutz und die Zertifizierung
das Projektmanagement
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2023-12-29 09:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 77
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen ✅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen: keine
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Erklärung des Bieters, dass 1. über sein Vermögen weder das Insolvenz- noch das Vergleichsverfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist, 2. er sich nicht in Liquidation befindet, 3. er sich als ausländischer Bieter nicht in Verhältnissen befindet, die nach den Rechtsvorschriften seines Landes mit den Verfahren zu 1. und 2. vergleichbar sind, 4. Als Amts- und Umgangssprache wird "Deutsch" festgelegt (so sind alle wesentlichen Bedienhandbücher in deutscher Sprache vorzulegen) 5. dass keine Person, deren Verhalten dem Unternehmen des Bieters zuzurechnen ist, wegen einer in § 123 Abs. 1 GWB genannten Straftat rechtskräftig verurteilt und gegen das Unternehmen keine Geldbuße nach § 30 OWiG rechtskräftig festgesetzt worden ist. 6. er seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung nachgekommen ist 7. keine fakultativen Ausschlussgründen im sinne des §124 GWB (vgl. Anlage 1) vorliegen (bzw. Nachweis von Selbstreinigungsmaßnahmen) 8. kein Verstoß gegen das Mindestlohngesetz vorliegt. Der Bieter hat Angaben zu seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit zu machen: 9- Gesamtjahresumsatz des Unternehmens bezogen auf die vergangenen 3 Geschäftsjahre in Höhe von mindestens 1.000.000,00 EUR (Eine Million Euro). 10- Spezifischer Jahresumsatz im Bereich "Digitalisierung von Papierakten": bezogen auf die vergangenen 3 Geschäftsjahre in Höhe von mindestens 300.000,00 EUR (dreihunderttausend Euro). 11- Vorhandensein einer entsprechenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung in geeigneter Höhe. (keine Mindestanforderung) 12-Das beigefügte Dokument (Anlage 1_Eignungsbewertung Digitalisierung Personalakten) ist von jedem Bewerber vollständig auszufüllen und einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Erklärung des Bieters, dass

1. über sein Vermögen weder das Insolvenz- noch das Vergleichsverfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist,

2. er sich nicht in Liquidation befindet,

3. er sich als ausländischer Bieter nicht in Verhältnissen befindet, die nach den Rechtsvorschriften seines Landes mit den Verfahren zu 1. und 2. vergleichbar sind,

4. Als Amts- und Umgangssprache wird "Deutsch" festgelegt (so sind alle wesentlichen Bedienhandbücher in deutscher Sprache vorzulegen)

5. dass keine Person, deren Verhalten dem Unternehmen des Bieters zuzurechnen ist, wegen einer in § 123 Abs. 1 GWB genannten Straftat rechtskräftig verurteilt und gegen das Unternehmen keine Geldbuße nach § 30 OWiG rechtskräftig festgesetzt worden ist.

6. er seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung nachgekommen ist

7. keine fakultativen Ausschlussgründen im sinne des §124 GWB (vgl. Anlage 1) vorliegen (bzw. Nachweis von Selbstreinigungsmaßnahmen)

8. kein Verstoß gegen das Mindestlohngesetz vorliegt.

Der Bieter hat Angaben zu seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit zu machen:

9- Gesamtjahresumsatz des Unternehmens bezogen auf die vergangenen 3 Geschäftsjahre in Höhe von mindestens 1.000.000,00 EUR (Eine Million Euro).

10- Spezifischer Jahresumsatz im Bereich "Digitalisierung von Papierakten": bezogen auf die vergangenen 3 Geschäftsjahre in Höhe von mindestens 300.000,00 EUR (dreihunderttausend Euro).

11- Vorhandensein einer entsprechenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung in geeigneter Höhe. (keine Mindestanforderung)

12-Das beigefügte Dokument (Anlage 1_Eignungsbewertung Digitalisierung Personalakten) ist von jedem Bewerber vollständig auszufüllen und einzureichen.

Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Eignung zur Berufsausübung: Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister ihres Sitzes / Wohnsitzes oder vergleich-bares Register, soweit dies in dem Mitgliedstaat geführt wird.

Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit 1. Personelle Ressourcen Um sicherzustellen, dass der Bieter über die erforderlichen personellen Mittel verfügt, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können, muss er Angaben zur aktuellen Anzahl der Beschäftigten machen. Eine Mindestanzahl von 40 Mitarbeitenden ist hier erforderlich. 2. Referenzen Darüber hinaus sind zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vier Referenzprojekte Digitalisierung (Scan) von Papierakten anzugeben. Zur Angabe der Referenzen ist die vorgegebene Übersichtsdarstellung zu verwenden (s.u.). Für jede Referenz ist eine Übersicht auszufüllen. Es sind geeignete Nachweise beizufügen, die die Verifizierung der tatsächlichen Durchführung des Projekts ermöglichen. Folgende Angaben werden in diesem Zusammenhang bezüglich der Darstellung der Referenzen angefragt. 2.1 Gegenstand des Referenzprojekts Zunächst ist der Gegenstand des Referenzprojektes zu beschreiben. Der Bieter soll Angaben zum Auftragsgegenstand machen und ob das Referenzprojekt die Digitalisierung von Papierakten zur Einbindung in ein Digitales Dokumentenmanagementsystem zum Gegenstand hatte. 2.2 Größe des Referenzprojekts Darüber hinaus werden Angaben benötigt, wie viele Akten und Dokumente im Rahmen des Referenzprojekts digitalisiert wurden. 2.3 Branche des Auftraggebers im Referenzprojekt Zuletzt ist anzugeben, ob Projekte mit Unternehmen durchgeführt wurden, die in dem Gleichen oder in einem vergleichbaren Umfeld wie der Auftraggeber tätig sind. Unterschieden werden Projekte mit nicht öffentlichen, sonstigen Unternehmen, Projekte mit Auftraggebern des öffentlichen Dienstes, Projekte im Krankenhausumfeld und Projekte mit anderen Universitätskliniken.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: keine
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrugsbekämpfung

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 20 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Entrichtung von Steuern

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Konkurs

Korruption

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Vergleichsverfahren

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Universitätsklinikum Essen, AöR
Nationale Registrierungsnummer: DE119 656 585
Postanschrift: Hufelandstraße 55
Postleitzahl: 45147
Postort: Essen
Region: Essen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabe@uk-essen.de 📧
Telefon: +49 2017232633 📞
Fax: +49 2017236735 📠
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Gesundheit
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YDGY10JD95JY/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YDGY10JD95JY 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YDGY10JD95JY 🌏
Die Höchstzahl der Bewerber, die zur zweiten Stufe des Verfahrens eingeladen werden, ist festgelegt. ✅
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen ✅
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Gültigkeitsdauer des Angebots: 77
Maximale Verlängerungen: 0

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXS0YDGY10JD95JY Es erfolgt keine postalische oder elektronische Übersendung der Vergabeunterlagen. Sie stehen im Portal zum Download bereit. Fragen zum Verfahren werden ausschließlich schriftlich über das Kommunikationsforum in diesem Portal unter Wahrung der Anonymität des Fragestellers, allen Bewerbern/Bietern beantwortet. Es gelten die Vertragsbedingungen des Landes NRW. Der Auftraggeber behält sich vor, Teststellungen durchzuführen. Bei elektronischen Angeboten ist die durch das Vergaberecht geforderte Vertraulichkeit durch Verschlüsselung sicherzustellen. Ein unverschlüsselt eingereichtes elektronisches Angebot ist zwingend vom Vergabeverfahren auszuschließen. Eine Angebotsabgabe per E-Mail wird nicht akzeptiert. Seit dem 01.01.2023 gilt das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG). Dieses verpflichtet Unternehmen ab 3000 Mitarbeitenden zur Umsetzung der dort genannten Vorgaben. Diese umfassen unter anderem die Einhaltung von Menschen- und Umweltrechten in der Lieferkette. D.h., unmittelbare Zulieferer (dies können auch Dienstleister sein) müssen so ausgewählt werden, dass diese keine der im LkSG benannten Rechte beeinträchtigen. Die Erteilung des Zuschlags steht unter dem Vorbehalt der Zuwendung der Fördermittel.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Nationale Registrierungsnummer: DE812110859
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: poststelle@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 2211473-045 📞
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Quelle: OJS 2023/S 228-718994 (2023-11-24)

Auftragsbekanntmachung (2023-12-18)
Objekt
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:

Zur Leistung gehören: 1. Die Logistik und der Transport, d.h. die Abholung der Akten beim Auftraggeber in dazu zur Verfügung gestellten Transportbehälter und der Transport zum Standort des Auftragnehmers. 2. Die Aufbereitung der Akten für den Scanvorgang, die Digitalisierung der Akten, die Klassifizierung der eingescannten Dokumente und die Zuordnung zur vom Auftraggeber vorgegebenen neuen Aktenstruktur. 3. Die Sicherung der Qualität der Scanergebnisse und der Klassifizierung der Dokumente. 4. Die nachgewiesene Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben. 5. Die Rücklieferung der Akten in digitalisierter Form und abschließend die Archivierung und gegebenenfalls Vernichtung der Dokumente und Daten, nach erfolgreicher Digitalisierung und Auslieferung der Daten.

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2023-12-18+01:00 📅

Änderungen
Neuer Wert
Text:

Punkt "3. Branche des Auftraggebers im Referenzprojekt" wurde aktualisiert nach einer Nachricht von einem Bewerber.

Andere zusätzliche Informationen
Anpassung der Eignungsbewertungsmatrix
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: bf3ba0a3-65fc-4291-addd-d40b809af52c-01
Quelle: OJS 2023/S 244-768722 (2023-12-18)

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