Digitalisierung von Akten der Abteilung Zuwanderung und Einbürgerung der Stadt Mannheim | Stadt Mannheim - FB 60 - Fachbereich Baurecht, Bauverwaltung und Denkmalschutz. | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2023-11-06	Auftragsbekanntmachung

Beschreibung der Beschaffung

Aktenvorbereitung, Sortierung - 4.000.000 Blätter\nScannen, Indexieren, Dokumentieren - 4.000.000 Blätter\nQualitätssicherung - 2.700 Stunden\nLogistik und Transport - 4 Chargen\nDatentransfer - 1 Pauschale\n\nVorgesehene Einzelfristen: \n- Abholung der ersten Aktencharge durch den AN nach Absprache innerhalb von 4 Wochen nach Auftragserteilung\n- Abholung jeder weiteren Charge muss mindestens drei Werktage im Voraus mit der Ansprechperson des Fachbereichs Bürgerdienste abgestimmt werden\n- Die Verarbeitung einer Charge darf nicht länger als 4 Wochen dauern\n- Ein kurzfristiger Zugriff durch die Abteilung Zuwanderung und Einbürgerung auf einzelne Akten muss während der Arbeitszeiten (Montag-Freitag 06.00 - 18.00 Uhr) gewährleistet sein. Wird ein kurzfristiger Zugriff durch den Auftraggeber bis um 15.00 Uhr beauftragt, müssen die Akten bevorzugt gescannt und dem Auftraggeber digital spätestens um 06.00 Uhr des Folgearbeitstages zur Verfügung stehen. Wird ein kurzfristiger Zugriff durch den Auftraggeber nach 15.00 Uhr beauftragt, müssen die Akten bevorzugt gescannt und dem Auftraggeber digital spätestens um 12.00 Uhr des Folgearbeitstages zur Verfügung stehen. Sollte eine Akte im Original benötigt werden, muss diese spätestens um 06.00 Uhr des übernächsten Arbeitstages bei der Abteilung Zuwanderung und Einbürgerung vorliegen.

Zusätzliche Informationen

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass für die elektronische Angebotsabgabe\ndie Bietersoftware AI Bietercockpit erforderlich ist. Die Nutzungsbedingungen und technischen Voraussetzungen sind abrufbar unter www.auftragsboerse.de. Bei der Installation hilft Ihnen der Bietersupport (Telefon: 0711/66601-476 oder per E-Mail:\nbietermrn@staatsanzeiger.de).\nBitte berücksichtigen Sie bei Ihrer Angebotsabgabe ebenso, dass\naufgrund einer ggf. großen Datenmenge eine vollständige Übertragung\nIhres Angebots längere Zeit in Anspruch nimmt! Bitte kalkulieren Sie\ndaher ausreichend Zeit für das Hochladen des Angebots auf der\nVergabeplattform und/oder die Schaffung der technischen\nVoraussetzungen ein.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Mit dem Angebot ist abzugeben\n1. Eigenerklärung über die Eintragung in das Berufsregister des Sitzes\noder Wohnsitzes.\n2. Eigenerklärung, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares\ngesetzlich geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde,\nein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und\nsich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet oder ein\nInsolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde.\n3. Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen\nwurde die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt.\n4. Angabe zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur\ngesetzlichen Sozialversicherung.\n5. Angabe zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft.\n\nHinweis: in Bezug auf die Nr. 1-5 sind Eigenerklärungen durch die Abgabe\ndes vollständig ausgefüllten Formblatts VHB 124_LD\n(Eigenerklärung zur Eignung Liefer-/Dienstleistungen) erforderlich. \n\nDas Formblatt ist abrufbar unter\nhttps://www.mannheim.de/sites/default/files/2020-03/VHB_124_LD_Eigenerklaerung_zur_Eignung%20(Stand%202019)_0.pdf\n\nund liegt den Vergabeunterlagen bei.\n\nWeitere Unterlagen, die gem. Aufforderung mit dem Angebot einzureichen sind:\n6. Eigenerklaerung_RUS_Sanktionen_Art_5k - 2023\n\nIm Sinne einer nachhaltigen Beschaffung sind mit dem Angebot folgende\nNachweise einzureichen:\n- Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt \n- Erklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen\n\nAuf Verlangen der Vergabestelle sind vorzulegen:\n1. Die Erklärungen gem. Nr. 1-5 für die anderen Unternehmen bzw. für jedes\nMitglied einer Bietergemeinschaft\n2. Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt für andere Unternehmen\n\nDie im Formblatt VHB 124_LD (Eigenerklärung zur Eignung Liefer-\n/Dienstleistungen) jeweils genannten Bestätigungen/Nachweise sind auf\ngesonderes Verlangen der Vergabestelle innerhalb der gesetzten Frist\nvorzulegen.\n\nAlle auf gesondertes Verlangen einzureichende Erklärungen und Nachweise\nwerden mit einer angemessenen Frist angefordert. Werden die Erklärungen\nund Nachweise nicht innerhalb dieser gesetzten Frist vorgelegt, wird das\nAngebot ausgeschlossen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Mit dem Angebot abzugeben ist:\n1. Eigenerklärung über den Umsatz des Bieters/Bewerbers in den letzten drei\nabgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit\nder zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des\nAnteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten\nLeistungen.\n\nHinweis: In Bezug auf Nr. 1 sind Eigenerklärungen durch die Abgabe\ndes vollständig ausgefüllten Formblatts VHB 124_LD\n(Eigenerklärung zur Eignung Liefer-/Dienstleistungen) erforderlich. \n\nDas Formblatt ist abrufbar unter\nhttps://www.mannheim.de/sites/default/files/2020-03/VHB_124_LD_Eigenerklaerung_zur_Eignung%20(Stand%202019)_0.pdf\n\nund liegt den Vergabeunterlagen bei.\n\nAuf Verlangen der Vergabestelle ist abzugeben:\n1. Die Erklärungen gem. Nr. 1 für die anderen Unternehmen bzw. für jedes\nMitglied einer Bietergemeinschaft\n\nDie im Formblatt VHB 124_LD (Eigenerklärung zur Eignung Liefer-\n/Dienstleistungen) jeweils genannten Bestätigungen/Nachweise sind auf\ngesondertes Verlangen der Vergabestelle innerhalb der gesetzten Frist\nvorzulegen.\n\nAlle auf gesondertes Verlangen einzureichende Erklärungen und Nachweise\nwerden mit einer angemessenen Frist angefordert. Werden die Erklärungen\nund Nachweise nicht innerhalb dieser gesetzten Frist vorgelegt, wird das\nAngebot ausgeschlossen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Mit dem Angebot ist abzugeben:\n1. Eigenerklärung, dass in den letzten drei Jahren vergleichbare\nLeistungen ausgeführt wurden.\n2. Eigenerklärung, dass die für die Ausführung der Leistungen\nerforderlichen Beschäftigten zur Verfügung stehen.\n\nHinweis: In Bezug auf Nr. 1-2 sind Eigenerklärungen durch die Abgabe\ndes vollständig ausgefüllten Formblatts VHB 124_LD\n(Eigenerklärung zur Eignung Liefer-/Dienstleistungen) erforderlich. \n\nDas Formblatt ist abrufbar unter\nhttps://www.mannheim.de/sites/default/files/2020-03/VHB_124_LD_Eigenerklaerung_zur_Eignung%20(Stand%202019)_0.pdf\n\nund liegt den Vergabeunterlagen bei.\n\nWeitere Unterlagen, die gem. Aufforderung mit dem Angebot einzureichen sind (unter anderem für die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien): \n3. Eigenerklärung, dass der Bieter zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe über eine\nZertifizierung nach DIN ISO 9001 oder gleichwertig verfügt.\n4. Eigenerklärung, dass der Bieter zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe über eine\nZertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder gleichwertig verfügt.\n5. Projektfahrplan\n6. Sicherheitskonzept\n\nAuf Verlangen der Vergabestelle abzugeben sind:\n- Die Erklärung gem. Nr. 1 und 2 für die anderen Unternehmen bzw. für jedes\nMitglied einer Bietergemeinschaft\n- Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen\n\nDie im Formblatt VHB 124_LD (Eigenerklärung zur Eignung Liefer-\n/Dienstleistungen) jeweils genannten Bestätigungen/Nachweise sind auf\ngesondertes Verlangen der Vergabestelle innerhalb der gesetzten Frist\nvorzulegen.\n\nAlle auf gesondertes Verlangen einzureichende Erklärungen und Nachweise\nwerden mit einer angemessenen Frist angefordert. Werden die Erklärungen\nund Nachweise nicht innerhalb dieser gesetzten Frist vorgelegt, wird das\nAngebot ausgeschlossen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von\nRechtsbehelfen:\nVerstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung\nerkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein\nNachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)).

Bitte beachten Sie folgende neuen Fristen und Termine:
Ablauf der Angebotsfrist: 22.11.2023 10:45 Uhr
Ausführungsfrist: 12.02.2024 bis 31.07.2024
Ende Bindefrist: 09.02.2024

Außerdem wurde auf der Vergabeplattform mit Datum vom 06.11.2023 eine neue Version der Vergabeunterlagen (Version 2) bereitgestellt. Die Änderungen in den Vergabeunterlagen können der Bieterinformation Nr. 2 entnommen werden, welche ebenfalls auf der Vergabeplattform zur Verfügung gestellt wurde.