Externe Unterstützung bei der SAP S/4HANA Einführung im Greenfield-Ansatz

Kurze Beschreibung

Externe Unterstützung bei der Einführung von SAP S/4 HANA im Greenfield-Ansatz. Dabei sollen die Unternehmensprozesse ausgehend von SAP ECC Version 6.0 EHP 8 umgestellt werden.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

terranets bw GmbH Am Wallgraben 135 70565 Stuttgart Hauptort der Ausführung:
terranets bw GmbH - Am Wallgraben 135, 70565 Stuttgart
Die Arbeiten können in kleinen Teilen im gesamten Netzgebiet der terranets bw GmbH in Baden-Württemberg und Hessen stattfinden.

Beschreibung der Beschaffung

Auftragsgegenstand:
Auftragsgegenstand sind die notwendigen IT-Dienstleistungen und IT-Beratungsleistungen zur erfolgreichen Migration unserer derzeitige SAP-ERP Landschaft hin zu einer S/4HANA Plattform im Greenfield-Ansatz.
Dabei sind folgende Annahmen getroffen:
- terranets bw hat für alle Unternehmensprozesse SAP ECC Version 6.0 EHP 8 sowie Erweiterungen und weitere Schnittstellen im Einsatz.
- terranets bw bilanziert nach HGB und IFRS
Projektziele:
- Einführung und Produktivsetzung von SAP S/4 HANA innerhalb des geplanten Zeitrahmens.
- SAP S/4 HANA Einführung nah am Standard. Darüberhinausgehend werden bei Bedarf Eigenentwicklungen nötig sein. Der voraussichtliche Schwerpunkt dabei wird bei PM und bei regulatorischen Anforderungen liegen.
- Prozessoptimierung sowie Standardisierung zur Erreichung einer hohe Datenqualität und Wartbarkeit des Systems
- Das Aufzeigen von perspektivischen Digitalisierungslösungen für die Zeit nach Produktivsetzung
- Festlegung einzelner Umsetzungsschritte und Maßnahmen unter Berücksichtigung von handelsrechtlichen, steuerlichen und regulatorischen Aspekten im zukünftigen SAP S/4HANA System
- Erstellung eines detaillierten Zeitplans der einzelnen Schritte, Einhaltung der logischen Reihenfolge unter Wahrung der Fristen.
- Koordination und Mithilfe bei der zielgerichteten Umsetzung der fachlichen bzw. IT-Maßnahmen, um einen erfolgreichen Wechsel und Produktivsetzung SAP S/4HANA zu gewährleisten
- Überführung von relevanten Stammdaten in das SAP S/4 HANA System (Export/ Import/ ggf. Aufarbeitung)
Generelle Anforderungen:
Im Rahmen des SAP S/4 HANA Projektes können folgende generelle Aufgaben, Kenntnisse und/oder Skills durch den Berater in das Projekt einzubringen sein:
- Branchenkenntnis in der Energiewirtschaft bzw. im regulierten Netzbetreiberumfeld
- Expertise in S/4 HANA Transformationsprojekten
- Kommunikation und Abstimmung mit den Experten und Projektmitgliedern; einbringen von Prozessexpertise sowie Wissenstransfer
- Einbringen und Aufzeigen von Best Practice Ansätzen / Benchmarking und Prozessoptimierungen unter Berücksichtigung der digitalen Transformation und perspektivischen Weiterentwicklungsszenarien für SAP 4/HANA
- Unterstützung bei der Identifikation von Optimierungspotential bei Funktionalitäten
- Challengen von Konzepten, Prozessen (E2E) und Umsetzungsideen (bspw. Stammdatenpflegeprozesse)
- Erarbeitete Informations-/Reportinganforderungen zusammen mit den fachlichen E2E Prozess-Teams (embedded Analytics vorrangig, SAC) umsetzen.
- Beratung "nah an der Umsetzung" auf operativer Ebene
- Aufbereitung von Schulungsunterlagen Ergebnisdokumentationen und Entscheidungsvorlagen ggf. Führung von Workshops
- Umsetzung des Projektes mithilfe agiler Methoden
- Dokumentation der IT-technischen Umsetzung, nach den im Projekt vorgegebenen
Standards
Fachliche Anforderungen:
Im Rahmen des SAP S/4 HANA Projektes können folgende fachliche bzw. SAP-spezifische Auf-gaben, Kenntnisse und/oder Skills durch den Berater in das Projekt einzubringen sein:
o Unterstützungsleistungen bei der Ausprägung der SAP-Systemlandschaft:
- Die Berater verfügen über das notwendige Architekturverständnis zur Ausgestaltung einer zukunftsfähigen und modernen Soll-Architektur im ERP-Umfeld im energiewirtschaftlichen Kontext
- Die Methodenkompetenz und Projekterfahrung in der Ausprägung von Konzerntemplates im ERP Core Umfeld basierend auf SAP S/4 HANA.
- Analyse der bisherigen (Eigen-) Entwicklungen, Neudesign oder Transfer der Entwicklungen
- Schnittstellenentwicklung zu bestehenden Erweiterungen (im wesentlichen SAP S/4 HANA Standardschnittstellen)
o Testing:
- Unterstützung bei Konzeption und Vorbereitung der Tests für der S/4HANA-Soll-Prozesse. Dies kann den Aufbau einer Testmatrix beinhalten.
- Konzeption von automatisierten Tests
- Unterstützung bei Testdokumentation und -durchführung ggf. Integration in Solution Manager und/oder weitere Tools zur Testunterstützung
- Qualifikation für die Einrichtung von Testfällen abhängig vom Tool (u.a. SolMan, etc.)
o Weiterentwicklung Berechtigungskonzepte:
- Einführung/ Weiterentwicklung Data Governance Konzept (ILM)
- Aktive Unterstützung bei der Konzeption, Entscheidungsherbeiführung und der Umsetzung der erarbeiteten Berechtigungskonzepte in SAP S/4 HANA
- Erfahrungen in der fachlichen Konzeption und der technischen Implementierung des SAP S/4 HANA Berechtigungswesen mit Schwerpunkt in den Modulen FI, CO, MM und SAP S/4 HANA-Berechtigungswesen.
o SAP Customizing/ Entwicklungsanforderungen:
- Systemüberblick und Prozesskenntnisse S/4 EAM / PM und Customizing-Kenntnisse sowie Entwicklungsknowhow im Recordsmanagement oder Erfahrung mit CDS-Views & Unit Testing
- Tiefe Entwicklungs-Kenntnisse (ABAP, ABAP OO und S/4HANA on ABAP. Kenntnisse im Umfeld SAP FIORI, Webservices, JAVA, CDS und ODATA sind hilfreich)
- Erfahrungen mit Migrationstools (LTMC bzw. LSMW)
- SAP SD / FI / FI-AA / MM / PS / CO
- Fokus bei SAP PM
-> S/4HANA EAM
-> SAP ECC 6.0
-> Fiori Entwicklung
-> UX/UI Design

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Bewerberauswahl erfolgt in einem dreistufigen Verfahren. Zunächst wird (1.) geprüft, ob die Teilnahmeanträge den formalen Anforderungen genügen. Unvollständige Teilnahmeanträge, die trotz ggf. erfolgter Nachforderung von Unterlagen weiterhin unvollständig bleiben, können nicht berücksichtigt werden. Anschließend wird (2.) beurteilt, ob die Bewerber/Bewerbergemeinschaften nach den vorgelegten Angaben und Nachweisen grundsätzlich geeignet erscheinen, die verfahrensgegenständlichen Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen.
Sofern mehr als die vorgesehene Höchstzahl an grundsätzlich geeigneten Bewerbern vorliegt, wird schließlich anhand der Referenzen gemäß Ziffer III.1.3 der Auftragsbekanntmachung und der Selbstauskunft, S. 21/22 Teilnahmeformular beurteilt, wer unter den als grundsätzlich geeignet eingestuften Bewerbern im Vergleich zu den Mitbewerbern besonders geeignet erscheint und daher am weiteren Verfahren beteiligt werden soll. Die Beurteilung erfolgt auf folgender Grundlage:
> Eingereichte Referenzen gem. Eigenerklärung über Durchführung der Referenzen (S. 23 ff.)
- Mobile Workforce Entwicklung auf SAP PM / FIORI Basis (1 Punkt)
> Eigenerklärung über den Leistungsumfang und die Zahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren durchschnittlich beschäftigten Mitarbeitenden (S.21/22 Teilnahmeformular)
- Mitarbeiterdisposition (1 Punkt)
- Kommunikationssprachen (1 Punkt)
- Projektmethoden (1 Punkt)
- Zertifizierung Rechenzentren (1 Punkt)
Insgesamt können neben den zwingend zu erfüllenden Bedingungen also max. 5 Punkte für den Vergleich der grundsätzlich geeigneten Bewerber erreicht werden.
Die Vorlage von mehr als einer Referenz für die Referenzgruppe 1 und von mehr als drei Referenzen für die Referenzgruppe 2 ist nicht gewünscht. Legt der Bewerber mehr als die geforderten Referenzen je Referenzgruppe vor, so sind diese für die Bewertung durch den Bewerber zu priorisieren. Nimmt der Bewerber, auch nach ggf. erfolgter Nachforderung, keine Priorisierung vor, so wird die Vergabestelle die Referenzen priorisieren und entsprechend in die Wertung einbeziehen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Vorbemerkung
a) Die Eignung ist für jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft gesondert nachzuweisen. Soweit nachfolgend nichts Abweichendes geregelt wird, sind daher alle Eignungsnachweise von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft vorzulegen.
b) Ein Bewerber kann zum Nachweis seiner Eignung (wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen (Eignungsleihe).Diese Möglichkeit besteht unabhängig von der Rechtsnatur der zwischen dem Bewerber und den anderen Unternehmen bestehenden Verbindungen. In diesem Fall ist der Vergabestelle nachzuweisen, dass dem Bewerber die erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieses Unternehmens vorlegt. Die Unternehmen, auf die sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung stützt, müssen die Eignung nach Ziffer III.1.1 bis III.1.3 hinsichtlich derjenigen Eignungskriterien erfüllen, zu deren Nachweis sich der Bewerber auf die Eignung des Unternehmens stützt. Zudem sind die Erklärungen über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 Abs. 1 bis 4 GWB und § 124 Abs. 1 GWB auch für diese Unternehmen vorzulegen. Werden die vorstehend dargestellten Eignungsanforderungen nicht erfüllt oder liegen Ausschlussgründe gemäß § 123 Abs. 1 bis 4 GWB vor, so ist das Unternehmen auf Anforderung der Vergabestelle innerhalb einer von dieser vorgegebenen Frist zu ersetzen. Liegen Ausschlussgründe nach § 124 Abs. 1 GWB vor, so kann die Vergabestelle verlangen, dass der Bewerber das Unternehmen ersetzt.
Der Teilnahmeantrag ist in deutscher Sprache einzureichen. Zertifikate und Urkunden, die zum Nachweis der Eignung einzureichen sind, dürfen hiervon abweichend auch in englischer Sprache eingereicht werden.
Vorstehende Ausführungen unter 1. bis 2. gelten für die Nachweise nach III.1.2 und III. 1.3 entsprechend.
2. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Unterlagen in Bezug auf Ausschlussgründe einzureichen:
a) Eigenerklärung, dass die Ausschlussgründe des § 123 Abs. 1 bis 4 GWB nicht vorliegen;
b) Eigenerklärung über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach § 124 Abs. 1 GWB;
c) Eigenerklärung gemäß § 19 Abs. 3 des Mindestlohngesetzes (MiLoG).
3. Vorzulegende Nachweise der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung:
a) Aktueller Nachweis über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens und Umsatz mit Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.
2. Eigenerklärung über das Vorliegen einer Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von jeweils mind. 5 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden oder Eigenerklärung des Bewerbers, im Auftragsfall einen entsprechenden Versicherungsschutz in der geforderten Höhe zu stellen.
Dieser Nachweis ist bei Bewerbergemeinschaften nur einmal vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Mitarbeiterdisposition: Die Mitarbeiterdisposition für den Projektstart ist innerhalb von 6 Wochen nach Vertragsunterzeichnung möglich.
Kommunikationssprachen: Sie beherrschen Deutsch und Englisch verhandlungssicher in Wort und Schrift.
Projektmethoden: Sie haben Erfahrung in agilen Projektmethoden (Scrum oder SAP Activate)
Rechenzentren: Rechenzentren, auf die im Laufe des Projektes ggf. zugegriffen wird, sind zertifiziert nach DIN EN 50600.
Innerhalb der Referenzen: Mobile Workforce Entwicklung auf SAP PM / FIORI Basis
Referenzen:
Es sind mind. 4 Referenzen über zwei Referenzgruppen hinweg vorzulegen.
Die Referenzprojekte für die Referenzgruppe 1 müssen innerhalb der letzten 5 Jahre (Stichtag: 01.03.2018) erbracht worden sein.
Die Referenzprojekte für die Referenzgruppe 2 müssen (Stand 13.04.2023) planmäßig bis spätestens am 01.06.2023 (Go-Live) abgeschlossen sein.
Referenzgruppe 1:
Eigenerklärung über mindestens eine Referenz über die Einführung eines SAP-Releases oder den SAP-Support über mindestens 2 Jahre innerhalb des Referenzzeitraumes (seit dem 01.03.2018):
Das eingereichte Referenzprojekt muss in einem regulierten Unternehmen erbracht worden sein (reguliert nach dem Energiewirtschaftsgesetz (EnWG), z. B. VNB - Verteilnetzbetreiber / ÜNB - Übertragungsnetzbetreiber / FNB - Fernleitungsnetzbetreiber).
Dabei muss die Referenz einen der folgenden Punkte erfüllen:
- SAP Einführung oder Releasewechsel (z. B. von SAP ECC auf SAP S/4HANA, von SAP R3 auf SAP ECC oder von SAP Standard auf SAP ISU)
oder
- mind. 2 Jahre SAP-Support für die Module: FI-CO & FI-AA
Referenzgruppe 2:
Eigenerklärung über mindestens drei Referenzen über die Einführung/Migration von SAP S/4HANA. Die Referenzobjekte müssen die Anforderungen gem. Punkt 1. immer erfüllen. Die Referenzobjekte müssen die Anforderungen gem. der Punkte 2. und 3. mindestens einmal erfüllen.
Die Anforderungen gem. der Punkte 4 a), 4 b), 4 c) und 4 d) müssen, über die drei Referenzprojekte verteilt, jeweils mindestens einmal erfüllt werden.
1. Einführung von SAP S/4HANA. Planmäßiger Go-Live bis spätestens am 01.06.2023.
2. Mindestens 1x Implementierung von SAP Fiori-Launchpad
3. Mindestens 1x SAP 4/HANA Einführung nach dem Greenfield-Ansatz
4. SAP S/4HANA Einführung/Migration für folgende Module: 4.a) FI-AA/FI-CO 4.b) PM 4.c) MM 4.d) SD
Die Referenzen sind bei Bewerbergemeinschaften insgesamt nur einmal vorzulegen.
Eigenerklärung über Kenntnisse im Support und Betrieb von IT-Infrastruktur in KRITIS Unternehmen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Aktueller Nachweis eines eingeführten und durch betriebliche Anweisungen umgesetzten, international anerkannten Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) entsprechend der ISO/IEC 27001, zertifiziert durch eine DAkkS-akkreditierte Zertifizierungsstelle.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

1) Für Bewerbergemeinschaften gilt:
Es gibt keine Vorgabe hinsichtlich der Rechtsform. Erforderlich ist die Einreichung einer von allen Mitgliedernder Bewerbergemeinschaft unterzeichneten Erklärung folgenden Inhalts:
a) plausible Darstellung der Aufgabenteilung innerhalb der Bewerbergemeinschaft,
b) Benennung des bevollmächtigten Vertreters der Bewerbergemeinschaft,
c) Erklärung, dass dieser Vertreter die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft während des gesamten Verfahrensrechtsverbindlich vertritt,
d) Erklärung, dass alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft im Vergabeverfahren sowie im Auftragsfallgesamtschuldnerisch haften.
2) Beteiligt sich ein Unternehmen mehrfach - sei es als Bewerber, Mitglied einer Bewerbergemeinschaft oder Nachunternehmer - an diesem Vergabeverfahren, so kann dies zum Verfahrensausschluss aller Bewerber/Bewerbergemeinschaften, bei denen das jeweilige Unternehmen beteiligt bzw. als Nachunternehmervorgesehen ist, führen.

Geforderte Kautionen und Garantien

Selbstschuldnerische und unbefristete Bürgschaften zur Sicherung von Vorauszahlungen, zur Sicherung der Vertragserfüllung und zur Sicherstellung der vertragsgemäßen Erfüllung der Mängelansprüche.
Die Sicherheiten sind keine Mindestanforderungen. Sie können Gegenstand der Verhandlungen sein. Mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe werden die Muster mit den vollständigen Formulierungen zur Verfügung gestellt.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Die Projektsprache ist während der gesamten Vertragslaufzeit deutsch. Alle Projektkorrespondenz erfolgt in deutscher Sprache. Alle Zahlungen werden nur in EUR abgewickelt.

1) Es wird darauf hingewiesen, dass das am 1.7.2013 in Kraft getretene Tariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (LTMG) sowie das Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz) Anwendung finden. Die sich hieraus ergebenden Verpflichtungen, insbesondere auch bei dem Einsatz von Nach- und Verleihunternehmen, sind daher zu beachten.
2) Die Vergabeunterlagen sind unter der in Ziffer I.3) angegebenen Internetadresse abrufbar. Unter der in Ziffer I.3) angegebenen Internetadresse werden auch Antworten auf Bewerberfragen sowie aktualisierte oder weitere Informationen und Unterlagen zu dem Verfahren zur Verfügung gestellt. Interessenten an dem Verfahren müssen sicherstellen, dass sie regelmäßig und insbesondere unmittelbar vor Abgabe ihres Teilnahmeantrags sowie vor Ablauf der Teilnahmefrist prüfen, ob seitens der Vergabestelle zusätzliche Informationen oder Unterlagen zur Verfügung gestellt wurden, welche für die Abgabe des Teilnahmeantrags zu beachten sind.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YCA6AGQ

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB).
Hinsichtlich der Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf § 160 GWB verwiesen. Dieser lautet:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat;
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Hinsichtlich der Information nicht berücksichtigter Bieter und Bewerber gelten die §§ 134, 135GWB.Insbesondere gilt: Bieter deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Das gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage.