Influencer-Marketing-Agentur Rahmenvertrag

Kurze Beschreibung

1. Art und Umfang des Auftrags
Im Rahmen des Marketing- und Kommunikationsauftrages beauftragt visitBerlin eine Influencer-Marketing-Agentur, mit der beratenden, konzeptionellen Leistung sowie der Identifikation, Planung und Buchung von Influencer:innen zur Bewerbung der Reisedestination Berlin und damit verbundenen Angeboten. Hierfür soll ein Rahmenvertrag geschlossen werden. Dieser dient als Grundlage für Einzelaufträge, die projektbezogen von der Auftraggeberin abgerufen werden können. Hierfür erhält die Agentur als Basis jeweils gesonderte Aufträge. Für diese werden durch die Auftragnehmerin jeweils einzeln Angebote erstellt, die auf Grundlage von mündlichen und/ oder schriftlichen Briefings erfolgen.
visitBerlin betreibt folgende Social Media Kanäle, die mit den Aufträgen in mittelbarem oder unmittelbarem Zusammenhang stehen können:
- Facebook: @visitBerlin
- Instagram: @visitberlin
- Twitter: @visitBerlin
- TikTok: @visitberlin
Folgende Leistungen sollen innerhalb des Rahmenvertrages erbracht werden:
- Die Umsetzung von Paid-Kampagnen mit Influencer:innen zu verschiedenen Themen, die mit der Destination Berlin in Verbindung stehen, damit verbunden die Entwicklung kreativer Konzepte mit Verständnis für die Marke visitBerlin und die Destination Berlin. Jeweilige Kampagnenziele (u.a. Klicks auf die Landing Page, Reichweite, Sales usw.) werden vorab durch die Auftraggeberin definiert.
Im Detail bedeutet das:
o Erstellung von Konzepten für Influencer:innenkampagnen auf Grundlage von Briefings der Auftraggeberin unter Berücksichtigung vorgegebener Zielsetzung
o Recherche und Aktivierung der Influencer:innen
o Abstimmung der Konzepte und der ausgewählten Influencer:innen mit der Auftraggeberin
o Projektmanagement inklusive Zeit- und Budgetplanung in Abstimmung mit der Auftraggeberin
o Übernahme aller organisatorischer Absprachen mit den Influencer:innen
o Verhandlungen mit den Influencer:innen im Sinne der Auftraggeberin und Contracting mit den Influencer:innen
o Briefing der Influencer:innen nach vorheriger Abstimmung mit visitBerlin
o Contentplanung in Abstimmung mit den Influencer:innen und visitBerlin
o Erstellung von Produktionsplänen in Abstimmung mit den Influencer:innen (inklusive Abstimmungen mit den Locations)
o Einholen von Genehmigungen für Dreh oder Fotoaufnahmen
o Begleitung der Umsetzung und Veröffentlichung der Contents (inkl. u.a. Erwähnung der visitBerlin Social-Media-Kanäle, Co-Author-Posts, Verlinkungen oder Hinweis auf die visitBerlin Website)
o Freigabeprozess der Contents durch visitBerlin und Abstimmung der Feedbacks mit den Influencer:innen
o Aushandlung zur Übertragung der Nutzungsrechte von Contents an visitBerlin
o Analyse, Auswertung und Reporting der Kampagnen
o Reisemanagement der Influencer:innen (Reisekosten und Honorare der Influencer werden von den Influencer:innen gegenüber dem Auftragnehmer abgerechnet und nach Beendigung der Reise dem Auftragnehmer durch die Auftraggeberin auf Nachweis erstattet.)
o Abrechnung und Abrechnungsmanagement
Regelmäßige Abstimmungsmeetings mit visitBerlin und ggf. der Kreativ- und Mediaagenturen der Auftraggeberin (Influencerkampagnen werden teilweise in 360 Grad Kampagnen integriert, weshalb sie zeitlich und thematisch auf die übergeordnete Kampagnenplanung abgestimmt sein müssen).
- Wir beabsichtigen, neben den Paid-Kampagnen mit Influencer:innen weitere Leistungen, die im Zusammenhang mit Influencermarketing stehen, über den geschlossenen Rahmenvertrag abzurufen. Hierzu zählen unter anderem:
o Content Creation durch Influencer:innen für die Social-Media-Kanäle der Auftraggeberin. Die Auftraggeberin beabsichtigt, den Content frei und zeitungebunden und über die eigenen Kanäle zu verwenden. Co-Author-Posts sind anzudenken (wird z.B. im Rahmen eines Co-Author-Posts veröffentlicht).
o Organisation von Social Media Events, wie z.B. Instameets, mit visitBerlin als Gastgeber inklusive Einladungsmanagement
o Organisation von Influencer-Reisen
o Social Me

Beschreibung der Beschaffung

2. Budget und Abrechnung
Die Auftraggeberin geht von einem Gesamtetat für Medieninvest während der Vertragslaufzeit einschließlich Verlängerungsoption in Höhe von 400.000,00 Euro bis ca. 2,0 Mio. Euro aus. Diese Beträge können jedoch auch überschritten werden. Der Höchstbetrag, der aus diesem Vertrag während der Vertragslaufzeit einschließlich Verlängerungsoption abgerufen werden kann, liegt bei 2,5 Mio. Euro.
Pro Vertragsjahr ist ein Etat für Medieninvestment in Höhe von ca. 100.000,00 Euro bis ca. 500.000,00 Euro netto vorgesehen Die Auftraggeberin kann die Verteilung des Etats auf die Vertragsjahre jedoch beliebig ändern. Der Auftraggeber sichert keinen Mindestetat an Medieninvestment zu. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Abruf des angegebenen Medieninvestments. Es ist auch möglich, dass die Auftraggeberin gar keinen konkreten Auftrag während der Vertragslaufzeit abruft.
Für alle Aufträge sind vom Auftragnehmer separate, verbindliche Angebote mit Preisen auf Grundlage des eingereichten Preisblattes zu erstellen. Die Abrechnung erfolgt kampagnen-/ projektbezogen gemäß Angebot. Der Auftragnehmer erhält für seine Leistungen die im jeweiligen Preisblatt definierte Vergütung. Die Kosten der Influencer:innen sind im Rahmen der jeweiligen Angebote transparent an die Auftraggeberin zu kommunizieren. Zudem sind diese, inklusive aller Reise- und sonstiger anfallender Extrakosten der Influencer:innen, die im Zusammenhang mit dem Auftrag stehen, vom Auftragnehmer gegenüber der Auftraggeberin gegen Nachweis abzurechnen.
Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf eine exklusive Zusammenarbeit. Der Auftraggeberin steht es mithin frei, neben dem Auftragnehmer auch Dritte zu beauftragen. Des Weiteren besteht für die Umsetzung der von der Agentur konzipierten Maßnahmen keine Abnahmepflicht. Dritte können mit der Umsetzung der Maßnahmen beauftragt werden.
Der Auftragnehmer erhält für seine Leistung die vereinbarten Provisionen bzw. den vereinbarten Stundensatz gemäß Preisblatt. Diese beinhaltet nicht die Kosten der Influencer:innen und die Reisekosten, da sich diese von Influencer:in zu Influencer:in unterscheiden, jedoch alle von der Agentur zu erbringenden Leistungen.
2.1 Folgende Leistungen werden provisionsbezogen abgerechnet, so dass ein Provisionssatz vom Auftragnehmer anzugeben ist (dies beinhaltet Konzeption, Projektmanagement, Reporting und alle sonstigen Agenturkosten:
- Die Umsetzung von Paid-Kampagnen mit Influencer:innen
- Content Creation durch Influencer:innen für die Social Media Kanäle der Influencer:innen
- Social Media Takeover durch Influencer:innen
- Kanalübergreifende Kooperationen von einem Influencer und visitBerlin
Die Provision berechnet sich für alle Aufträge aus dem Medieninvest (=Gage Influencer:innen ohne Reisekosten oder sonstige Extrakosten. Diese werden der Auftraggeberin transparent offen gelegt und im Rahmen der Projekte in Rechnung gestellt.) Hierfür ist im Preisblatt jeweils ein verbindlicher Prozentsatz des Medieninvestments anzugeben,
- für Aufträge mit einem Medieninvest bis 10.000,00 Euro netto
- für Aufträge mit einem Medieninvest von 10.001,00 Euro bis 50.000,00 Euro netto
- für Aufträge mit einem Medieninvest ab 50.001,00 Euro netto
2.2 Folgende Leistungen werden auf Grundlage eines Stundensatzes abgerechnet, welcher im Preisblatt anzugeben ist:
- Organisation von Social Media Events
- Organisation von Influencer-Reisen
Die Stundensätze beziehen sich auf die Leistungen der Agentur exklusive Kosten für Influencer:innen, deren Reisemanagement und weitere flexible Kosten wie beispielsweise Locationmiete usw. beinhalten. Alle flexiblen Kosten sind transparent an die Auftraggeberin im Zuge der Angebotserstellung zu kommunizieren.
Der Auftragnehmer versendet nach Abschluss des Projektes die Rechnung für die tatsächlich erbrachten Leistungen.
Die Rechnungslegung erfolgt auf Grundlage freigegebener Angebote zu den gerade aktuellen Kampagnen und Projekten. Die letzte Rechnung für ein laufendes Kalenderjahr ist aus haushaltstechnischen Gründen jeweils bis zum 30. November des laufenden Jahres vorzulegen. Kampagnen oder Projekte, die den Monat Dezember umfassen, sind in Form einer Vorausrechnung ebenfalls bis zum 30. November des laufenden Jahres abzurechnen.
Festpreisangebot
Die Preis- bzw. Provisionsangaben im Angebot sind Festpreise/werte für die Laufzeit des Vertrages (einschließlich der Verlängerungsoptionen).
- Im Zuge der Ausschreibung ist eine beispielhafte Kampagnenstrategie zu entwickeln. Bitte reichen Sie diese entsprechend der Aufgabenstellung, welche Sie der Anlage Aufgabenstellung entnehmen ein. Die Wertung des beispielhaften Kampagnenkonzeptes ergibt sich aus der beigefügten Anlage Wertungsmatrix Umsetzungskonzept.
- Die Höhe der Agenturprovision (%) für Influencer:innenkampagnen (Paid), und die Stundensätze für weitere Aufträge (siehe Punkt "Budget und Abrechnung") sind in der Anlage Preisblatt anzugeben. Die Wertung des Preises ergibt sich aus der beigefügten Anlage Wertungsmatrix Preisblatt.
Für die Kampagnenstrategie und den Preis können jeweils maximal 100 Punkte erreicht werden. Die erreichte Punktzahl wird mit der angegebenen Gewichtung von 60 % (0,6) für das Umsetzungskonzept und 40 % (0,4) für den Preis multipliziert und jeweils auf zwei Nachkommastellen gerundet. Zum Schluss werden die erreichten Punktzahlen addiert.

Beschreibung der Verlängerungen

(1) Dieser Rahmenvertrag wird für den Zeitraum vom 23.04.2023 bis zum 22.04.2025 geschlossen. Nach Ablauf des Leistungszeitraums endet der Rahmenvertrag automatisch, ohne dass es einer Kündigungserklärung einer Partei bedarf. Die Auftraggeberin behält sich vor, den Rahmenvertrag optional zweimal um ein weiteres Jahr zu verlängern. Die Option muss bis spätestens zwei Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit in Textform gegenüber dem Auftragnehmer geltend gemacht werden. Der Rahmenvertrag endet spätestens zum 22.04.2027.
(2) Der Vertrag endet automatisch auch vor Ablauf des Leistungszeitraums, wenn der in der Leistungsbeschreibung genannte Höchstbetrag für Medieninvest von 20,0 Mio EUR abgerufen wurde.

1. Der Bieter versichert, über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssum-me in Höhe von mindestens 3 Mio. Euro für Personen, Sach- und Vermögensschäden zu verfügen. Ein Nachweis der Versicherung ist beigefügt (Kopie ist ausreichend).
3. Der Auftragnehmer hat 2 vergleichbare Referenzaufträge mit einem Invest von mindestens 10.000,00 Euro netto, die in den letzten drei Jahren (gerechnet bis zum Ablauf der Angebotsfrist) erbracht wur-den, nachzuweisen. Hierfür ist mindestens eine Paid Influencer Kampagne und ein Sonderformat (z.B. Insta-Meet) einzureichen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

4. Anforderungen an die Leistung
Hinsichtlich der Art und Weise der Leistungserbringung werden weiterhin folgende Anforderungen an den Auftragnehmer gestellt:
- Es wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer für die geschuldeten Leistungen ausschließlich fachlich qualifizierte Mitarbeiter einsetzt.
- Die Fähigkeit, schnell und flexibel auf Wünsche des Auftraggebers reagieren zu können wird vorausgesetzt. Der Auftragnehmer wird der Auftraggeberin innerhalb von einer Woche nach Erteilung des Zuschlags einen zentralen Ansprechpartner und einen Vertreter über die gesamte Vertragsdauer benennen, der zu den Erreichbarkeitszeiten (Montag - Freitag von 10-18Uhr) für die Auftraggeberin kontaktierbar ist und erforderlichenfalls Auskunft zu den durchgeführten Maßnahmen im Rahmen der geschuldeten Leistungen geben kann. Der Auftragnehmer gewährleistet bei Bedarf die persönliche Anwesenheit des Ansprechpartners in den Räumlichkeiten von visitBerlin.
- Der vom Auftragnehmer benannte Ansprechpartner und der Vertreter müssen die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf Niveaustufe C1 gemäß dem Common European Framework of Reference (CEFR) beherrschen. Die geforderten Sprachkenntnisse sind der Auftraggeberin innerhalb von einer Woche nach Zuschlagserteilung nachzuweisen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die Fristen nach § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Ein Nachprüfungsverfahren kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingeleitet werden (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)