Rahmenvereinbarung Delegationsservice

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH Fasanenstr. 85 10623 Berlin Die Leistungen werden überwiegend in Berlin erbracht und bei Bedarf Berliner Umland (wie. z.B. BER und Berlin Giga Factory, Wissenschaftspark Golm).

Beschreibung der Beschaffung

Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie vermarktet Berlin als attraktiven Wirtschafts- und Technologiestandort, kreative Hauptstadt, Kultur- und Sportmetropole sowie als lebenswerte Stadt. Dazu gehört
auch die Betreuung von Delegationen, Fachmessebesuchern und Multiplikatoren aus dem In- und Ausland (darunter auch hochrangige Vertreter aus Wirtschaft, Wissenschaft und Verwaltung), um diesen Zielgruppen direkt Informationen zum Standort zu vermitteln, insbesondere zum Wirtschaftsstandort Berlin, zu den wichtigen Wirtschaftsbranchen sowie zu Hauptstadtthemen wie Stadtentwicklung, Politik, Wissenschaft, Leben und Kultur. Dies erfolgt überwiegend in Form von Fachveranstaltungen und Fachprogrammen, analog, digital oder hybrid.
Der VIP- und Delegationsservice ist ein einzigartiges Angebot der Wirtschaftsförderung Berlin und ermöglicht es Berlin Partner hier ein Angebot aus einer Hand zu offerieren. Im Zentrum steht immer ein fachlicher Bezug, dazu die Stadt in seiner Dimension und seinen Örtlichkeiten. Die Kombination aus Stadtführung und Inhalt macht den Service in seiner Gesamtheit einzigartig. Es geht nicht darum, eine Fachveranstaltung zum Thema zu organisieren oder zu besuchen, sondern einen Rahmen zu spannen, in denen die Zielgruppe erfährt, wer die Stakeholder in jeweiligen Themengebiet sind, welche Unternehmen hier agieren, wie die Stadt dazu aufgestellt ist (Stichwort Wirtschaftscluster) und sie auch den Zugang zu den Netzwerken erhält, durch den Besuch von Fachveranstaltungen oder parallelen Netzwerkmöglichkeiten mit Individualgesprächen.
Die Aufgaben des Delegationsservices bestehen aus mehreren Servicebausteinen und umfassen hierbei die gesamte Bandbreite an Beratung, Konzeption, Organisation, Koordinierung, Umsetzung und Auswertung der Leistungen, die aber nicht losgelöst voneinander betrachtet werden können. Die Logik folgt immer dem gleichen Muster, nur ist die Gewichtung und Zusammensetzung pro Anfrage individuell. Der Delegationsservice erfolgt entsprechend den fachlichen Bedürfnissen der einzelnen Delegation bzw. Teilnehmergruppen und den Aufgabenschwerpunkten der Auftraggeberin. Der Delegationsservice kann selbst fachliche Veranstaltungen beinhalten, der immer fachliches und organisatorisches kombiniert und von einem Projektleiter*in betreut wird.
Zu den Themenschwerpunkten des Delegationsservices zählen:
- Energie und Mobilität
- Digitalisierung
- Smart City
- Industrie
- Gesundheitswirtschaft
- Start-up-Hub
- Talent / Arbeitsmarkt
- International Services
- Wissenschaft und Innovationen
- Lebenswerte Stadt
- Stadtentwicklung
- Kreativmetropole

Beschreibung der Verlängerungen

Die Vertragslaufzeit beginnt mit der Zuschlagserteilung (voraussichtlich Mitte des Jahres 2023), beläuft sich auf einen festen Zeitraum von 12 Monaten. Der Vertrag verlängert sich automatisch jeweils um weitere 12 Monate, wenn nicht 3 Monate vor Ablauf des Vertrages schriftlich gekündigt wird.
Der Vertrag endet jedoch spätestens:
A) nach Ablauf von 48 Monaten oder
B) nach Erreichen der budgetären maximalen Obergrenze i.H.v. 440.000,00 Euro (netto) insgesamt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Unternehmensreferenzen Nr. 1
Zum Nachweis der Eignung hat der Bieter mit Angebotslegung eine Unternehmensreferenz im Bereich "Betreuung internationale Delegationen", die mit dem gegenständlichen Auftrag vergleichbar ist, nachzuweisen. Als vergleichbar gilt ein Auftrag, wenn folgende Parameter (kumulative Mindestanforderungen) erfüllt sind:
(1) Es wurden in einem Jahr in Summe mindestens 1.500 Teilnehmende (internationale Delegationen und Besucher) und
(2) ) mindestens einhundert 1-4-stündige Fachprogramme betreut.
Konferenzen und Symposien u.ä. zählen hierbei nicht. Anzahl ist in der Projektbeschreibung mit anzugeben.
Hinweis: Der Bieter hat die Unternehmensreferenzen durch vollständiges Ausfüllen der Beilage "Unternehmensreferenzen" nachzuweisen.
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b) Unternehmensreferenzen Nr. 2
Zum Nachweis der Eignung hat der Bieter mit Angebotslegung sechs Unternehmensreferenzen über die Organisation und Durchführung von Fachprogrammen im Bereich internationale Delegationen, die mit dem gegenständlichen Auftrag vergleichbar sind, nachzuweisen (analog, digital oder hybrid). Von diesen Referenzen müssen jeweils 1 verschiedene Referenz in den nachfolgenden Themen angesiedelt sein, min. 2 als digitales Format umgesetzt worden sein, mit min. 3 verschiedenen, unter Leistungsbeschreibung 1.1. genannten Zielgruppen (in der Projektbeschreibung mit anzugeben):
- Energie und Mobilität: 1
- Smart City: 1
- Digitalisierung: 1
- Start-up-Hub: 1
- Talent: 1
- Wissenschaft und Innovationen: 1
Eine Mehrfachnennung von Unternehmensreferenzen in mehreren Themen gleichzeitig ist zulässig.
Hinweis: Der Bieter hat die Unternehmensreferenzen durch vollständiges Ausfüllen der Beilage "Unternehmensreferenzen" nachzuweisen.
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c) Unternehmensreferenzen Nr. 3
Zum Nachweis der Eignung hat der Bieter mit Angebotslegung drei Unternehmensreferenzen über die Organisation und/oder Durchführung von Fachveranstaltungen (Workshops, Kongresse, Symposien - jeweils 1x analog, 1x digital und 1x hybrid) nachzuweisen. Aus der aussagekräftigen Beschreibung des Projektgegenstandes muss die Expertise des Bieters in der Organisation und Durchführung von solchen Fachveranstaltungen erkennbar sein.
Hinweis: Der Bieter hat die Unternehmensreferenzen durch vollständiges Ausfüllen der Beilage "Unternehmensreferenzen" nachzuweisen.
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d) Unternehmensreferenzen Nr. 4
Zum Nachweis der Eignung hat der Bieter mit Angebotslegung zwei Unternehmensreferenzen im Bereich "Messeservice", die mit dem gegenständlichen Auftrag vergleichbar sind, nachzuweisen.
Als vergleichbar gilt ein Auftrag, wenn folgende Parameter erfüllt, sind: Leistungen, die im Rahmen von Messeprojekten oder Messeführungen, die möglichst am Messestandort Berlin erbracht wurden.
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e) Anforderungen an Unternehmen
Zum Nachweis der Eignung hat der Bieter eine Liste mit Stakeholdern und Akteuren (zusammenhängend mit den unter Leistungsbeschreibung 1.1. genannten Zielgruppen) als Anlage einzureichen. Dabei müssen je Zielgruppe mind. 3 Stakeholder/Akteure in Berlin genannt werden.
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f) Anforderung an Schlüsselpersonal - Projektleiter
Die Auftraggeberin legt besonderen Wert auf enge Zusammenarbeit im direkten Dialog und flexible und zeitnahe Umsetzbarkeit etwaiger sich im Projektverlauf herausstellender organisatorischer Änderungsnotwendigkeiten. Der Auftragnehmer hat deshalb den namhaft gemachten Projektleiter, der für alle Angelegenheiten der Auftragsdurchführung verantwortlich und mit Personalhoheit für seinen Mitarbeiterstab ausgestattet ist, als gesamtverantwortlichen Ansprechpartner für die Auftraggeberin bereit zu stellen. Der Projektleiter ist für die operative Planung und Steuerung des Gesamtprojekts verantwortlich, einschließlich der Koordination aller Teilleistungen. In diesem Zusammenhang trägt er die Verantwortung für das Erreichen von Sach-, Termin- und Kostenzielen im Rahmen der Projektdurchführung. Im Bereich der Planung legt er Ziele sowie benötigte Ressourcen für deren Erreichung fest. Dazu muss er hinreichend befähigt sein, sämtliche das Projekt betreffende Entscheidungen für den Bieter vorzunehmen. Der Projektleiter übernimmt alle Abstimmungen mit der Auftraggeberin sowie die Abwicklungsmodalitäten.
Der Projektleiter muss:
(1) die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern der Auftraggeberin gewährleistet ist;
(2) zumindest drei Jahre Berufserfahrung im Bereich Planung und Betreuung internationaler Delegationen aufweisen;
(3) nachweisen, dass er bereits erfolgreich an drei Projekten, die die Anforderungen für Unternehmensreferenzen erfüllen, mitgearbeitet hat.
Hinweis: Der Bieter hat die Qualifikation des Schlüsselpersonals durch das vollständige Ausfüllen der Beilage "Schlüsselpersonal" nachzuweisen!

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

a) Mindestanforderungen an Unternehmensreferenzen Nr. 1
- Unternehmensreferenz im Bereich "Betreuung internationale Delegationen", die mit dem gegenständlichen Auftrag vergleichbar ist, nachzuweisen. Als vergleichbar gilt ein Auftrag, wenn folgende Parameter (kumulative Mindestanforderungen) erfüllt sind:
(1) Es wurden in einem Jahr in Summe mindestens 1.500 Teilnehmende (internationale Delegationen und Besucher) und
(2) ) mindestens einhundert 1-4-stündige Fachprogramme betreut.
--> Konferenzen und Symposien u.ä. zählen hierbei nicht. Anzahl ist in der Projektbeschreibung mit anzugeben.
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b) Mindestanforderungen an Unternehmensreferenzen Nr. 2
- Sechs Unternehmensreferenzen über die Organisation und Durchführung von Fachprogrammen im Bereich internationale Delegationen, die mit dem gegenständlichen Auftrag vergleichbar sind, nachzuweisen (analog, digital oder hybrid). Von diesen Referenzen müssen jeweils 1 verschiedene Referenz in den nachfolgenden Themen angesiedelt sein, min. 2 als digitales Format umgesetzt worden sein, mit min. 3 verschiedenen, unter Leistungsbeschreibung 1.1. genannten Zielgruppen (in der Projektbeschreibung mit anzugeben):
- Energie und Mobilität: 1
- Smart City: 1
- Digitalisierung: 1
- Start-up-Hub: 1
- Talent: 1
- Wissenschaft und Innovationen: 1
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c) Mindestanforderungen an Unternehmensreferenzen Nr. 3
- Drei Unternehmensreferenzen über die Organisation und/oder Durchführung von Fachveranstaltungen (Workshops, Kongresse, Symposien - jeweils 1x analog, 1x digital und 1x hybrid) nachzuweisen. Aus der aussagekräftigen Beschreibung des Projektgegenstandes muss die Expertise des Bieters in der Organisation und Durchführung von solchen Fachveranstaltungen erkennbar sein.
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d) Mindestanforderungen an Unternehmensreferenzen Nr. 4
- Zwei Unternehmensreferenzen im Bereich "Messeservice", die mit dem gegenständlichen Auftrag vergleichbar sind, nachzuweisen.
Als vergleichbar gilt ein Auftrag, wenn folgende Parameter erfüllt, sind: Leistungen, die im Rahmen von Messeprojekten oder Messeführungen, die möglichst am Messestandort Berlin erbracht wurden.
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e) Mindestanforderungen an Unternehmen
- Liste mit Stakeholdern und Akteuren: Dabei müssen je Zielgruppe mind. 3 Stakeholder/Akteure in Berlin genannt werden.
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f) Mindestanforderung Schlüsselpersonal - Projektleiter
Der Auftragnehmer hat deshalb den namhaft gemachten Projektleiter, der für alle Angelegenheiten der Auftragsdurchführung verantwortlich und mit Personalhoheit für seinen Mitarbeiterstab ausgestattet ist, als gesamtverantwortlichen Ansprechpartner für die Auftraggeberin bereit zu stellen.
Der Projektleiter muss:
(1) die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern der Auftraggeberin gewährleistet ist;
(2) zumindest drei Jahre Berufserfahrung im Bereich Planung und Betreuung internationaler Delegationen aufweisen;
(3) nachweisen, dass er bereits erfolgreich an drei Projekten, die die Anforderungen für Unternehmensreferenzen erfüllen, mitgearbeitet hat.
Hinweis: Der Bieter hat die Qualifikation des Schlüsselpersonals durch das vollständige Ausfüllen der Beilage "Schlüsselpersonal" nachzuweisen!

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber der Auftraggeberin zu rügen. Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen bis spätestens bis zu der in der Bekanntmachung gesetzten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen.
Setzt sich die Auftraggeberin über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem sie die Informations- und Wartepflicht missachtet oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die öffentliche Auftraggeberin über den Abschluss des Vertrages, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat die Auftraggeberin die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.