Rahmenvereinbarung digitale Fotoarbeiten

Kurze Beschreibung

Auftragsgegenstand sind Digitalisierungs- und Bildbearbeitungsleistungen, digitale Reproduktionsarbeiten, die Erzeugung von Dateien und deren digitale Archivierung auf Abruf. Der Grund für die Digitalisierung fällt dabei in eine von drei Kategorien:
a.) In ihrer Funktion als Museen digitalisieren Kunstbibliothek (KB) und Kuperkabinett (KK) ihre Bestände für die Erfassung im Museumsdokumentationssystem RIA: das jährliche Gesamtbudget für diese internen Repro-Arbeiten beläuft sich in der laufenden Haushaltsplanung auf 15.000 €
b.) In ihrer Funktion als Kultureinrichtungen übernehmen KB und KK Kulturvermittlungsaufgaben und digitalisieren ihre Bestände im Zusammenhang mit Ausstellungs-, Forschungs- und Publikationsprojekten (analog und digital): das jährliche Gesamtbudget für Repro-Arbeiten steht in Abhängigkeit von der finanziellen Ausstattung der Ausstellungs-, Publikations- und Forschungsprojekte.
c.) In ihrer Funktion als Service-Einrichtungen fertigen KB und KK im Nutzerauftrag digitale High-End-Druckvorlagen für verschiedene Veröffentlichungszwecke ihrer kommerziellen Bildkunden an. Für diesen „Digitizing on Demand-Service“ entstehen Bedarfe an Digitalisierungs- und Reproduktionsarbeiten, die extern beauftragt werden sollen: das jährliche Kostenvolumen der Kundenaufträge ist in der Regel größer als das Volumen der internen Aufträge (siehe a.)

Beschreibung der Beschaffung

Auftragsgegenstand sind Digitalisierungs- und Bildbearbeitungsleistungen, digitale Reproduktionsarbeiten, die Erzeugung von Dateien und deren digitale Archivierung auf Abruf. Der Grund für die Digitalisierung fällt dabei in eine von drei Kategorien:
a.) In ihrer Funktion als Museen digitalisieren KB und KK ihre Bestände für die Erfassung im Museumsdokumentationssystem RIA: das jährliche Gesamtbudget für diese internen Repro-Arbeiten beläuft sich in der laufenden Haushaltsplanung auf 15.000 €
b.) In ihrer Funktion als Kultureinrichtungen übernehmen KB und KK Kulturvermittlungsaufgaben und digitalisieren ihre Bestände im Zusammenhang mit Ausstellungs-, Forschungs- und Publikationsprojekten (analog und digital): das jährliche Gesamtbudget für Repro-Arbeiten steht in Abhängigkeit von der finanziellen Ausstattung der Ausstellungs-, Publikations- und Forschungsprojekte.
c.) In ihrer Funktion als Service-Einrichtungen fertigen KB und KK im Nutzerauftrag digitale High-End-Druckvorlagen für verschiedene Veröffentlichungszwecke ihrer kommerziellen Bildkunden an. Für diesen „Digitizing on Demand-Service“ entstehen Bedarfe an Digitalisierungs- und Reproduktionsarbeiten, die extern beauftragt werden sollen: das jährliche Kostenvolumen der Kundenaufträge ist in der Regel größer als das Volumen der internen Aufträge (siehe a.)
Hinweis: Alle Angaben sind zzgl.der gesetzlichen Umsatzsteuer.
Es gibt zwei maximale Auftragswerte für die Rahmenvereinbarung.
Der maximale Auftragswert für interne Aufträge beläuft sich auf 60.000 € auf die maximale Vertragslaufzeit von 4 Jahren (15.000 € pro Jahr).
Der maximale Auftragswert für Aufträge für Dritte beläuft sich auf 240.000 € auf die maximale Vertragslaufzeit von 4 Jahren (60.000 € pro Jahr).
Der geschätzte Auftragswert für interne Aufträge beläuft sich auf ca. 60.000 € auf die maximale Vertragslaufzeit von 4 Jahren (15.000 € pro Jahr). Erfahrungsgemäß wird dieses Budget komplett ausgeschöpft.
Der geschätzte Auftragswert für Aufträge für Dritte beläuft sich auf ca. 192.000 € auf die maximale Vertragslaufzeit von 4 Jahren (ca. 48.000 € pro Jahr). Dieser Wert ist ein unverbindlicher Schätzwert basierend auf den vergangenen 5 Jahren. Die Auftraggeberin garantiert keinerlei Abnahmemengen und hat insbesondere bei Aufträgen für Dritte keinen Einfluss auf Abrufmengen. Erfahrungswerte aus der Vergangenheit lassen keine Rückschlüsse auf die Zukunft zu.
Für Dritte gab es im Schnitt 1.000 Aufnahmen/Digitalisierungen pro Jahr.
Beispielhaft gab es im Jahr 2021 für die Kunstbibliothek ca. 850 und für das Kupferstichkabinett ca. 400 Digitalisierungen.
Der Auftragnehmer (AN) hat die Leistungen in einem dafür vorgesehenen Raum der Auftraggeberin am Matthäikirchplatz 8 in den Zeiten Montag bis Freitag, jeweils 9 Uhr bis 18 Uhr mit dem dort vor Ort befindlichen Cruse-Scanner und PCs der Auftraggeberin zu erbringen. Die Arbeitszeiten sind dabei in dem o. g. Zeitfenster frei wählbar. Die technischen Angaben zur bereitgestellten Hard- und Software sind der Anlage 01a zu entnehmen. Sollten spezielle Originalvorlagen (z. B. Großformate) mit den im Haus zur Verfügung stehenden Scan-Geräten nicht digitalisiert werden können, kann eine Digitalisierung außer Haus nach Absprache mit der Auftraggeberin notwendig werden.
Digitale Reproaufnahmen sind mit der Repro-Ausrüstung des Auftragnehmers nach den Vorgaben und Standards der Auftraggeberin durchzuführen. Die fotografische Ausrüstung für die digitale Reproduktion von Originalobjekten in in der Leistungsbeschreibung definierter Qualität ist vom Auftragnehmer bereitzustellen.
Der Auftragnehmer sammelt die Aufträge und arbeitet sie wochenweise ab. Von ihm wird erwartet, dass er im Schnitt mindestens 2 Tage pro Woche vor Ort arbeitet. Ebenso wird erwartet, dass er flexibel genug ist, um nach Bedarf an weiteren Tagen vor Ort Massendigitalisierungen vornehmen zu können.
Die Auftragserteilung (Einzelabruf) erfolgt für alle Auftragsarten per entsprechendem Formular durch die Auftraggeberin.
Die digitalen Arbeiten umfassen
- die Produktion von Digitalproduktionen (Fotografien und Scans) hochwertiger
- ein- und mehrfarbiger 2D-Objekte (Zeichnungen, Druckgrafiken, Bücher, Gemälde, Negative, Farbdiapositive, Glasnegative und -positive)
- 3D-Objekte (Künstlerbücher, Materialcollagen, gerahmte Gemälde, Architekturmodelle)
- mehrteiliger Objekte
- Objekte unterschiedlichen Formats (Kleinstformate bis Großplakate)
- die Bildbearbeitung (Freistellungen, Retuschen, Rekonstruktionen, Montagen)
- der Abgleich der erstellten Bilddateien mit dem Original unter Normlichtbedingungen (Tonwert, Farbe, Helligkeit)
- die Bearbeitung der Rohdaten nach den Erfordernissen der Langzeitarchivierung
- die Befüllung der Datenfelder in Museum Plus - Digital Assets
- die Einbringung eines Dateinamens und eines Copyright-Hinweises in den Header jeder erstellten Bilddatei.
- die selbständige Durchführung von Weissabgleich und Kalibrierung des Cruse-Scanners
Die organisatorischen Aufgaben umfassen
- die Bearbeitung und Ausführung externer und interner Foto-Aufträge und eigene Inrechnungstellung)
- die systematische Ablage (derzeit Museum Plus, langfristig RIA)
Wie oben aufgeführt, werden auch Aufträge für Dritte erteilt. Dabei wird die Auftraggeberin von Dritten beauftragt, ein Digitalisat zu erstellen. Die Auftraggeberin erteilt einen Auftrag an den AN. Dieser erstellt das Digitalisat und stellt es dem Dritten und der Auftraggeberin zur Verfügung. Der AN kümmert sich selbstständig um die Rechnungslegung und anhängige Vorgänge (z. B. Mahnung) an den Dritten. Rechnungsdaten und Kontaktdaten werden mit der Auftragserteilung durch die entsprechenden Formulare übermittelt. Für externe Aufträge kann ein Aufpreis auf die Angebotspreise von bis zu 30% abgerechnet werden. In der Anlage 03a_Preisblatt_und_fiktive_Kalkulation gibt es einen separaten Reiter für diese Preise (Preisblatt Extern). Der Aufschlag kann für jede Position des Preisblattes individuell bestimmt werden.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Rahmenvereinbarung kann zweimalig um je 12 Monate zu den bestehenden Bedingungen verlängert werden, sofern das maximale Auftragsvolumen eines Budgets (intern oder extern) nicht ausgeschöpft wurde. Wird das Auftragsvolumen eines Budgets (intern oder extern) vorzeitig ausgeschöpft, endet die gesamte Rahmenvereinbarung.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB, § 21 AEntG, § 98c des AufenthG, § 19 des MiLoG , § 21 des SchwarzArbG und § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes vom 16. Juli 2021 (BGBl. I S. 2959) (Im Fall einer Bietergemeinschaft von allen Mitgliedern einzureichen.)
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Eigenerklärung zum Verbot der Beteiligung russischer Unternehmen an öffentlichen Aufträgen im Rahmen des fünften Sanktionspakets gegen Russland gemäß Art. 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014
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Fragebogen zur Scheinselbstständigkeit (soweit zutreffend)
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Unternehmensdaten/WReg-Auszug (Im Fall einer Bietergemeinschaft von allen Mitgliedern einzureichen.)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Erklärung über das Bestehen einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens folgenden Deckungssummen pro Schadensfall:
Personenschäden: 5.000.000 EUR
Sach-/ Vermögensschäden: 3.000.000 EUR
Die Höchstersatzleistung des Versicherers für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres muss mindestens das Zweifache der vorstehenden Deckungssummen je Schadensfall betragen, d.h. zweifach maximiert sein.
Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung die vorgenannten Deckungssummen oder Höhe der Höchstersatzleistungen derzeit nicht erreichen oder noch keine Betriebshaftpflichtversicherung abgeschlossen sein, verpflichtet sich der Bieter,
im Falle der Zuschlagserteilung die Deckungssummen oder Höhe der Höchstersatzleistungen entsprechend anzupassen bzw. eine entsprechende Haftpflichtversicherung abzuschließen.
Der Bieter verpflichten sich den Versicherungsschutz, je nachdem, welcher Fall später eintritt, bis zum Ende der Laufzeit des Vertrages oder bis zur Verjährung der Mängelansprüche, aufrechtzuhalten.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Eigenerklärung, dass das einzusetzende Personal über mindestens dreijährige Erfahrung und Kenntnisse im Handling wertvoller Objekte
- ein- und mehrfarbiger 2D-Objekte wie Zeichnungen, Druckgrafiken, Bücher, Gemälde, Negative, Farbdiapositive, Glasnegative und -positive)
- 3D-Objekte wie Künstlerbücher, Materialcollagen, gerahmte Gemälde, Architekturmodelle
- mehrteiliger Objekte
- Objekte unterschiedlichen Formats wie Kleinstformate bis Großplakate
verfügt.
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Eigenerklärung, dass das einzusetzende Personal über mindestens zweijährige Erfahrung im Umgang mit einem Cruse Scanner bzw. einer vergleichbaren Spezialtechnologie in einer Museumsumgebung verfügt.
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Eigenerklärung, dass das einzusetzende Personal über mindestens dreijährige Erfahrung in der Arbeit mit zweidimensionalen Objekten, die durch Spiegelungen, Falzungen oder Wölbungen besondere Anforderungen an die/den Fotografen stellen, verfügt.
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Eigenerklärung, dass das einzusetzende Personal über mindestens dreijährige Erfahrung in der Arbeit mit dreidimensionalen Objekten verfügt.
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Eigenerklärung, dass im Bedarfsfall über eine Vertretung oder Mitarbeiter*in für die Bearbeitung umfangreicher Bestände im Zusammenhang mit der Erschließung von Nachlässen, Massendigitalisierungen, digitalen und physischen Ausstellungen sowie Publikatione verfügt wird.
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Benennung von mindestens drei vergleichbaren Referenzen aus dem Zeitraum der letzten fünf
Kalenderjahre (2018, 2019, 2020, 2021, 2022 oder aktueller) zur bezeichneten Leistungsart. Die Referenzen müssen
geeignet sein, um sie mit dem hier ausgeschriebenen Leistungsgegenstand zu vergleichen.
- Mindestens eine Referenz muss die Digitalisierung von ein- und mehrfarbiger Objekte (z. B. Zeichnungen, Druckgrafiken, Bücher, Gemälde) zum Inhalt haben.
- Mindestens eine Referenz muss sich auf zweidimensionale Objekten, die durch Spiegelungen, Falzungen oder Wölbungen besondere Anforderungen an die/den Fotografen stellen, beziehen.
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Verzeichnis der Leistungen von Unterauftragnehmern bzw. anderer Unternehmen (Eignungsleihe) (soweit zutreffend)
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Verpflichtungserklärung Eignungsleihe/Unteraufträge (soweit zutreffend für Dritte, insbesondere Unterauftragnehmer)

a. Nur registrierte Nutzer der e-vergabe, die die Teilnahme unter "Meine evergabe" aktivieren, können am Vergabeverfahren teilnehmen.
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b. Die Vergabeunterlagen stehen elektronisch uneingeschränkt zur Verfügung.
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c. Soweit im Rahmen der Teilnahmeantragserstellung / Angebotserstellung Fragen zu den Unterlagen oder zum Vergabeverfahren auftreten, können über die e-Vergabeplattform des Bundes von der Vergabestelle Auskünfte zu diesem Vergabeverfahren angefordert werden. Die Frist zur Anforderung weiterer Auskünfte ist der Aufforderung zur Angebotsabgabe zu entnehmen. Nach Ablauf der angegebenen Frist eingehende Fragen werden ggf. nicht mehr beantwortet. Die SPK behält sich vor, auch Fragen zu beantworten, die nach Ablauf der Frist eingehen. Telefonische Auskünfte werden grundsätzlich nicht erteilt. Andere als die unter Punkt I.1 genannte Vergabestelle dürfen für Auskünfte zum Verfahren nicht kontaktiert werden.
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d. Zusätzliche Informationen (d.h. Auskünfte zum Vergabeverfahren, Antworten auf Bieterfragen etc.) und ggf. ergänzende Dokumente werden grundsätzlich in anonymisierter Form allen potentiellen Bietern ausschließlich über die e-Vergabeplattform des Bundes zur Verfügung gestellt und sind bei der Erstellung eines Angebotes zu beachten.
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e. Sämtliche Kommunikation (einschließlich es Teilnahmeantrag / Angebote) ist in deutscher Sprache zu führen.
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f. Bietergemeinschaften: Im Falle von Bietergemeinschaften ist eine bevollmächtigte Vertreterin /ein bevollmächtigter Vertreter, der die Bietergemeinschaft gegenüber der Auftraggeberin rechtsverbindlich vertritt, zu benennen. die Bietergemeinschaft haftet gesamtschuldnerisch. Von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft sind die unter Punkt 11 genannten Unterlagen ausgefüllt einzureichen.
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g. Kosten, die ggf. bei der Erstellung des Teilnahmeantrags / Angebotes entstehen, können nicht erstattet werden.
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h. Zur elektronischen es Teilnahmeantrags- / Angebotseinreichung über die e-Vergabeplattform des Bundes genügt, statt der eigenhändigen Unterschrift, die Übermittlung der geforderten Dokumente in Textform gemäß § 126b BGB und die Nennung der Person des Erklärenden an den vorgegebenen Stellen. Nachweise und Erklärungen sind dem Angebot über "meine e-vergabe" beizufügen.
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i. Der Teilnahmeantrag / das Angebot ist unter Einhaltung der genannten Fristen ausschließlich elektronisch auf der e-Vergabeplattform des Bundes einzureichen. Die vorgegebenen Formblätter sind zwingend zu verwenden. Nicht fristgerecht eingereichte Teilnahmeanträge / Angebote werden im weiteren Verfahren nicht berücksichtigt. Der Teilnahmeantrag / das Angebot Ist unter Einhaltung der genannten Frist ausschließlich elektronisch auf der E-Vergabeplattform des Bundes einzureichen. Die vorgegebenen Formblätter sind zwingend zu Verwenden. Nicht fristgerecht eingereichte Teilnahmeanträge / Angebote werden im weiteren Verfahren nicht berücksichtigt. Gem. § 56 Abs. 2 S. 2 VgV wird festgelegt, dass Unterlagen nachgefordert werden können:
(1) Wenn erforderliche unternehmensbezogene Unterlagen bei Abgabe des Angebots nicht vorliegen, werden diese nachgefordert. werden diese nicht innerhalb einer angemessenen Frist nachgereicht, wird das Angebot gem. § 57 Abs. 1 VgV von der Wertung ausgeschlossen.
(2) Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand derZuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. sind dem Angebot leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, nicht oder nicht vollständig beigefügt oder fehlen entsprechende Angaben im Angebot, wird das Angebot gem. § 57 Abs. 1 VgV von der Wertung ausgeschlossen.
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j. Mit der Abgabe des Teilnahmeantrags / Angebotes unterliegt der Bewerber / Bieter den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Teilnahmeanträge / Angebote (§ 57 VgV). Es gilt deutsches Recht.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK). Die Zentrale Vergabestelle (ZVS) weist auf die zulässigen Rechtsbehelfe und einzuhaltenden Fristen hin.
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Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die in Ziffer I.1) genannte Vergabestelle zu richten.
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Die zuständige Stelle für ein Nachprüfungsverfahren ist in Ziffer VI.4.1) genannt.
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Statthafter Rechtsbehelf ist gem. §§ 160 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer (Ziff. VI.4.1).
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Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134
Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr.2 GWB.
§ 134 Abs. 1 Satz 1 GWB bleibt unberührt.
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Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten. Soll ein Nachprüfungsantrag (§ 107 Abs. 1 GWB) per E-Mail eingereicht werden,
so ist dies nur mit qualifizierter elektronischer Signatur an die E-Mail-Adresse vk@bundeskartellamt.bund.de möglich.
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Hinweis:
Die SPK ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.