Rahmenvereinbarung Event- und Projektmanagementdienstleistung

Kurze Beschreibung

Die Auftraggeberin plant zur Realisierung des Beschaffungsziels den Abschluss einer Rahmenvereinbarung für Projekt- und Veranstaltungsdienstleistungen sowie Catering-Dienstleistungen. Die Ausschreibung erfolgt in 2 Losen.
Die Auftraggeberin benötigt fachliche Beratung bei der Konzeption sowie Unterstützung bei der Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von hybriden und digitalen sowie Live-Veranstaltungen und Programmen des Bereichs Berliner Bezirke | Startups. Zum anderen benötigt sie für verschiedene Events mitunter Catering-Dienstleistungen.
In Los 1 gehören insbesondere auch die Beratung zum passenden Veranstaltungsformat und die Entwicklung neuer Formate zu den geforderten Dienstleistungen. Gesucht wird dafür ein Anbieter, der sowohl inhaltlich-fachlich als auch mit dem notwendigen technischen Know-how und Equipment die gewünschten Dienstleistungen erbringen kann.
Für Los 2 wird ein Dienstleister gesucht, der für unterschiedliche Events das Catering planen und die Events dann mit Speisen, Getränken sowie dem ggf. notwendigen Equipment und Servicepersonal versorgen kann.

Beschreibung der Beschaffung

Für Los 1 wird ein Dienstleister gesucht, der die komplette thematische, inhaltliche und organisatorische Bandbreite an Projekt- und Eventmanagement für Beratung, Konzeption, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der verschiedenen Veranstaltungen und Programme anbieten kann - sowohl für hybride, digitale sowie Live-Formate.

Beschreibung der Beschaffung

Für Los 2 wird ein Dienstleister gesucht, der für unterschiedliche Arten von Veranstaltungen das jeweils gewünschte Catering planen und die Events dann mit Speisen, Getränken sowie dem ggf. notwendigen Equipment und Servicepersonal versorgen kann.
Die Veranstaltungen unterscheiden sich nicht nur in der Teilnehmerzahl, sondern auch in der Art der Darreichung der Speisen und nicht zuletzt in deren Auswahl und Qualität.
Die Bandbreite variiert von Snacks, Fingerfood, Frühstücksbuffet, kulinarisch hochwertigen 3-Gang Menüs bis hin zum abwechslungsreichen Buffet. Der Dienstleister soll in der Lage sein, Locations in ganz Berlin zu beliefern und die Gäste vor Ort zu versorgen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1.10. Betriebshaftpflicht - gilt für beide Lose
Der Bieter hat nachzuweisen, dass eine - zum Zeitpunkt des Fristendes - für den Eingang des Angebots - aufrechte Betriebshaftpflichtversicherung mit branchenüblichen Deckungssummen für Personen- und Sachschäden sowie für Vermögensschäden besteht, bzw. dass eine solche Betriebshaftpflichtversicherung durch eine Versicherung in Deckung genommen wird.
Die Begrenzung der Gesamtleistungen für alle Versicherungsleistungen eines Versicherungsjahres darf nicht geringer sein als das Doppelte der angeführten Deckungssummen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Folgende Mindestbedingungen werden für die geforderten Anlagen in Los 1 festgelegt:
a) Unternehmensprofil - Los 1
Als Mindestanforderung für die Eignung hat der Bieter ein aussagekräftiges Unternehmensprofil (max. 5 DIN-A4-Seiten) einzureichen, aus dem folgende Mindestinhalte hervorgehen:
- Leistungsportfolio
- Vorstellung Team/ Organigramm
b) Mindestanforderungen an Unternehmensreferenzen für Los 1
b.1) Live-Veranstaltungen
Zum Nachweis der Eignung hat der Bieter mit Angebotslegung zwei Unternehmensreferenzen im Bereich "Eventmanagement von Live-Veranstaltungen", die mit dem gegenständlichen Auftrag vergleichbar sind, nachzuweisen. Es dürfen auch Referenzen eingereicht werden, die bereits für die Auftraggeberin selbst erbracht wurden.
Als vergleichbar gilt ein Auftrag, wenn folgende Parameter (kumulative Mindestanforderungen) erfüllt sind:
(1) im Rahmen der Referenz wurde eine Fachveranstaltung mit ca. 10 - 20 Teilnehmer:innen (kleine Veranstaltung) konzipiert, organisiert und durchgeführt,
und
(2) im Rahmen der Referenz wurde eine Fachveranstaltung mit ca. 80 - 150 Teilnehmer:innen (große Veranstaltung) konzipiert, organisiert und durchgeführt.
Hinweis: Der Bieter hat die Unternehmensreferenzen durch vollständiges Ausfüllen der Beilage "Unternehmens-referenzen" nachzuweisen.
b.2) Digitale Veranstaltungen
Zum Nachweis der Eignung hat der Bieter mit Angebotslegung zwei Unternehmensreferenzen im Bereich "Eventmanagement von Online-Veranstaltungen", die mit dem gegenständlichen Auftrag vergleichbar sind, nachzuweisen. Es dürfen auch Referenzen eingereicht werden, die bereits für die Auftraggeberin selbst erbracht wurden.
Als vergleichbar gilt ein Auftrag, wenn folgende Parameter (kumulative Mindestanforderungen) erfüllt sind:
(1) im Rahmen der Referenz wurde eine digitale Fachveranstaltung mit ca. 10 - 20 Teilnehmer:innen (kleine Veranstaltung) konzipiert, organisiert und durchgeführt,
und
(2) im Rahmen der Referenz wurde eine digitale Fachveranstaltung mit ca. 80 - 150 Teilnehmer:innen (große Veranstaltung) konzipiert, organisiert und durchgeführt.
Hinweis: Der Bieter hat die Unternehmensreferenzen durch vollständiges Ausfüllen der Beilage "Unternehmens-referenzen" nachzuweisen.
b.3) Fachprogramme
Zum Nachweis der Eignung hat der Bieter mit Angebotslegung zwei Unternehmensreferenzen im Bereich "Organisation und Durchführung von 1 bis 3-stündigen Fachprogrammen (live und digital)", die mit dem gegenständlichen Auftrag vergleichbar sind, nachzuweisen. Es dürfen auch Referenzen eingereicht werden, die bereits für die Auftraggeberin selbst erbracht wurden.
Als vergleichbar gilt ein Auftrag, wenn folgende Parameter (kumulative Mindestanforderungen) erfüllt sind:
(1) im Rahmen der Referenz wurde ein Fachprogramm für ca. 10 - 20 Teilnehmer:innen organisiert,
(2) im Rahmen der Referenz wurde ein Fachprogramm mit ca. 40 - 60 Teilnehmer:innen organisiert
und mindestens eine von diesen Referenzen in folgenden Themengebieten angesiedelt war:
- Digitalisierung
- Startups
c) Mindestanforderung Schlüsselpersonal für Los 1
Die Projektleitung muss:
(1) die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern:innen der Auftraggeberin gewährleistet ist;
(2) zumindest drei Jahre Berufserfahrung im Bereich Eventmanagement aufweisen;
(3) nachweisen, dass er/sie bereits erfolgreich an drei Projekten, die die Anforderungen für Unternehmensreferenzen erfüllen, mitgearbeitet hat.
Der Bieter hat eine Projektleitung-Stellvertreter:in zu benennen, die die Projektleitung im Falle einer Verhinderung zu jedem beliebigen Zeitpunkt vollumfänglich vertreten kann.
Die Projektleitung-Stellvertreter:in muss:
(1) die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern der Auftraggeberin gewährleistet ist;
(2) zumindest zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Eventmanagement aufweisen;
(3) nachweisen, dass er/sie bereits erfolgreich an zwei Projekten, die die Anforderungen für Unternehmensreferenzen erfüllen, mitgearbeitet hat.
Folgende Mindestbedingungen werden für die geforderten Anlagen in Los 2 festgelegt:
a) Unternehmensprofil - Los 2
Als Mindestanforderung für die Eignung hat der Bieter ein aussagekräftiges Unternehmensprofil (max. 3 DIN-A4-Seiten) einzureichen, aus dem folgende Mindestinhalte hervorgehen:
- Leistungsportfolio
- Vorstellung Team/ Organigramm
b) Mindestanforderungen an Unternehmensreferenzen für Los 2
Zum Nachweis der Eignung hat der Bieter mit Angebotslegung zwei Unternehmensreferenzen im Bereich "Cateringleistungen", die mit dem gegenständlichen Auftrag vergleichbar ist/sind, nachzuweisen. Es dürfen auch Referenzen eingereicht werden, die bereits für die Auftraggeberin selbst erbracht wurden.
Als vergleichbar gilt ein Auftrag, wenn folgende Parameter (kumulative Mindestanforderungen) erfüllt sind:
(1) im Rahmen der Referenz wurde ein geplantes 3-Gänge Menü für ca. 10 - 20 Personen organisiert und erbracht;
(2) im Rahmen der Referenz wurde ein geplantes Buffet für ca. 50 Personen organisiert und erbracht.
Mindestanforderung Schlüsselpersonal für Los 2
Die Projektleitung muss:
(4) die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeiter:innen der Auftraggeberin gewährleistet ist;
(5) zumindest drei Jahre Berufserfahrung im Bereich Cateringleistungen aufweisen;
(6) nachweisen, dass er/sie bereits erfolgreich an drei Projekten, die die Anforderungen für Unternehmensreferenzen erfüllen, mitgearbeitet hat.
Der Bieter hat eine Projektleitung-Stellvertreter:in zu benennen, die die Projektleitung im Falle einer Verhinderung zu jedem beliebigen Zeitpunkt vollumfänglich vertreten kann.
Die Projektleitung-Stellvertreter:in muss:
(4) die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern der Auftraggeberin gewährleistet ist;
(5) zumindest zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Cateringleistungen aufweisen;
(6) nachweisen, dass er/sie bereits erfolgreich an zwei Projekten, die die Anforderungen für Unternehmensreferenzen erfüllen, mitgearbeitet hat.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber der Auftraggeberin zu rügen. Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen bis spätestens bis zu der in der Bekanntmachung gesetzten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen.
Setzt sich die Auftraggeberin über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem sie die Informations- und Wartepflicht missachtet oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die öffentliche Auftraggeberin über den Abschluss des Vertrages, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat die Auftraggeberin die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.