Rahmenvereinbarung Event- und Projektmanagementdienstleistung

Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH

Die Auftraggeberin plant zur Realisierung des Beschaffungsziels den Abschluss einer Rahmenvereinbarung für Projekt- und Veranstaltungsdienstleistungen sowie Catering-Dienstleistungen. Die Ausschreibung erfolgt in 2 Losen.
Die Auftraggeberin benötigt fachliche Beratung bei der Konzeption sowie Unterstützung bei der Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von hybriden und digitalen sowie Live-Veranstaltungen und Programmen des Bereichs Berliner Bezirke | Startups. Zum anderen benötigt sie für verschiedene Events mitunter Catering-Dienstleistungen.
In Los 1 gehören insbesondere auch die Beratung zum passenden Veranstaltungsformat und die Entwicklung neuer Formate zu den geforderten Dienstleistungen. Gesucht wird dafür ein Anbieter, der sowohl inhaltlich-fachlich als auch mit dem notwendigen technischen Know-how und Equipment die gewünschten Dienstleistungen erbringen kann.
Für Los 2 wird ein Dienstleister gesucht, der für unterschiedliche Events das Catering planen und die Events dann mit Speisen, Getränken sowie dem ggf. notwendigen Equipment und Servicepersonal versorgen kann.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-02-13. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-01-13.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• INPOLIS UCE GmbH

Wer?

• Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-01-13	Auftragsbekanntmachung
2023-03-30	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2023-01-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Event-Organisation
Referenznummer: 230002-127-1
Kurze Beschreibung:

Die Auftraggeberin plant zur Realisierung des Beschaffungsziels den Abschluss einer Rahmenvereinbarung für Projekt- und Veranstaltungsdienstleistungen sowie Catering-Dienstleistungen. Die Ausschreibung erfolgt in 2 Losen. Die Auftraggeberin benötigt fachliche Beratung bei der Konzeption sowie Unterstützung bei der Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von hybriden und digitalen sowie Live-Veranstaltungen und Programmen des Bereichs Berliner Bezirke | Startups. Zum anderen benötigt sie für verschiedene Events mitunter Catering-Dienstleistungen. In Los 1 gehören insbesondere auch die Beratung zum passenden Veranstaltungsformat und die Entwicklung neuer Formate zu den geforderten Dienstleistungen. Gesucht wird dafür ein Anbieter, der sowohl inhaltlich-fachlich als auch mit dem notwendigen technischen Know-how und Equipment die gewünschten Dienstleistungen erbringen kann. Für Los 2 wird ein Dienstleister gesucht, der für unterschiedliche Events das Catering planen und die Events dann mit Speisen, Getränken sowie dem ggf. notwendigen Equipment und Servicepersonal versorgen kann.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Event-Organisation 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Event-Organisation 📦
Verpflegungsdienste 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH
Postanschrift: Fasanenstr. 85
Postleitzahl: 10623
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: https://www.berlin-partner.de/ 🌏
E-Mail: vergabestelle@berlin-partner.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y6W6CTL/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y6W6CTL 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-01-13 📅
Einreichungsfrist: 2023-02-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-01-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 013-033387
ABl. S-Ausgabe: 13
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y6W6CTL

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Auftraggeberin benötigt fachliche Beratung bei der Konzeption sowie Unterstützung bei der Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von hybriden und digitalen sowie Live-Veranstaltungen und Programmen des Bereichs Berliner Bezirke | Startups. Zum anderen benötigt sie für verschiedene Events mitunter Catering-Dienstleistungen.

In Los 1 gehören insbesondere auch die Beratung zum passenden Veranstaltungsformat und die Entwicklung neuer Formate zu den geforderten Dienstleistungen. Gesucht wird dafür ein Anbieter, der sowohl inhaltlich-fachlich als auch mit dem notwendigen technischen Know-how und Equipment die gewünschten Dienstleistungen erbringen kann.

Für Los 2 wird ein Dienstleister gesucht, der für unterschiedliche Events das Catering planen und die Events dann mit Speisen, Getränken sowie dem ggf. notwendigen Equipment und Servicepersonal versorgen kann.

Geschätzter Gesamtwert: 688 000 EUR 💰
Höchstzahl der Lose pro Bieter: 2
Bezeichnung des Loses: Veranstaltungs- und Programmdienstleistungen
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:

Für Los 1 wird ein Dienstleister gesucht, der die komplette thematische, inhaltliche und organisatorische Bandbreite an Projekt- und Eventmanagement für Beratung, Konzeption, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der verschiedenen Veranstaltungen und Programme anbieten kann - sowohl für hybride, digitale sowie Live-Formate.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 568 000 EUR 💰
Dauer: 48 Monate
Bezeichnung des Loses: Cateringdienstleistungen
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:

Für Los 2 wird ein Dienstleister gesucht, der für unterschiedliche Arten von Veranstaltungen das jeweils gewünschte Catering planen und die Events dann mit Speisen, Getränken sowie dem ggf. notwendigen Equipment und Servicepersonal versorgen kann.

Die Veranstaltungen unterscheiden sich nicht nur in der Teilnehmerzahl, sondern auch in der Art der Darreichung der Speisen und nicht zuletzt in deren Auswahl und Qualität.

Die Bandbreite variiert von Snacks, Fingerfood, Frühstücksbuffet, kulinarisch hochwertigen 3-Gang Menüs bis hin zum abwechslungsreichen Buffet. Der Dienstleister soll in der Lage sein, Locations in ganz Berlin zu beliefern und die Gäste vor Ort zu versorgen.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 120 000 EUR 💰

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1.10. Betriebshaftpflicht - gilt für beide Lose

Der Bieter hat nachzuweisen, dass eine - zum Zeitpunkt des Fristendes - für den Eingang des Angebots - aufrechte Betriebshaftpflichtversicherung mit branchenüblichen Deckungssummen für Personen- und Sachschäden sowie für Vermögensschäden besteht, bzw. dass eine solche Betriebshaftpflichtversicherung durch eine Versicherung in Deckung genommen wird.

Die Begrenzung der Gesamtleistungen für alle Versicherungsleistungen eines Versicherungsjahres darf nicht geringer sein als das Doppelte der angeführten Deckungssummen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Folgende Mindestbedingungen werden für die geforderten Anlagen in Los 1 festgelegt:

a) Unternehmensprofil - Los 1

Als Mindestanforderung für die Eignung hat der Bieter ein aussagekräftiges Unternehmensprofil (max. 5 DIN-A4-Seiten) einzureichen, aus dem folgende Mindestinhalte hervorgehen:

- Leistungsportfolio

- Vorstellung Team/ Organigramm

b) Mindestanforderungen an Unternehmensreferenzen für Los 1

b.1) Live-Veranstaltungen

Zum Nachweis der Eignung hat der Bieter mit Angebotslegung zwei Unternehmensreferenzen im Bereich "Eventmanagement von Live-Veranstaltungen", die mit dem gegenständlichen Auftrag vergleichbar sind, nachzuweisen. Es dürfen auch Referenzen eingereicht werden, die bereits für die Auftraggeberin selbst erbracht wurden.

Als vergleichbar gilt ein Auftrag, wenn folgende Parameter (kumulative Mindestanforderungen) erfüllt sind:

(1) im Rahmen der Referenz wurde eine Fachveranstaltung mit ca. 10 - 20 Teilnehmer:innen (kleine Veranstaltung) konzipiert, organisiert und durchgeführt,

und

(2) im Rahmen der Referenz wurde eine Fachveranstaltung mit ca. 80 - 150 Teilnehmer:innen (große Veranstaltung) konzipiert, organisiert und durchgeführt.

Hinweis: Der Bieter hat die Unternehmensreferenzen durch vollständiges Ausfüllen der Beilage "Unternehmens-referenzen" nachzuweisen.

b.2) Digitale Veranstaltungen

Zum Nachweis der Eignung hat der Bieter mit Angebotslegung zwei Unternehmensreferenzen im Bereich "Eventmanagement von Online-Veranstaltungen", die mit dem gegenständlichen Auftrag vergleichbar sind, nachzuweisen. Es dürfen auch Referenzen eingereicht werden, die bereits für die Auftraggeberin selbst erbracht wurden.

(1) im Rahmen der Referenz wurde eine digitale Fachveranstaltung mit ca. 10 - 20 Teilnehmer:innen (kleine Veranstaltung) konzipiert, organisiert und durchgeführt,

(2) im Rahmen der Referenz wurde eine digitale Fachveranstaltung mit ca. 80 - 150 Teilnehmer:innen (große Veranstaltung) konzipiert, organisiert und durchgeführt.

b.3) Fachprogramme

Zum Nachweis der Eignung hat der Bieter mit Angebotslegung zwei Unternehmensreferenzen im Bereich "Organisation und Durchführung von 1 bis 3-stündigen Fachprogrammen (live und digital)", die mit dem gegenständlichen Auftrag vergleichbar sind, nachzuweisen. Es dürfen auch Referenzen eingereicht werden, die bereits für die Auftraggeberin selbst erbracht wurden.

(1) im Rahmen der Referenz wurde ein Fachprogramm für ca. 10 - 20 Teilnehmer:innen organisiert,

(2) im Rahmen der Referenz wurde ein Fachprogramm mit ca. 40 - 60 Teilnehmer:innen organisiert

und mindestens eine von diesen Referenzen in folgenden Themengebieten angesiedelt war:

- Digitalisierung

- Startups

c) Mindestanforderung Schlüsselpersonal für Los 1

Die Projektleitung muss:

(1) die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern:innen der Auftraggeberin gewährleistet ist;

(2) zumindest drei Jahre Berufserfahrung im Bereich Eventmanagement aufweisen;

(3) nachweisen, dass er/sie bereits erfolgreich an drei Projekten, die die Anforderungen für Unternehmensreferenzen erfüllen, mitgearbeitet hat.

Der Bieter hat eine Projektleitung-Stellvertreter:in zu benennen, die die Projektleitung im Falle einer Verhinderung zu jedem beliebigen Zeitpunkt vollumfänglich vertreten kann.

Die Projektleitung-Stellvertreter:in muss:

(1) die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern der Auftraggeberin gewährleistet ist;

(2) zumindest zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Eventmanagement aufweisen;

(3) nachweisen, dass er/sie bereits erfolgreich an zwei Projekten, die die Anforderungen für Unternehmensreferenzen erfüllen, mitgearbeitet hat.

Folgende Mindestbedingungen werden für die geforderten Anlagen in Los 2 festgelegt:

a) Unternehmensprofil - Los 2

Als Mindestanforderung für die Eignung hat der Bieter ein aussagekräftiges Unternehmensprofil (max. 3 DIN-A4-Seiten) einzureichen, aus dem folgende Mindestinhalte hervorgehen:

b) Mindestanforderungen an Unternehmensreferenzen für Los 2

Zum Nachweis der Eignung hat der Bieter mit Angebotslegung zwei Unternehmensreferenzen im Bereich "Cateringleistungen", die mit dem gegenständlichen Auftrag vergleichbar ist/sind, nachzuweisen. Es dürfen auch Referenzen eingereicht werden, die bereits für die Auftraggeberin selbst erbracht wurden.

(1) im Rahmen der Referenz wurde ein geplantes 3-Gänge Menü für ca. 10 - 20 Personen organisiert und erbracht;

(2) im Rahmen der Referenz wurde ein geplantes Buffet für ca. 50 Personen organisiert und erbracht.

Mindestanforderung Schlüsselpersonal für Los 2

(4) die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeiter:innen der Auftraggeberin gewährleistet ist;

(5) zumindest drei Jahre Berufserfahrung im Bereich Cateringleistungen aufweisen;

(6) nachweisen, dass er/sie bereits erfolgreich an drei Projekten, die die Anforderungen für Unternehmensreferenzen erfüllen, mitgearbeitet hat.

(4) die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern der Auftraggeberin gewährleistet ist;

(5) zumindest zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Cateringleistungen aufweisen;

(6) nachweisen, dass er/sie bereits erfolgreich an zwei Projekten, die die Anforderungen für Unternehmensreferenzen erfüllen, mitgearbeitet hat.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Anzahl der in Betracht zu ziehenden Teilnehmer: 2
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 13:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-03-15 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-02-13 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 13:00
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität Arbeitsproben
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60%
Preis (Gewichtung): 40%
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Arbeitsproben
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40%
Preis (Gewichtung): 60%

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftsförderung
Kontakt
Kontaktperson: Vergabestelle
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y6W6CTL/documents 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3090138316 📞
E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de 📧
Internetadresse: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/ 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber der Auftraggeberin zu rügen. Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen bis spätestens bis zu der in der Bekanntmachung gesetzten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen.

Setzt sich die Auftraggeberin über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem sie die Informations- und Wartepflicht missachtet oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die öffentliche Auftraggeberin über den Abschluss des Vertrages, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat die Auftraggeberin die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Quelle: OJS 2023/S 013-033387 (2023-01-13)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-03-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 688 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-03-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-04-04 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 067-198747
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 013-033387
ABl. S-Ausgabe: 67
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y6W6KKN

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH Fasanenstr. 85 10623 Berlin

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-03-30 📅
Name: INPOLIS UCE GmbH
Postanschrift: Dunckerstr. 90A
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10437
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 304050590 📞
E-Mail: office@inpolis-communication.de 📧
Land: Berlin 🏙️
Internetadresse: http://www.inpolis-communication.de 🌏
Gesamtwert des Auftrags: 688 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 6
Quelle: OJS 2023/S 067-198747 (2023-03-30)

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