Scandienstleistung von Patientenunterlagen für das UKHD nebst Tochtergesellschaften | Universitätsklinikum Heidelberg | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2023-12-21	Auftragsbekanntmachung

Kurze Beschreibung

Die Abteilung "Zentrales Aktenmanagement" (ZAM) des Zentrums für Digitalisierung und Informationstechnologie (ZDI) am UKHD ist für rechts- und datenschutzkonforme Archivierung und die Abläufe vor, während und nach der Digitalisierung von Patienten- und Verwaltungsunterlagen zuständig. Die konventionelle Archivierung von Patientenunterlagen am Universitätsklinikum, ist bereits seit mehreren Jahren extern ausgelagert. Es wird mit Ausnahme von wenigen klinischen Bereichen, die noch konventionelle Patientenunterlagen erzeugen eine digitale Archivierung aller Unterlagen angestrebt.

Beschreibung der Beschaffung

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenzen: Geeignete, mindestens drei (3) bis maximal fünf (5) Referenzen über früher ausgeführte Inhouse Dienstleistungen (Scan- und Indexier-Dienstleistung von höchst sensiblen und nach Art. 9 DSGVO besonders zu schützenden Daten) in Form einer Liste der in den letzten höchstens drei Jahren (seit dem 01.01.2020) erbrachten wesentlichen Dienstleistungen mit Angabe des - Auftragswerts (der erbrachten Leistungen pro Jahr), - Scanvolumen pro Referenzprojekt - Leistungszeitraum, - öffentlichen oder privaten Empfängers, - Name des Referenznehmers, - Projektbezeichnung und - Rolle des Referenznehmers in dem Referenzprojekt (Hauptauftragnehmer, Unterauftragnehmer für welche Leistungen) Mindestanforderung: Die Referenzprojekte sind allerdings nur dann geeignet, - wenn es sich um eine Dienstleistungen handelt, die das Scannen und das Indexieren gemäß den Vorgaben in der Leistungsbeschreibung von höchst sensiblen und nach Art. 9 DSGVO besonders zu schützenden Daten handelt, die einen hohen Anspruch an den Datenschutz mit sich bringen (beispielsweise Patientenunterlagen von Krankenhäusern, Arztpraxen, Rechtsanwaltskanzleien, Banken oder Versicherungen) und Inhouse beim Auftraggeber verarbeitet wird und - in dem Zeitraum zwischen dem 01.01.2020 und dem Tag des Ablaufs der Teilnahmefrist in dem hier gegenständlichen Vergabeverfahren muss der Leistungszeitraum mindestens 18 Monate betragen haben. Bei Bewerbergemeinschaften muss klar erkennbar sein, welches Referenzprojekt welchem Mitglied der Bewerbergemeinschaft zuzuordnen ist. Ausschließlich diejenigen Referenzprojekte der Mitglieder, die die Mindestanforderungen erfüllen, werden der Bewerbergemeinschaft zugerechnet. Auswahlkriterien: Zu der Angebots- und Verhandlungsphase werden mindestens drei (3) Bewerber zugelassen, die dann auf Basis der Vergabeunterlagen zur Abgabe von Erstangeboten aufgefordert werden (vgl. § 51 VgV). Sofern die Zahl geeigneter Bewerber unter der Mindestzahl von drei (3) liegt, behält sich der Auftraggeber vor, das Vergabeverfahren trotzdem fortzuführen, indem er den oder die Bewerber einlädt, die über die geforderte Eignung verfügen (§ 51 Abs. 3 Satz 2 VgV). Gibt es mehr als drei (3) Bewerber, bei denen keine Ausschlussgründe vorliegen und die einen formal ordnungsgemäßen und den Mindestbedingungen entsprechenden Teilnahmeantrag eingereicht haben, behält sich der Auftraggeber aus Gründen des Wettbewerbs vor, mehr als drei (3) Bewerber zu der Angebots- und Verhandlungsphase zuzulassen. Die Höchstzahl an Bewerbern, die zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert werden, wird auf höchstens fünf (5) festgelegt. Die Auswahl erfolgt anhand der Anzahl der geeigneten Referenzprojekte: Anzahl der Referenzprojekt: Punkte 5 Referenzen 5 Punkte 4 Referenzen 4 Punkte 3 Referenzen 3 Punkte 2 Referenzen 2 Punkte 1 Referenz 1 Punkt 0 Referenzen 0 Punkte

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Mindestumsatz: Mit dem Angebot sind jeweils die Jahresumsätze anzugeben der vergangenen drei Geschäftsjahre [2020; 2021 und 2022]. In jedem dieser drei Geschäftsjahre wird ein Mindestjahresumsatz von 1,4 Mio. EUR (netto) gefordert. Bei Bietergemeinschaften muss klar erkennbar sein, welche Jahresumsatz zu welchem Mitglied der Bietergemeinschaft gehört. Bei Bietergemeinschaften ist entscheidend, dass die Summe der Geschäftsjahresumsätze pro Jahr jeweils den geforderten Mindestumsatz erreicht oder übersteigt. Die Bieter haben daher das Formblatt "Mindestjahresumsatz" (Anlage TW5) auszufüllen und als Bestandteil des Teilnahmeantrags einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eigenerklärung bzgl. 5K: Eigenerklärung (von allen Bewerbern / Bietern / allen Mitgliedern von Bewerber- bzw. Bietergemeinschaften) Die nachfolgende Erklärung gebe/n ich/wir verbindlich ab (ggf. zugleich in Vertretung für die lt. Teilnahmeantrag / Angebot Vertretenen auch für diese): 1. Der / die Bewerber / Bieter gehört / gehören nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen, a) durch die russische Staatsangehörigkeit des Bewerbers/Bieters oder die Niederlassung des Bewerbers/Bieters in Russland, b) durch die Beteiligung einer natürlichen Person oder eines Unternehmens, auf die eines der Kriterien nach Buchstabe a zutrifft, am Bewerber/Bieter über das Halten von Anteilen im Umfang von mehr als 50%, c) durch das Handeln der Bewerber/Bieter im Namen oder auf Anweisung von Personen oder Unternehmen, auf die die Kriterien der Buchstaben a und/oder b zutrifft. 2. Die am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, gehören ebenfalls nicht zu dem in der Vorschrift genannten Personenkreis mit einem Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift. 3. Es wird bestätigt und sichergestellt, dass auch während der Vertragslaufzeit keine als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen eingesetzt werden, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt. Bei Bietergemeinschaften: Die Erklärung ist von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft separat abzugeben.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen: Der Wirtschaftsteilnehmer erklärt entweder dass - keine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, rechtskräftig verurteilt, oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist, jeweils wegen einer in § 123 Abs. 1 Nr. 1 bis 10 GWB* genannten Straftat verurteilt worden ist, - das Unternehmen in den letzten fünf Jahren seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung nachgekommen ist, - das Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge in den letzten drei Jahren nicht gegen geltende umwelt-, sozial oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat, - das Unternehmen nicht zahlungsunfähig ist, über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren und kein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist oder die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse nicht abgelehnt worden ist, dass sich das Unternehmen nicht im Verfahren der Liquidation befindet und dass das Unternehmen nicht seine Tätigkeit eingestellt hat, - das Unternehmen oder eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen gemäß § 123 Abs. 3 GWB zuzurechnen ist, im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit in den letzten drei Jahren keine schwere Verfehlung begangen hat, durch die die Integrität des Unternehmens infrage gestellt wird, - das Unternehmen in den letzten drei Jahren keine Vereinbarung mit anderen Unternehmen getroffen hat, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken, - das Unternehmen aufgrund seiner Teilnahme kein Interessenkonflikt bei der Durchführung des Vergabeverfahrens besteht, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit einer für den öffentlichen Auftraggeber tätigen Person bei der Durchführung des Vergabeverfahrens beeinträchtigen könnte, - das Unternehmen entweder nicht in die Vorbereitung des Vergabeverfahrens einbezogen war oder keine Wettbewerbsverzerrung daraus resultiert, dass er bereits in die Vorbereitung des Vergabeverfahrens einbezogen war, - das Unternehmen in den letzten drei Jahren keine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags oder Konzessionsvertrags erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt hat und dies nicht zu einer vorzeitigen Beendigung, zu Schadensersatz oder zu einer vergleichbaren Sanktion geführt hat, - das Unternehmen in den letzten drei Jahren in Bezug auf Ausschlussgründe oder Eignungskriterien keine schwerwiegende Täuschung begangen oder Auskünfte zurückgehalten hat, und er in der Lage ist, die erforderlichen Nachweise zu übermitteln, - das Unternehmen nicht versucht hat, die Entscheidungsfindung des öffentlichen Auftraggebers in unzulässiger Weise zu beeinflussen, - das Unternehmen nicht versucht hat, vertrauliche Informationen zu erhalten, durch die er unzulässige Vorteile beim Vergabeverfahren erlangen könnte, - das Unternehmen nicht fahrlässig oder vorsätzlich irreführende Informationen übermittelt, die die Vergabeentscheidung des öffentlichen Auftraggebers erheblich beeinflussen könnten, oder versucht hat, solche Informationen zu übermitteln, - das Unternehmen wegen eines Verstoßes gegen § 23 Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) in den letzten drei Jahren mit keiner Geldbuße von mindestens 2.500,- EUR belegt worden ist, - das Unternehmen in den letzten drei Jahren nicht wegen eines Verstoßes gegen § 21 Mindestlohngesetz mit einer Geldbuße von mindestens 2.500,- EUR belegt worden ist, - das Unternehmen oder seine nach Satzung oder Gesetz Vertretungsberechtigten in den letzten drei Jahren nach o § 8 Abs. 1 Nr. 2, §§ 9 bis 11 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes, o § 404 Abs. 1 oder 2 Nr. 3 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch, o §§ 15, 15a, 16 Abs. 1 Nr. 1, 1b oder 2 des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes oder o § 266a Abs. 1 bis 4 des Strafgesetzbuches nicht zu einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten, nicht zu einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen verurteilt und nicht mit einer Geldbuße von mindestens 2.500,- EUR belegt worden sind, oder - dass eine oder mehrere der oben aufgeführten Ausschlussgründe grundsätzlich erfüllt sind. In diesem Fall hat das Unternehmen diejenigen Ausschlussgründe konkret zu benennen und außerdem Gründe darzulegen (wie beispielsweise Darlegung einer abgegebenen Verpflichtung zur Nachzahlung der Steuern, Abgaben und Beiträge zur Sozialversicherung einschließlich Zinsen, Säumnis- und Strafzuschlägen oder Darlegung von Selbstreinigungsmaßnahmen gemäß § 125 GWB), warum er dennoch als geeignet anzusehen ist.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Anlage TW11 - Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt: Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt: Ich erkläre/Wir erklären, dass meinen/unseren Beschäftigten (mit Ausnahme der Auszubildenden) bei der Ausführung der Leistung ein Entgelt bezahlt wird, das mindestens den Vorgaben des Mindestlohngesetzes (MiLoG) und der gemäß § 1 Abs. 2 S. 2 MiLoG erlassenen Rechtsverordnung entspricht oder mein/unser Unternehmen in einem anderen Mitgliedstaat der EU ansässig ist und die Leistung ausschließlich im EU-Ausland mit dort tätigen Beschäftigten ausgeführt wird. - ich mir/wir uns von einem von mir/uns beauftragten Nachunternehmen oder beauftragten Verleihunternehmen eine Verpflichtungserklärung im vorstehenden Sinne ebenso abgeben lasse/lassen wie für alle weiteren Nachunternehmen und Verleihunternehmen der Nachunternehmen und Verleihunternehmen und diese dann dem öffentlichen Auftraggeber vorlege(n); oder von einem von mir/uns beauftragen Nachunternehmen eine schriftliche Versicherung geben lasse/lassen, dass dieses den Auftrag ausschließlich im Ausland mit dort tätigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ausführt und diese Versicherung dem öffentlichen Auftraggeber vorlege(n); - ich mich verpflichte/wir uns verpflichten sicherzustellen, dass die Nachunternehmen und Verleihunternehmen die Verpflichtungen nach den §§ 3 und 4 LTMG erfüllen, wenn sie nicht in einem anderen Mitgliedstaat ansässig sind und den Auftrag ausschließlich im Ausland mit dort tätigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ausführen. Ich bin mir/Wir sind uns bewusst, dass - mein/unser Unternehmen sowie die von mir/uns beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen verpflichtet sind, dem öffentlichen Auftraggeber die Einhaltung der Verpflichtung aus dieser Erklärung auf dessen Verlangen jederzeit nachzuweisen, - mein/unser Unternehmen sowie die von mir/uns beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen vollständige und prüffähige Unterlagen im vorstehenden Sinne über die eingesetzten Beschäftigten bereitzuhalten haben, - zur Einhaltung der Verpflichtungen aus dieser Erklärung zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und meinem/ unserem Unternehmen eine Vertragsstrafe für jeden schuldhaften Verstoß vereinbart wird, - bei einem nachweislich schuldhaften Verstoß meines/unseres Unternehmens sowie der von mir/uns beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen gegen die Verpflichtungen aus dieser Erklärung den Ausschluss meines/unseres Unternehmens und die von mir/uns beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen von diesem Vergabeverfahren zur Folge hat, mein/unser Unternehmen oder die von mir/uns beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen vom öffentlichen Auftraggeber für die Dauer von bis zu drei Jahren von Vergaben des öffentlichen Auftraggebers ausgeschlossen werden kann/können, der öffentliche Auftraggeber nach Vertragsschluss zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund berechtigt ist und dass ich/wir dem öffentlichen Auftraggeber den durch die Kündigung entstandenen Schaden zu ersetzen habe/haben. Bei Bietergemeinschaften: Die Erklärung ist von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft separat abzugeben.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Berufs- / Betriebshaftpflichtversicherung: Nachweis (Versicherungsbestätigung oder -schein) über eine bestehende Berufshaftpflichtversicherung des Bewerbers a. mit einer Deckungssumme von mindestens 3.000.000,- EUR für Personenschäden und einer Deckungssumme von mindestens 3.000.000,- EUR für Sachschäden b. wobei die Maximierung der Ersatzleistung mindestens das Zweifache der Deckungssumme pro Kalenderjahr betragen muss, bei einem in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsunternehmens. Im Falle von geringeren Versicherungssummen oder geringerer Maximierung der Ersatzleistung als vorstehend unter a.-b. genannt [oder falls der Bieter nicht sicher ist, ob seine aktuelle Versicherungsbestätigung oder -schein die Anforderungen erfüllt], ist eine Bestätigung des Versicherungsunternehmens (in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen) einzureichen, aus der hervorgeht, dass im Auftragsfall die Versicherung an vorstehenden Anforderungen unter a)-b) angepasst werden wird / oder die vorstehenden Anforderungen erfüllt werden. Die Mindestanforderungen an die Versicherung müssen während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten werden. Bei Bewerbergemeinschaften sind ein entsprechender Nachweis oder eine entsprechende Versicherungsbestätigung des Versicherungsunternehmens von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft vorzulegen. Die vorstehenden Anforderungen unter a.-b. sind Mindestanforderungen an die Berufshaftpflichtversicherung.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Alle im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren erlangten Informationen sind vom Bieter vertraulich zu behandeln. Als vertraulich gelten insbesondere alle Unterlagen, die der Bieter über die Vergabeplattform erhält. Die vertraulichen Informationen dürfen ausschließlich für die Zusammenarbeit mit dem Universitätsklinikum Heidelberg im Zuge des Vergabeverfahrens sowie des ggf. erteilten Auftrags verwendet werden.

Bekanntmachungs-ID: CXRAYY6YRBC

Der Auftraggeber behält sich eine Aufhebung des Vergabeverfahrens gem. der in § 63 Abs. 1 VgV aufgeführten Gründe vor. Für den Fall, dass das Vergabeverfahren aufgehoben wird, ist der Auftraggeber weder zur Zahlung einer Aufwandsentschädigung, noch zur Zahlung von Schadensersatz - soweit rechtlich zulässig - verpflichtet.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist entsprechend § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.