Vollständige und revisionssichere digitale Archivierung von stationären und ambulanten Patientenakten

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Vergabe ist die datenschutzgerechte vollständige und revisionssichere digitale Archivierung von stationären und ambulanten Patientenakten des Universitäts-klinikums Magdeburg A. ö. R. und deren zuweisenden Kliniken sowie die Übernahme des bereits vorhandenen Konvolutes und weitere Auslagerung von nicht digitalisierbaren analogen Verwaltungs- und Patientenunterlagen.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Vergabe ist die datenschutzgerechte vollständige und revisionssichere digitale Archivierung von stationären und ambulanten Patientenakten des Universitäts-klinikums Magdeburg A. ö. R. und deren zuweisenden Kliniken sowie die Übernahme des bereits vorhandenen Konvolutes und weitere Auslagerung von nicht digitalisierbaren analogen Verwaltungs- und Patientenunterlagen.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag um 1 Jahr zu verlängern. Der Auftraggeber wird die in Anspruchnahme der Verlängerungsoption 3 Monate vor Ablauf schriftlich bekannt geben.

Beschreibung der Optionen

1. Digitale Archivierung
- Fallaktenpreis für die ergänzende revisionssichere Archivierung von elektronischen Dokumenten beim AN p.a.
2. Kodierungsunterstützung
- inhaltliche Erschließung der digitalisierten Dokumente für den Kodierungs-/MDK Prozess
- Vollständigkeitsprüfung der Akten anhand eines vom AG definierten Prüfkatalogs, insbesondere für die Fallakten, die Gegenstand von MDK-Prüfungen sind.
7.2. Sonstige Kosten / Optional

Zusätzliche Informationen

Zur Angebotserstellung ist eine Begehung mit vorheriger Präsentation von Musterakten verpflichtend. Entsprechende Termine sind mit dem Auftraggeber abzustimmen. Je Bieter sind maximal zwei Vertreter zugelassen. Foto-, Video- oder Sprachaufzeichnungen sind unzulässig.
Wir bitten um schriftliche Anmeldung der Personen
E-Mail: frank.doering@med.ovgu.de
Termine sind maximal bis einschließlich 30.03.2023 möglich.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A-01 Checkliste zu den Vergabeunterlagen
A-03 Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes
A-04 Teilnahme- und Bewerbungsbedingungen
A-05 Allgemeine Auftrags- und Zahlungsbedingungen UKMD
A-06 Formblatt der Zuschlagskriterien/Bewertungsmatrix
A-07 Formblatt Fragen und Antworten zum Vergabeverfahren
A-08 Checkliste für DV-System bei Anschluss
A-09 Eigenerklärung-EU-Ausschlussgründe
A-10 Eigenerklärung-Gesetz über die Vergabe öffentlicher Aufträge_LSA
B-02 Eignungskriterien
B-03 Leistungsbeschreibung
B-07 Preisblatt UKMD
B-08 Formblatt Angebotsschreiben UKMD
B-09 Besondere Vertragsbedigungen
B-13 Vertraulichkeitsvereinbarung
B-14 Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Abschluss erst nach Zuschlagserteilung)
B-15 Formblatt Eigenerklärung der Bewerber-/Bietergemeinschaft
B-16 Netzzugriffsvertrag UKMD
C-01 Eigenerklärung zur Eignung Liefer-/ Dienstleistungen
C-02 Bewerbererklärung-EU nach EU-Vergaberichtlinie 2004/148/EG
C-03 Eigenerklärung_5k-Sanktions-VO
C-04 Bescheinigung oder Zertifikat Qualitätssicherungsverfahren (z.B. ISO 9001)
C-05 BSI TR 03138 (Technische Richtlinie 03138 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik) oder vergleichbare Dokumente
C-06 Bescheinigung oder Zertifikat ISO/IEC 27001:2013
C-07 Anlage 1 Übernahmekonzept (vom Bieter zu erstellen)
C-08 Anlage 2 Registratur- und Verfolgungskonzept (vom Bieter zu erstellen)
C-09 Anlage 3 Konzept Langzeitarchivierung (vom Bieter zu erstellen)
C-10 Anlage 4 Konzept zur Lückenlosigkeitskontrolle (vom Bieter zu erstellen)
C-11 Anlage 5 Konzept technische Umsetzung Langzeitarchivierung nebst Darstellung der IHE-konformen Ausführung (vom Bieter zu erstellen)
C-12 Anlage 6 Indexierungskonzept (vom Bieter zu erstellen)
C-13 Anlage 7 Konzept zur Verarbeitung von vor- und nachgereichten Dokumenten (vom Bieter zu erstellen)
C-14 Anlage 8 Bereitstellungskonzept (vom Bieter zu erstellen)
C-15 Anlage 9 Spontanverarbeitungskonzept (vom Bieter zu erstellen)
C-16 Anlage 10 Umsetzungskonzept (vom Bieter zu erstellen)
C-17 Anlage 11 Konzept Aktenverwaltungs- und Präsentationssystem (vom Bieter zu erstellen)
C-18 Anlage 11a Datenschutz- und Informationssicherheitskonzept (vom Bieter zu erstellen)
C-19 Anlage 12 Referenzen (vom Bieter zu erstellen)
C-20 Anlage 13 Qualitätsmanagementkonzept (vom Bieter zu erstellen)
C-21 Anlage 14 Havarie-Konzept (vom Bieter zu erstellen)
C-22 Anlage 15 Personalkonzept (vom Bieter zu erstellen)
C-23 Anlage 16 Personal- und Maschinenausfallkonzept (vom Bieter zu erstellen)
C-24 Anlage 17 Konzept zur Auslagerung (vom Bieter zu erstellen)
C-25 Anlage 18 Beschreibung zur Lagerflächen (vom Bieter zu erstellen)
C-26 Anlage 19 Beschreibung zur Aktenanforderung (vom Bieter zu erstellen)
C-27 Anlage 20 Konzept zur Aktenvernichtung (vom Bieter zu erstellen)
C-28 Anlage 21 Konzept Übernahme aktueller Unterlagen vom Dienstleister (vom Bieter zu erstellen)

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

"Referenzen
Der Bieter benennt Referenzen der ausgeschriebenen Leistung, in den aktuell und der letzten fünf Jahren unter Angabe des Leistungswertes, Leistungszeitraum ein vergleichbarer Jahresumsatz (netto) getätigt wurde.
Als Mindestanforderungen gelten für den/die Bieter:
- Fünf Referenzen über die Digitalisierung von Patientenakten eines Klinikums, in dem das
IT-System medico eingesetzt wird.
- Fünf Referenzen über die Digitalisierung von Patientenakten eines Klinikums, mit Integration der digitalisierten Patientenakten in CGM - Fünf Referenzen mit einer nachgewiesenen digitalen Langzeitarchivierung.
- Fünf Referenzen über die Digitalisierung von Patientenakten im universitären Bereich.
- Zwei Referenzen über die Digitalisierung von Patientenakten entsprechend den Vorgaben des Krankenhausgesetzes in Sachsen-Anhalt.
- Zwei Referenzen über die Digitalisierung von Studienakten.
- Zwei Referenzen über die Digitalisierung von Patientenakten in Verbindung mit der Einführung der automatisierten Belegindexierung mit mehr als 1.000 Belegen.
- Fünf Referenzen mit einer nachgewiesenen digitalen Langzeitarchivierung unter Berücksichtigung der Anforderungen der BSI TR 03138.
- Zwei Referenzen mit Einbindung der digitalen Akten in eine IHE-konforme Archivierungslösung.
Zu jeder benannten Referenz sind Name und Anschrift des Auftraggebers, Ansprechpartner
mit Tel.- Nummer, Ort der Leistungserbringung, Leistungszeitraum und Netto-Auftragswert
anzugeben.
Der Bieter hat die im eigenen Betrieb erbrachten Leistungen mit Angabe des Umfangs zu
bezeichnen."
Der Bieter erklärt das keine schweren Verfehlungen gemäß der §§ 123, 124 GWB vorliegen.
Der Bieter erklärt die Einhaltung der Vorschriften gemäß den §§ 10, 12, 13, 17 & 18 LVG LSA
"Nachweis Qualitätsmanagement DIN EN ISO 9001
oder gleichwertig"
BSI TR 03138 (Technische Richtlinie 03138 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik) oder vergleichbare Dokumente
ISO/IEC 27001:2013
Der Bieter hat nachweislich eine feingranulare Aktenstruktur gemäß gesetzlichen Vorgaben auszuliefern. Zu nennen ist hier insbesondere die eVV, die bei der Übermittlung von Akten an den Medizinischen Dienst eine Aktenstruktur nach IHE DocType / ClassType verlangt.
Nachweis der Revisionssicheren Langzeitarchivierung für pDPaaS, eDPaaS und iDPaaS (zeitgestempelt und verschlüsselt)
Vorhandensein von mind. 1 Kooperationspartner

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/ Bewerber/ Bieter sowie auf die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Absatz 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin.
Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem AG nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem AG gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem AG gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des AG, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Etwaige Rügen sind schriftlich über die eVergabe-Plattform anzubringen.
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den AG geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage.
Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den AG; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter kommt es nicht an.