2024RR00002 - IT-Beratungsleistungen zur Digitalisierung der Verwaltung an der LMU München

LMU München, Referat VI.1

Die Ludwig-Maximilians-Universität München mit ihren rund 52.000 Studierenden und 18 Fakultäten, an denen rund 800 Professorinnen und Professoren forschen und lehren, ist eine der führenden Universitäten in Europa mit einer mehr als 500-jährigen Geschichte. Die LMU steht für anspruchsvolle akademische Ausbildung und herausragende Forschung. Die Zentrale Universitätsverwaltung (ZUV) und die Verwaltung in den wissenschaftlichen Einrichtungen tragen dazu bei, bestmögliche und zukunftsweisende Rahmenbedingungen für unsere Wissenschaftlerinnen bzw. Wissenschaftler und für unsere Studierende zu ermöglichen. Bei der Erbringung ihrer Dienstleistungen orientiert sich die Universitätsverwaltung an den strategischen Zielen der LMU und an Grundsätzen professionellen Wissenschaftsmanagements. Um unsere Verwaltungsprozesse in einem ebenso systematischen wie effizienten Vorgehen weitestmöglich zu digitalisieren und zu automatisieren, wurde an der LMU das Vorhaben eAdministration (eAdmin) aufgesetzt. Aktuell entwickeln wir eine organisationale Struktur, wie auf Basis unserer Strategie für eine moderne Universitätsverwaltung Anforderungen an künftige Prozesse bzw. IT-Lösungen systematisch erhoben, priorisiert, in eine Digitalisierungs-Roadmap überführt und dann über ein professionelles Projektmanagement umgesetzt werden können. Dabei liegt ein Schwerpunkt unserer Arbeit auf der Entwicklung und Erprobung eines ganzheitlichen Transformationsansatzes, der auf die Größe der LMU, ihre dezentrale Struktur und ihre partizipative Kultur hin ausgerichtet ist. Vor diesem Hintergrund suchen wir erfahrene externe Partnerinnen und Partner, die uns bei der erfolgreichen Weiterentwicklung und Umsetzung des eAdmin-Vorhabens unterstützen. Dabei geht es sowohl um allgemeine und fachspezifische Beratungsleistungen als auch um konkrete operative Unterstützungsleistungen. Wo möglich, setzen wir unser eAdmin-Vorhaben durch internes Personal um. In Bereichen, in denen uns nicht genügend interne Ressourcen bzw. kein ausreichend spezialisiertes Expertenwissen zur Verfügung steht, soll mit dieser Ausschreibung die Grundlage geschaffen werden, die verschiedenen Handlungsfelder des eAdmin-Vorhabens durch externe Ressourcen zu ergänzen. Die Ausschreibung beinhaltet folgende 3 Lose: Los 1: Strategieentwicklung Um zukunftsweisende Rahmenbedingungen für die Verwaltung der LMU zu gewährleisten, bedarf es geeigneter strategischer Konzepte, die wir in den kommenden Jahren weiterentwickeln wollen. Los 2: Enterprise Architecture Management (EAM) Unser Ansatz für Enterprise-Architecture-Managements (EAM) findet auf Basis der strategischen Zieles des eAdmin-Vorhabens und mit Hilfe geeigneter Werkzeuge zum systematischen Abgleich von Geschäftsfähigkeiten der Universitätsverwaltung und einer entsprechenden IT-Infrastruktur statt. Dabei arbeiten Fachabteilungen und IT eng zusammen, um Anforderungen an künftige Geschäftsfähigkeiten bzw. IT-Lösungen systematisch zu erheben, zu priorisieren und im Rahmen einer Digitalisierungs-Roadmap umzusetzen. Los 3: IT-Projektmanagement In einer derzeit im Aufbau befindlichen neuen Organisationsstruktur, dem sogenannten Projekthaus, werden die entsprechend priorisierten Digitalisierungsvorhaben unter Einbindung der beteiligten Fach- und IT-Abteilungen mit Hilfe von Methoden des IT-Projektmanagements (hybrid) umgesetzt. Zusätzlich zum Management der Projektteams benötigen wir Verstärkung für unser Projektmanagement Office und für unsere Projektteams. Außerdem benötigen wir Verstärkung im Bereich Anforderungs- und Prozessmanagement sowie im Bereich Transformationsmanagement.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-10-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-08-30.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2024-08-30 Auftragsbekanntmachung
2024-10-07 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2024-08-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: 2024RR00002 - IT-Beratungsleistungen zur Digitalisierung der Verwaltung an der LMU München
Referenznummer: 2024RR000002
Kurze Beschreibung:
Die Ludwig-Maximilians-Universität München mit ihren rund 52.000 Studierenden und 18 Fakultäten, an denen rund 800 Professorinnen und Professoren forschen und lehren, ist eine der führenden Universitäten in Europa mit einer mehr als 500-jährigen Geschichte. Die LMU steht für anspruchsvolle akademische Ausbildung und herausragende Forschung. Die Zentrale Universitätsverwaltung (ZUV) und die Verwaltung in den wissenschaftlichen Einrichtungen tragen dazu bei, bestmögliche und zukunftsweisende Rahmenbedingungen für unsere Wissenschaftlerinnen bzw. Wissenschaftler und für unsere Studierende zu ermöglichen. Bei der Erbringung ihrer Dienstleistungen orientiert sich die Universitätsverwaltung an den strategischen Zielen der LMU und an Grundsätzen professionellen Wissenschaftsmanagements. Um unsere Verwaltungsprozesse in einem ebenso systematischen wie effizienten Vorgehen weitestmöglich zu digitalisieren und zu automatisieren, wurde an der LMU das Vorhaben eAdministration (eAdmin) aufgesetzt. Aktuell entwickeln wir eine organisationale Struktur, wie auf Basis unserer Strategie für eine moderne Universitätsverwaltung Anforderungen an künftige Prozesse bzw. IT-Lösungen systematisch erhoben, priorisiert, in eine Digitalisierungs-Roadmap überführt und dann über ein professionelles Projektmanagement umgesetzt werden können. Dabei liegt ein Schwerpunkt unserer Arbeit auf der Entwicklung und Erprobung eines ganzheitlichen Transformationsansatzes, der auf die Größe der LMU, ihre dezentrale Struktur und ihre partizipative Kultur hin ausgerichtet ist.  Vor diesem Hintergrund suchen wir erfahrene externe Partnerinnen und Partner, die uns bei der erfolgreichen Weiterentwicklung und Umsetzung des eAdmin-Vorhabens unterstützen. Dabei geht es sowohl um allgemeine und fachspezifische Beratungsleistungen als auch um konkrete operative Unterstützungsleistungen. Wo möglich, setzen wir unser eAdmin-Vorhaben durch internes Personal um. In Bereichen, in denen uns nicht genügend interne Ressourcen bzw. kein ausreichend spezialisiertes Expertenwissen zur Verfügung steht, soll mit dieser Ausschreibung die Grundlage geschaffen werden, die verschiedenen Handlungsfelder des eAdmin-Vorhabens durch externe Ressourcen zu ergänzen. Die Ausschreibung beinhaltet folgende 3 Lose: Los 1: Strategieentwicklung Um zukunftsweisende Rahmenbedingungen für die Verwaltung der LMU zu gewährleisten, bedarf es geeigneter strategischer Konzepte, die wir in den kommenden Jahren weiterentwickeln wollen. Los 2: Enterprise Architecture Management (EAM) Unser Ansatz für Enterprise-Architecture-Managements (EAM) findet auf Basis der strategischen Zieles des eAdmin-Vorhabens und mit Hilfe geeigneter Werkzeuge zum systematischen Abgleich von Geschäftsfähigkeiten der Universitätsverwaltung und einer entsprechenden IT-Infrastruktur statt. Dabei arbeiten Fachabteilungen und IT eng zusammen, um Anforderungen an künftige Geschäftsfähigkeiten bzw. IT-Lösungen systematisch zu erheben, zu priorisieren und im Rahmen einer Digitalisierungs-Roadmap umzusetzen. Los 3: IT-Projektmanagement In einer derzeit im Aufbau befindlichen neuen Organisationsstruktur, dem sogenannten Projekthaus, werden die entsprechend priorisierten Digitalisierungsvorhaben unter Einbindung der beteiligten Fach- und IT-Abteilungen mit Hilfe von Methoden des IT-Projektmanagements (hybrid) umgesetzt. Zusätzlich zum Management der Projektteams benötigen wir Verstärkung für unser Projektmanagement Office und für unsere Projektteams. Außerdem benötigen wir Verstärkung im Bereich Anforderungs- und Prozessmanagement sowie im Bereich Transformationsmanagement.
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅

1️⃣
Interne Kennung: b1bb7a94-eb18-4f2b-852d-41e4ddba21fd
Titel: Strategieentwicklung
Beschreibung der Beschaffung:
Die geschätzte Gesamtmenge an benötigten Personentagen für das Los 1 beläuft sich für die Vertragslaufzeit von max. 5 Jahren auf insgesamt ca. 500 Personentage. Die angegebene Schätzmenge basiert auf der aktuell vorliegenden Bedarfs- und Haushaltslage. Der Abruf konkreter Leistungen aus diesem Los erfolgt bedarfsorientiert und budgetabhängig, d.h. durch Abschluss des beiliegenden EVB-IT-Dienstvertrags entsteht kein Anspruch auf eine konkrete Beauftragung bzw. auf einen konkreten Abruf von Leistungen. Es wird davon ausgegangen, dass sich die genannten Personentage in einem in etwa gleichen Umfang auf die Vertragslaufzeit von max. 5 Jahren verteilen. Um zukunftsweisende Rahmenbedingungen für die Verwaltung der LMU zu gewährleisten, bedarf es geeigneter strategischer Konzepte, die wir in den kommenden Jahren weiterentwickeln wollen.
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Dauer
Datum des Beginns: 2024-11-01 📅
Datum des Endes: 2026-10-31 📅
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

2️⃣
Interne Kennung: a8eea8fe-332b-44e5-811a-0a36b89b8739
Titel: Enterprise Architecture Management (EAM)
Beschreibung der Beschaffung:
Die geschätzte Gesamtmenge an benötigten Personentagen für das Los 2 beläuft sich für die Vertragslaufzeit von max. 5 Jahren auf insgesamt ca. 500 Personentage. Die angegebene Schätzmenge basiert auf der aktuell vorliegenden Bedarfs- und Haushaltslage. Der Abruf konkreter Leistungen aus diesem Los erfolgt bedarfsorientiert und budgetabhängig, d.h. durch Abschluss des beiliegenden EVB-IT-Dienstvertrags entsteht kein Anspruch auf eine konkrete Beauftragung bzw. auf einen konkreten Abruf von Leistungen. Es wird davon ausgegangen, dass sich die genannten Personentage in einem in etwa gleichen Umfang auf die Vertragslaufzeit von max. 5 Jahren verteilen. Unser Ansatz für Enterprise-Architecture-Managements (EAM) findet auf Basis der strategischen Zieles des eAdmin-Vorhabens und mit Hilfe geeigneter Werkzeuge zum systematischen Abgleich von Geschäftsfähigkeiten der Universitätsverwaltung und einer entsprechenden IT-Infrastruktur statt. Dabei arbeiten Fachabteilungen und IT eng zusammen, um Anforderungen an künftige Geschäftsfähigkeiten bzw. IT-Lösungen systematisch zu erheben, zu priorisieren und im Rahmen einer Digitalisierungs-Roadmap umzusetzen.
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Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002

3️⃣
Interne Kennung: 527a7b6b-3b0b-458c-86aa-9e5ae7475d72
Titel: IT-Projektmanagement
Beschreibung der Beschaffung:
Die geschätzte Gesamtmenge an benötigten Personentagen für das Los 3 beläuft sich für die Vertragslaufzeit von max. 5 Jahren auf insgesamt ca. 2.000 Personentage. Die angegebene Schätzmenge basiert auf der aktuell vorliegenden Bedarfs- und Haushaltslage. Der Abruf konkreter Leistungen aus diesem Los erfolgt bedarfsorientiert und budgetabhängig, d.h. durch Abschluss des beiliegenden EVB-IT-Dienstvertrags entsteht kein An­spruch auf eine konkrete Beauf­tragung bzw. auf einen konkreten Abruf von Leistungen. Es wird davon ausgegangen, dass sich die genannten Personentage in einem in etwa gleichen Umfang auf die Vertragslaufzeit von max. 5 Jahren verteilen. In einer derzeit im Aufbau befindlichen neuen Organisationsstruktur, dem sogn. Projekthaus, werden die entsprechend priorisierten Digitalisierungsvorhaben unter Einbindung der beteiligten Fach- und IT-Abteilungen mit Hilfe von Methoden des IT-Projektmanagements (hybrid) umgesetzt. Zusätzlich zum Management der Projektteams benötigen wir Verstärkung für unser Projektmanagement Office und für unsere Projektteams. Außerdem benötigen wir Verstärkung im Bereich Anforderungs- und Prozessmanagement sowie im Bereich Transformationsmanagement.
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Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0003
Beschreibung
Ort der Leistung: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Umfang der Beschaffung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:
+ 2 weitere
Beschreibung
Postleitzahl: 80539
Stadt: München
Land: Deutschland 🇩🇪

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-10-15 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 33 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-10-08 12:00:00 📅
Zusätzliche Informationen:
Gemäß § 56 Abs. 2 VgV, § 51 Abs. 2 SektVO, § 16a Abs. 1 VOB/A-EU. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/subproject/1ee80fba-20c9-4ced-9498-d8733823c3e3/suitabilitycriteria
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/subproject/1ee80fba-20c9-4ced-9498-d8733823c3e3/suitabilitycriteria
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Rein innerstaatliche Ausschlussgründe
Beschreibung der Ausschlussgründe: Gemäß § 123, 124 GWB, § 57, 42 Abs. 1 VgV und § 16 VOB/A

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: LMU München, Referat VI.1
Nationale Registrierungsnummer: 35e6d99a-d3de-44ad-a6a3-171f225c6fee
Abteilung: Zentrale Universitätsverwaltung - Referat VI.1
Postanschrift: Geschwister-Scholl-Platz 1
Postleitzahl: 80539
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentrale Universitätsverwaltung - Referat VI.1
E-Mail: it.shop@verwaltung.uni-muenchen.de 📧
Telefon: +49 89218017700 📞
URL: https://www.lmu.de/de/index.html 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.auftraege.bayern.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Bildung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/1ee80fba-20c9-4ced-9498-d8733823c3e3 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/1ee80fba-20c9-4ced-9498-d8733823c3e3 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern
Nationale Registrierungsnummer: d909629c-b7ea-4afa-acf6-a8b05556708c
Postanschrift: Maximilianstr. 39
Postleitzahl: 80539
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Telefon: +49 8921762411 📞
Fax: +49 8921762847 📠
URL: https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/ueber_uns/zentralezustaendigkeiten/vergabekammer-suedbayern/index.html 🌏
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-08-30+02:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 170-523698 (2024-08-30)
Auftragsbekanntmachung (2024-10-07)
Öffentlicher Auftraggeber
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/7643d756-a46b-4561-a465-c5c6143d1c44 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/7643d756-a46b-4561-a465-c5c6143d1c44 🌏

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-10-07+02:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: bd70c816-4030-4619-a945-5f297087464b-01
Quelle: OJS 2024/S 197-607973 (2024-10-07)
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