2024RR00002 - IT-Beratungsleistungen zur Digitalisierung der Verwaltung an der LMU München

Kurze Beschreibung

Die Ludwig-Maximilians-Universität München mit ihren rund 52.000 Studierenden und 18 Fakultäten, an denen rund 800 Professorinnen und Professoren forschen und lehren, ist eine der führenden Universitäten in Europa mit einer mehr als 500-jährigen Geschichte. Die LMU steht für anspruchsvolle akademische Ausbildung und herausragende Forschung. Die Zentrale Universitätsverwaltung (ZUV) und die Verwaltung in den wissenschaftlichen Einrichtungen tragen dazu bei, bestmögliche und zukunftsweisende Rahmenbedingungen für unsere Wissenschaftlerinnen bzw. Wissenschaftler und für unsere Studierende zu ermöglichen. Bei der Erbringung ihrer Dienstleistungen orientiert sich die Universitätsverwaltung an den strategischen Zielen der LMU und an Grundsätzen professionellen Wissenschaftsmanagements.

Um unsere Verwaltungsprozesse in einem ebenso systematischen wie effizienten Vorgehen weitestmöglich zu digitalisieren und zu automatisieren, wurde an der LMU das Vorhaben eAdministration (eAdmin) aufgesetzt. Aktuell entwickeln wir eine organisationale Struktur, wie auf Basis unserer Strategie für eine moderne Universitätsverwaltung Anforderungen an künftige Prozesse bzw. IT-Lösungen systematisch erhoben, priorisiert, in eine Digitalisierungs-Roadmap überführt und dann über ein professionelles Projektmanagement umgesetzt werden können. Dabei liegt ein Schwerpunkt unserer Arbeit auf der Entwicklung und Erprobung eines ganzheitlichen Transformationsansatzes, der auf die Größe der LMU, ihre dezentrale Struktur und ihre partizipative Kultur hin ausgerichtet ist. 

Vor diesem Hintergrund suchen wir erfahrene externe Partnerinnen und Partner, die uns bei der erfolgreichen Weiterentwicklung und Umsetzung des eAdmin-Vorhabens unterstützen. Dabei geht es sowohl um allgemeine und fachspezifische Beratungsleistungen als auch um konkrete operative Unterstützungsleistungen. Wo möglich, setzen wir unser eAdmin-Vorhaben durch internes Personal um. In Bereichen, in denen uns nicht genügend interne Ressourcen bzw. kein ausreichend spezialisiertes Expertenwissen zur Verfügung steht, soll mit dieser Ausschreibung die Grundlage geschaffen werden, die verschiedenen Handlungsfelder des eAdmin-Vorhabens durch externe Ressourcen zu ergänzen.

Die Ausschreibung beinhaltet folgende 3 Lose:

Los 1: Strategieentwicklung

Um zukunftsweisende Rahmenbedingungen für die Verwaltung der LMU zu gewährleisten, bedarf es geeigneter strategischer Konzepte, die wir in den kommenden Jahren weiterentwickeln wollen.

Los 2: Enterprise Architecture Management (EAM)

Unser Ansatz für Enterprise-Architecture-Managements (EAM) findet auf Basis der strategischen Zieles des eAdmin-Vorhabens und mit Hilfe geeigneter Werkzeuge zum systematischen Abgleich von Geschäftsfähigkeiten der Universitätsverwaltung und einer entsprechenden IT-Infrastruktur statt. Dabei arbeiten Fachabteilungen und IT eng zusammen, um Anforderungen an künftige Geschäftsfähigkeiten bzw. IT-Lösungen systematisch zu erheben, zu priorisieren und im Rahmen einer Digitalisierungs-Roadmap umzusetzen.

Los 3: IT-Projektmanagement

In einer derzeit im Aufbau befindlichen neuen Organisationsstruktur, dem sogenannten Projekthaus, werden die entsprechend priorisierten Digitalisierungsvorhaben unter Einbindung der beteiligten Fach- und IT-Abteilungen mit Hilfe von Methoden des IT-Projektmanagements (hybrid) umgesetzt. Zusätzlich zum Management der Projektteams benötigen wir Verstärkung für unser Projektmanagement Office und für unsere Projektteams. Außerdem benötigen wir Verstärkung im Bereich Anforderungs- und Prozessmanagement sowie im Bereich Transformationsmanagement.

Beschreibung der Beschaffung

Die geschätzte Gesamtmenge an benötigten Personentagen für das Los 1 beläuft sich für die Vertragslaufzeit von max. 5 Jahren auf insgesamt ca. 500 Personentage.

Die angegebene Schätzmenge basiert auf der aktuell vorliegenden Bedarfs- und Haushaltslage. Der Abruf konkreter Leistungen aus diesem Los erfolgt bedarfsorientiert und budgetabhängig, d.h. durch Abschluss des beiliegenden EVB-IT-Dienstvertrags entsteht kein Anspruch auf eine konkrete Beauftragung bzw. auf einen konkreten Abruf von Leistungen. Es wird davon ausgegangen, dass sich die genannten Personentage in einem in etwa gleichen Umfang auf die Vertragslaufzeit von max. 5 Jahren verteilen.

Um zukunftsweisende Rahmenbedingungen für die Verwaltung der LMU zu gewährleisten, bedarf es geeigneter strategischer Konzepte, die wir in den kommenden Jahren weiterentwickeln wollen.

Beschreibung der Beschaffung

Die geschätzte Gesamtmenge an benötigten Personentagen für das Los 2 beläuft sich für die Vertragslaufzeit von max. 5 Jahren auf insgesamt ca. 500 Personentage. Die angegebene Schätzmenge basiert auf der aktuell vorliegenden Bedarfs- und Haushaltslage. Der Abruf konkreter Leistungen aus diesem Los erfolgt bedarfsorientiert und budgetabhängig, d.h. durch Abschluss des beiliegenden EVB-IT-Dienstvertrags entsteht kein Anspruch auf eine konkrete Beauftragung bzw. auf einen konkreten Abruf von Leistungen. Es wird davon ausgegangen, dass sich die genannten Personentage in einem in etwa gleichen Umfang auf die Vertragslaufzeit von max. 5 Jahren verteilen.

Unser Ansatz für Enterprise-Architecture-Managements (EAM) findet auf Basis der strategischen Zieles des eAdmin-Vorhabens und mit Hilfe geeigneter Werkzeuge zum systematischen Abgleich von Geschäftsfähigkeiten der Universitätsverwaltung und einer entsprechenden IT-Infrastruktur statt. Dabei arbeiten Fachabteilungen und IT eng zusammen, um Anforderungen an künftige Geschäftsfähigkeiten bzw. IT-Lösungen systematisch zu erheben, zu priorisieren und im Rahmen einer Digitalisierungs-Roadmap umzusetzen.

Beschreibung der Beschaffung

Die geschätzte Gesamtmenge an benötigten Personentagen für das Los 3 beläuft sich für die Vertragslaufzeit von max. 5 Jahren auf insgesamt ca. 2.000 Personentage. Die angegebene Schätzmenge basiert auf der aktuell vorliegenden Bedarfs- und Haushaltslage. Der Abruf konkreter Leistungen aus diesem Los erfolgt bedarfsorientiert und budgetabhängig, d.h. durch Abschluss des beiliegenden EVB-IT-Dienstvertrags entsteht kein An­spruch auf eine konkrete Beauf­tragung bzw. auf einen konkreten Abruf von Leistungen. Es wird davon ausgegangen, dass sich die genannten Personentage in einem in etwa gleichen Umfang auf die Vertragslaufzeit von max. 5 Jahren verteilen.

In einer derzeit im Aufbau befindlichen neuen Organisationsstruktur, dem sogn. Projekthaus, werden die entsprechend priorisierten Digitalisierungsvorhaben unter Einbindung der beteiligten Fach- und IT-Abteilungen mit Hilfe von Methoden des IT-Projektmanagements (hybrid) umgesetzt. Zusätzlich zum Management der Projektteams benötigen wir Verstärkung für unser Projektmanagement Office und für unsere Projektteams. Außerdem benötigen wir Verstärkung im Bereich Anforderungs- und Prozessmanagement sowie im Bereich Transformationsmanagement.