Beschaffung von Dienstleistungen zur Bestandsaktendigitalisierung im Wege einer Rahmenvereinbarung

Beschreibung der Beschaffung

Der Kreis Segeberg fasst unter der E-Government Strategie zahlreiche Maßnahmen zur Digitalisierung der Verwaltung zusammen, hierunter fällt auch die Schaffung einer lückenlosen digitalen Bearbeitung von Verwaltungsverfahren. Diese wiederum bedingt eine digitale Aktenführung, welche nicht nur vorwärtsgerichtet zukünftige Akten betrifft, sondern ebenso Bestandsakten adressiert. Zu diesem Zwecke sind Bestandsakten zu digitalisieren.
Seit Anfang 2023 war das gleichnamige Projekt "Bestandsaktendigitalisierung" mit der Ermittlung von Mengen und Vorgehensweisen für eben diese Aufgabe befasst. Dieser Auftrag adressiert die im Rahmen des oben erwähnten Projektes ermittelten Bestandsakten in mehr als 20 weiteren Fachdiensten der Kreisverwaltung Segeberg.
Der gegenständliche Auftrag umfasst die im Folgenden beschriebenen Leistungen, welche für alle geforderten Digitalisierungsformen gelten:
- den Transport und/oder die Entgegennahme der zu scannenden Objekte,
- die Scan-Vorbereitung,
- das Scannen (inklusive Signatur und Qualitätssicherung) und
- die Rückgabe der aufbereiteten Digitalisate an den Auftraggeber sowie
- die anschließende Rückgabe oder Vernichtung des Schriftguts.
Diese Tätigkeiten können sowohl für gebundene Medien, als auch Papierbestände beauftragt werden.

Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren)

Die Öffnung der Angebote wird von mindestens zwei Vertretern des öffentlichen Auftraggebers gemein-sam an einem Termin unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist durchgeführt. Bieter sind bei der Öffnung der Angebote nicht zugelassen (§ 55 Abs. 2 VgV).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: 1. Berufs- / Betriebshaftpflichtversicherung
Nachweis (Versicherungsbestätigung oder -schein des Versicherungsunternehmens) über eine bestehende Berufs- / Betriebshaftpflichtversicherung des interessierten Wirtschaftsteilnehmers mit einer Deckungssumme von mindestens

a. mit einer Deckungssumme von mindestens
- 3.000.000,- EUR für Personenschäden
- 3.000.000,- EUR für sonstige Schäden (Sachschäden und Vermögensschäden);

b. wobei die Maximierung der Ersatzleistung mindestens das Zweifache der Deckungssumme pro Versicherungsjahr betragen muss,

bei einem in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsunternehmens.

Im Falle eines diese Anforderungen nicht erfüllenden Versicherungsschutzes [oder falls der interessierte Wirtschaftsteilnehmer nicht sicher ist, ob seine aktuelle Versicherungsbestätigung oder -schein die Anforderungen erfüllt], hat der interessierte Wirtschaftsteilnehmer eine Bestätigung des Versicherungsunternehmens (zugelassenen in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum) einzureichen, aus der hervorgeht, dass im Auftragsfall das Versicherungsunternehmen mit dem Auftragnehmer unverzüglich und unaufgefordert innerhalb von zwei (2) Wochen nach Vertragsschluss, eine Versicherung abschließt oder anpassen wird, die die vorstehenden Anforderungen erfüllt.

Die Mindestanforderungen an die Versicherung müssen während der gesamten Vertragslaufzeit bis zum Ablauf der Gewährleistung aufrechterhalten werden.

Bei Bietergemeinschaften ist ein entsprechender Nachweis oder eine entsprechende Versicherungsbestätigung des Versicherungsunternehmens für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen.

Bei eignungsverleihenden Unterauftragnehmern ist ein entsprechender Nachweis oder eine entsprechende Versicherungsbestätigung des Versicherungsunternehmens für jeden eignungsverleihenden Unterauftragnehmer einzureichen.

Die vorstehenden Anforderungen sind Mindestanforderungen an die Berufs- / Betriebshaftpflichtversicherung.

Der interessierte Wirtschaftsteilnehmer, jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und jeder eignungsverleihende Unterauftragnehmer hat für diese Erklärung die Anlage 205 "Haftpflichtversicherung" zu verwenden. Der interessierte Wirtschaftsteilnehmer hat diese Anlage ausgefüllt als Bestandteil seines Teilnahmeantrags einzureichen (bei einem offenen Verfahren als Bestandteil seines Angebots).

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Sonstiges: 1. Bietergemeinschaften
Im Falle der Bildung einer Bietergemeinschaft, hat diese mit dem Angebot eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben,
- in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für das Vergabeverfahren und die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,
- dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,
- in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft aus allen Mitgliedern im Auftragsfall erklärt ist, und
- dass alle Mitglieder der Bietergemeinschaft und (im Auftragsfall) der Arbeitsgemeinschaft als Gesamtschuldner haften.

Die rechtlichen Anforderungen an die Bildung von Bietergemeinschaften sind einzuhalten. Außerdem hat die Bietergemeinschaft die Rechtsform anzugeben, die sie für die Erfüllung des Auftrages annehmen wird.

Die Bietergemeinschaft hat für diese Erklärung die Anlage 212 "Bietergemeinschaft" zu verwenden und diese Anlage als Bestandteil ihres Angebots aus-gefüllt einzureichen.

2. Unterauftragnehmer / Nachunternehmer
Der Bieter / die Bietergemeinschaft hat bei Angebotsabgabe die Teile des Auftrags, die er / sie im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben beabsichtigt, zu benennen. Der Bieter / die Bietergemeinschaft hat in diesem Fall die Anlage 303 "Unterauftragsvergabe" vollständig auszufüllen und als Bestandteil des Angebots einzureichen.

3. Eignungsleihe
Beabsichtigt der Bieter im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit oder Fachkunde die Kapazitäten anderer Unternehmen (eignungsverleihender Unterauftragnehmer) in Anspruch zu nehmen, muss der Bieter in seinem Angebot Art und Umfang der Inanspruchnahme angeben, diese anderen Unternehmen (eignungsverleihender Unterauftragnehmer) benennen und nachweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel dieser Unternehmen tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem er beispielsweise eine entsprechende vergaberechtliche Verpflichtungserklärung [Anlage 214] dieser anderen Unternehmen (eignungsverleihender Unterauftragnehmer) im Sinne des § 47 VgV vorlegt.

Unter "andere Unternehmen" sind alle Unternehmen zu verstehen, die mit dem Bieter rechtlich nicht identisch sind. Das betrifft auch konzernverbundene Unternehmen.

Zum gleichen Zeitpunkt hat der Bieter die in diesen Vergabeunterlagen geforderten Unterlagen (Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und sonstige Nachweise) zum Beleg der Erfüllung der entsprechenden Eignungskriterien, hinsichtlich derer die Inanspruchnahme der Kapazitäten der anderen Unternehmen (eignungsverleihender Unterauftragnehmer) erfolgt, für diese anderen Unternehmen, sowie für das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen bezogen auf diese anderen Unternehmen vorzulegen.

Ein Bieter kann im Hinblick auf Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie Ausbildungs- und Befähigungsnachweise nach
§ 47 VgV oder die einschlägige berufliche Erfahrung die Kapazitäten anderer Unternehmen (eignungsverleihender Unterauftragnehmer) nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese die Leistung erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden.

Nimmt ein Bieter die Kapazitäten eines anderen Unternehmens (eignungsverleihender Unterauftragnehmer) im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit in Anspruch, so ist dies nur zulässig, soweit mit dem Angebot eine gemeinsame Haftung des Bieters und des anderen Unternehmens für die Auftragsausführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe erklärt wird.

Der Bieter, der sich die Eignung leiht, hat die Anlage 204 "Eignungsleihe" auszufüllen und als Bestandteil seines Angebots einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eignung zur Berufsausübung: 1. Ausschlussgründe
1.1 Zwingende Ausschlussgründe des § 123 Abs. 1 bis 3 GWB
Eigenerklärung (gemäß § 123 Abs. 1 bis 3 GWB), dass keine Person, deren Verhalten dem Unternehmen des interessierten Wirtschaftsteilnehmers zuzurechnen ist, rechtskräftig verurteilt, oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist, jeweils wegen einer Straftat nach:
- § 129 des Strafgesetzbuchs (Bildung krimineller Vereinigungen), § 129a des Strafgesetzbuchs (Bildung terroristischer Vereinigungen) oder § 129b des Strafgesetzbuchs (Kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland),
- § 89c des Strafgesetzbuchs (Terrorismusfinanzierung) oder wegen der Teilnahme an einer solchen Tat oder wegen der Bereitstellung oder Sammlung finanzieller Mittel in Kenntnis dessen, dass diese finanziellen Mittel ganz oder teilweise dazu verwendet werden oder verwendet werden sollen, eine Tat nach § 89a Absatz 2 Nr. 2 des Strafgesetzbuchs zu begehen,
- § 261 des Strafgesetzbuchs (Geldwäsche; Verschleierung unrechtmäßig erlangter Vermögenswerte),
- § 263 des Strafgesetzbuchs (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden,
- § 264 des Strafgesetzbuchs (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden,
- § 299 des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr),
- § 108e des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung von Mandatsträgern),
- den §§ 333 und 334 des Strafgesetzbuchs (Vorteilsgewährung und Bestechung), jeweils auch in Verbindung mit § 335a des Strafgesetzbuchs (Ausländische und internationale Bedienstete),
- Artikel 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang mit internationalem Geschäftsverkehr) oder
- den §§ 232 und 233 des Strafgesetzbuchs (Menschenhandel) oder § 233a des Strafgesetzbuchs (Förderung des Menschenhandels).

1.2 Zahlung von Steuern, Abgaben sowie der Beiträge zur Sozialversicherung
Eigenerklärung, dass der interessierte Wirtschaftsteilnehmer seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben sowie der Beiträge zur Sozialversicherung nachgekommen ist (§ 123 Abs. 4 GWB).

1.3 Fakultative Ausschlussgründe des § 124 GWB
Eigenerklärung (gemäß § 124 GWB), dass
- das Unternehmen des interessierten Wirtschaftsteilnehmers nicht bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nachweislich gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat,
- das Unternehmen des interessierten Wirtschaftsteilnehmers nicht zahlungsunfähig ist, über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse nicht abgelehnt worden ist, und sich das Unternehmen nicht im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat,
- das Unternehmen des interessierten Wirtschaftsteilnehmers nicht im Rahmen der beruflichen Tätigkeit nachweislich eine schwere Verfehlung begangen hat, durch die die Integrität des Unternehmens infrage gestellt wird; dies gilt auch für Personen, die als für die Leitung des Unternehmens Verantwortlicher gehandelt haben,
- das Unternehmen des interessierten Wirtschaftsteilnehmers nicht mit anderen Unternehmen Vereinbarungen getroffen oder Verhaltensweisen aufeinander abgestimmt hat, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken,
- kein Interessenskonflikt bei der Durchführung des Vergabeverfahrens besteht, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit einer für den öffentlichen Auftraggeber tätigen Person bei der Durchführung des Vergabeverfahrens beeinträchtigen könnte,
- keine Wettbewerbsverzerrung daraus resultiert, dass das Unternehmen des interessierten Wirtschaftsteilnehmers bereits in die Vorbereitung des Vergabeverfahrens einbezogen war,
- das Unternehmen des interessierten Wirtschaftsteilnehmers nicht eine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags oder Konzessionsvertrags erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt hat und dies zu einer vorzeitigen Beendigung, zu Schadensersatz oder zu einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt hat,
- das Unternehmen des interessierten Wirtschaftsteilnehmers nicht
o versucht hat, die Entscheidungsfindung des öffentlichen Auftraggebers in unzulässiger Weise zu beeinflussen,
o versucht hat, vertrauliche Informationen zu erhalten, durch die es unzulässige Vorteile beim Vergabeverfahren erlangen könnte, oder
o fahrlässig oder vorsätzlich irreführende Informationen übermittelt hat, die die Vergabeentscheidung des öffentlichen Auftraggebers erheblich beeinflussen könnten, oder versucht hat, solche Informationen zu übermitteln.

Falls eine oder mehrere der oben aufgeführten Ausschlussgründe grundsätzlich erfüllt sind, hat das Unternehmen diejenigen Ausschlussgründe konkret zu benennen und außerdem Gründe darzulegen (wie beispielsweise Darlegung einer abgegebenen Verpflichtung zur Nachzahlung der Steuern, Abgaben und Beiträge zur Sozialversicherung einschließlich Zinsen, Säumnis- und Strafzuschlägen oder Darlegung von Selbstreinigungsmaßnahmen gemäß § 125 GWB), warum er dennoch als geeignet anzusehen ist.
Der interessierte Wirtschaftsteilnehmer, jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und jeder eignungsverleihende Unterauftragnehmer hat jeweils eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben und für diese Erklärung die Anlage 201 "Ausschlussgründe" zu verwenden. Der interessierte Wirtschaftsteilnehmer hat diese Anlage ausgefüllt als Bestandteil seines Angebots einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: 1. Unternehmensbezogene Referenzprojekte
Der Bieter hat mit dem Angebot mindestens drei (3) geeignete unternehmensbezogene Referenzprojekte über früher ausgeführte Dienstleistungen zur Bestandsaktendigitalisierung [Mindestanforderung] einzureichen.

Davon muss mindestens ein (1) unternehmensbezogenes Referenzprojekt unter Einhaltung der BSI Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) durchgeführt worden sein [Mindestanforderung].

Der Bieter hat je unternehmensbezogenem Referenzprojekt in Form einer Liste Folgendes anzugeben:

- Name des Referenznehmers (Name des Unternehmens, welches den Referenzauftrag ausgeführt hat);

- Projektbezeichnung der früher ausgeführten Dienstleistungen zur Bestandsaktendigitalisierung unter Angabe der ausgeführten Leistungen; Angabe, ob das unternehmensbezogene Referenzprojekt unter Einhaltung der BSI Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) durchgeführt wurde;

- Rolle des Referenznehmers in dem unternehmensbezogenen Referenzprojekt (ausführender Auftragnehmer; ausführendes Mitglied der Arbeitsgemeinschaft; ausführender Unterauftragnehmer);

- Auftragswert (vereinnahmte Vergütung - EUR (netto)) des Referenznehmers in dem unternehmensbezogenen Referenzprojekt für die von dem Referenznehmer erbrachten Dienstleistungen zur Bestandsaktendigitalisierung;

- Erbringungszeitraum (Beginn nicht vor dem 01.01.2020 und Abschluss der Leistungen spätestens zum Ablauf der Angebotsfrist in dem hier gegenständlichen Vergabeverfahren) jeweils unter Angabe eines Datums (TT.MM.JJJJ);

Anzugeben ist das Anfangs-Datum (TT.MM.JJJJ) der Leistungsaufnahme und das End-Datum (TT.MM.JJJJ) (Abnahme der Scanleistung).

- öffentlicher oder privater Empfänger (Auftraggeber) unter Angabe des Namens des Auftraggebers.

Je unternehmensbezogenem Referenzprojekt sind zwei (2) zusätzliche Projektblätter (also maximal zwei (2) einseitig bedruckte DIN-A4-Seiten), die Fotos sowie eine Darstellung des Referenzprojektes beinhalten, gestattet. Sollten an anderer Stelle oder darüber hinaus unternehmensbezogene Referenzprojekte benannt werden (zum Beispiel auch in allgemeinen Broschüren, Referenzlisten oder Ähnlichem), werden diese nicht berücksichtigt.

Kann ein Bieter nicht mindestens drei (3) unternehmensbezogene Referenzprojekt angeben, die alle aufgestellten Anforderungen erfüllen, führt das zum Ausschluss des Angebots.

Bei Bietergemeinschaften sind in Summe mindestens drei (3) geeignete unternehmensbezogene Referenzprojekte anzugeben, die alle aufgestellten Anforderungen erfüllen; außerdem muss klar erkennbar sein, welche Leistungen in welchem unternehmensbezogenen Referenzprojekt welches Mitglied der Bietergemeinschaft erbracht hat. Ausschließlich diejenigen unternehmensbezogenen Referenzprojekte der Mitglieder der Bietergemeinschaft, die die Mindestanforderungen erfüllen, werden der Bietergemeinschaft zugerechnet.


2. Hinweis
Der interessierte Wirtschaftsteilnehmer, das vertretungsberechtigte Mitglied der Bietergemeinschaft und soweit relevant der eignungsverleihende Unterauftragnehmer hat für diese Erklärung die Anlage 206 "Unternehmensbezogene Referenzprojekte" zu verwenden. Der interessierte Wirtschaftsteilnehmer hat diese Anlage als Bestandteil seines Angebots ausgefüllt einzureichen.

3. Ordnungsgemäße Informationen
Eine Übermittlung fahrlässig oder vorsätzlich irreführender Informationen eines Bieters kann ausweislich § 124 Abs. 1 Nr. 9 lit. c) des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zum Ausschluss von Vergabeverfahren durch öffentliche Auftraggeber führen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

1. Vertrag
Über die auftragsgegenständlichen Leistungen wird ein Vertrag [Anlage 906] geschlossen.

2. Unterauftragnehmer / Nachunternehmer
Der Bieter / die Bietergemeinschaft hat bei Angebotsabgabe die Teile des Auftrags, die er / sie im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben beabsichtigt, zu benennen. Der Bieter / die Bietergemeinschaft hat in diesem Fall die Anlage 303 "Unterauftragsvergabe" vollständig auszufüllen und als Bestandteil des Angebots einzureichen.

Vor Zuschlagserteilung kann der öffentliche Auftraggeber von den Bietern / den Bietergemeinschaften, deren Angebote in die engere Wahl kommen, verlangen, die Unterauftragnehmer zu benennen und nachzuweisen, dass ihnen die erforderlichen Mittel dieser Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen.

Aufgrund der begrenzten Anzahl an Zeichen und Ziffern an dieser Stelle der EU-Auftragsbekanntmachung wird auf die Zusätzlichen Informationen unter 2.1.4 "Allgemeine Informationen" verwiesen.

Bekanntmachungs-ID: CXS0Y6QY1KAU4N89


Weitere Besondere Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

3. Erklärung Bezug Russland
Entsprechend der Verordnung (EU) 2022/576 dürfen öffentliche Aufträge und Konzessionen nach dem 9. April 2022 nicht an Personen oder Unternehmen vergeben werden, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen. Dies umfasst sowohl unmittelbar als Bewerber, Bieter oder Auftragnehmer auftretende Personen oder Unternehmen als auch mittelbar, mit mehr als zehn Prozent, gemessen am Auftragswert, beteiligte Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Eignungsverleiher.

Der Bieter und - soweit relevant - das vertretungsberechtigte Mitglied der Bietergemeinschaft hat für diese Eigenerklärung die Anlage 327 "Erklärung_Bezug_Russland" zu verwenden. Der Bieter hat diese Anlage ausgefüllt als Bestandteil seines Angebots einzureichen.

4. Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt
Der Bieter und - soweit relevant - das vertretungsberechtigte Mitglied der Bietergemeinschaft hat mit dem Angebot eine Tariftreue oder Mindestentgelterklärung gemäß der Anlage 343 "Verpflichtungserklärung_Mindestentgelt" einzureichen.

5. Beleg zur Einhaltung von Normen der Qualitätssicherung
Der Bieter / die Mitglieder der Bietergemeinschaft hat / haben zum Nachweis der Gewährleistung seiner / ihrer Maßnahmen zur Qualitätssicherung
a) ein gültiges Zertifikat ISO/IEC 27001 (oder gleichwertiger Art)
und
b) ein gültiges Zertifikat DIN ISO 9001 (oder gleichwertiger Art)
einzureichen.
Der entsprechende Nachweis ist mit dem Angebot einzureichen. Die Zertifikate müssen während der gesamten Vertragslaufzeit bis zum Ablauf der Gewährleistung aufrechterhalten werden.

Bei Bietergemeinschaften ist ein entsprechender Nachweis für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen.

Bei eignungsverleihenden Unterauftragnehmern ist ein entsprechender Nachweis für jeden eignungsverleihenden Unterauftragnehmer einzureichen.

6. Eigenerklärung über Einhaltung der technischen Ausstattung
Der Bieter / die Bietergemeinschaft hat / haben mit dem Angebot eine unterschriebene Eigenerklärung abzugeben, in welcher bestätigt wird, dass die eingesetzten Geräte sowie die entsprechende Scan-Software die Vorgaben der Richtlinien des Bundesamtes für die Sicherheit in der Informationstechnik über das ersetzende Scannen (BSI TR-03138 RESISCAN) oder Richtlinien / Regelungen gleichwertiger Art - technisch im vollen Umfang einhalten.

Beispieltext:
"Hiermit bestätige(n) ich/wir, dass die für die Ausführung des Auftrages von uns eingesetzten Geräte sowie die entsprechende Scan-Software die Vorgaben der Richtlinien des Bundesamtes für die Sicherheit in der Informationstechnik über das ersetzende Scannen- oder Richtlinien / Regelungen gleichwertiger Art - technisch im vollen Umfang einhalten."

7. Konzept Datenschutz

Der Bieter / die Bietergemeinschaft hat / haben mit dem Angebot eine Konzepterstellung zu den nachfolgend genannten Aspekten enzureichen:

a) Darstellung der Maßnahmen zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben bei dem gesamten Digitalisierungsvorgang der Bestandsakten (Unterkriterium 1);
b) Herangehensweise bei der Umsetzung der Voraussetzungen der TR RESISCAN (Unterkriterium 2);
c) Darstellung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung der gescannten Bestandsakten (Unterkriterium 3);
Zur Abgabe des Konzepts für die Leistungserbringung ist die Anlage 602 "Konzept(e)" zwingend zu verwenden. Diese Anlage ist vollständig auszufüllen und mit dem Konzept für die Leistungserbringung als Teil des Angebots ausschließlich in elektronischer Form einzureichen.
Je Unterkriterium sind maximal zwei (2) einseitig bedruckte DIN-A4-Seiten gestattet.
Der Bieter hat konkret anzugeben, auf welches Unterkriterium er seine Angaben bezieht, indem er das jeweilige Unterkriterium konkret bezeichnet (zum Beispiel: "Angaben zu "Unterkriterium 1"; "Angaben zu Unterkriterium 2"; "Angaben zu Unterkriterium 3").
Sollte das Konzept für die Leistungserbringung einschließlich der Angaben zu den genannten Unterkriterien fehlen, führt dies zum Ausschluss des Angebots.

Im Falle der Auftragserteilung ist der Auftragnehmer verpflichtet, die Leistungen entsprechend seines Konzepts für die Leistungserbringung zu erbringen, soweit der Auftraggeber hierzu nicht abweichende Vorgaben macht.

Die in dem Konzept für die Leistungserbringung enthaltenen Angaben gelten als vereinbarte Beschaffenheit.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

§ 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.

Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die E-Vergabeplattform) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

Gemäß § 135 Abs. 1 GWB ist ein öffentlicher Auftrag von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber

1. gegen § 134 GWB verstoßen hat oder

2.den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist,

und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.

Gemäß § 135 Abs. 2 GWB kann die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Text

Für das Vergabeverfahren gelten folgende neue Fristen: Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen: 03.06.2024
Beantwortung rechtzeitig eingegangener Aufklärungsfragen: 05.06.2024
Angebotsfrist: 12.06.2024, 12.00 Uhr
Angebotsöffnung: 12.06.2024, 12.00 Uhr

Aufgrund noch offener Bieterfragen werden die Fristen für die Einreichung und Beantwortung von Bieterfragen, Angebotsfrist und Termin für die Angebotsöffnung um sieben Kalendertage verlängert.