Cloudleistungen für ein Prozessmanagementsystem

Technische Universität Ilmenau

Gegenstand der Vergabe ist Nutzung eines Prozessmanagementsystems an der Technischen Universität Ilmenau. Die TU Ilmenau beabsichtigt die Einführung eines hochschulweiten Prozessmanagementsystems zur Modellierung, Dokumentation und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Ziel ist es, existierende und aufzunehmende Prozessbeschreibungen zusammen mit den zugehörigen Dokumenten in einem integrierten System über ein Web-Portal für alle Universitätsmitglieder zur Verfügung zu stellen und geeignete Prozesse zu automatisieren. Mit der Einführung des Systems verfolgt die TU Ilmenau die folgenden Ziele: · Strukturierte Dokumentation von institutionellem Prozesswissen, · Transparenz der Prozesse, · Automatisierung IT-gestützter Prozesse, · Steigerung der Effektivität der Prozesse, · Unterstützung der Einhaltung von rechtlichen Rahmenbedingungen, · kontinuierliche Weiterentwicklung der Prozesse. Vertragsgrundlage des gewählten Bereitstellungsmodells (SaaS) soll ein EVB-IT Cloudvertrag einschl. der ergänzenden Vertragsbedingungen für Cloudleistungen (EVB-IT-Cloud AGB) in gültiger Fassung sein.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-03-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-01-26.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2024-01-26 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2024-01-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Cloudleistungen für ein Prozessmanagementsystem
Referenznummer: TU-007/24-719-DPQ
Kurze Beschreibung:
Gegenstand der Vergabe ist Nutzung eines Prozessmanagementsystems an der Technischen Universität Ilmenau. Die TU Ilmenau beabsichtigt die Einführung eines hochschulweiten Prozessmanagementsystems zur Modellierung, Dokumentation und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Ziel ist es, existierende und aufzunehmende Prozessbeschreibungen zusammen mit den zugehörigen Dokumenten in einem integrierten System über ein Web-Portal für alle Universitätsmitglieder zur Verfügung zu stellen und geeignete Prozesse zu automatisieren. Mit der Einführung des Systems verfolgt die TU Ilmenau die folgenden Ziele: · Strukturierte Dokumentation von institutionellem Prozesswissen, · Transparenz der Prozesse, · Automatisierung IT-gestützter Prozesse, · Steigerung der Effektivität der Prozesse, · Unterstützung der Einhaltung von rechtlichen Rahmenbedingungen, · kontinuierliche Weiterentwicklung der Prozesse. Vertragsgrundlage des gewählten Bereitstellungsmodells (SaaS) soll ein EVB-IT Cloudvertrag einschl. der ergänzenden Vertragsbedingungen für Cloudleistungen (EVB-IT-Cloud AGB) in gültiger Fassung sein.
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Produkte/Dienstleistungen: Büroautomatisierungssoftwarepaket 📦
Beschreibung
Interne Kennung: TU-007/24-719-DPQ
Beschreibung der Beschaffung:
Die TU Ilmenau beabsichtigt die Einführung eines hochschulweiten Prozessmanagementsystems zur Modellierung, Dokumentation und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Ziel ist es, existierende und aufzunehmende Prozessbeschreibungen zusammen mit den zugehörigen Dokumenten in einem integrierten System über ein Web-Portal für alle Universitätsmitglieder zur Verfügung zu stellen und geeignete Prozesse zu automatisieren. Mit der Einführung des Systems verfolgt die TU Ilmenau die folgenden Ziele: · Strukturierte Dokumentation von institutionellem Prozesswissen, · Transparenz der Prozesse, · Automatisierung IT-gestützter Prozesse, · Steigerung der Effektivität der Prozesse, · Unterstützung der Einhaltung von rechtlichen Rahmenbedingungen, · kontinuierliche Weiterentwicklung der Prozesse. Vertragsgrundlage des gewählten Bereitstellungsmodells (SaaS) soll ein EVB-IT Cloudvertrag einschl. der ergänzenden Vertragsbedingungen für Cloudleistungen (EVB-IT-Cloud AGB) in gültiger Fassung sein.
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Art des Vertrags: Lieferungen
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Ilm-Kreis 🏙️
Dauer: 60 Monate
Dauer
Datum des Beginns: 2024-05-01 📅
Datum des Endes: 2029-04-30 📅
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
- Consultingleistungen (Online) zur Inbetriebnahme und Anpassung der Systeme - Schulungsleistungen Prozessdesign und Prozessautomatisierung • Umfang: bis zu 5 Tagen in den Jahren 2024 und 2025 - Coaching für fachliche Beratung und Betreuung (weiteres Kontingent zum Abrufen in den Jahren 2024 und 2025) - Nachkauf von Lizenzen für Modellierer
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Vergabekriterien
Kriterium:
Die Zuschlagskriterien befinden sich in den Vergabekriterien. Die Dateien "007-24 EVB-IT-Anlage 2_Leistungsbeschreibung" und "2024 – Prozessmanagementsystem – EVB-IT-Anlage 3_Anforderungskatalog Preisübersicht"
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-03-05 09:29:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-03-05 09:30:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 45 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Beschreibung
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren vorzulegen:
Gegenstand der Rahmenvereinbarung sind die Arbeiten zur Aufnahme und Modellierung der Prozesse im System (Aufbau eines Prozessregisters). Darüber hinaus sollen Prozesse automatisiert werden, so dass workflowbasiert Verarbeitungen stattfinden. Es ist nur ein sukzessives Herangehen für die Implementierung der zahlreichen Prozesse fachlich sinnvoll und aus Kapazitätsgründen möglich (in der Universität zur Verfügung stehenden Kapazitäten sowohl in den für die Prozesse fachlich zuständigen Organisationseinheiten als auch zentral für die Organisation und Systempflege). Es sollen eine größere Anzahl von Prozessen mit einer größerer Bandbreite bei den Prozessumfängen und Schnittstellen implementiert und automatisiert werden. Die Komplexität soll dabei schrittweise gesteigert werden. Das Vorgehen benötigt entsprechende Zeiten. Es wird von einer Implementierungszeit von mindestens einem Jahr ausgegangen, wobei die Implementierung von Prozessen in das System fortführend eine Daueraufgabe ist. Zudem ist vorgesehen, eine große Nutzerzahl (alle Mitglieder der Universität) zu den automatisierten Prozessen zuzulassen, so dass z.B. die Tests vor den Freigaben umfassender vorgenommen werden müssen. Zielstellung ist letztendlich ein stabiler Betrieb über mindestens 3 – 4 Jahre, so dass die beabsichtigten Effekte durch die Digitalisierungslösungen auch zum Tragen kommen können. Mit den o.g. sukzessiven Implementierungen als Einführungs- und Aufbauphase wurde die Laufzeit auf 5 Jahre veranschlagt.
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Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2024-03-05 09:30:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen: vgl. § 56 VgV

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
Nachweis über die Befähigung zur Berufsausübung durch Abgabe der EEE Teil IV Abschnitt A. Im Formblatt „EEE-Europäische Eigenerklärung“ werden für den genannten Abschnitt folgende Angaben verlangt: - Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes. Das Formblatt „EEE-Einheitliche Europäische Eigenerklärung“ steht unter dem in I.3) genannten Zugang uneingeschränkt und vollständig zur Verfügung
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Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
Beschreibung:Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: - Nachweis über die technische und berufliche Leistungsfähigkeit durch Abgabe der EEE Teil IV Abschnitt Cund D (Hinweis: bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre) Im Formblatt „EEE-Europäische Eigenerklärung “ werden für den genannten Abschnitt folgende Angaben verlangt: - Angaben zu Lieferungen und Dienstleistungen der genannten Art (dem Auftragsgegenstand vergleichbare Leistungen), - Angaben zu technischen Fachkräften oder technischen Stellen, - Angaben zur technischen Ausrüstung und Maßnahmen zur Qualitätssicherung - Angaben zur Vertragserfüllung, Lieferkettenmanagement und Überwachungssystem - Angabe zur Kontrollmöglichkeit der Produktionskapazität bzw. seine technische Leistungsfähigkeit sowie der Qualitätskontrolle - Angaben zu Ausbildungsnachweisen oder Bescheinigungen über die berufliche Befähigung (Dienstleister oder Unternehmen selbst oder seiner Führungskräfte) - Angaben zu Umweltmanagementmaßnahmen, Angaben zu den durchschnittlich jährlich Beschäftigtenzahlen und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten 3 Jahren - Angaben zu Ausstattung, Geräte und technischen Ausrüstungen - Angaben zur Unterauftragsvergabe, Bescheinigungen zu Qualitätssicherungsnormen, Bescheinigungen zur Erfüllung der Anforderungen an die Umweltmanagementsysteme oder -normen.
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Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Nachweis über die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch Abgabe der EEE Teil IV Abschnitt B. Im Formblatt „EEE-Europäische Eigenerklärung“ werden für den genannten Abschnitt folgende Angaben verlangt: - Der allgemeine Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre oder der durchschnittliche Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers der letzten 3 Jahre - der spezifische Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers in dem vom Auftrag abgedeckten Geschäftsbereich der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre oder der durchschnittliche Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers in dem betreffenden Bereich der letzten 3 Jahre - Sind die Informationen zum Umsatz (allgemeiner oder spezifischer Umsatz) nicht für den gesamten vorgegebenen Zeitraum erhältlich, Angabe, an welchem Datum das Unternehmen des Wirtschaftsteilnehmers gegründet wurde oder seine Tätigkeit aufgenommen hat.
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Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
- Nachweis zur Einhaltung des aktuellen Cloud-Computing Compliance ISO 27001 oder höher - Vertragsentwurf zur Auftragsdatenverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zur Verfügung. - Die Eignung und Leistungsfähigkeit des Bieters wird u.a. anhand von Referenzangaben festgestellt. Mit diesen Referenzangaben hat der Bieter durch Eigenerklärung darzulegen, dass die Software erfolgreich an mind. 3 anderen Staatlichen Hochschulen und Universitäten Deutschlands als SaaS-Lösung eingesetzt wird (Einführung in den letzten 5 Jahren). Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen: Auftraggeber, Ansprechpartner, Beschreibung des Auftragsgegenstandes, Auftragsvolumen und Projektlaufzeitraum.
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Ausschlussgrund:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Betrugsbekämpfung
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
+ 18 weitere
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Entrichtung von Steuern
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Konkurs
Korruption
Rein innerstaatliche Ausschlussgründe
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge
Zahlungsunfähigkeit
Beschreibung der Ausschlussgründe:
Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 123…
… GWB Abs.1 Nr. 6,7,8,9 i.V.m. §§ 108e, 299, 299a, 299b, 333, 334, 335 StGB Art. 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung
… Abs.1 Nr. 4,5 GWB i.V.m. §§ 263, 264 StGB.
Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 123 Abs.1 Nr. 1 GWB i.V.m. § 129 StGB.
Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 123 Abs.1 Nr. 1 GWB i.V.m. § 129a, § 129b StGB.
Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 123 GWB Abs.1 Nr. 2, 3 i.V.m. §§ 89a Abs. 2 Nr. 2, 89c, 261 StGB.
Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.1 Nr. 2 GWB.
Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.1 Nr. 5 GWB.
Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung…
… das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.1 Nr. 7 GWB.
… das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 123 Abs.1 Nr. 10 GWB i.V.m. §§ 232, 232a Absatz 1 bis 5, den §§ 232b bis 233a StGB.
Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren: Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.1 Nr. 2 GWB.
Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.2 GWB i.V.m. § 21 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes, § 98c des Aufenthaltsgesetzes, § 19 des Mindestlohngesetzes, § 21 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes und § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes.
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Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung…
… das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.1 Nr. 3 GWB.
… das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs. 1 Nr. 4, 9 GWB
… das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs. 1 Nr. 1 GWB.
… das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs. 1 Nr. 1 GWB.
… das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs. 1 Nr. 1 GWB.
… das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 123 Abs.4 GWB.
… das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 123 Abs.4 GWB.
… das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs. 1 Nr. 4, 9 GWB.
… das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.1 Nr. 6 GWB, § 7 VgV
… das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.1 Nr. 2 GWB
Gemäß Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 ist es verboten, öffentliche Aufträge an die darin definierten Personen, Organisationen oder Einrichtungen zu vergeben. Mit dem Teilnahmeantrag ist daher zu erklären, ob die am Auftrag beteiligten Personen zu dem ausgeschlossenen Personenkreis gehören.
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Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Technische Universität Ilmenau
Nationale Registrierungsnummer: 16901581-0001-19
Postleitzahl: 98693
Postort: Ilmenau
Region: Ilm-Kreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabestelle@tu-ilmenau.de 📧
Telefon: 000 📞
URL: https://www.tu-ilmenau.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Bildung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdocuments.html?id=586358 🌏
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Objekt
Art des Vertrags: Lieferungen

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Die Vergabeunterlagen stehen ausschließlich elektronisch unter dieser Bekanntmachung/ Kommunikation angegebenen Internet-Adresse kostenfrei zur Verfügung. Ein Anwendersupport für Bieter steht unter der Rufnummer: 0228/99 6101234 zur Verfügung. Hinweis zum Ausfüllen der EEE: Dienst zum Ausfüllen und Wiederverwenden der EEE unter dem Link: https://uea. publicprocurement.be/filter?lang=de Im nächsten Schritt „Ich bin ein Wirtschaftsteilnehmer“ anklicken und dann die Option " eine Antwort erstellen" anklicken Bitte weiterhin darauf achten, das im Teil IV Eignungskriterien „JA“ angeben werden muss um alle notwendigen Angaben eintragen zu können. „Möchten Sie die Auswahlkriterien A-D verwenden „JA“ anklicken. Der Globalvermerk ist nicht anzukreuzen. Dann kann die EEE ausgefüllt und im gleichen Format (xml) sowie als PDF-Datei exportiert/ gespeichert werden. ___ § 8 ThürVgG - Verfahrensanforderungen (1) Bieter sind verpflichtet mit der Abgabe des Angebotes eine Eigenerklärung zur Einhaltung der Bestimmungen des Vergabegesetzes vorzulegen. Das für das öffentliche Auftragswesen zuständige Ministerium legt den Wortlaut der Erklärung nach Satz 1 im Einvernehmen mit dem dafür zuständigen Ausschuss des Thüringer Landtags fest. Der Auftraggeber ist verpflichtet, in der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen darauf hinzuweisen, dass nur Angebote gewertet werden können, welchen eine Erklärung nach Satz 1 beigefügt ist. Gemäß § 8(1) ThürVgG ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Dokument „Anlage_Eigenerklärung zum Thüringer Vergabegesetz gemäß § 8 Abs. 1 S.1“ mit dem Angebot einzureichen. Es können nur Angebote gewertet werden, welche die genannte Erklärung enthalten.
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Körper überprüfen
Name: Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt
Nationale Registrierungsnummer: t:0361573321254
Postleitzahl: 99423
Postort: Weimar
Region: Weimar, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@tlvwa.thueringen.de 📧
Telefon: 000 📞
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Name und Adressen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren: entsprechend der Regelungen gemäß § 160 GWB
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-01-26+01:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 020-056774 (2024-01-26)
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