Dienstleistung in Form des Scannens von Papierakten unter Einhaltung der TR-RESISCAN

Land NRW vertreten durch den Landesbetrieb Information und Technik NRW

Durchführung einer europaweiten Ausschreibung mit dem Ziel, einen Dienstleister zu beauftragen, der für die Landesverwaltung und die Hochschulen/Universitäten des Landes NRW eine Dienstleistung in Form des Scannens von Papierakten unter Einhaltung der TR-RESISCAN erbringt.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-11-28. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-10-25.

Wer?

• Land NRW vertreten durch den Landesbetrieb Information und Technik NRW

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Düsseldorf › Düsseldorf, Kreisfreie Stadt
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-10-25	Auftragsbekanntmachung
2024-10-29	Auftragsbekanntmachung
2024-11-15	Auftragsbekanntmachung
2025-01-24	Auftragsbekanntmachung
2025-02-12	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2024-10-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistung in Form des Scannens von Papierakten unter Einhaltung der TR-RESISCAN
Referenznummer: 24-B100004037
Kurze Beschreibung:

Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 24-B100004037
Beschreibung der Beschaffung:

Gemäß § 10 des E-Government-Gesetzes Nordrhein-Westfalen vom 08. Juli 2016 besteht für die Bedarfsträger des Landes die Anforderung, das Projekt "Scanleistung für Papierakten unter Einhaltung der Vorgaben der TR-RESISCAN" umzusetzen. Ziel des ersetzenden Scannens ist es, die Voraussetzungen für eine Erleichterung der elektronischen Kommunikation mit und innerhalb der öffentlichen Verwaltung zu schaffen, um damit die Kommunikations- und Bearbeitungsprozesse in der öffentlichen Verwaltung weitgehend elektronisch und medienbruchfrei durchführen zu können. Hierzu sollen Papierdokumente digitalisiert und anschließend vernichtet oder zurücktransportiert werden. Das ersetzende Scannen dient dazu, die mit einer Vernichtung des papiernen Originaldokuments einhergehende Verringerung des Beweiswerts für den jeweiligen Anwender durch einen an das Original möglichst weit angenäherten Beweiswert des Scanproduktes selbst auszugleichen, zu minimieren oder sichtbar zu machen. Hierzu bedarf es eines geordneten und am Stand der Technik ausgerichteten Prozesses. Aus diesem Grund müssen die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen zu jeder Zeit den Anforderungen der TR-RESISCAN des BSI in der jeweils geltenden Fassung genügen. Ziel ist es, das Scangut in Form von Papierakten, die für das ersetzende Scannen in Betracht kommen, von einem Dienstleister in einer den Anforderungen des Auftraggebers entsprechenden Systemumgebung scannen zu lassen. Die auf Grundlage dieser Rahmenvereinbarung im Rahmen der Einzelabrufe zu beauftragenden Leistungen umfassen eine geschätzte Abrufmenge über die Laufzeit in Höhe von insgesamt 647 Mio. Blättern. (Schätzmenge). Die maximale Abrufmenge über die Laufzeit beträgt insgesamt 777 Mio. Blättern (Obergrenze).

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Abholung und Rückführung von Akten im gesamten Land NRW und bei Bedarf in Berlin und Brüssel (Zweigstellen der Staatskanzlei)

Postanschrift: Mauerstraße 51
Postleitzahl: 40476
Stadt: Düsseldorf
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer: 72 Monate
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 70.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistungsbezogene Punktzahl
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-11-28 23:59:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-11-29 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Beschreibung
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren vorzulegen:

IT.NRW hat sich dazu entschieden, die Laufzeit der Rahmenvereinbarung auf max. 72 Monate festzulegen. Damit überschreitet die vorgesehene Laufzeit die Regellaufzeit für Rahmenvereinbarungen im Anwendungsbereich der Vergabeverordnung (VgV) von 48 Monaten (vgl. § 21 Abs. 6 VgV). Die längere Laufzeit beruht auf folgenden Überlegungen: Auf der Grundlage des durchgeführten Marktdialogs geht der Auftraggeber davon aus, dass die am Markt tätigen Unternehmen bei einem fiktiven Abruf der geschätzten Gesamtmenge von rund 647 Millionen Blättern am ersten Tag - je nach den bestehenden Kapazitäten - zwischen zwei und vier Jahren benötigen würden, um diese abzuarbeiten. Die auf dem Markt tätigen Unternehmen müssen hierfür zusätzliche personelle und technische Kapazitäten aufbauen, um den Umfang der potenziell abruffähigen Menge der zu vergebenden Rahmenvereinbarung bewältigen zu können. Dies setzt auch Vorausleistungen der Bieter voraus, die für diese ein nennenswertes wirtschaftliches Risiko darstellen. Zudem erfordern die in der Leistungsbeschreibung geforderten Schnittstellen ebenfalls wirtschaftliche Investitionen des Auftragnehmers. Eine über die regelmäßige Laufzeit von vier Jahren hinausgehende zusätzliche Laufzeit von weiteren 24 Monaten ist daher erforderlich, um die von dem späteren Auftragnehmer zu tätigenden Aufwendungen zu amortisieren. Da die zu tätigenden Aufwendungen ein signifikantes wirtschaftliches Gewicht haben, bedarf es hier einer Planungssicherheit für die Bieter. Ein entsprechend längere Laufzeit der Rahmenvereinbarung kann so ein Anreiz sein, die erforderlichen Investitionen zu tätigen. Zudem rechtfertigt der Leistungsgegenstand auch aus Sicht der Bedarfsträger eine längere Laufzeit: Der Scan von wichtigen und ggf. sensiblen Behördenakten ist ein laufender Prozess, da immer neue Akten angelegt werden. Auch aus Sicht der Bedarfsträger ist es daher wichtig, über einen längeren Zeitraum eingespielte Prozesse mit dem gleichen Auftragnehmer zu haben und dass nicht bereits nach vier Jahren ein potenzieller Auftragnehmerwechsel anstehen könnte.

Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2024-11-29 10:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-11-18 00:00:00 📅
Zusätzliche Informationen:

Der Auftraggeber kann fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen nachfordern.Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Auszug aus dem Handelsregister: Auszug aus dem Handelsregister nicht älter als 6 Monate, bei Unternehmen mit Sitz ausserhalb der Bundesrepublik entsprechendes Dokument des Herkunftstaates

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Erklärung über den Gesamtumsatz: Der Bieter weist seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch Vorlage einer Eigenerklärung über den Gesamtjahresumsatz und den spezifischen Umsatz für die letzten drei Geschäftsjahre (2021, 2022, 2023) nach.

Nachweis Versicherung: Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in folgender Höhe: mindestens EUR 5.000.000 je Schadensfall für Personen-, Sach- und Vermögensschäden mit einer Versicherungsdeckung in Höhe des zweifachen der genannten Deckungssummen je Versicherungsjahr.

Erklärung über den spezifischer Umsatz: Erklärung über den spezifischen Umsatz; dieser muss in den letzten drei Geschäftsjahren (2021, 2022, 2023) durchschnittlich mindestens 20.000.000 EUR betragen.

Technische und berufliche Fähigkeiten

Angabe von mindestens zwei Referenzprojekten: Der Bieter weist seine technische und berufliche Leistungsfähigkeit durch die Vorlage von Eigenerklärungen Referenzen zu mindestens zwei vergleichbaren Referenzen in den letzten fünf Jahren vor Ablauf der Angebotsfrist nach (sie-he Kapitel E1 des Leistungskatalogs). Eine Referenz ist vergleichbar, wenn sie die Vorbereitung des Scanguts, das Scannen nach TR-RESISCAN und die Bereitstellung der Digitalisate auf digitalen Plattformen zum Gegenstand hat. Von diesen zwei Referenzen muss mindestens eine Referenz ein Projekt zum Gegen-stand gehabt haben, in dem der Bieter zu Spitzenlastzeiten mindestens 750.000 Blatt für den Referenzgeber innerhalb von einem Monat verarbeitet hat. Von diesen zwei Referenzen muss mindestens eine Referenz ein Projekt zum Gegenstand gehabt haben, in dem der Bieter insgesamt mindestens 2.000.000 Blatt für den Referenzgeber innerhalb von 12 Monaten verarbeitet hat. Eine Referenz, die beide der o. g. Vorgaben erfüllt, ist auch ausreichend.

Erklärung Lagerungsmöglichkeiten: Der Bieter muss seine Lagerungsmöglichkeiten beschreiben und erklären, dass er und/oder seine Unterauftragnehmer zur (Zwischen-)Lagerung unter Einhaltung regulatorischer Rahmenbedingungen imstande ist. Ergänzend wird auf das Kriterium B15.4 des Leistungskatalogs verwiesen.

Nachweis DIN-ISO 9001: Eigenerklärung spätestens zum Vertragsbeginn über ein nach der DIN EN ISO 9001 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem zu verfügen.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Es gelten die Vorschriften des Tariftreue- und Vergabegesetzes des Landes NRW (TVgG NRW).

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrugsbekämpfung

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Entrichtung von Steuern

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Rein innerstaatliche Ausschlussgründe

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Zahlungsunfähigkeit

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Land NRW vertreten durch den Landesbetrieb Information und Technik NRW
Nationale Registrierungsnummer: 05111-14002-45
Postanschrift: Mauerstraße 51
Postleitzahl: 40476
Postort: Düsseldorf
Region: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Z3 / Sourcing
E-Mail: ausschreibung@it.nrw.de 📧
Telefon: +49 2119449-4757 📞
Fax: +49 2119449-8075 📠
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYDRDG0U/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYDRDG0U 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYDRDG0U 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Objekt
Art des Vertrags: Dienstleistungen

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPNYDRDG0U
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Nationale Registrierungsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 221147-3055 📞
Fax: +49 2211472889 📠
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-10-25+02:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 211-657381 (2024-10-25)

Auftragsbekanntmachung (2024-10-29)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-12-05 23:59:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-11-25 00:00:00 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-10-29+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Aufgrund einer technischen Änderung am durch den Auftraggeber genutzten Vergabemarktplatz steht der Vergabemarktplatz vom 26.11.24 bis 02.12.24 niccht zur Verfügung. Die Angebotsfrist wird daher bis zum 05.12.2024, 23:59 UHr verlänget. Die Angebotsöffnung ist nicht öffentlich.

Andere zusätzliche Informationen

Verlängerung der Angebotsfrist Streichung des Termins öffentliche Angebotsöffnung

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 603be462-879e-45c2-85cc-e8a02022999a-01
Quelle: OJS 2024/S 212-659443 (2024-10-29)

Auftragsbekanntmachung (2024-11-15)
Objekt
Beschreibung
Dauer: 96 Monate

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-01-31 23:59:00 📅
Beschreibung
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren vorzulegen:

IT.NRW hat sich dazu entschieden, die Laufzeit der Rahmenvereinbarung auf max. 96 Monate festzulegen. Damit überschreitet die vorgesehene Laufzeit die Regellaufzeit für Rahmenvereinbarungen im Anwendungsbereich der Vergabeverordnung (VgV) von 48 Monaten (vgl. § 21 Abs. 6 VgV). Die längere Laufzeit beruht auf folgenden Überlegungen: Auf der Grundlage des durchgeführten Marktdialogs geht der Auftraggeber davon aus, dass die am Markt tätigen Unternehmen bei einem fiktiven Abruf der geschätzten Gesamtmenge von rund 647 Millionen Blättern am ersten Tag - je nach den bestehenden Kapazitäten - zwischen zwei und vier Jahren benötigen würden, um diese abzuarbeiten. Die auf dem Markt tätigen Unternehmen müssen hierfür zusätzliche personelle und technische Kapazitäten aufbauen, um den Umfang der potenziell abruffähigen Menge der zu vergebenden Rahmenvereinbarung bewältigen zu können. Dies setzt auch Vorausleistungen der Bieter voraus, die für diese ein nennenswertes wirtschaftliches Risiko darstellen. Zudem erfordern die in der Leistungsbeschreibung geforderten Schnittstellen ebenfalls wirtschaftliche Investitionen des Auftragnehmers. Eine über die regelmäßige Laufzeit von vier Jahren hinausgehende zusätzliche Laufzeit von weiteren 48 Monaten ist daher erforderlich, um die von dem späteren Auftragnehmer zu tätigenden Aufwendungen zu amortisieren. Da die zu tätigenden Aufwendungen ein signifikantes wirtschaftliches Gewicht haben, bedarf es hier einer Planungssicherheit für die Bieter. Ein entsprechend längere Laufzeit der Rahmenvereinbarung kann so ein Anreiz sein, die erforderlichen Investitionen zu tätigen. Zudem rechtfertigt der Leistungsgegenstand auch aus Sicht der Bedarfsträger eine längere Laufzeit: Der Scan von wichtigen und ggf. sensiblen Behördenakten ist ein laufender Prozess, da immer neue Akten angelegt werden. Auch aus Sicht der Bedarfsträger ist es daher wichtig, über einen längeren Zeitraum eingespielte Prozesse mit dem gleichen Auftragnehmer zu haben und dass nicht bereits nach vier Jahren ein potenzieller Auftragnehmerwechsel anstehen könnte.

Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-01-20 00:00:00 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-11-15+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Die Angebotsfrist wurde verlängert bis zum 31.01.2025. Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung wurde auf 96 Monate verlängert. Die Vergabeunterlagen "321EU_Anfrage_Angebot", "Anlage 1_Leistungebeschreibung" und "Rahmenvereinbarung" wurden aktualisiert. Veröffentlichungsstand nunmehr 15.11.2024.

Andere zusätzliche Informationen

- Verlängerung der Angebotsfrist - Verlängerung der Laufzeit der Rahmenvereinbarung - Anpassung von Vergabeunterlagen

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: e9a76f9e-1dc6-4cb2-a533-36c55bfafd2a-01
Quelle: OJS 2024/S 224-701871 (2024-11-15)

Auftragsbekanntmachung (2025-01-24)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-02-14 23:59:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-02-04 00:00:00 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-01-24+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text: Die Angebotsfrist wurde bis zum 14.02.2025 verlängert.
Andere zusätzliche Informationen
Verlängerung der Angebotsfrist.
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 9d146fbe-a51f-4f99-ad2a-dafd357546fe-01
Quelle: OJS 2025/S 018-055322 (2025-01-24)

Auftragsbekanntmachung (2025-02-12)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-02-21 23:59:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-02-04 23:59:59 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-02-12+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text: Die Angebotsfrist wurde um eine Woche bis zum 21.02.2025, 23:59 Uhr verlängert.
Andere zusätzliche Informationen
Verlängerung der Angebotsfrist bis zum 21.02.2025, 23:59 Uhr
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 1eacc5db-d71a-4851-bea0-b46559a9510a-01
Quelle: OJS 2025/S 031-098461 (2025-02-12)

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