Digitalisierung sowie Vernichtung von Akten im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) in RLP

Landesamt für Soziales, Jugend & Versorgung RLP

Für die elektronische Aktenführung, welche die Digitalisierung der laufenden Akten im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) zum Gegenstand hat, benötigt der Auftraggeber (AG) ein Gesamtdienstleistungspaket. Die Papierakten sollen partienweise an den vier Standorten des AG abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer (AN) verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig vom AN bereitzustellen, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem des AG übernommen werden können. Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim AN für einen Zeitraum von einem Monat datenschutzkonform aufbewahrt und anschließend vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Bereitstellung der Akten an den AG. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom AG in Textform erteilt. In Los 1 sollen insgesamt rund 6,3 Millionen Blatt aus etwa 45.000 Akten digitalisiert werden. Bei einer Blattzahl der Akte bis 150 wird die Akte komplett übermittelt und gescannt; bei einer Blattzahl über 150 trifft der AG vor Übermittlung an den AN eine Auswahl der einzuscannenden Unterlagen und übermittelt diese entheftet in einem Briefumschlag je Akte. Eine Rückführung der Akten bzw. Aktenteile an den AG ist nicht erforderlich. Gegenstand von Los 2 sind die derzeit nicht laufenden Archivakten, die bei Eingang eines Neufeststellungsantrags o.Ä. reaktiviert und zu laufenden Verfahren werden. Landesweit fallen monatlich ca. 4.000 entsprechende Verfahren an. Die Papierakten sollen im Turnus von 14 Kalendertagen an den vier Standorten des AG abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer (AN) verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig vom AN bereitzustellen, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem des AG übernommen werden können. Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim AN für einen Zeitraum von einem Monat datenschutzkonform aufbewahrt und anschließend vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Bereitstellung der Akten an den AG. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom AG in Textform erteilt. Insgesamt sollen monatlich rund 560.000 Blatt digitalisiert werden. Bei einer Blattzahl der Akte bis 150 wird die Akte komplett übermittelt und gescannt; bei einer Blattzahl über 150 trifft der AG vor Übermittlung an den AN eine Auswahl der einzuscannenden Unterlagen und übermittelt diese entheftet in einem Briefumschlag je Akte. Eine Rückführung der Akten bzw. Aktenteile an den AG ist nicht erforderlich.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-05-27. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-04-30.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2024-04-30 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2024-04-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Digitalisierung sowie Vernichtung von Akten im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) in RLP
Referenznummer: 2024-4/22
Kurze Beschreibung:
Für die elektronische Aktenführung, welche die Digitalisierung der laufenden Akten im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) zum Gegenstand hat, benötigt der Auftraggeber (AG) ein Gesamtdienstleistungspaket. Die Papierakten sollen partienweise an den vier Standorten des AG abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer (AN) verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig vom AN bereitzustellen, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem des AG übernommen werden können. Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim AN für einen Zeitraum von einem Monat datenschutzkonform aufbewahrt und anschließend vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Bereitstellung der Akten an den AG. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom AG in Textform erteilt. In Los 1 sollen insgesamt rund 6,3 Millionen Blatt aus etwa 45.000 Akten digitalisiert werden. Bei einer Blattzahl der Akte bis 150 wird die Akte komplett übermittelt und gescannt; bei einer Blattzahl über 150 trifft der AG vor Übermittlung an den AN eine Auswahl der einzuscannenden Unterlagen und übermittelt diese entheftet in einem Briefumschlag je Akte. Eine Rückführung der Akten bzw. Aktenteile an den AG ist nicht erforderlich. Gegenstand von Los 2 sind die derzeit nicht laufenden Archivakten, die bei Eingang eines Neufeststellungsantrags o.Ä. reaktiviert und zu laufenden Verfahren werden. Landesweit fallen monatlich ca. 4.000 entsprechende Verfahren an. Die Papierakten sollen im Turnus von 14 Kalendertagen an den vier Standorten des AG abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer (AN) verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig vom AN bereitzustellen, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem des AG übernommen werden können. Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim AN für einen Zeitraum von einem Monat datenschutzkonform aufbewahrt und anschließend vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Bereitstellung der Akten an den AG. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom AG in Textform erteilt. Insgesamt sollen monatlich rund 560.000 Blatt digitalisiert werden. Bei einer Blattzahl der Akte bis 150 wird die Akte komplett übermittelt und gescannt; bei einer Blattzahl über 150 trifft der AG vor Übermittlung an den AN eine Auswahl der einzuscannenden Unterlagen und übermittelt diese entheftet in einem Briefumschlag je Akte. Eine Rückführung der Akten bzw. Aktenteile an den AG ist nicht erforderlich.
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Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung, Verteidigung und Sozialversicherung 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 2
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 2

1️⃣
Interne Kennung: 1
Titel: Digitalisierung der laufenden Akten
Beschreibung der Beschaffung: siehe Vergabeunterlagen.
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Bürohilfsarbeiten 📦
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Mainz, Kreisfreie Stadt 🏙️
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 30.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Referenzen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002

2️⃣
Interne Kennung: 2
Titel: Digitalisierung der derzeit nicht laufenden Akten
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0003

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-05-27 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-05-27 13:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 3
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2024-05-27 13:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-05-22 00:00:00 📅
Zusätzliche Informationen: führt zum Ausschluss des Angebotes.
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: s. Vergabeunterlagen
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: s. Vergabeunterlagen.
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Betrugsbekämpfung
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
+ 20 weitere
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
Entrichtung von Steuern
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Konkurs
Korruption
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Vergleichsverfahren
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge
Zahlungsunfähigkeit
Beschreibung der Ausschlussgründe: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Landesamt für Soziales, Jugend & Versorgung RLP
Nationale Registrierungsnummer: 07-0013049100000-38
Postanschrift: Rheinallee 97-101
Postleitzahl: 55118
Postort: Mainz
Region: Mainz, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabestelle
E-Mail: kessler.kai@lsjv.rlp.de 📧
Telefon: +496131967-0 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Sozialwesen
Kommunikation
Dokumente URL: https://Landesverwaltung.vergabe.rlp.de/VMPSatellite/notice/CXPDYYPY9XD/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://Landesverwaltung.vergabe.rlp.de/VMPSatellite/notice/CXPDYYPY9XD 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://Landesverwaltung.vergabe.rlp.de/VMPSatellite/notice/CXPDYYPY9XD 🌏
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Gültigkeitsdauer des Angebots: 3
Objekt
Art des Vertrags: Dienstleistungen

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPDYYPY9XD
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland-Pfalz
Nationale Registrierungsnummer: 07-0011801100100-43
Postanschrift: Stiftsstraße 9
Postleitzahl: 55116
Postort: Mainz
Region: Mainz, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.rlp@mwvlw.rlp.de 📧
Telefon: +49 6131 162234 📞
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-04-30+02:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 086-260074 (2024-04-30)
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