Digitalisierung von Akten

Stadt Aschaffenburg

Rahmenvereinbarung über Scan-Dienstleistungen, Digitalisierung und Vernichtung von Akten für max. 4 Jahre

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-12-02. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-10-24.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• DI.UNIT GmbH

Wer?

• Stadt Aschaffenburg

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-10-24	Auftragsbekanntmachung
2025-02-07	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2024-10-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Digitalisierung von Akten
Referenznummer: 086-24-L-OV-39
Kurze Beschreibung:

Rahmenvereinbarung über Scan-Dienstleistungen, Digitalisierung und Vernichtung von Akten für max. 4 Jahre

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 250 000 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: 086-24-L-OV-39
Titel: Rahmenvereinbarung Scanning
Beschreibung der Beschaffung:

Gegenstand des Verfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über 2 Jahre für Scan-Dienstleistungen sowie die Digitalisierung und Vernichtung von Akten mit der Option einer zweimaligen Verlängerung von jeweils einem Jahr.Die Stadt Aschaffenburg benötigt im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung, welche die Digitalisierung von archivierten Akten zum Gegenstand hat, ein Gesamtdienstleistungspaket. Dieses beinhaltet den Gesamtprozess zur Digitalisierung von Papierdokumenten, d.h. die Aktenvorbereitung und -aufbereitung, deren softwaregestu?tzte Belegerkennung und Indexierung,Abholung beim Auftraggeber, Zwischenlagerung beim Auftragnehmer sowie die geregelte Aktenvernichtung. Die Digitalakte sollen anschließend in ein DMS überführt werden.Dabei sollen ca. 4.650 laufende Meter Papierakten, das entspricht einer Gesamtblattanzahl von ca. 19 Mio. Blatt verarbeitet und digitalisiert werden. Die Höchstmenge der Rahmenvereinbarung beträgt 25 Mio. Gesamtblätter, der geschätzte Wert pro Jahr 250.000 EUR bzw. max. 1.000.000 EUR.Die Bewertung der Angebote erfolgt aufgrund des Preises und der im Kriterienkatalog festgelegten Kriterien und Fragestellungen.Die Grundlage bildet die „erweiterten Richtwertmethode" gem. UfAB 2018 (Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen).

Postleitzahl: 63739
Stadt: Aschaffenburg
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Aschaffenburg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-03-01 📅
Datum des Endes: 2027-02-28 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 2
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:

Etwaige Verlängerungen sind bis zur maximalen Laufzeit nach §21 EU Abs. 6 VgV möglich.

Vergabekriterien
Preis ✅
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erweiterte Richtwertmethode, welche in den Vergabeunterlagen ausführlich beschrieben wird.
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-12-02 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-12-02 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): Nur Vertreter des Auftraggebers
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 75 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Die Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, muss eine bestimmte Rechtsform aufweisen ✅
Eröffnungstermin: 2024-12-02 10:00:00 📅
Zusätzliche Informationen: Nur Vertreter des Auftraggebers
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen: Unterlagen werden gem. § 56 VgVnachgefordert.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Direkter Link zur Eigenerklärung -- siehe Link https://www.staatsanzeiger-eservices.de/aJs/EFormsBekEigenUrl?z_param=302553

Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Direkter Link zur Eigenerklärung -- siehe Link https://www.staatsanzeiger-eservices.de/aJs/EFormsBekEigenUrl?z_param=302553

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Direkter Link zur Eigenerklärung -- siehe Link https://www.staatsanzeiger-eservices.de/aJs/EFormsBekEigenUrl?z_param=302553Nimmt der Bieter in Hinblick auf die Kriterien für diewirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit im Rahmeneiner Eignungsleihe die Kapazitäten anderer Unternehmen inAnspruch, müssen diese gemeinsam für dieAuftragsausführung haften; die Haftungserklärung istgleichzeitig mit der „Verpflichtungserklärung“ abzugeben(siehe Teilnahmebedingungen).

Bedingungen für die Teilnahme
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Eine Bietergemeinschaft hat mit ihrem Angebot eineErklärung aller Mitglieder in Textform abzugeben,- in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft imAuftragsfall erklärt ist,- in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für dieDurchführung des Vertrags bevollmächtigteVertreter bezeichnet ist,- dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitgliedergegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlichvertritt,- dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.

Ausschlussgrund: Rein innerstaatliche Ausschlussgründe
Beschreibung der Ausschlussgründe:

Es gelten zusätzlich die gesetzlichen Ausschlussvoraussetzungen nach §§ 123 bis 126 GWB. Der Bieter hat anzugeben, ob Ausschlussgründe nach §§ 123,124 GWB vorliegen und ob er selbst bzw. ein nach Satzung oder Gesetz für den Bieter Vertretungsberechtigter in den letzten zwei Jahren• gem. § 21 Abs. 1 Satz 1 oder 2 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz oder• gem. § 21 Abs. 1 Arbeitnehmerentsendegesetz oder• gem. § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetzmit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 Euro belegt worden ist.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadt Aschaffenburg
Nationale Registrierungsnummer: 09-9006610-88
Postanschrift: Dalbergstraße 15
Postleitzahl: 63739
Postort: Aschaffenburg
Region: Aschaffenburg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Rechts- und Vergabeamt
E-Mail: vergabestelle@aschaffenburg.de 📧
Telefon: +49 60213301775 📞
URL: https://www.aschaffenburg.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.staatsanzeiger-eservices.de/aJs/EFormsBekVuUrl?z_param=302553 🌏
Teilnahme-URL: https://staatsanzeiger-eservices.de 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Der Bieter hat anzugeben inwieweit sein Unternehmen einen Bezug zu Russland hat. Dafür ist die “Eigenerklärung Bezug Russland“ (FB 127/L127/III.127) auszufüllen und als Teil des Angebotes abzugeben. Diese Erklärung ist auch für Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Eignungsverleiher gem. den Bedingungen der Erklärung abzugeben.

Körper überprüfen
Name: Regierung v. Mittelfranken
Nationale Registrierungsnummer: 09-0358002-6
Postanschrift: Postfach 606
Postleitzahl: 91511
Postort: Ansbach
Region: Ansbach, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.nordbayern@reg-mfr.bauyern.de 📧
Telefon: +49 981531277 📞
Fax: +49 981531837 📠
URL: https://www.regierung.mittelfranken.bayern.de 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Stadt Aschaffenburg
Nationale Registrierungsnummer: 09-9006610-88
Postanschrift: Dalbergstraße 15
Postleitzahl: 63739
Postort: Aschaffenburg
Region: Aschaffenburg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Kontaktperson: Rechts- und Vergabeamt
E-Mail: vergabestelle@aschaffenburg.de 📧
Telefon: +49 60213301775 📞
URL: https://www.aschaffenburg.de 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe. Der Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-10-24+02:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 209-650827 (2024-10-24)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2025-02-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Rahmenvereinbarung über Scan-Dienstleistungen, Digitalisierung und Vernichtung von Akten für max. 4Jahre

Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:

Gegenstand des Verfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über 2 Jahre für Scan-Dienstleistungen sowie die Digitalisierung und Vernichtung von Akten mit der Option einer zweimaligen Verlängerung vonjeweils einem Jahr.Die Stadt Aschaffenburg benötigt im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung, welche dieDigitalisierung von archivierten Akten zum Gegenstand hat, ein Gesamtdienstleistungspaket. Dieses beinhaltet denGesamtprozess zur Digitalisierung von Papierdokumenten, d.h. die Aktenvorbereitung und -aufbereitung, derensoftwaregestu?tzte Belegerkennung und Indexierung,Abholung beim Auftraggeber, Zwischenlagerung beimAuftragnehmer sowie die geregelte Aktenvernichtung. Die Digitalakte sollen anschließend in ein DMS überführtwerden.Dabei sollen ca. 4.650 laufende Meter Papierakten, das entspricht einer Gesamtblattanzahl von ca. 19 Mio. Blattverarbeitet und digitalisiert werden. Die Höchstmenge der Rahmenvereinbarung beträgt 25 Mio. Gesamtblätter, dergeschätzte Wert pro Jahr 250.000 EUR bzw. max. 1.000.000 EUR.Die Bewertung der Angebote erfolgt aufgrund desPreises und der im Kriterienkatalog festgelegten Kriterien und Fragestellungen.Die Grundlage bildet die „erweitertenRichtwertmethode" gem. UfAB 2018 (Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen).

Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: 086-24-L-OV-39
Datum des Vertragsabschlusses: 2025-02-05 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 6
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet
Kennung des Angebots: 086-24-L-OV-39
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: DI.UNIT GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE 819 198 968
Postleitzahl: 33609
Postort: Bielefeld
Region: Bielefeld, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabe@di-unit.de 📧
Telefon: +4980096644669 📞
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Nationale Registrierungsnummer: 09-0358002-61
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-02-07+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 028-088723 (2025-02-07)

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