Digitalisierung von Beständen des Hessischen Staatsarchivs (HStAD)

Land Hessen, vertreten durch das Hessische Competence Center -Zentrale Beschaffung-

Digitalisierung des Bestandes "Adelsarchiv der Grafen und Fürsten von Solms-Hohensolms-Lich" (Akten, Amtsbücher und Urkunden) 2025/2026

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-01-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-12-10.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Picturesafe management GmbH

Wer?

• Land Hessen, vertreten durch das Hessische Competence Center -Zentrale Beschaffung-

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Darmstadt › Darmstadt, Kreisfreie Stadt
• Darmstadt › Wiesbaden, Kreisfreie Stadt
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-12-10	Auftragsbekanntmachung
2025-02-13	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2024-12-10)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Digitalisierung von Beständen des Hessischen Staatsarchivs (HStAD)
Referenznummer: VG-0437-2024-0420
Kurze Beschreibung:

Digitalisierung des Bestandes "Adelsarchiv der Grafen und Fürsten von Solms-Hohensolms-Lich" (Akten, Amtsbücher und Urkunden) 2025/2026

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 2
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 2

1️⃣
Interne Kennung: LOT-0001
Titel: Digitalisierung von Akten und Amtsbüchern - HStAD
Beschreibung der Beschaffung:

Akten Bei den rund 160 lfm Akten handelt es sich einerseits um Briefe und vielfältigste persönliche Papiere der einzelnen Mitglieder der Licher Grafen- und Fürstenfamilie seit dem Anfang des 15. Jahrhunderts. Andererseits ist darin das gesamte Akten-material zur Landesverwaltung des bis 1806 souveränen Solmser Territoriums mit Gerichtsakten, Unterlagen zu Kirchen- und Schulangelegenheiten oder auch Akten zur Verwaltung der Wirtschaftsbetriebe inbegriffen. Die Akten sind - mit wenigen Ausnahmen - nicht gebunden, liegen bereits weitgehend in Leserichtung vor und sind transportfähig in Archivkartons verpackt. Amtsbücher Die rund 100 lfm Amtsbücher dokumentieren in ca. 3.200 Bänden einen erheblichen Teil der Rechnungs- und Kanzleiüberlieferung des Grafen- und Fürstenhauses Solms ab dem Anfang des 16. Jahrhunderts. Vermutlich mehr als 400 Bände stammen dabei noch aus der Zeit vor 1700. Sie beinhalten die Renterei- und Kellereirechnungen, Hofkassenrechnungen, Kabinettsprotokolle, Forst- und Jagdrechnungen sowie die Titulaturbücher der Kanzlei, Almosenkassenrechnungen, Rechnungsbände und die Berichte der Zünfte. Die Amtsbücher sind durchgehend gebunden und transportfähig in Archivkartons verpackt. Die maximalen Haushalts- und Fördermittel betragen 247.750 € brutto (208.193,28 € netto).

Produkte/Dienstleistungen: Scanning und Rechnungsstellung 📦
Postanschrift: Hessisches Staatsarchiv Darmstadt, Karolinenplatz 3
Postleitzahl: 64289
Stadt: Darmstadt
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Wiesbaden, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-03-03 📅
Datum des Endes: 2026-12-31 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität Konzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20.00
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 80.00
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

2️⃣
Interne Kennung: LOT-0002
Titel: Digitalisierung von Urkunden - HStAD
Beschreibung der Beschaffung:

Bei den rund 2.150 Urkunden handelt es sich um die urkundliche Überlieferung des Klosters Arnsburg aus dem Zeitraum 1103 bis 1766 (mit einem deutlichen Schwerpunkt auf dem 14.-16. Jahrhundert). Die Urkunden liegen in separaten Schubern und diese verpackt in transportfähigen Archivkartons vor. Die maximalen Haushalts- und Fördermittel betragen 38.464,00 € brutto (32.322,69 € netto).

Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002
Beschreibung
Postanschrift: Hessisches Landesarchiv Darmstadt

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-01-15 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-01-15 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2025-01-15 12:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen: Nachforderung im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten des § 56 VgV
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

- Erklärung über das Bestehen einer Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung. Los 1 und Los 2 betreffend im Falle einer Bearbeitung in den Räumlichkeiten des AN: Der Bieter hat mit dem Angebot einen Nachweis über eine bestehende Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung über einen Wert von für Los 1: 1.000 €, für Los 2: 4.000 € pro Archivkarton Behandlungsgut für den Hin- und Rücktransport sowie die Verweildauer in den Gebäuden des AN abzuschließen bzw. nachzuweisen. Die Versicherung muss jeweils eine Bearbeitungscharge (die Anzahl der Kartenpakete wird hierbei vom AN bestimmt) abdecken; als Bearbeitungscharge gilt die Menge der Kartenpakete, die sich gleichzeitig in der Verfügung des AN befinden, beginnend von der Abholung bis zur Vollendung des Rücktransports. Bei Bietergemeinschaften ist dies in der Gesamtheit zu erbringen. Bei Bietergemeinschaften ist dies in der Gesamtheit zu erbringen.

Technische und berufliche Fähigkeiten

Zum Nachweis der fachlichen Eignung hat der Bieter eine Liste mit mindestens 2 geeigneten und vergleichbaren Referenzangaben über die in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen mit folgenden Angaben nachzuweisen: -Art der Leistung -Umfang -Empfänger (öffentliche und/oder private Empfänger) der Leistung -Ansprechpartner, Telefon, E-Mail-Adresse -Erbringungszeitpunkt -Wert Referenzangaben sind dann geeignet, wenn diese in Art und Umfang dem hier zu vergebenden Auftrag entsprechen. Die obenstehenden Angaben können auch ohne Verwendung des beiliegenden Vordruckes auf einer eigenen Anlage des Bieters gemacht werden.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Bewerber/Bieter die nach § 5 HVTG erforderliche Verpflichtungserklärung abzugeben haben.

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrugsbekämpfung

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Entrichtung von Steuern

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Rein innerstaatliche Ausschlussgründe

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe:

Bestätigung des Nichtvorliegens des Ausschlussgrundes durch Abgabe einer entsprechenden Eigenerklärung (Formular Eigenerklärung…

… zur Eignung für Liefer- und Dienstleistungen)

… zu Russland-Sanktionen)

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Land Hessen, vertreten durch das Hessische Competence Center -Zentrale Beschaffung-
Nationale Registrierungsnummer: DE 212 133 546
Postanschrift: Rheingaustraße 186
Postleitzahl: 65203
Postort: Wiesbaden
Region: Wiesbaden, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: beschaffung@hcc.hessen.de 📧
Telefon: +49 611 7038 4012 📞
Fax: +49 611 32 76 38 412 📠
URL: https://vergabe.hessen.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Freizeit, Sport, Kultur und Religion
Kommunikation
Dokumente URL: https://vergabe.hessen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-19362007975-6af6a9cf753a9174 🌏
Teilnahme-URL: https://vergabe.hessen.de 🌏
Elektronische Einreichung: Zulässig

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Dem Angebot sind folgende Unterlagen beizufügen: - Angebotsschreiben - Leistungsverzeichnis - Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt (bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied), - Erklärung zu Russland-Sanktionen (bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied), - Erklärung, dass ausreichend Kapazität zur Verfügung steht und diese bei einer Auftragserteilung vollumfänglich geleistet werden können. Anderslautende Erklärungen führen zum Ausschluss des Angebotes. - Konzept (auszufüllen für das / die bebotene(n) Los / Lose) Der Bieter hat unter Berücksichtigung der Inhalte der Leistungsbeschreibung ein Konzept betreffend die logistische Auftragsabarbeitung vorzulegen. Sofern mehr als 1 Los beboten wird, ist zusätzlich darzustellen, wie sich die Zusatzmengen (das Mehr an Losen) auf die logistische Abarbeitung auswirken / integrieren lassen. Die Angaben sind geschlossen und für jedes Los separat darzustellen und nicht miteinander zu vermengen. Das Konzept muss folgende Aspekte berücksichtigen: 1. Stellen Sie die zeitliche Organisation der Auftragsbearbeitung dar, d.h. hinsichtlich des Auftragsumfangs und der zur Verfügung stehenden Zeit: 2. Stellen Sie die betriebliche Organisation der Auftragsbearbeitung dar, d. h. hinsichtlich des Personal- und Materialeinsatzes. Eine Aufwandsentschädigung wird für das Konzept nicht gewährt. Das Konzept ist nicht nur wesentlicher Bestandteil des Angebotes, sondern im Rahmen der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes des Zuschlagskriteriums "Qualität Konzept" Bestandteil der Angebotswertung (Gewichtung: 20 %). Da das Konzept die Wirtschaftlichkeitsbewertung des Angebotes betrifft, ist dieses mit dem Angebot zwingend einzureichen; eine Nachforderung ist ausgeschlossen.

Zusätzliche Informationen

Dem Angebot sind folgende Unterlagen beizufügen:
- Angebotsschreiben
- Leistungsverzeichnis
- Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt (bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied),
- Erklärung zu Russland-Sanktionen (bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied),
- Erklärung, dass ausreichend Kapazität zur Verfügung steht und diese bei einer Auftragserteilung vollumfänglich geleistet werden können.
Anderslautende Erklärungen führen zum Ausschluss des Angebotes.
- Konzept (auszufüllen für das / die bebotene(n) Los / Lose)
Der Bieter hat unter Berücksichtigung der Inhalte der Leistungsbeschreibung ein Konzept betreffend die logistische Auftragsabarbeitung vorzulegen.
Sofern mehr als 1 Los beboten wird, ist zusätzlich darzustellen, wie sich die Zusatzmengen (das Mehr an Losen) auf die logistische Abarbeitung auswirken / integrieren lassen. Die Angaben sind geschlossen und für jedes Los separat darzustellen und nicht miteinander zu vermengen.
Das Konzept muss folgende Aspekte berücksichtigen:
1. Stellen Sie die zeitliche Organisation der Auftragsbearbeitung dar, d.h. hinsichtlich des Auftragsumfangs und der zur Verfügung stehenden Zeit:
2. Stellen Sie die betriebliche Organisation der Auftragsbearbeitung dar, d. h. hinsichtlich des Personal- und Materialeinsatzes.
Eine Aufwandsentschädigung wird für das Konzept nicht gewährt.
Das Konzept ist nicht nur wesentlicher Bestandteil des Angebotes, sondern im Rahmen der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes des Zuschlagskriteriums "Qualität Konzept" Bestandteil der Angebotswertung (Gewichtung: 20 %).
Da das Konzept die Wirtschaftlichkeitsbewertung des Angebotes betrifft, ist dieses mit dem Angebot zwingend einzureichen; eine Nachforderung ist ausgeschlossen.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Nationale Registrierungsnummer: DE 812 056 745
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 - 3
Postleitzahl: 64283
Postort: Darmstadt
Region: Darmstadt, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@rpda.hessen.de 📧
Telefon: 0611327648534 📞
Fax: 06151 125816 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Auf die Rügepflichten gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 bis 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen, insbesondere auf die Frist des § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-12-10+01:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 241-755557 (2024-12-10)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2025-02-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): 194728.80 EUR 💰

Auftragsvergabe

1️⃣
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses: 2025-02-11 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 3
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 3
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 164886.80 EUR 💰
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: picturesafe management GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE258728947
Postanschrift: Oldenburger Allee 10
Postleitzahl: 30659
Postort: Hannover
Region: Region Hannover 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vertrieb@picturesafe-management.de 📧
Telefon: 000 📞
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland 🇩🇪
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen

2️⃣
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 4
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 4
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 29 842 EUR 💰
Kennung des Angebots: TEN-0002
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0002

Öffentlicher Auftraggeber
Kommunikation
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 755557-2024

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Telefon: 06151 125816 📞
Fax: 0611327648534 📠
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-02-13+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 032-102536 (2025-02-13)

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