Dokumenten Management System DMS
Studierendenwerk München Oberbayern
Das Studierendenwerk München Oberbayern plant die Einführung der digitalen Rechnungsbearbeitung und -archivierung einschließlich Anbindung an das im STWM eingesetzte Warenwirtschaftsprogramm tl1. Das STWM setzt vollumfänglich auf eine Linux-Systemumgebung (Clients und Server). Als Office-Lösung kommt LibreOffice zum Einsatz. Die E-Mail-Kommunikation erfolgt über IMAP-Postfächer mit Thunderbird oder RoundCube (Webmail) als Clients. Gesucht wird ein Lösungsanbieter für ein Dokumentenmanagement-System gesucht, der das DMS-System selbst mit allen notwendigen Beiprogrammen und Lizenzen liefern und betriebsbereit installieren kann. Erwartet werden zudem das externe Hosting sowie Betrieb der Gesamtlösung. Alle benötigten Komponenten und Leistungen für die Realisierung der elektronischen Rechnungsbearbeitung sind zu berücksichtigen. Ebenso die erforderliche Projektbetreuung und Planung der Infrastruktur sowie Zeitplanung. Ebenso Schulungen für Key-User.
DeadlineDie Frist für den Eingang der Angebote war 2025-01-27. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-12-13.
Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum | Dokument |
|---|---|
| 2024-12-13 | Auftragsbekanntmachung |
Auftragsbekanntmachung (2024-12-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumenten Management System DMS
Referenznummer: Verg_EU-058_24
Kurze Beschreibung:
“Das Studierendenwerk München Oberbayern plant die Einführung der digitalen Rechnungsbearbeitung und -archivierung einschließlich Anbindung an das im STWM...”
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 306 540 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: 0
Geschätzter Wert ohne MwSt: 306 540 EUR 💰
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:
“Das Studierendenwerk München Oberbayern plant die Einführung der digitalen Rechnungsbearbeitung und -archivierung einschließlich Anbindung an das im STWM...”
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Zusätzliche Informationen:
“#Besonders auch geeignet für:other-sme#”
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste 📦
Postleitzahl: 80802
Stadt: München
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-04-01 📅
Datum des Endes: 2029-03-31 📅
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“Der Vertrag verlängert sich um je ein (1) weiteres Jahr, wenn das Vertragsverhältnis nicht mit einer Kündigungsfrist von sechs (6) Monaten zum Vertragsende...”
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Vergabekriterien
Preis ✅
Qualitätskriterium (Bezeichnung): 40% Technischer Wert (Anforderungskatalog) (Einzelheiten siehe Leistungsbeschreibung)
10% Servicekonzept (Umsetzungs-, Schulungs- und Supportkonzept) (Einzelheiten siehe Leistungsbeschreibung)
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-01-27 13:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-01-27 13:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 62
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2025-01-27 13:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-01-20 13:00:00 📅
Zusätzliche Informationen:
“Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Der öffentliche...”
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Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Eigenerklärung über den spezifischen Umsatz des Unternehmens im Bereich Dokumenten Management System (DMS) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren....”
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Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Der Auftragnehmer ist verpflichtet, eine dem Auftragsrisiko angemessene Vermögensschadenhaftpflichtversicherung (branchenüblich) im Auftragsfall...”
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Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Vorlage von mindestens drei in Art und Umfang zuverlässig und erfolgreich erbrachte (=abgeschlossene Implementierungsphase beim Auftraggeber) Referenzen mit...”
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Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Eigenerklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren...”
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Eignungskriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Eigenerklärung zu projektverantwortlichen Person: Benennung eines eindeutigen und entscheidungsbefugten Ansprechpartners für die gesamte Vertragslaufzeit....”
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“Eigenerklärung zur vorgesehenen Projektleitung stellv. Projektleitung unter Angabe von Name, beruflicher Qualifikation und Berufserfahrung in Jahren. Die...”
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Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Eigenerklärung über die Eintragung in das Handelsregister des Sitzes oder Wohnsitzes des Bieters mittels des mit den Vergabeunterlagen abrufbaren Formblatts...”
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Eignungskriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Eigenerklärung über die Eintragung in das Berufsregister des Sitzes oder Wohnsitzes des Bieters mittels des mit den Vergabeunterlagen abrufbaren Formblatts...”
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Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Eigenerklärungen zu Insolvenzverfahren und Liquidation nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in...”
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Ausschlussgrund: Korruption
Betrug
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Zahlungsunfähigkeit
Beschreibung der Ausschlussgründe:
“Gemäß § 123 & 124 GWB”
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Studierendenwerk München Oberbayern
Nationale Registrierungsnummer: 09-9115114-11
Abteilung: Vergabestelle
Postanschrift: Leopoldstraße 15
Postleitzahl: 80802
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabestelle
E-Mail: vergabestelle@stwm.de 📧
Telefon: +49 89381961738 📞
URL: https://www.studierendenwerk-muenchen-oberbayern.de/ 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.studierendenwerk-muenchen-oberbayern.de/ausschreibungen/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/1/tenderId/273500 🌏
Teilnahme-URL: https://www.meinauftrag.rib.de 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.meinauftrag.rib.de 🌏
Name: https://www.meinauftrag.rib.de
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Ergänzende Informationen
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Vergabekammer Südbayern
Nationale Registrierungsnummer: 08921762411
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postleitzahl: 80538
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Telefon: +49 8921762411 📞
Fax: +49 8921762847 📠
URL: https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/ 🌏
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern
Nationale Registrierungsnummer: 08921762411
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postleitzahl: 80538
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Telefon: +49 8921762411 📞
Fax: +49 8921762847 📠
URL: https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/ 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit: — der Antragsteller den geltend...”
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Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-12-16+01:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 244-767932 (2024-12-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumenten Management System DMS
Referenznummer: Verg_EU-058_24
Kurze Beschreibung:
“Das Studierendenwerk München Oberbayern plant die Einführung der digitalen Rechnungsbearbeitung und -archivierung einschließlich Anbindung an das im STWM...”
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 306 540 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: 0
Geschätzter Wert ohne MwSt: 306 540 EUR 💰
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:
“Das Studierendenwerk München Oberbayern plant die Einführung der digitalen Rechnungsbearbeitung und -archivierung einschließlich Anbindung an das im STWM...”
Zusätzliche Informationen:
“#Besonders auch geeignet für:other-sme#”
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste 📦
Postleitzahl: 80802
Stadt: München
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-04-01 📅
Datum des Endes: 2029-03-31 📅
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“Der Vertrag verlängert sich um je ein (1) weiteres Jahr, wenn das Vertragsverhältnis nicht mit einer Kündigungsfrist von sechs (6) Monaten zum Vertragsende...”
Vergabekriterien
Preis ✅
Qualitätskriterium (Bezeichnung): 40% Technischer Wert (Anforderungskatalog) (Einzelheiten siehe Leistungsbeschreibung)
10% Servicekonzept (Umsetzungs-, Schulungs- und Supportkonzept) (Einzelheiten siehe Leistungsbeschreibung)
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-01-27 13:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-01-27 13:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 62
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2025-01-27 13:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-01-20 13:00:00 📅
Zusätzliche Informationen:
“Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Der öffentliche...”
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Eigenerklärung über den spezifischen Umsatz des Unternehmens im Bereich Dokumenten Management System (DMS) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren....”
Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Der Auftragnehmer ist verpflichtet, eine dem Auftragsrisiko angemessene Vermögensschadenhaftpflichtversicherung (branchenüblich) im Auftragsfall...”
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Vorlage von mindestens drei in Art und Umfang zuverlässig und erfolgreich erbrachte (=abgeschlossene Implementierungsphase beim Auftraggeber) Referenzen mit...”
Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Eigenerklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren...”
Eignungskriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Eigenerklärung zu projektverantwortlichen Person: Benennung eines eindeutigen und entscheidungsbefugten Ansprechpartners für die gesamte Vertragslaufzeit....”
“Eigenerklärung zur vorgesehenen Projektleitung stellv. Projektleitung unter Angabe von Name, beruflicher Qualifikation und Berufserfahrung in Jahren. Die...”
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Eigenerklärung über die Eintragung in das Handelsregister des Sitzes oder Wohnsitzes des Bieters mittels des mit den Vergabeunterlagen abrufbaren Formblatts...”
Eignungskriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Eigenerklärung über die Eintragung in das Berufsregister des Sitzes oder Wohnsitzes des Bieters mittels des mit den Vergabeunterlagen abrufbaren Formblatts...”
Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Eigenerklärungen zu Insolvenzverfahren und Liquidation nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in...”
Ausschlussgrund: Korruption
Betrug
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Zahlungsunfähigkeit
Beschreibung der Ausschlussgründe:
“Gemäß § 123 & 124 GWB”
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Studierendenwerk München Oberbayern
Nationale Registrierungsnummer: 09-9115114-11
Abteilung: Vergabestelle
Postanschrift: Leopoldstraße 15
Postleitzahl: 80802
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabestelle
E-Mail: vergabestelle@stwm.de 📧
Telefon: +49 89381961738 📞
URL: https://www.studierendenwerk-muenchen-oberbayern.de/ 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.studierendenwerk-muenchen-oberbayern.de/ausschreibungen/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/1/tenderId/273500 🌏
Teilnahme-URL: https://www.meinauftrag.rib.de 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.meinauftrag.rib.de 🌏
Name: https://www.meinauftrag.rib.de
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Ergänzende Informationen
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Vergabekammer Südbayern
Nationale Registrierungsnummer: 08921762411
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postleitzahl: 80538
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Telefon: +49 8921762411 📞
Fax: +49 8921762847 📠
URL: https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/ 🌏
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern
Nationale Registrierungsnummer: 08921762411
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postleitzahl: 80538
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Telefon: +49 8921762411 📞
Fax: +49 8921762847 📠
URL: https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/ 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit: — der Antragsteller den geltend...”
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-12-16+01:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 244-767932 (2024-12-13)
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