EU-I/T 4/2024 Digitalisierung von Dokumenten für den Südwestrundfunk (SWR)

Kurze Beschreibung

Der SWR muss seine eingelagerten und zum Teil in Bearbeitung befindlichen Dokumente sowie Honorar- oder Karteikarten in Papierform digitalisieren. Dies sind zum einen Dokumente aus dem Verantwortungsbereich der Hauptabteilung (HA) „Personal und Rechtemanagement (HA PuR)“ und zum anderen Dokumente aus dem Verantwortungsbereich der HA „Information, Dokumentation und Archive (HA IDA)“ wie auch aus der HA Service- und Gebäudemanagement. Der Auftraggeber selbst verfügt weder über die räumlichen und personellen noch über die technischen Ressourcen in Form von professionellen Scannern, um die Leistungen zur Digitalisierung selbst durchführen zu können.
Da die Anforderungen jeder Hauptabteilung an den gesamten Digitalisierungsprozess unterschiedlich sind, hat sich der SWR bereits in der Beschaffungsplanung entschlossen, mittelständische Interessen zu berücksichtigen und die Leistungen getrennt nach Art und Fachgebiet zu vergeben (vgl. §97 Abs. 4 GWB). Demnach plant der SWR folgende Auftragsgegenstände:

2a. Vertragsunterlagen Los 1 - Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von Dokumenten für die HA PuR:
Grundlagen:
Um standortunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen, müssen die Dokumente in der HA PuR von Papierform in die digitale Personalakte oder das Langzeit-Dokumentenarchiv überführt werden.
Zielsetzung:
Der Auftraggeber will die Leistungen zur Digitalisierung von Dokumenten für die beiden Abteilungen „Personalmanagement (PM)“ und „Personalservice (PS)“ der HA PuR an einen Auftragnehmer vergeben.
An die Leistungen eines Auftragnehmers zur Digitalisierung von Dokumenten werden folgende Anforderungen gestellt:
- Kick-off-Meeting mit Begehung vor Ort am Standort Stuttgart
- Wöchentliches Abholen der Dokumente an den Standorten Baden-Baden und Stuttgart, zweiwöchentliches Abholen am Standort Mainz.
- Datenschutz- und transporttechnisch sicheres Verbringen der Dokumente zum Auftragnehmer.
- Sachgemäße, insbesondere datenschutzgerechte, Ein- und Zwischenlagerung der Dokumente beim Auftragnehmer und Bedienen von ad hoc-Anforderungen.
- Durchführen einer Pilotphase zur Optimierung der Digitalisierungsprozesse.
- Leistungen zur Digitalisierung von insgesamt ca. 400.000 Dokumentseiten (Images) mit professionellen Scan-Maschinen.
- Sicherer digitaler Transfer aller digitalisierten Dokumente per SFTP.
- Rückheften von rückzuliefernden, originalen Dokumenten in Aktenordner in korrekter Reihenfolge.
- Daten- und transporttechnisch sicheres Verbringen der rückzuliefernden Dokumente zurück zum Auftraggeber.
- Kassation von nicht rückzuliefernden Dokumenten nach Freigabe.
Der Auftraggeber plant deshalb für das Los 1 den Abschluss einer „Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von Dokumenten“ für die HA PuR mit einer Grundlaufzeit von zwei Jahren und zwei optionalen Verlängerungen um jeweils ein Jahr.

2b. Vertragsunterlagen Los 2 - Digitalisierung von Dokumenten für die Abteilung „Lizenzen und Rechtemanagement (LuR)“ für die HA IDA
Grundlagen:
Der SWR, in diesem Fall seine HA IDA, muss einige Archivlagerräume an den Standorten Baden-Baden und Stuttgart räumen, weil diese Betriebsräumlichkeiten für andere Zwecke genutzt werden müssen. Die in ca. 1.400 Aktenordnern gelagerten Rechtequellen und zugehörigen Informationen sowie ca. 2.700 Honorar- bzw. Karteikarten in Papierform müssen zudem für ihre Nutzbarmachung, Rechteerschließung und Erhaltung digitalisiert werden. Die Räumung dieser Dokumentenbestände aus dem Archiv muss spätestens bis Ende September 2024 abgeschlossen sein.
Zielsetzung:
Der Auftragnehmer muss die folgenden Anforderungen erfüllen:
- Ausräumen und Verpacken von insgesamt ca. 1.400 Aktenordnern mit Dokumenten sowie ca. 2.700 Honorar- oder Karteikarten an den Standorten Baden-Baden und Stuttgart.
- Daten- und transporttechnisch sicheres Verbringen der Aktenordner sowie Honorar- oder Karteikarten zum Auftragnehmer.
- Sachgemäße, insbesondere datenschutzgerechte, Zwischenlagerung der Aktenordner sowie der Honorar- oder Karteikarten beim Auftragnehmer und Bedienen von ad hoc-Anforderungen.
- Durchführen einer Pilotphase zur Optimierung der Digitalisierungsprozesse.
- Sichere Digitalisierung mit professionellen Scan-Maschinen.
- Rückheften der originalen Dokumente in Aktenordner oder Karteikästen in korrekter Reihenfolge.
- Bereitstellung aller digitalisierten Dokumente per Download sowie nach Projektende zusätzlich auf SSD-Festplatte.
- Daten- und transporttechnisch sicheres Verbringen der Aktenordner sowie Honorar- oder Karteikarten zurück zum Auftraggeber.

2c. Vertragsunterlagen Los 3 - Digitalisierung von Dokumenten für die HA „Service und Gebäudemanagement (SuG)“
Grundlagen:
Der SWR, in diesem Fall seine HA „Service und Gebäudemanagement“, muss ein Aktenarchiv am Standort Baden-Baden räumen, weil diese Betriebsräumlichkeiten für andere Zwecke genutzt werden müssen. Die in ca. 500 Aktenordnern gelagerten Bauakten/ Revisionsunterlagen und zugehörigen Informationen in Papierform müssen deshalb für ihre Nutzbarmachung und Erhal-tung digitalisiert werden. Die Räumung dieser Dokumentenbestände aus dem Archiv muss spätestens bis Ende September 2024 abgeschlossen sein.
Zielsetzung:
Der Auftragnehmer muss die folgenden Anforderungen erfüllen:
- Ausräumen von insgesamt ca. 500 in Umzugskartons verpackten Aktenordnern mit Dokumenten bis DIN A3 und Papierplänen bis DIN A0.
- Daten- und transporttechnisch sicheres Verbringen der Aktenordner zum Auftragnehmer.
- Sachgemäße, insbesondere datenschutzgerechte, sowie qualitätserhaltende Zwischenlagerung der Aktenordner beim Auftragnehmer und Bedienen von ad hoc-Anforderungen.
- Durchführen einer Pilotphase zur Optimierung der Digitalisierungsprozesse.
- Sichere Digitalisierung mit professionellen Scan-Maschinen.
- Rückheften der originalen Dokumente in Aktenordner in korrekter ursprünglicher Reihenfolge.
- Bereitstellung aller digitalisierten Dokumente online zum Download.
- Daten- und transporttechnisch sicheres Verbringen der Aktenordner zurück zum Auftraggeber.

Beschreibung der Beschaffung

Der SWR als Auftraggeber, in diesem Fall die beiden Abteilungen „Personalmanagement (PM)“ und „Personalservice (PS)“ der Hauptabteilung „Personal und Rechtemanagement (HA PuR)“, ist geprägt von einer Vielzahl von schriftlichen Vorgängen, die nach wie vor größtenteils auf Papier stattfinden. Um standortunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen, müssen die Dokumente in die digitale Personalakte oder das Langzeit-Dokumentenarchiv überführt werden.
Der Auftraggeber selbst verfügt weder über die räumlichen und personellen noch über die technischen Ressourcen in Form von professionellen Scannern, um die Leistungen zur Digitalisierung selbst durchführen zu können.

Zielsetzung
Der Auftraggeber will die Leistungen zur Digitalisierung von Dokumenten für die beiden Abteilungen „Personalmanagement (PM)“ und „Personalservice (PS)“ der HA PuR an einen Auftragnehmer vergeben.
An die Leistungen eines Auftragnehmers zur Digitalisierung von Dokumenten in Klarsichthüllen, Vorgangsmappen und Aktenordnern werden folgende Anforderungen gestellt:
- Kick-off-Meeting am Standort Stuttgart
- Wöchentliches Abholen der Dokumente an den Standorten Baden-Baden und Stuttgart, zweiwöchentliches Abholen am Standort Mainz.
- Datenschutz- und transporttechnisch sicheres Verbringen der Dokumente zum Auftragnehmer.
- Sachgemäße, insbesondere datenschutzgerechte, Ein- und Zwischenlagerung der Dokumente beim Auftragnehmer und Bedienen von ad hoc-Anforderungen.
- Einrichtung und Testphase für die Schnittstellen
- Durchführen einer Pilotphase zur Optimierung der Digitalisierungsprozesse.
- Leistungen zur Digitalisierung von insgesamt ca. 400.000 Dokumentseiten (Images) mit professionellen Scan-Maschinen.
- Sicherer digitaler Transfer aller digitalisierten Dokumente per SFTP.
- Rückheften von rückzuliefernden, originalen Dokumenten in Klarsichthüllen, Vorgangsmappen und Aktenordnern in korrekter Reihenfolge.
- Daten- und transporttechnisch sicheres Verbringen der rückzuliefernden Dokumente zurück zum Auftraggeber.
- Kassation von nicht rückzuliefernden Dokumenten nach Freigabe.

Der Auftraggeber plant deshalb für das Los 1 den Abschluss einer „Rahmenvereinbarung (RV) zur Digitalisierung von Dokumenten“ für die HA PuR mit einer Grundlaufzeit von zwei Jahren und zwei optionalen Verlängerungen um jeweils ein Jahr. Beginn der Rahmenvereinbarung ist geplant ab 01.08.2024, das Ende der Grundlaufzeit ist entsprechend am 31.07.2026. Mit der 2. Verlängerungsoption endet die Rahmenvereinbarung spätestens am 31.07.2028.

Die Abnahmemengen sind wie folgt dargestellt und in der „Tabelle 1 – Abnahmevolumen an Leistungen zur Digitalisierung von Dokumenten, Los 1“ der "2a. Vertragsunterlagen Los 1 - Rahmenvereinbarung HA PuR" detailliert aufgeführt:

Jeweilige Mindest-Abnahmemenge im 1. und 2. Jahr der RV:
- Baden-Baden: 40.000 Dokumentseiten
- Mainz: 20.000 Dokumentseiten
- Stuttgart: 40.000 Dokumentseiten

Geplante Abnahmemenge im 3. Jahr der RV:
- Baden-Baden: 40.000 Dokumentseiten
- Mainz: 20.000 Dokumentseiten
- Stuttgart: 40.000 Dokumentseiten

Optionale Höchst-Abnahmemenge im 4. Jahr der RV:
- Baden-Baden: 40.000 Dokumentseiten
- Mainz: 20.000 Dokumentseiten
- Stuttgart: 40.000 Dokumentseiten

Des Weiteren (siehe ebenso "2a. Vertragsunterlagen Los 1 - Rahmenvereinbarung HA PuR"):
- Einmalige Dienstleistungen wie Kickoff-Meeting vor Ort in Stuttgart, die Einrichtung und Testphase für die Schnittstellen wie das Durchführen einer Pilotphase.
- Abschließende Dienstleistungen wie Kassation von Originaldokumenten.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Die zur Digitalisierung vorgesehenen Dokumente werden vom Auftraggeber regelmäßig zu einem festgelegten Termin (vgl. Kapitel 4.2.1 der 2a Vertragsunterlagen Los 1) an jedem Standort in Klarsichthüllen, Vorgangsmappen oder Aktenordnern in den zur Verfügung gestellten Transportbehältern zur Abholung bereitgestellt.
An die Abholung der gefüllten Transportbehälter stellt der Auftraggeber folgende Anforderungen:

Standort: Baden-Baden
• Abholrhythmus: Wöchentlich am Donnerstag, zwischen 10:00 Uhr und 16:00 Uhr
• Adresse: Südwestrundfunk, Poststelle, Quettigstraße 23, 76530 Baden-Baden
• Betriebsräumlichkeit: 1. Untergeschoss, Raum U1214A (SWR-Poststelle BAD)

Standort: Mainz
• Abholrhythmus: Zweiwöchentlich am Dienstag, zwischen 10 und 16 Uhr
• Adresse: Südwestrundfunk, Haus am Wall, Am Fort Gonsenheim 139, 55122 Mainz
• Betriebsräumlichkeit: Erdgeschoß, Raum 0425 (SWR Poststelle / Lager MAINZ)

Standort: Stuttgart
• Abholrhythmus: Wöchentlich am Dienstag, zwischen 10 und 16 Uhr
• Adresse: Südwestrundfunk, Neckarstraße 230, 70190 Stuttgart / Eingang über Hauptpforte Wilhelm-Camerer-Straße
• Betriebsräumlichkeit: Bauteil A (SWR-Poststelle STGT), Ebene 3, Raum 3005

Beschreibung der Beschaffung

Der SWR als Auftraggeber, in diesem Fall seine Hauptabteilung „Information, Dokumentation und Archive (IDA)“, muss einige Archivlagerräume an den Standorten Baden-Baden und Stuttgart räumen, weil diese Betriebsräumlichkeiten für andere Zwecke genutzt werden müssen. Die in ca. 1.400 Aktenordnern gelagerten Rechtequellen und zugehörigen Informationen sowie ca. 2.700 Honorar- bzw. Karteikarten in Papierform müssen zudem für ihre Nutzbarmachung, Rechteerschließung und Erhaltung digitalisiert werden. Die Räumung dieser Dokumentenbestände aus dem Archiv muss spätestens bis Ende September 2024 abgeschlossen sein.
Der Auftraggeber selbst verfügt weder über die räumlichen und personellen noch über die technischen Ressourcen in Form von professionellen Scannern, um die Leistungen zur Digitalisierung selbst durchführen zu können.

Zielsetzung
Der Auftragnehmer muss die folgenden Anforderungen erfüllen:
- Ausräumen und Verpacken von insgesamt ca. 1.400 Aktenordnern mit Dokumenten an den Standorten Baden-Baden und Stuttgart sowie ca. 2.700 Honorar- oder Karteikarten am Standort Baden-Baden.
- Daten- und transporttechnisch sicheres Verbringen der Aktenordner sowie Honorar- oder Karteikarten zum Auftragnehmer.
- Sachgemäße, insbesondere datenschutzgerechte, Zwischenlagerung der Aktenordner sowie der Honorar- oder Karteikarten beim Auftragnehmer und Bedienen von ad hoc-Anforderungen.
- Durchführen einer Pilotphase zur Optimierung der Digitalisierungsprozesse.
- Sichere Digitalisierung mit professionellen Scan-Maschinen.
- Rückheften der originalen Dokumente in Aktenordner oder Karteikarteneinheiten in korrekter Reihenfolge.
- Bereitstellung aller digitalisierten Dokumente per Download sowie nach Projektende zusätzlich auf SSD-Festplatte.
- Daten- und transporttechnisch sicheres Verbringen der Aktenordner sowie Honorar- oder Karteikarten zurück zum Auftraggeber.

Der Beginn der Leistungserbringung im Los 2 ist Anfang 08/2024, spätestens jedoch Ende 09/2024. Das Ende der Leistungserbringung im Los 2 ist spätestens am 31.01.2025.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Am Standort Baden-Baden werden ca. 900 Aktenordner mit Dokumenten sowie ca. 2.700 Honorar- oder Karteikarten aufbewahrt:

Südwestrundfunk, D-76530 Baden-Baden, Hans-Bredow-Straße
• Betriebsräumlichkeit 1: Alfred-Döblin-Haus (ADHA), Raum 3138
• Betriebsräumlichkeit 2: Heinrich-Strobel-Haus (HSHA), Raum U1 376

Beschreibung der Beschaffung

Der SWR als Auftraggeber, in diesem Fall seine Hauptabteilung „Service und Gebäudemanagement“, muss ein Aktenarchiv am Standort Baden-Baden räumen, weil diese Betriebsräumlichkeiten für andere Zwecke genutzt werden müssen. Die in ca. 500 Aktenordnern gelagerten Bauakten / Revisionsunterlagen und zugehörigen Informationen in Papierform müssen deshalb für ihre Nutzbarmachung und Erhaltung digitalisiert werden. Die Räumung dieser Dokumentenbestände aus dem Archiv muss spätestens bis Ende September 2024 abgeschlossen sein.
Der Auftraggeber selbst verfügt weder über die räumlichen und personellen noch über die technischen Ressourcen in Form von professionellen Scannern, um die Leistungen zur Digitalisierung selbst durchführen zu können.

Zielsetzung
Der Auftragnehmer muss die folgenden Anforderungen erfüllen:
- Ausräumen von insgesamt ca. 500 in Umzugskartons verpackten Aktenordnern mit Dokumenten bis DIN A3 und Papierplänen bis DIN A0.
- Daten- und transporttechnisch sicheres Verbringen der Aktenordner zum Auftragnehmer.
- Sachgemäße, insbesondere datenschutzgerechte, sowie qualitätserhaltende Zwischenlagerung der Aktenordner beim Auftragnehmer und Bedienen von ad hoc-Anforderungen.
- Durchführen einer Pilotphase zur Optimierung der Digitalisierungsprozesse.
- Sichere Digitalisierung mit professionellen Scan-Maschinen.
- Rückheften der originalen Dokumente in Aktenordner in korrekter ursprünglicher Reihenfolge.
- Bereitstellung aller digitalisierten Dokumente online zum Download.
- Daten- und transporttechnisch sicheres Verbringen der Aktenordner zurück zum Auftraggeber.

Der Beginn der Leistungserbringung im Los 3 ist am 13.09.2024. Das Ende der Leistungserbringung im Los 3 ist spätestens am 13.12.2024.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Die ca. 500 Aktenordner werden am Standort Baden-Baden in einem Lagerraum wie folgt zur Abholung bereitgestellt:

Südwestrundfunk, D-76530 Baden-Baden, Ernst-Becker-Straße 23
• Betriebsräumlichkeit: Gebäude 7152, Haus Quettig

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

A4.3.3-1 Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung: A4.3.3-1 - Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung muss mit jedem Angebot ein Nachweis vorgelegt werden, dass der Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist (Handelsregisterauszug, nicht älter als 1 Jahr).

Die Eignung wird insgesamt festgestellt, wenn der Bieter in wirtschaftlich-finanzieller und technisch-beruflicher Leistungsfähigkeit alle Nachweise einreicht, sämtliche Mindestanforderungen (A-Kriterien) erfüllt und mindestens 530 Eignungspunkte erreicht.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A4.3.4-1 - Nachweis einer Betriebshaftpflicht-Versicherungsdeckung
A4.3.4-2 - Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen über die letzten drei Geschäftsjahre
A4.3.4-3 - Bonitätsnachweis mit Bonitätsindex: A4.3.4-1 - Nachweis einer Betriebshaftpflicht-Versicherungsdeckung mit folgenden Deckungssummen:
• Für Sach- und Personenschäden bis zu 3 Millionen € je Schadensfall.
• Für Vermögensschäden bis zu 1 Million € je Schadensfall.
• Mindestens 6 Millionen € Jahreshöchstersatzleistung.
oder
• Einreichung einer Eigenerklärung, dass im Auftragsfall die bestehenden Deckungssummen an die oben aufgeführten Summen angepasst werden.

A4.3.4-2 - Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen über die letzten drei Geschäftsjahre, falls deren Veröffentlichung nach dem Gesellschaftsrecht des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, vorgeschrieben ist oder, sofern das Unternehmen nicht veröffentlichungspflichtig ist, eine Eigenerklärung mit Angabe der Eigenkapitalquote der letzten drei Geschäftsjahre.

A4.3.4-3 - Bonitätsnachweis mit Bonitätsindex über eine Eigenauskunft einer Wirt-schaftsauskunftei (Creditreform, CRIF Bürgel) oder gleichwertiger Nachweis einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus dem Land, in dem der Bieter angemeldet ist (nicht älter als 6 Monate).
• Mindestanforderung: Nachweis mit mindestens „Mittlerer Bonität“, nicht älter als 6 Monate.
• Eine Bankauskunft der Geschäftsbank reicht explizit zum Nachweis einer Bonität nicht aus!

Anhand der vorgelegten Unterlagen findet eine Bewertung wie folgt statt:

B4.3.4-2 - Bewertung der durchschnittlichen Eigenkapitalquote des Bieters in den letzten drei Geschäftsjahren, errechnet aus den o.a. Bilanzen oder Bilanzauszügen, oder anhand der Eigenerklärung.
30 Punkte - Niedriger Zielerfüllungsgrad: Eigenkapitalquote >= 0% und < 10%
60 Punkte - Mittlerer Zielerfüllungsgrad: Eigenkapitalquote >= 10% und < 20%
90 Punkte - Hoher Zielerfüllungsgrad: Eigenkapitalquote >= 20% und < 30%
120 Punkte - Sehr hoher Zielerfüllungsgrad: Eigenkapitalquote >= 30%

B4.3.4-3 - Bewertung des Bonitätsindex aus der o.a. Auskunft einer Wirtschaftsauskunftei (Creditreform, CRIF Bürgel).
20 Punkte - Niedriger Zielerfüllungsgrad: Mittlere Bonität
40 Punkte - Mittlerer Zielerfüllungsgrad: Gute Bonität
60 Punkte - Hoher Zielerfüllungsgrad: Sehr gute Bonität
80 Punkte - Sehr hoher Zielerfüllungsgrad: Hervorragende Bonität

Die Eignung wird insgesamt festgestellt, wenn der Bieter in wirtschaftlich-finanzieller und technisch-beruflicher Leistungsfähigkeit alle Nachweise einreicht, sämtliche Mindestanforderungen (A-Kriterien) erfüllt und mindestens 530 Eignungspunkte erreicht.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A4.3.5-1 - Ein Referenzprojekt 1 für die Digitalisierung von Dokumenten
A4.3.5-2 - Ein weiteres Referenzprojekt 2 für die Digitalisierung von Dokumenten: A4.3.5-1 - Ein Referenzprojekt 1 für die Digitalisierung von Dokumenten in Verbindung mit Dienstleistungen vergleichbarer Art, das in den vergangenen drei (3) Jahren abgeschlossen wurde. Verwenden Sie hierzu bitte die „Anlage 1.4.3 der Verfahrensunterlagen - Referenzvorlage (eignungsbezogen)“.

A4.3.5-2 – Ein weiteres Referenzprojekt 2 für die Digitalisierung von Dokumenten in Verbindung mit Dienstleistungen in vergleichbarer Art, das in den vergangenen drei (3) Jahren
begonnen wurde. Verwenden Sie hierzu bitte die „Anlage 1.4.3 der Verfahrensunterlagen - Referenzvorlage (eignungsbezogen)“.

A4.3.5-3 - Nachweise (Zertifikate) oder eine Beschreibung zur Bewertung der beim Bieter implementierten Prozesse für Qualitätsmanagement bezogen auf die Digitalisierung von Dokumenten in Verbindung mit Dienstleistungen.

Anhand der vorgelegten Unterlagen werden Bewertungen zur Prüfung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wie folgt vorgenommen:

B4.3.5-1 - Bewertung des Referenzprojekts 1 für die Digitalisierung von Dokumenten in Verbindung mit Dienstleistungen vergleichbarer Art, das in den vergangenen drei (3) Jahren abgeschlossen wurde.
Die Bewertung des eingereichten Referenzprojekts 1 erfolgt in Form einer vergleichenden Bewertung. Das Referenzprojekt wird nach dem Abwicklungs- und Lösungsgrad der Digitalisierung von Dokumenten in Verbindung mit Dienstleistungen bewertet. Die Bewertung erfolgt dahingehend, ob und in welchem Grad das Referenzprojekt der ausgeschriebenen Leistung (Zielerfüllungsgrad) nahekommt. Hierzu wurden Teilbereiche definiert, diese sind in der Anlage 1.4.3 der Verfahrensunterlagen - Referenzvorlage (eignungsbezogen) dargestellt.

80 Punkte - Niedriger Zielerfüllungsgrad: Die Referenz kommt in bis zu drei (3) Teilbereichen dem Schwierigkeitsgrad der ausgeschriebenen Leistung nahe.
160 Punkte - Mittlerer Zielerfüllungsgrad: Die Referenz kommt in vier (4) bis sechs (6) Teilbereichen dem Schwierigkeitsgrad der ausgeschriebenen Leistung nahe.
240 Punkte - Hoher Zielerfüllungsgrad: Die Referenz kommt in sieben (7) bis neun (9) Teilbereichen dem Schwierigkeitsgrad der ausgeschriebenen Leistung nahe.
320 Punkte - Sehr hoher Zielerfüllungsgrad: Die Referenz kommt in mehr als neun (9) Teilbereichen dem Schwierigkeitsgrad der ausgeschriebenen Leistung nahe.

B4.3.5-2 - Bewertung des Referenzprojekts 2 für die Digitalisierung von Dokumenten in Verbindung mit Dienstleistungen vergleichbarer Art, das in den vergangenen drei (3) Jahren begonnen wurde.
Die Bewertung des eingereichten Referenzprojekts 2 erfolgt in Form einer vergleichenden Bewertung. Das Referenzprojekt wird nach dem Abwicklungs- und Lösungsgrad der Digitalisierung von Dokumenten in Verbindung mit Dienstleistungen bewertet. Die Bewertung erfolgt dahingehend, ob und in welchem Grad das Referenzprojekt der ausgeschriebenen Leistung (Zielerfüllungsgrad) nahekommt. Hierzu wurden Teilbereiche definiert, diese sind in der Anlage 1.4.3 der Verfahrensunterlagen - Referenzvorlage (eignungsbezogen) dargestellt.

60 Punkte - Niedriger Zielerfüllungsgrad: Die Referenz kommt in bis zu zwei (2) Teilbereichen dem Schwierigkeitsgrad der ausgeschriebenen Leistung nahe.
120 Punkte - Mittlerer Zielerfüllungsgrad: Die Referenz kommt in drei (3) bis vier (4) Teilbereichen dem Schwierigkeitsgrad der ausgeschriebenen Leistung nahe.
180 Punkte - Hoher Zielerfüllungsgrad: Die Referenz kommt in fünf (5) bis sechs (6) Teilbereichen dem Schwierigkeitsgrad der ausgeschriebenen Leistung nahe.
240 Punkte - Sehr hoher Zielerfüllungsgrad: Die Referenz kommt in mehr als sechs (6) Teilbereichen dem Schwierigkeitsgrad der ausgeschriebenen Leistung nahe.

B4.3.5-3 - Bewertung der beim Bieter implementierten Prozesse für Qualitätsmanagement bezogen auf die Digitalisierung von Dokumenten in Verbindung mit Dienstleistungen.

60 Punkte - Geringer Zielerfüllungsgrad - QM befriedigend umgesetzt.
120 Punkte - Mittlerer Zielerfüllungsgrad - QM gut ein -und umgesetzt.
180 Punkte - Hoher Zielerfüllungsgrad - QM sehr gut ein - und umgesetzt.
240 Punkte - Sehr hoher Zielerfüllungsgrad - QM sehr gut ein -und umgesetzt sowie geprüft (Zertifikat)

Die Eignung wird insgesamt festgestellt, wenn der Bieter in wirtschaftlich-finanzieller und technisch-beruflicher Leistungsfähigkeit alle Nachweise einreicht, sämtliche Mindestanforderungen (A-Kriterien) erfüllt und mindestens 530 Eignungspunkte erreicht.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

A4.3.2-1 - Zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen: A4.3.2-1 - Zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen gemäß §42 VgV in Verbindung mit §§123,124 GWB muss jedem Angebot die „Anlage 1.4.1a der Verfahrensunterlagen - Bieterauskunft mit Eigenerklärung“ ausgefüllt beigefügt sein.

Die Eignung wird insgesamt festgestellt, wenn der Bieter in wirtschaftlich-finanzieller und technisch-beruflicher Leistungsfähigkeit alle Nachweise einreicht, sämtliche Mindestanforderungen (A-Kriterien) erfüllt und mindestens 530 Eignungspunkte erreicht.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Wichtige Hinweise für Unterauftragnehmer und Bietergemeinschaften, siehe Beschreibung: Bei Bildung einer Bietergemeinschaft müssen mit Abgabe des Angebots die unter Kapitel 4.3 der Verfahrensunterlagen geforderten Nachweise zum „Nichtvorliegen von Ausschlussgründen“, „Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung“ und „Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit“ von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft nachgewiesen werden. Die geforderten Nachweise für die „Technische und berufliche Leistungsfähigkeit“ können getrennt nach Aufteilung der Leistung innerhalb der Bietergemeinschaft eingereicht werden.
Beim Einsatz von Unterauftragnehmern müssen mit Abgabe des Angebots die unter Kapitel 4.3 der Verfahrensunterlagen geforderten Nachweise zur „Befähigung und Erlaubnis zur Berufsaus-übung“ und „Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit“ nur vom Bieter vorgelegt werden. Die geforderten Nachweise unter „Technische und berufliche Leistungsfähigkeit“ müssen vom Bieter für die geplanten Unterauftragnehmer gemäß den Angaben in Kapitel 3.9.2 der Verfahrensunterlagen vorgelegt werden.
Der geforderte Nachweis unter „Nichtvorliegen von Ausschlussgründen“ muss vom Bieter sowie für den geplanten Unterauftragnehmer gemäß Kapitel 3.9.2 der Verfahrensunterlagen mit Abgabe des Angebots vorgelegt werden.
Der geforderte Nachweis zu „Russland Sanktionen (Sanktions-VO)“ muss vom Bieter mit Abgabe des Angebots gemäß Kapitel 3.9.2 der Verfahrensunterlagen vorgelegt werden.
Im Falle der Eignungsleihe hat der Bieter bereits mit dem Angebot die Eignungsnachweise des anderen Unternehmens, entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe, und die „Anlage 1.4.1b der Verfahrensunterlagen - Haftungserklärung“ vorzulegen.
Der Auftraggeber wird für jeden Bieter / jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft, der / das gemäß den festgelegten Kriterien geeignet ist, einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt anfordern.

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln

Elektronischer Rechnungsversand: E-Mail-Adresse: Rechnungseingang-SWR@swr.de
Weitere Details zu den Anforderungen an den elektronischen Rechnungsversand finden Sie unter
dem Link
https://www.swr.de/unternehmen/ausschreibungen/ausschreibungen-104.html

1) Aufgrund der Sanktionsmaßnahmen im Zusammenhang mit dem Angriffskrieg Russlands auf die Ukraine sind sowohl Auftragsvergaben an Unternehmen verboten, die einen Bezug zu Russland haben als auch an Unternehmen, die am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, die im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, soweit auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt. Um die Einhaltung dieser Vorgaben prüfen zu können, ist vom Bieter/Bewerber die „Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014“ auszufüllen und vorzulegen.

2) Es wird darauf hingewiesen, dass das Tariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (LTMG) sowie das Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz) Anwendung finden. Die sich hieraus ergebenden Verpflichtungen, insbesondere auch beim Einsatz von Nach- und Verleihunternehmen, sind daher zu beachten und die erforderliche Verpflichtungserklärung abgeben.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Nach § 160 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der Vergabekammer unzulässig soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags anerkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.