EU-weite Ausschreibung der Digitalisierung der gebundenen Liegenschaftskatasterakten für die untere Vermessungsbehörde im Landratsamt Reutlingen

Landratsamt Reutlingen

Die Akten des Liegenschaftskatasters des Landkreises Reutlingen sind über einen Zeitraum von nahezu 200 Jahren entstanden. Daher gibt es kein einheitliches Erscheinungsbild. Auch die Benennung der Akten wurde im Laufe der Zeit verändert. Die Liegenschaftskatasterakten müssen nach der Vorgabe der Verwaltungsvorschrift zur Führung des Liegenschaftskatasters (VwVLK) unter den Aspekten Bereitstellung, Sicherung und Archivierung vollständig digital erfasst werden. Die Akten müssen nach der Digitalisierung entsprechend den Qualitätsanforderungen der seither analog vorliegenden Originalliegenschaftskatasterakten von der jeweiligen Urvermessung bis heute in digitaler Form vorliegen und später über das digitale Informationssystem für die Bereitstellung der Liegenschaftskatasterakten (ILKA) als zentrales IT-Verfahren in Baden-Württemberg abrufbar sein.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-07-11. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-06-05.

Wer?

• Landratsamt Reutlingen

Wie?

Wo?

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-06-05	Auftragsbekanntmachung
2024-06-24	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2024-06-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: EU-weite Ausschreibung der Digitalisierung der gebundenen Liegenschaftskatasterakten für die untere Vermessungsbehörde im Landratsamt Reutlingen
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 2024-LRA RT-31/1-001
Titel: Digitalisierung der gebundenen Liegenschaftskatasterakten für die untere Vermessungsbehörde im Landratsamt Reutlingen
Beschreibung der Beschaffung:

Gegenstand der zu vergebenden Leistung ist die Digitalisierung der gebundenen Bücher des Liegenschaftskatasters. Die gebundenen Akten des Liegenschaftskatasters (Primärkataster, Gebäudeprimärkataster, Ergänzungsbände, Landesvermessungsbrouillons (LV-Brouillons), Ergänzungsbrouillons, Messurkunden mit Handrissen, u.a.) sind vollständig zu digitalisieren und zunächst als Windows-Baumstruktur zu verwalten. Der Leistungsumfang (ca. 2.550 Bände) besteht aus ca. 602.000 Digitalisaten, davon ca. 300.000 Buchdoppelseiten in Farbe, ca. 300.000 Bucheinzelseiten in Farbe und ca. 2.000 gefaltete Pläne größer A3. Die zu vergebende Leistung setzt sich aus den folgenden Teilleistungen zusammen: a. Vorbereitung der Akten zur Digitalisierung. b. Digitalisierung der Akten beim Auftragnehmer. c. Dokumentation, Datenaustausch, Zwischenlagerung. d. Datenübergabe durch den Auftragnehmer. e. Verpacken und Abholung / Lieferung und Auspacken (Transport). Alle Akten sind öffentliche Urkunden im Sinne des § 418 Abs. 1 der Zivilprozessordnung und gelten als Beweismittel vor Gericht. Die Akten verlangen einen höchst verantwortungsvollen und sensiblen Umgang. Die aufgeführten Teilleistungen müssen daher direkt vom Bieter selbst oder im Fall einer Bietergemeinschaft von einem Teilnehmer der Bietergemeinschaft ausgeführt werden (kritische Aufgaben bei Dienstleistungsaufträgen im Sinn von § 47 Abs. 5 VgV).

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Datendienste 📦

Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung 📦

Dokumentenmanagement 📦

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt

Zur Vermeidung von langen Transportwegen im Sinne der Nachhaltigkeit und zur Sicherung der Rückholbarkeit dringend benötigter Akten/Digitalisate werden anhand der Zuschlagskriterien Unternehmen bevorzugt, die keine übermäßig weiten Anfahrtswege vom Landratsamt Reutlingen - Kreisamt für Landentwicklung und Vermessung bis zum Scanort haben.

Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Reutlingen 🏙️
Dauer: 3 Jahre
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 700.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erweiterter Leistungsumfang
Qualitätskriterium (Gewichtung): 300.0
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde:

Die inhaltliche Ausgestaltung der Zuschlagskriterien sowie das Bewertungsschema sind in den Vergabeunterlagen aufgeführt.

Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-07-11 12:00:00.000 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-07-11 12:00:00.000 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Bei der Öffnung der Angebote sind nach 55 Abs. 2 VgV keine Bieter zugelassen.
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2024-07-11 12:00:00.000 📅
Ort des Eröffnungstermins: Bei der Öffnung der Angebote sind nach 55 Abs. 2 VgV keine Bieter zugelassen.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen:

Die ausschreibende Stelle behält sich gemäß § 56 Abs. 2 VgV vor, Bieter aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen, sofern sie nicht die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen (§ 56 Abs. 3 VgV), innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen oder zu vervollständigen.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Vertraulichkeitsvereinbarung erforderlich ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Eigenerklärung zu zwei Referenzen: Eigenerklärung zu zwei Referenzen über Digitalisierungsaufträge, die mit dem vorliegenden Digitalisierungsauftrag vergleichbar sind, aus den letzten drei Jahren (2021- 2023). Von den beiden benannten Referenzen muss mindestens ein Digitalisierungsauftrag abgeschlossen sein. Referenzaufträge sind dem vorliegenden Digitalisierungsauftrag vergleichbar, wenn sie - die Digitalisierung gebundener Akten, - mit datenschutzrechtlich schützenswerten Daten, - die Digitalisierung von mindestens 200.000 Seiten innerhalb von 2 Jahren und - die Digitalisierung von gefalteten Dokumenten, die größer als DIN A3 sind, umfassen bzw. umfasst haben.

Nachweise der ISO-Zertifizierung: Nachweise der Zertifizierung nach DIN ISO 11799 und der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Bieters: Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Bieters in den letzten drei Jahren (2021- 2023) für jedes einzelne dieser Geschäftsjahre.

Eigenerklärung über das Vorhandensein einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden: Eigenerklärung über das Vorhandensein einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden mit einer Deckungssumme von mindestens 2,0 Mio. € und für Vermögensschäden mit einer Deckungssumme von mindestens 0,2 Mio. €, sowie eine Transportschadensversicherung mit einer Deckungssumme von 0,2 Mio. € insbesondere für den Fall von Transport- oder sonstigen Schäden an den zu digitalisierenden Dokumenten, unter Angabe des Versicherungsunternehmens; beabsichtigt der Bieter eine projektgebundene Versicherung abzuschließen, muss mit dem Angebot eine Bestätigung eines Versicherers vorgelegt werden, dass im Fall der Auftragserteilung entsprechender Versicherungsschutz gewährt wird. Der Nachweis, dass der Versicherungsschutz besteht, muss spätestens vier Wochen nach Auftragserteilung gegenüber dem Auftraggeber erbracht werden. Hinweis: Wird in der Eigenerklärung auf eine vorhandene Betriebshaftpflicht verwiesen, behält sich die Vergabestelle vor, im Laufe der Wertung der Angebote vom Bieter die Vorlage des Versicherungsscheins zu verlangen.

Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt (LTMG): Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt nach den Vorgaben des Tariftreue- und Mindestlohngesetzes für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz – LTMG)

Eigenerklärung zum Russland-Geschäft: Eigenerklärung zur Umsetzung von Art. 5 k Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 15 der Verordnung (EU) 2022/1269 des Rates vom 21.07.2022.

Ausschlussgrund: Rein innerstaatliche Ausschlussgründe
Beschreibung der Ausschlussgründe:

Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der in § 123 Abs. 1 und 4 GWB sowie in § 124 Abs. 1 Nr. 1 bis 4 und Nr. 8 GWB genannten Tatbestände

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Landratsamt Reutlingen
Nationale Registrierungsnummer: USt-IdNr.:DE146484576
Postanschrift: Bismarckstraße 47
Postleitzahl: 72764
Postort: Reutlingen
Region: Reutlingen 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: s.stephan@kreis-reutlingen.de 📧
Telefon: +49 7121 480-3132 📞
URL: https://www.kreis-reutlingen.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E24672877 🌏
Teilnahme-URL: https://www.subreport.de/E24672877 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.subreport.de/E24672877 🌏
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg im Regierungspräsidium Karlsruhe
Nationale Registrierungsnummer: 0204:08-A9866-40
Postleitzahl: 76137
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Telefon: +49 721 926-8730 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Statthafter Rechtsbehelf bei Verstößen gegen die Vergabevorschriften ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens. Der Antrag ist schriftlich bei der in Ziff. 5.1.16 benannten zuständigen Stelle für Nachprüfungsverfahren (Überprüfungsstelle) einzureichen. Der Antrag ist nur zulässig, solange kein wirksamer Zuschlag erteilt worden ist. Ein wirksamer Zuschlag kann erst erteilt werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den beabsichtigten Zuschlag ordnungsgemäß nach § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg zehn Kalendertage vergangen sind. Der Antrag ist auch vor wirksamer Zuschlagserteilung unzulässig, soweit • der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, • Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, • Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, • mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-06-07+02:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 110-338336 (2024-06-05)

Auftragsbekanntmachung (2024-06-24)

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-06-26+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Anstatt: "Nachweise der Zertifizierung nach DIN ISO 11799 und der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001" muss es heißen "Nachweis der Zertifizierung nach DIN ISO 9001 und Eigenerklärung, dass die Lagerung der Archivalien entsprechend der DIN ISO 11799 erfolgt."

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2024-06-24 📅
Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 26388b56-70d4-438f-9afb-3c94d8175825-01
Quelle: OJS 2024/S 123-377856 (2024-06-24)

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