Gehaltsdienstleister

Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und Standortmarketing mbH

Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung der GmbH-Beschäftigten wird ein Dienstleister/Auftragnehmer (AN) gesucht. Der AN stellt eine Software zur Verfügung, die auch von der Personalabteilung genutzt werden kann. -------------------------------------------------------------- Germany Trade & Invest (GTAI) ist die Wirtschaftsförderungsgesellschaft der Bundesrepublik Deutschland. GTAI beschäftigt über 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, davon rund drei Viertel im Inland und rund ein Viertel im Ausland. Das Personal setzt sich zusammen aus GmbH-Beschäftigten, zugewiesenen Beamtinnen und Beamten sowie Tarifbeschäftigten des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) und über die deutschen Auslandshandelskammern angestellten ausländischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Derzeit arbeiten ca. 250 GmbH-Beschäftigte als direkte Angestellte der GTAI. Davon sind ca. 10 GmbH-Beschäftigte zeitlich befristet an verschiedene Standorte weltweit entsandt. Sie verbleiben im deutschen Sozialversicherungssystem und werden teilweise in Deutschland, teilweise im Ausland versteuert und sind somit abrechnungsrelevant.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-03-12. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-02-09.

Wer?

• Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und Standortmarketing mbH

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-02-09	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2024-02-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Gehaltsdienstleister
Referenznummer: GTAI/2024/VMS/Cloud/0005
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Lohn- und Gehaltsabrechnung 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung
Interne Kennung: GTAI/2024/VMS/Cloud/0005
Beschreibung der Beschaffung:

Gehaltsabrechnung in Verbindung mit der Zurverfügungstellung einer Software. Zu den Tätigkeiten des AN gemäß EVB-IT-Cloudvertrag gehören u.a.: - Unterstützungsleistungen beim Einführungsprojekt (Ersteinrichtung der Software inkl. Datenmigration, Betrieb der Software während des Einführungsprojekts) - Zwei Monate Probeabrechnungen während des Einführungsprojekts - Schulungsleistungen zur Einführung der Software - Erstellung eines Rollen- und Berechtigungskonzept - Laufender Betrieb und Pflege der Cloud-Software - Leistungen bei Vertragsende inkl. Bereitstellung der Abrechnungsdaten auf Datenträgern gemäß den gesetzlichen Anforderungen bei Vertragsbeendigung. Dienstleistungen gem. der Leistungsbeschreibung, wie zum Beispiel: -Führen der Gehaltskonten und die Übermittlung an GTAI -Erstellung und Ausfertigung der monatlichen Gehaltsabrechnungen -Erstellung und Zurverfügungstellen der monatlichen Probeabrechnungen bei Veränderungen -Monatliche Pflege der Firmenstammdaten -Erstellung monatlicher Zahldateien für die Überweisung der Gehälter und Abgaben inkl. Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen und sonstiger Abgaben als Datei -Die Erstellung von Lohnjournalen, Jahreslohnjournalen und Buchungsbelegen zur Datenübergabe und deren Übermittlung an GTAI -Bereitstellung der Gehaltsabrechnungen und sonstige Dokumente für alle aktiven Beschäftigten (via App, Portal, Post)

Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:selbst#
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Dienstleistungen im Bereich Personal sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung 📦

Dienstleistungen in Verbindung mit Software 📦

Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung 📦

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Erfüllung sozialer Zielsetzungen
Gefördertes soziales Ziel: Sonstiges
Postanschrift: Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und standortmarketing mbH
Friedrichstr. 60
Postleitzahl: 10117
Stadt: Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Berlin 🏙️
Maximale Verlängerungen: 3
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Mindestvertragslaufzeit: 24 Monate ab Go Live Verlängerung: um jeweils 12 Monate Maximale Vertragslaufzeit: 60 Monate ab Go Live

Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen: Siehe Leistungsbeschreibung.
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 30.00
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Berufserfahrung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 14.0000
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Gehaltsabrechnung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 42.0000
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Jahressonderzahlung
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-03-12 16:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-03-12 16:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Berlin
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 30
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2024-03-12 16:00:00 📅
Ort des Eröffnungstermins: Berlin
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-03-04 23:59:00 📅
Zusätzliche Informationen:

- FB1_Angebotsschreiben - FB3_Eigenerklärung - FB4_Unternehmensreferenzen - FB6_Kernteam - FB7_AVV - FB8_GHV - FB9_Eigenerklärung_Russlandsanktionen - FB10_Bietergemeinschaft - FB11_Verpflichtungserklärung_Unterauftragnehmer_Eignugnsleihe - Zertifikat nach ISO 27001 oder gleichwertige Nachweise, wie z.B. eine C5-Berichterstattung Typ 2 - Haftpflichtversicherung (s. EVB-IT-Cloudvertrag sowie EVB-IT-Dienstleistungsvertrag) - Probeabrechnung mit Monatsabschluss

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Das Unternehmen bestätigt, dass keiner seiner Mitarbeiter rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist. Darüber hinaus kein Vorstoß gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen vorliegt. Folgende Gesetze (Arbeitnehmer-Entsendegesetz, Aufenthaltsgesetz, Mindestlohngesetz, SchwarzArbG, Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) eingehalten sind. Sofern das Unternehmen sich in einer der vorgenannten Situation befinden, kann es auch Nachweise dafür erbringen, dass das Unternehmen ausreichende Maßnahmen getroffen hat, um trotz des Vorliegens eines einschlägigen Ausschlussgrundes dieser nicht zur Anwendung kommt.

Technische und berufliche Fähigkeiten

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Unternehmensreferenzen Anzugeben sind mindestens drei in Art und Umfang mit dieser ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Referenzaufträge, die der Bieter/die Bieterin in den letzten fünf Geschäftsjahren erbracht hat bzw. gegenwärtig erbringt. Eine Vergleichbarkeit der Leistungen ist gegeben, wenn folgende Mindestkriterien erfüllt sind: Referenz 1: Gehaltsbuchhaltung und -abrechnung für Kunden mit 50 Inlandsbeschäftigten. Beschäftigte werden nach Tarifverträgen vergütet. Tarifverträge: öffentlicher Dienst und/oder Privatwirtschaft Referenz 2: Gehaltsbuchhaltung und -abrechnung für Kunden mit Auslandsbeschäftigten. Beschäftigte werden nach Tarifverträgen vergütet. Tarifverträge: öffentlicher Dienst und/oder Privatwirtschaft Referenz 3: Gehaltsbuchhaltung und -abrechnung für Kunden mit mindestens 50 Inlandsbeschäftigten. -------------------- Kernteam Mindestanforderung an das Team: Alle Mitglieder des Teams sind entweder deutsche Muttersprachler oder besitzen mindestens das Sprachniveau C2 gemäß des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens. Mindestanforderung an die Sachbearbeitung und deren Vertretung: Einreichung eines Lebenslaufs, aus dem ersichtlich wird, dass mindestens: 1. eine kaufmännische Berufsausbildung oder Vergleichbares, 2. eine mindestens zweijährige Berufserfahrung mit Schwerpunkt in der Gehaltsabrechnung: Beschäftigte werden nach Tarifverträgen vergütet. Tarifverträge: öffentlicher Dienst und/oder Privatwirtschaft 3. Erfahrungen mit der Lohnabrechnung von Beschäftigten, die im Ausland tätig sind, vorliegen. -------------------------- Rechenzentrum: Der AN und sein eigenbetriebenes Rechenzentrum (RZ) unterliegen zur Vermeidung der mit einem Drittstaatentransfer verbundenen datenschutzrechtlichen Implikationen ausschließlich der Europäischen Rechtsordnung. Das eigenbetriebene RZ und ebenfalls eigenbetriebene Backup-RZ liegen im Europäischen Wirtschaftsraum.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Unternehmensreferenzen

Anzugeben sind mindestens drei in Art und Umfang mit dieser ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Referenzaufträge, die der Bieter/die Bieterin in den letzten fünf Geschäftsjahren erbracht hat bzw. gegenwärtig erbringt.

Eine Vergleichbarkeit der Leistungen ist gegeben, wenn folgende Mindestkriterien erfüllt sind:

Referenz 1: Gehaltsbuchhaltung und -abrechnung für Kunden mit 50 Inlandsbeschäftigten. Beschäftigte werden nach Tarifverträgen vergütet. Tarifverträge: öffentlicher Dienst und/oder Privatwirtschaft

Referenz 2: Gehaltsbuchhaltung und -abrechnung für Kunden mit Auslandsbeschäftigten. Beschäftigte werden nach Tarifverträgen vergütet. Tarifverträge: öffentlicher Dienst und/oder Privatwirtschaft

Referenz 3: Gehaltsbuchhaltung und -abrechnung für Kunden mit mindestens 50 Inlandsbeschäftigten.

--------------------
Kernteam

Mindestanforderung an das Team:

Alle Mitglieder des Teams sind entweder deutsche Muttersprachler oder besitzen mindestens das Sprachniveau C2 gemäß des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens.

Mindestanforderung an die Sachbearbeitung und deren Vertretung:

Einreichung eines Lebenslaufs, aus dem ersichtlich wird, dass mindestens:
1. eine kaufmännische Berufsausbildung oder Vergleichbares,
2. eine mindestens zweijährige Berufserfahrung mit Schwerpunkt in der Gehaltsabrechnung: Beschäftigte werden nach Tarifverträgen vergütet. Tarifverträge: öffentlicher Dienst und/oder Privatwirtschaft
3. Erfahrungen mit der Lohnabrechnung von Beschäftigten, die im Ausland tätig sind, vorliegen.

--------------------------
Rechenzentrum:

Der AN und sein eigenbetriebenes Rechenzentrum (RZ) unterliegen zur Vermeidung der mit einem Drittstaatentransfer verbundenen datenschutzrechtlichen Implikationen ausschließlich der Europäischen Rechtsordnung. Das eigenbetriebene RZ und ebenfalls eigenbetriebene Backup-RZ liegen im Europäischen Wirtschaftsraum.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Einzureichende Unterlagen: - FB1_Angebotsschreiben - FB2_Preisblatt - FB3_Eigenerklärung - FB7_AVV - FB8_GHV - FB9_Eigenerklärung_Russlandsanktionen Zusätzliche Nachweise: Zertifikat nach ISO 27001 oder gleichwertige Nachweise, wie z.B. eine C5-Berichterstattung Typ 2 Haftpflichtversicherung (s. EVB-IT-Cloudvertrag sowie EVB-IT-Dienstleistungsvertrag) Probeabrechnung mit Monatsabschluss

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrugsbekämpfung

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 20 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Entrichtung von Steuern

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Konkurs

Korruption

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Vergleichsverfahren

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und standortmarketing mbH
Nationale Registrierungsnummer: 992-80012-17
Postanschrift: Friedrichstr. 60
Postleitzahl: 10117
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentrale Beschaffung & Vergabe
E-Mail: vergabe@gtai.de 📧
Telefon: +49 30200099 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Wirtschaft und Finanzen
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHYDGY1KMNNCT7/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHYDGY1KMNNCT7 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHYDGY1KMNNCT7 🌏
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Gültigkeitsdauer des Angebots: 30
Maximale Verlängerungen: 3

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXVHYDGY1KMNNCT7 Eine ausführliche Erklärung für die Angebotsabgabe über DTVP/VMS cosinex: https://www.youtube.com/watch?v=na-n1IkXS80 Cosinexsupport: https://support.cosinex.de/unternehmen/

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Wie: Name und Adressen
Körper überprüfen
Name: 1. und 2. Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Nationale Registrierungsnummer: 000 aktuell nicht bekannt
Postanschrift: Villemomblerstraße 76
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +49 22894990 📞
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-02-09+01:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 030-089128 (2024-02-09)

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