Hausmeisterdienste Jobcenter Berlin-Reinickendorf

Kurze Beschreibung

Das Jobcenter Berlin Reinickendorf (JC R) ist eine gemeinsame Einrichtung der Träger Agentur für Arbeit Berlin Nord und dem Bezirksamt Reinickendorf von Berlin.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Leistungsgegenstand:
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Für das Jobcenter Berlin Reinickendorf - im Folgenden Auftraggeber (AG) genannt - ist es für einen reibungslosen Dienstbetrieb erforderlich, einen Hausmeisterdienst (HMD) zu beauftragen.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Objektbesichtigungen:
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Vor Erstellung und Abgabe des Angebotes hat sich der Bieter zwingend durch eine verpflichtende Besichtigung aller betroffenen Objekte über die örtlichen Gegebenheiten zu informieren. Dies bestätigt der Bieter mit seiner Unterschrift im Angebotsschreiben sowie dem mit Angebotsabgabe einzureichenden Formblatt „Nachweis der Objektbesichtigung“. Spätere Einreden wegen besonderer örtlicher Gegebenheiten werden nicht anerkannt. Anmeldungen zur Objektbesichtigung richten Sie bitte per E-Mail bis zum 09. August 2024 an die GMSH AöR, Geschäftsbereich Beschaffung, Frau Denise Bauer. Die Termine können zwischen der 33. und 34. KW stattfinden. Der Treffpunkt für die Besichtigung ist am Eingang des Objektes. Angebot von Bietern, die nicht an der Objektbesichtigung teilgenommen haben, werden im Verfahren nicht berücksichtigt.
Der Bieter ist verpflichtet seine Kenntnis aus der Besichtigung in seine Kalkulation einzubeziehen.
Er versichert ausdrücklich, dass die ihm zur Kalkulation vorgelegten Berechnungen, Beschreibungen und sonstige Unterlagen ausreichend zur Kalkulation der von ihm angebotenen Preise waren. Mit den vereinbarten Preisen ist alles abgegolten und vergütet, was zur vollständigen, ordnungs- und funktionsgemäßen Ausführung der Vertragsleistung not wendig ist. Fragen zur Vergabe werden während der Ortsbesichtigung nicht beantwortet.
Es besteht die Möglichkeit Fragen schriftlich als Bieterfrage einzureichen.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Die Besichtigungstermine sind unter folgender E-Mailadresse anzumelden: denise.bauer@gmsh.de
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Es sind die Mindestanforderungen/- vorgaben in der Leistungsbeschreibung inkl. Anlagen zwingend einzuhalten und zu beachten.
- Der Auftragnehmer (AN) verpflichtet sich, ausschließlich Personal mit guten Kenntnissen der deutschen Sprache in Wort und Schrift einzusetzen. Dem Auftraggeber (AG) steht hierfür ein Prüfungsrecht zu.
- Der AN verpflichtet sich, ausschließlich Personal mit ständigem Wohnsitz in der Europäischen Union (EU) bzw. Europäischen Freihandelsassoziation (European Free Trade Association -EFTA-) einzusetzen.
- Der AN erklärt, dass für das eingesetzte Personal ein polizeiliches Führungszeugnis vorliegt, welches nicht älter als 3 Monate ist.
- Der AN verpflichtet sich, dass von ihm zum Einsatz vorgesehene Personal in die Grundzüge des Datenschutzes einzuweisen sowie schriftlich auf die Wahrung des Datengeheimnisses zu verpflichten. Der AN legt dem AG Kopien dieser Verpflichtungserklärungen vor.

Beschreibung der Beschaffung

Für das Jobcenter Berlin Reinickendorf - im Folgenden Auftraggeber (AG) genannt - ist es für einen reibungslosen Dienstbetrieb erforderlich, einen Hausmeisterdienst (HMD) zu beauftragen.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Aufgabenbeschreibung:
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
- Kontrollen im Rahmen der Aufgabenerledigung (z.B. Kontrollgänge, Weitergabe
notwendiger Reparaturbedarfe, Beseitigung von festgestellten Mängeln bzw.
Absicherung von Gefahrenstellen nach Absprache)
- Bedienen und überwachen von betriebstechnischen Anlagen (Heizung, Aufzüge, Lastenaufzüge, Elektroverteilungen usw.)
- Schlüsselausgabe und Entgegennahme bei Zu-/Abgängen von Mitarbeitenden sowie vorübergehende Gäste sowie Dienstleister zur Wahrnehmung ihrer übertragenden Aufgaben
- Durchführung von Kleinstreparaturen und Ausbesserungsarbeiten (z.B. Malerarbeiten)
- Beseitigung von Schmierereien, sofern mit bereitgestellten Mitteln möglich
- (Erst)-Beseitigung von Verstopfungen in WC, Waschbecken, Geschirrspüler (z.B Siphon reinigen) sofern mit eigenen Mitteln möglich
- Entsorgung von Abfällen, Altpapier und Datenmüll
o vorbereitende Tätigkeiten für die Entsorgung von Altpapier und Datenmüll
o Zusammentragen des in dezentral aufgestellten Behältnissen gesammelten Altpapiers zur Entsorgung in blauer Tonne
o volle Datenschutzcontainer sind an das Büro der Geschäftsführung des Jobcenters Berlin Reinickendorf (BGF) zu melden und am Abholtag zur Entsorgung bereitzustellen sowie nach Leerung wieder zurückstellen
- Zerlegung von Mobiliar zwecks Entsorgung
- Mithilfe bei Archivaussonderungen und Aktenumzügen
- Dokumentierte Schlüsselausgabe / Zylindertausch
- Pflege der Daten in einer Anwendung (MS Office Excel) zur Schließanlage (Schließ-plan)
- Durchführung von Kleinstwartungen an der Schließanlage (Zylinderpflege)
- Vornahme von Änderungen am Beschilderungssystem, sofern mit eigenen Mitteln möglich (Türschilder, Wegeleitsystem, u.s.w.)
- Durchführung von (kleineren) Umzügen (Mobiliar/Kisten innerhalb der jeweiligen Liegenschaften) und Begleitung von extern vergebenen Umzügen
- Umstellung und Bestückung der Besprechungs- und Schulungsräume; Kundenportal bzw. der Wartebereiche der Eingangszonen bei Veranstaltungen
- Winterdienst, soweit nicht fremdvergeben (Im Ausnahmefall)
- Aufstellung und Inbetriebnahme von Geräten und Maschinen
- Möbelaufstellung und - montage, Montage von Regalanlagen sowie Kennzeichnung neuer Möbel mittels Barcode-Etikett (Inventarnummer)
- Bilder und Plakate aufhängen
- Vertikallamellen sichten und ggf. instand setzen, sofern mit eigenen Mitteln möglich
- Leuchtmittel und Starter wechseln
- Warenannahme
o und Einlagerung entsprechend Vorgabe/Absprache
o und Warenprüfung auf Vollständigkeit und Mängel (Sichtkontrolle) nach vorheriger Vorgabe/ Absprache BGF
o Weiterleitung/Weitergabe der durch den HMD unterschriebenen Lieferscheine an das BGF
- Transport von Materialien (z.B.: Datenmülltonnen, Abfällen, Altpapier, Umzugskartons, Kopierpapier, Hygieneartikeln) innerhalb und zwischen den Liegenschaften
- Auftragserledigung/ Rückmeldung zu getätigten Veranlassungen via E-Mail (siehe IT-Grundkenntnisse MS Office)
- Eigenständige Organisation/Strukturierung der zu erledigenden Aufträge
- Überprüfung der tatsächlichen Raumbelegung und - nutzung nach Aufforderung durch den AG
- Lagerbewirtschaftung (Möbel, Kleinmaterial des Hausmeisterdienstes etc.)
- Unterstützung bei Aufgaben, die sich aus der Betreiberverantwortung ergeben
- Begleitung von Firmen und Unterzeichnung der Abnahmebescheinigung nach vorheriger Vorgabe/Absprache mit dem BGF, d. h. das Abzeichnen der Leistungsnachweise (keine Bauabnahmen)
- Abstimmungen mit dem HMD der hiesigen Hausverwaltung (nach jeweiliger Zuständigkeit)
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Die vorstehende untersetzende Auflistung der Haupttätigkeiten ist nicht abschließend und kann an die Gegebenheiten vor Ort in Absprache mit dem Büro der Geschäftsführung Bereich Infrastruktur angepasst und erweitert werden.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Einsatzorte:
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Die Dienstleistung ist in folgenden Einsatzorten zu erbringen:
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Hauptdienststelle:
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Miraustraße 54, 13509 Berlin
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nebendienststelle:
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Breitenbachstraße 10 13509 Berlin
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Beschreibung

Bieter sowie deren Nachunternehmer und Verleiher von Arbeitskräften, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, müssen erforderliche Verpflichtungserklärungen mit Einreichung des Angebots abgeben. Die Verpflichtungserklärung zur Zahlung des aktuell gültigen gesetzlichen Mindestlohn gem. Mindestlohngesetz (MiLoG) ist dem Angebot beizufügen.

Beschreibung der Optionen

Das Vertragsverhältnis beginnt mit Zuschlag und der Leistungserbringung ab dem 01.01.2025. Der Vertrag hat eine Festlaufzeit von 2 Jahren (24 Monate). Optional besteht eine Vertragsverlängerung von zweimal zu jeweils 12 Monaten. Diese Vertragsverlängerungsoption kann jeweils zwei Monate vor Ablauf der jeweiligen regulären Vertragslaufzeit seitens des AG ausgesprochen werden. Für den Fall der nicht optionalen Verlängerung durch den AG, endet der jeweilige Vertrag mit dem Ablauf der jeweils regulären Vertragslaufzeit. Damit ergibt sich eine maximal mögliche Vertragslaufzeit von 4 Jahren (48 Monaten) bis zum 31.12.2028.
Regelungen bezüglich Kündigungsmöglichkeiten sind dem Vertrag zu entnehmen.

Zusätzliche Informationen

Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der
Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Ferner werden Preisangaben nicht nachgefordert, wenn es sich um wesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb beeinträchtigen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die in der Angebotsaufforderung genannten Nachweise sind auch für alle Parteien einer Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Alle Partner einer Bietergemeinschaft müssen das Angebot mit den dazugehörigen Vergabeunterlagen unterzeichnet einreichen sowie einen Konsortialführer benennen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
7. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
8. Eigenerklärung über den Nachweis einer entsprechend bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung oder dass diese im Falle eines Vertragsabschlusses entsprechend abgeschlossen wird (gem. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV).
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
9. Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart die Gegenstand der Vergabe ist, getrennt nach den letzten drei Jahren (2021-2023).
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
10. Erklärung (Formblatt), ob im Falle eines Auftrages, der Auftragnehmer Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Die Erklärung ist dem Angebot beizufügen, auch wenn zum Zeitpunkt
der Auftragsvergabe keine Inanspruchnahme von Unterauftragnehmern vorgesehen ist.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
11. Im Fall der Inanspruchnahme von Unterauftragnehmern ist die entsprechende Verpflichtungserklärung (Formblatt) vom Nachunternehmer mit dem Angebot einzureichen.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
12. Eigenerklärung (Formblatt) über maximal 3 Referenzen der im Wesentlichen in den letzten 3 Jahren (2021-2023) erbrachten und vergleichbaren Leistung unter Angabe von Leistungsumfang, Dauer des Vertrages, sowie der Auftragssumme mit Ansprechpartner,
Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
13. Ausgefüllter Nachweis zur Berechnung des Stundenverrechnungssatzes. (Formblatt)
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
14. Unterschriebener Nachweis der Objektbesichtigung.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
15. Eigenerklärung, dass ausschließlich Personal mit ständigem Wohnsitz in der EU bzw. EFTA eingesetzt wird. Bei Nichterfüllung erfolgt ein zwingender Ausschluss aus der Wertung.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
16. Eigenerklärung über die Verpflichtung , dass zum Einsatz vorgesehene Personal in die Grundzüge des Datenschutzes einzuweisen sowie schriftlich auf die Wahrung des Datengeheimnisses zu verpflichten. Bei Nichterfüllung erfolgt ein zwingender Ausschluss aus der Wertung.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
17. Eigenerklärung über die Verpflichtung ausschließlich Personal mit guten Kenntnissen der deutschen Sprache in Wort und Schrift einzusetzen. Dem Auftraggeber (AG) steht hierfür ein Prüfungsrecht zu.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
18. Eigenerklärung , dass für das eingesetzte Personal ein polizeiliches Führungszeugnis vorliegt, welches nicht älter als 3 Monate ist.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Zusätzliche Informationen

Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Die GMSH ist zentrale Beschaffungsstelle i. S. d. § 120 Abs. 4 GWB. Damit ist sie verpflichtet, bei allen europaweiten Ausschreibungen das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen. Eine Abgabe der Teilnahmeanträge / Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeanträge / Angebote, die in Papierform eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung
nicht mehr berücksichtigt werden. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Mit dem ANGEBOT sind folgende Unterlagen einzureichen:
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1. Unterschriebenes Angebotsschreiben (Formblatt) mit den Erklärungen, dass Sie die
Ausschreibungsbedingungen anerkennen und keine Kartellabreden, Preisbindungen oder ähnliche
Abreden getroffen haben und die Wirksamkeit unternehmenseigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen (AGB) ausschließen. Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB, § 124 GWB und § 128 GWB vorliegen bzw. Darstellung von Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2. Aussagekräftige Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens inkl. eines Leistungsportfolios (max. 4 DIN-A4-Seiten).
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
3. Eigenerklärung, dass das Wettbewerbsregister keine negativen Eintragungen enthält.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
4. Eigenerklärung (Formblatt) zu Aufträgen und Konzessionen oberhalb der EU-Schwellenwerte zur Umsetzung von Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, eingefügt mit der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
5. Bieter sowie deren Nachunternehmer und Verleiher von Arbeitskräften, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, müssen erforderliche Verpflichtungserklärungen mit Einreichung des Angebots abgeben.
Die Verpflichtungserklärung zur Zahlung der für allgemeinverbindlich erklärten Tarifverträgen oder des aktuell gültigen gesetzlichen Mindestlohn gem. Mindestlohngesetz (MiLoG) ist dem Angebot beizufügen.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
6. Mit dem Angebot ist das ausgefüllte Leistungsverzeichnis und Preisblatt (Formblätter) einzureichen. Diese sind zwingend in Excel (.xlsx Format) notwendig.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).