IT-Servicevertrag für Schulen in der Sachaufwandsträgerschaft des Landkreises Altötting

Kurze Beschreibung

Die IT-Serviceverträge für die Schulen des Landkreises Altötting laufen zum 31.07.2024 aus. Der Landkreis Altötting beabsichtigt daher im Rahmen dieser Ausschreibung ab dem 01.08.2024 einen leistungsfähigen IT-Dienstleister zur Sicherstellung des IT-Betriebs und der Betreuung für die Schulen in der Sachaufwandsträgerschaft des Landkreises Altötting zu beauftragen.
Ziel dieser Ausschreibung ist es, mit den Unterstützungsleistungen des Auftragnehmers den laufenden IT-Betrieb und anstehende IT-Veränderungen an den Schulen des Landkreises Altötting unter Beibehaltung einer hohen Leistungsfähigkeit zu bewältigen und die Systembetreuer zu entlasten. Den einzelnen Schulen steht eine umfangreiche Ausstattung im Hard- und Softwarebereich zur Verfügung. Da die verschiedenen Schulen auch verschiedene Hard- und Software Ausstattungen besitzen, ist ein breit aufgestelltes Know-how zwingend erforderlich.
Der IT-Servicevertrag wird über längstens vier Jahre geschlossen.

Beschreibung der Beschaffung

Los 1 besteht aus den Schulen
— Berufliche Schulen Altötting (mehrere Standorte);
— Berufliche Oberschule Inn-Salzach (mehrere Standorte).

Gegenstand des IT-Servicevertrages sind die in den Vergabeunterlagen vereinbarten Serviceleistungen des Auftragnehmers für die vereinbarten IT-Systeme. Die wesentlichen Leistungen werden im Rahmen eines Kontingentvertrags erbracht. Für die Durchführung der genannten Dienstleistungen steht ein Stundenkontingent zur Verfügung. Das Stundenkontingent wird anhand des tatsächlich geleisteten Stundenaufwandes verbraucht. Für die Systemübernahme und Einarbeitung in die bestehenden IT-Systeme steht für alle Standorte ein zusätzliches Stundenkontingent in den ersten 2 Vertragsmonaten zur Verfügung. Das Anlegen / Einrichtung des
Wartungsvertrages wird pauschal vergütet. Daneben werden auch zusätzliche Leistungen / Regieleistungen / priorisierter Dienstleistungsabruf nach Aufwand vergütet. Die Details sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Beschreibung der Leistung:
Die Leistungen des Auftragnehmers für beide Lose umfassen insbesondere:
• Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft (u.a. Lizenzmanagement)
• Datensicherungsservice
• Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft
• Bereitstellung von Support der Netzwerk- und Serverinfrastruktur
• Inbetriebnahme von IT-Endgeräten (z.B. Tablets, Desktop-PC’s, …)
• Bereitstellung von Support der IT-Endgeräte (z.B. Tablets, Desktop-PC’s, …)
• Inbetriebnahme von Peripheriegeräten (z.B. Drucker, digitale Tafeln, …)
• Bereitstellung von Support für Peripheriegeräten (z.B. Drucker, digitale Tafeln, …)
• Modifikation von Systemkomponenten sowie Einrichten von neuen oder ausgewechselten Systemkomponenten
• Ab- und Wiederaufbau von Systemkomponenten bei deren Verlagerung
• Abbau von Systemkomponenten bei deren Entsorgung
• Einspielen neuer Programmstände (Updateservice)
• Planung und Beratung bei der Entwicklung der EDV-Infrastruktur
• Dokumentationspflichten
• Monatliches Koordinationsgespräch je Schule (Online)
• Einräumung von Rechten an Werkzeugen (Lizenzen, Zugangsdaten, …)

Für jede der oben genannten Schulen ist ein gesondertes Ticket-System einzurichten.

Regel-Stunden-Kontingent Los 1:
Berufliche Schulen Altötting: 161,00 Stunden/Monat
Berufliche Oberschule Inn-Salzach: 80,00 Stunden/Monat

Anforderung an das Personal:
Der Auftragnehmer garantiert ein entsprechend qualifiziertes Personal einzusetzen. Die Qualifikation des eingesetzten Personals muss in Anlehnung an die in den Bestandslisten aufgeführten Komponenten erfolgen.
Erforderliche Mindestanforderungen an einschlägigen Erfahrungen:
• Windows Server 2012 und neuere
• Virtualisierungsumgebungen über HyperV
• Netzwerkkonfigurationen (VLAN, Routing)
• Schulspezifische Software / Hardware (z.B. ASV (WinSV bei Los 1, Atlantis, Untis usw.)
• Installation und Konfiguration von Firewall-Systemen (lt. Angaben unter Punkt 1.10)
• Einrichtung und Verwaltung von Microsoft 365 A3 inklusive Intune
• Einrichtung und Verwaltung von WPA Enterprise
• Einrichtung und Verwaltung von Radius-Server
• Umgang mit verschiedenen Lizenzierungsservern/Diensten (z.B. EPLAN Lizenzserver, Autodesk, TIA-Portal, Matlab Simulink, LabVIEW, SolidWorks, SolidCam usw.)
• Allied Telesis Zertifizierung: Mindestens die Zertifizierungsstufe „Certified Allied Telesis Technician (CAT)“. Der Nachweis ist grds. mit Angebotsabgabe zu erbringen. Für den Fall, dass dieses Zertifikat noch nicht vorliegt, ist der Nachweis spätestens 6 Monate nach Zuschlagserteilung vorzulegen. In diesem Fall bestätigt der Bieter mit Angebotsabgabe, dass der im Falle der Zuschlagserteilung das Zertifikat spätestens 6 Monate nach Zuschlagserteilung vorlegt.
• Configuration Manager von Microsoft
Sofern ein Kriterium aus den Mindestanforderungen nicht erfüllt werden kann (keine entsprechende Angabe unter „Formblatt Personal“ bzw. Los 1 Nachweis CAT), wird das Angebot vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Im Falle der Auftragserteilung verpflichtet sich der Auftragnehmer, die Leistungen durch den benannten projektverantwortlichen Projektleiter (w/m/d) und den benannten stellvertretenden Projektleiter (w/m/d) im Wesentlichen zu erbringen. Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist die Nennung der Namen erst nach Zuschlagserteilung erforderlich.

Weitere Informationen zur Verlängerung

Der Vertrag verlängert sich im Anschluss automatisch jeweils um ein weiteres Jahr, sofern ihn nicht der Auftraggeber oder der Auftragnehmer unter Einhaltung einer Frist von sechs Monaten zum Ablauf des jeweiligen Vertragsjahrs kündigt. Die Gesamtlaufzeit des Vertrags endet jedoch spätestens mit Ablauf des 31.07.2028 ohne dass es einer Kündigung bedarf.

Beschreibung der Beschaffung

Los 2 besteht aus den Schulen:
• Pestalozzischule Sonderpädagogisches Förderzentrum Neuötting
• Herzog-Ludwig-Realschule Altötting
• König-Karlmann-Gymnasium Altötting
• Kurfürst-Maximilian-Gymnasium Burghausen
• Aventinus-Gymnasium Burghausen

Gegenstand des IT-Servicevertrages sind die in den Vergabeunterlagen vereinbarten Serviceleistungen des Auftragnehmers für die vereinbarten IT-Systeme. Die wesentlichen Leistungen werden im Rahmen eines Kontingentvertrags erbracht. Für die Durchführung der genannten Dienstleistungen steht ein Stundenkontingent zur Verfügung. Das Stundenkontingent wird anhand des tatsächlich geleisteten Stundenaufwandes verbraucht. Für die Systemübernahme und Einarbeitung in die bestehenden IT-Systeme steht für alle Standorte ein zusätzliches Stundenkontingent in den ersten 2 Vertragsmonaten zur Verfügung. Das Anlegen / Einrichtung des
Wartungsvertrages wird pauschal vergütet. Daneben werden auch zusätzliche Leistungen / Regieleistungen / priorisierter Dienstleistungsabruf nach Aufwand vergütet. Die Details sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Beschreibung der Leistung:
Die Leistungen des Auftragnehmers für beide Lose umfassen insbesondere:
• Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft (u.a. Lizenzmanagement)
• Datensicherungsservice
• Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft
• Bereitstellung von Support der Netzwerk- und Serverinfrastruktur
• Inbetriebnahme von IT-Endgeräten (z.B. Tablets, Desktop-PC’s, …)
• Bereitstellung von Support der IT-Endgeräte (z.B. Tablets, Desktop-PC’s, …)
• Inbetriebnahme von Peripheriegeräten (z.B. Drucker, digitale Tafeln, …)
• Bereitstellung von Support für Peripheriegeräten (z.B. Drucker, digitale Tafeln, …)
• Modifikation von Systemkomponenten sowie Einrichten von neuen oder ausgewechselten Systemkomponenten
• Ab- und Wiederaufbau von Systemkomponenten bei deren Verlagerung
• Abbau von Systemkomponenten bei deren Entsorgung
• Einspielen neuer Programmstände (Updateservice)
• Planung und Beratung bei der Entwicklung der EDV-Infrastruktur
• Dokumentationspflichten
• Monatliches Koordinationsgespräch je Schule (Online)
• Einräumung von Rechten an Werkzeugen (Lizenzen, Zugangsdaten, …)

Für jede der oben genannten Schulen ist ein gesondertes Ticket-System einzurichten.

Regel-Stunden-Kontingent Los 2:
Pestalozzischule Sonderpädagogisches Förderzentrum Neuötting: 55,00 Stunden/Monat
Herzog-Ludwig-Realschule Altötting: 32,00 Stunden/Monat
König-Karlmann-Gymnasium Altötting: 30,00 Stunden/Monat
Kurfürst-Maximilian-Gymnasium Burghausen: 55,00 Stunden/Monat
Aventinus-Gymnasium Burghausen: 40,00 Stunden/Monat

Anforderung an das Personal:
Der Auftragnehmer garantiert ein entsprechend qualifiziertes Personal einzusetzen. Die Qualifikation des eingesetzten Personals muss in Anlehnung an die in den Bestandslisten aufgeführten Komponenten erfolgen.
Erforderliche Mindestanforderungen an einschlägigen Erfahrungen:
• Windows Server 2012 und neuere
• Virtualisierungsumgebungen über HyperV
• Netzwerkkonfigurationen (VLAN, Routing)
• Schulspezifische Software / Hardware (z.B. ASV (WinSV bei Los 1, Atlantis, Untis usw.)
• Installation und Konfiguration von Firewall-Systemen (lt. Angaben unter Punkt 1.10)
• Einrichtung und Verwaltung von Microsoft 365 A3 inklusive Intune
• Einrichtung und Verwaltung von WPA Enterprise
• Einrichtung und Verwaltung von Radius-Server

Sofern ein Kriterium aus den Mindestanforderungen nicht erfüllt werden kann (keine entsprechende Angabe unter „Formblatt Personal“), wird das Angebot vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Im Falle der Auftragserteilung verpflichtet sich der Auftragnehmer, die Leistungen durch den benannten projektverantwortlichen Projektleiter (w/m/d) und den benannten stellvertretenden Projektleiter (w/m/d) im Wesentlichen zu erbringen. Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist die Nennung der Namen erst nach Zuschlagserteilung erforderlich.

Zusätzliche Informationen

Es werden nur fehlende Unterlagen nachgefordert, sofern der Auftraggeber gem. § 56 VgV dazu berechtigt ist. Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eigenerklärung zur Eintragung in das Berufsregister Sitz oder Wohnsitz (Besteht Eintragung in einem Berufs-/Handelsregister; falls nicht, ggf. anderer Nachweis zur erlaubten Berufsausübung). Bestätigung, dass auf gesondertes Verlangen Gewerbeanmeldung, Berufs-/Handelsregisterauszug, Eintragung in der Handwerksrolle oder bei der Industrie- und Handelskammer oder anderweitige sonstige Nachweise vorgelegt werden können.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Bestätigung, dass eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung auf gesondertes Verlangen übersendet wird.
Geforderte Mindeststandards:
Für Personenschäden in Höhe von mindestens 1 000 000 EUR, für sonstige Schäden (Sach- und
Vermögensschäden) in Höhe von mindestens 1 000 000 EUR

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Vorlage von mindestens zwei geeigneten Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Dienstleistungen. Als geeignet und somit vergleichbar gelten dabei solche Leistungen, die innerhalb der letzten fünf Jahren erbracht wurden und mindestens folgende Anforderungen erfüllen:
- mehrjährige oder eine über mehrere Jahre regelmäßig wiederkehrende IT-Betreuung (hard- und softwaretechnisch) von Bildungseinrichtungen

Jede Referenzangabe muss den Auftragswerts, die Vertragsdauer sowie den Namen des öffentlichen oder privaten Auftraggebers (Benennung eines konkreten Ansprechpartners samt Kontaktdaten) enthalten.

Angabe, welche Teile des Auftrags als Unteraufträge vergeben werden.

Zusätzliche Informationen

I. Eigenerklärung zur Eignung L1240: Der Bieter erklärt das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 42 VgV i. V. m §123 und §124 GWB. Der Bieter erklärt, dass er seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und
Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen, ordnungsgemäß erfüllt hat. Der Bieter erklärt, dass er Mitglied bei der Berufsgenossenschaft ist. Weiter erklärt er, dass falls sein Angebot in die engere Wahl kommt, er eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft vorlegen wird. Der Bieter erklärt, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und sich sein Unternehmen nicht in Liquidation befindet. Alternativ gibt er an, dass ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde und auf Verlangen vorgelegt wird.

II. Eigenerklärung_Bezug_Russland: Der Bieter erklärt, dass er entsprechend der Verordnung (EU) 2022/576
keinen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweist.

III. Bieterfragen: Bieterfragen können bis einschließlich 11.03.2024 gestellt werden. Für später eingehende Fragen wird deren Beantwortung nicht zugesichert. Bieterfragen müssen unter „Nachrichten“ im eVergabesystem gestellt werden. Fragen auf anderen Kommunikationswegen, wie telefonische, schriftliche oder E-Mail Anfragen werden nicht beantwortet.

IV. Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots: Zuschlagskriterien: Der Zuschlag ergeht gemäß § 58 VgV an das wirtschaftlichste Angebot. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Ermittelt wird das wirtschaftlichste Angebot je Los durch die einfache Richtwertmethode gemäß UfAB 2018. Bei Angeboten mit gleicher Preis-/fachlicher Nutzwertbewertung, sprich dem gleichen Quotienten, entscheidet der niedrigere Preis.
Leistungskriterien:
Folgende Leistungskriterien werden festgelegt:
— Methodik der Bestandsaufnahme;
— Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft (insbesondere Datensicherungskonzept);
— Wartungskonzept.
Die Details sind der Anlage „Bewertungsmatrix“ zu entnehmen.
Ermittlung der Leistungspunkte: Unter Einbeziehung der o. g. Leistungskriterien ist daher ein „Schul-IT-Konzept“, das die Herangehensweise an die zu erbringende Leistung je Los beschreibt, zu erarbeiten und mit dem Angebot einzureichen. Die Darstellung des Konzeptes muss möglichst klar erkennen lassen, wie der Bieter die betreffenden Aufgaben im Falle der Zuschlagserteilung bewältigen wird. Dabei sind insbesondere die Anlagen „Netzwerkplan_Schule“ einzubeziehen. Die Darstellung jedes einzelnen Leistungskriteriums je Los darf maximal 4 DIN-A4-Seiten in der Textgröße 11pt umfassen. Das erstellte Konzept wird durch Vergabe von Leistungspunkten (LP) bewertet. Die einzelnen Leistungspunkte (LP), deren Gewichtung sowie der Zielerfüllungsgrad ist der Anlage „Bewertungsmatrix“ zu entnehmen. Das eingereichte Schul-IT-Konzept wird im Falle der Zuschlagserteilung Vertragsbestandteil.

V. Zuschlagslimitierung: Angebote sind möglich für ein Los oder beide Lose. Der Bieter kann den Zuschlag für maximal ein Los erhalten. Um das wirtschaftlichste Ergebnis zu erhalten, wird dabei wie folgt vorgegangen: Die Reihenfolge der Zuschlagsentscheidung wird nach der Größe der Punkteabstände (Z) zwischen dem Erst- und Zweitplatzierten ausgerichtet. Dasjenige Los wird zuerst vergeben, in dem der Abstand am größten ist.

VI. Teilkontingente: Das Regel-Stunden-Kontingent wird je Schule jeweils in Teilkontingente unterteilt (genaue Stundenaufteilung siehe Vergabeunterlagen). Der Sachaufwandsträger behält sich vor eigene Systembetreuer für Teilbereiche bereit zu halten. Diese können von Beginn der Vertragslaufzeit und/oder während der Laufzeit eingesetzt werden. Dadurch können einzelne Teilkontingente unter der Vertragslaufzeit durch Übernahme der damit verbundenen Leistungen durch den AG entfallen. Dies wirkt sich dann auf das Gesamtkontingent und die damit verbundene monatliche Vergütung aus und wird dem Auftragnehmer spätestens 3 Monate vor Änderungsbeginn (zum 1. eines Kalendermonats) mitgeteilt. Vom Auftraggeber können maximal 5 Teilkontingente vom Los 1 und 10 Teilkontingente vom Los 2 pro Vertragsjahr gekündigt werden.

VII. Es gelten die gesetzlichen Bestimmungen insbesondere die DSGVO. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (L 2441 Auftragsverarbeitung) wird Bestandteil des Vertrags.

VIII. Einzureichende Unterlagen:
• L213 Angebotsschreiben
• Preisblatt_Produktbenennung Lizenzmanagement oder Monitoring Software (Zusätzlich ist im eVergabesystem im Arbeitsschritt „Angebot/Preisblatt erstellen“ der Nettopreis einzutragen),
• L1240 Eigenerklärung zur Eignung
• L 127 – Erklärung Bezug Russland
• Formblatt Personal
• Eigenerklärung Wettbewerbsregister und statistische Angaben
• Je Los: Schul-IT-Konzept:
o Darstellung Methoden und Maßnahmen Bestandsaufnahme
o Darstellung Methoden und Maßnahmen Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft
o Darstellung Methoden und Maßnahmen Wartungskonzept
• Los 1: Allied Telesis Zertifizierung: Mindestens die Zertifizierungsstufe „Certified Allied Telesis Technician (CAT)“ – mit Angebotsabgabe oder spätestens 6 Monate nach Zuschlagserteilung
• Sofern zutreffend: L 234, L 235

Folgende Unterlagen sind mit Angebotsabgabe oder auf gesonderte Anforderung der ausschreibenden Stelle
bzw. zu einem späteren Zeitpunkt vorzulegen:
• Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (vgl. Seite 3 L1240 Eigenerklärung zur Eignung)
• Formblatt L2442 Erklärung Auftragsverarbeitung
• Nachweise gem. Fußnoten L 1240 Eigenerklärung zur Eignung
• Sofern zutreffend: L 236 Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.