Leitagentur, Online Kommunikation und die Betreuung der PSHV und Blutspendedienste der bundesweiten Aufklärungskampagne zur Organ- und Gewebespende sowie Blutspende

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung sind drei Rahmenvereinbarungen über die Weiterentwicklung, Begleitung, Koordination und Umsetzung der bundesweiten Aufklärungskampagne zur Organ- und Gewebespende sowie zur Blut- und Plasmaspende über eine Leitagentur (Los 1), Umsetzung eines Konzeptes zur Social Media Kommunikation (Los 2) und Betreuung der Patienten- und Selbsthilfeverbände (PSHV) und Blut- und Plasmaspendedienste der bundesweiten Aufklärungskampagne zur Organ- und Gewebespende sowie zur Blut- und Plasmaspende (Los 3). Zu den erbringenden Leistungen zählen die inhaltliche und konzeptionelle Weiterentwicklung, Begleitung, Koordination und Umsetzung der massenmedialen integrierten Gesamtkampagne „Organspende – die Entscheidung zählt!“ sowie „Blut spenden. Einfach machen.“. Darüber hinaus plant der/planen die Auftragnehmer auch die Begleitung, Koordination und Umsetzung der Online-Kommunikation zur Gesamtkampagne durch Einzelmaßnahmen ein. Diese erfolgen im Rahmen der im Anhang A (Hintergrund) dargestellten personalkommunikativen Angebote sowie der Medien und Maßnahmen zu zielgruppenspezifischen Themenschwerpunkten. Alle im Folgenden aufgeführten Leistungen sind übereinstimmend mit der bestehenden Kommunikationsstrategie unter den Dachmarken „Organspende – die Entscheidung zählt!“ sowie „Blut spenden. Einfach machen.!“ zu entwickeln.

Alle Maßnahmen der Aufklärungskampagnen „Organspende – die Entscheidung zählt!“ und „Blut spenden. Einfach machen.“ befinden sich im ständigen Wandel. Sie werden maßgeblich von den aktuellsten epidemiologischen Erkenntnissen, medizinischen Fortschritten, der öffentlichen Wahrnehmung sowie von politischen Strategien geprägt. Durch den Wandel von Kommunikationsgewohnheiten der Gesamtbevölkerung müssen zudem auch die Kommunikationskanäle kontinuierlich bewertet und an die Kommunikationsbedarfe der Zielgruppen angepasst werden.
Eine wirtschaftliche und effektive Planung und Umsetzung der Präventionsmaßnahmen erfordert deshalb eine Projektplanung, die auch im Projektverlauf flexibel auf kurzfristige Bedarfe und Umplanungen reagiert und so auch kostenrelevante Fehlentwicklungen möglichst vermeidet. Die Projektsteuerung und -koordination sowie die Qualitätssicherung sind im Rahmen der Ausführung des Auftrages sowohl in Bezug auf die Einzelprojekte als auch übergreifend umzusetzen. Weitere Einzelheiten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung (Anhang 03).

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Ausschreibung sind drei Rahmenvereinbarungen über die Weiterentwicklung, Begleitung, Koordination und Umsetzung der bundesweiten Aufklärungskampagne zur Organ- und Gewebespende sowie zur Blut- und Plasmaspende über eine Leitagentur (Los 1), Umsetzung eines Konzeptes zur Social Media Kommunikation (Los 2) und Betreuung der Patienten- und Selbsthilfeverbände (PSHV) und Blut- und Plasmaspendedienste der bundesweiten Aufklärungskampagne zur Organ- und Gewebespende sowie zur Blut- und Plasmaspende (Los 3). Zu den erbringenden Leistungen zählen die inhaltliche und konzeptionelle Weiterentwicklung, Begleitung, Koordination und Umsetzung der massenmedialen integrierten Gesamtkampagne „Organspende – die Entscheidung zählt!“ sowie „Blut spenden. Einfach machen.“. Darüber hinaus plant der/planen die Auftragnehmer auch die Begleitung, Koordination und Umsetzung der Online-Kommunikation zur Gesamtkampagne durch Einzelmaßnahmen ein. Diese erfolgen im Rahmen der im Anhang A (Hintergrund) dargestellten personalkommunikativen Angebote sowie der Medien und Maßnahmen zu zielgruppenspezifischen Themenschwerpunkten. Alle im Folgenden aufgeführten Leistungen sind übereinstimmend mit der bestehenden Kommunikationsstrategie unter den Dachmarken „Organspende – die Entscheidung zählt!“ sowie „Blut spenden. Einfach machen.!“ zu entwickeln.

Alle Maßnahmen der Aufklärungskampagnen „Organspende – die Entscheidung zählt!“ und „Blut spenden. Einfach machen.“ befinden sich im ständigen Wandel. Sie werden maßgeblich von den aktuellsten epidemiologischen Erkenntnissen, medizinischen Fortschritten, der öffentlichen Wahrnehmung sowie von politischen Strategien geprägt. Durch den Wandel von Kommunikationsgewohnheiten der Gesamtbevölkerung müssen zudem auch die Kommunikationskanäle kontinuierlich bewertet und an die Kommunikationsbedarfe der Zielgruppen angepasst werden.
Eine wirtschaftliche und effektive Planung und Umsetzung der Präventionsmaßnahmen erfordert deshalb eine Projektplanung, die auch im Projektverlauf flexibel auf kurzfristige Bedarfe und Umplanungen reagiert und so auch kostenrelevante Fehlentwicklungen möglichst vermeidet. Die Projektsteuerung und -koordination sowie die Qualitätssicherung sind im Rahmen der Ausführung des Auftrages sowohl in Bezug auf die Einzelprojekte als auch übergreifend umzusetzen. Weitere Einzelheiten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung (Anhang 03).

Beschreibung der Optionen

Die Rahmenvereinbarung kann insgesamt zwei-mal um jeweils weitere 12 Monate zu den bestehenden Bedingungen verlängert werden. Hierbei handelt es sich jeweils um ein einseitiges Gestaltungsrecht des Auftraggebers. Aus dem Optionsrecht resultiert kein Anspruch des Auftragnehmers auf Inanspruchnahme der Option. Die Inanspruchnahme des Optionsrechts ist nicht möglich, wenn die vertragliche Obergrenze bereits ausgeschöpft ist. Entschließt sich der Auftraggeber zu ihrer Inanspruchnahme, so teilt er dem Auftragnehmer dies spätestens zwei Monate vor Ablauf der Grundlaufzeit bzw. vor Ablauf des ersten optionalen Verlängerungszeitraums nach Satz 1 in Textform mit. Die Rahmenvereinbarung endet bei Inanspruchnahme des Optionsrechts mit Ausschöpfung der vertraglichen Obergrenze, spätestens jedoch mit Ablauf des Verlängerungszeitraumes, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

4. Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register (Auszug in Kopie beizufügen) oder Erklärung, dass keine Eintragungspflicht besteht.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

5. Erklärung darüber, dass der Bewerber spätestens bei Beginn der Leistung über eine marktübliche Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden unter Angabe der Deckungssummen verfügt.
6. Erklärung über den Unternehmensumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre
Mindestanforderung:
Für Los 1: Mindestumsatz von 1.300.000 € (brutto) pro Jahr.
Für Los 2: Mindestumsatz von 500.000 € (brutto) pro Jahr.
Für Los 3: Mindestumsatz von 160.000 € (brutto) pro Jahr.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

7. Erklärung darüber, über die Teamgröße der eingesetzten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Mindestanforderung:
Für Los 1: Mindestens sieben (7) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Für Los 2: Mindestens vier (4) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Für Los 3: Mindestens zwei (2) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

8. Vorlage geeigneter Referenzen
Vorlage von geeigneten Referenzen über früher ausgeführte Aufträge, die nachfolgende Mindestanforderungen erfüllen.
Für Los 1:

Mindestanforderungen:
Konzeption und Umsetzung von Kampagnen
Nachweis über mindestens zwei Referenzen von Kommunikationskampagnen in den letzten fünf Jahren in den Fachgebieten Gesundheit bzw. Bildung.
Nachweis über mindestens zwei Referenzen aus den letzten fünf Jahren in der strategischen Konzeption und Umsetzung von Kommunikationskampagnen für einen öffentlichen Auftraggeber mit einer Projektlaufzeit von mindestens einem Jahr und einem Projektvolumen von mindestens 200.000 Euro netto beinhaltete. Davon muss mindestens eine der Referenzen die redaktionelle Konzeption, Betreuung und Weiterentwicklung eines Online-Portals auf Basis des Content Management Systems Typo3 beinhalten. Sofern bei den zwei im vorstehenden Satz genannten Referenzen keine redaktionelle Konzeption, Betreuung und Weiterentwicklung eines Online-Portals auf Basis des Content Management Systems Typo3 vorgelegt werden können, ist eine dritte Referenz aus den letzten fünf Jahren vorzulegen, in der die redaktionelle Konzeption, Betreuung und Weiterentwicklung eines Online-Portals auf Basis des Content Management Systems Typo3 nachgewiesen wird. Für diese Referenz ist kein Mindestprojektvolumen zu beachten und sie muss nicht für einen öffentlichen Auftraggeber erfolgt sein.

Angaben:
- Bezeichnung des Projektes (bzw. der Internetadresse)
- Name des Auftraggebers (mit Angabe eines persönlichen Ansprechpartners mit E-Mail-Adresse oder Telefonnummer)
- Aussagen zu Zielsetzung, Inhalten und Dauer des Projekts
- Projektvolumen

Anforderungen:
Die Konzeption und Umsetzung einer Kommunikationskampagne in den letzten fünf Jahren für einen öffentlichen Auftraggeber wurde im angegebenen Referenzprojekt von der Bieterin realisiert, d. h. das Ende der Leistungserbringung darf nicht länger als fünf Jahre vor dem Ende der Angebotsfrist liegen.
Die Projektlaufzeit liegt bei mind. 1 Jahr. Auftraggeber des Referenzprojekts war weder die Bieterin selbst, noch ein Mitglied der Bietergemeinschaft oder ein Nachunternehmer.

Printprodukte
Nachweis über mindestens eine Referenz für die Konzeption und Gestaltung von Print-Medien zu Themen der gesundheitlichen Aufklärung für die Allgemeinbevölkerung sowie Nachweis über mindestens eine gestalterische Kreativleistung, wie z. B. die Entwicklung von Gestaltungslinien (CD) inkl. der Erstellung einer Motivlinie für Plakat- oder Anzeigenschaltungen für einen beliebigen Auftraggeber in den letzten drei Jahren.

Angaben:
- Bezeichnung des Projektes (bzw. der Internetadresse)
- Name des Auftraggebers (mit Angabe eines persönlichen Ansprechpartners mit E-Mail-Adresse oder Telefonnummer)
- Aussagen zu den Aufgaben, Inhalten und Dauer des Projektes

Anforderungen:
Die Erstellung von Printprodukten in den letzten drei Jahren wurde im angegebenen Referenzprojekt von der Bieterin realisiert.
Projektlaufzeit liegt bei mind. 1 Jahr. Auftraggeber des Referenzprojekts war weder die Bieterin selbst, noch ein Mitglied der Bietergemeinschaft oder ein Nachunternehmer

Durchführung von Veranstaltungen. Eventmanagement
Nachweis über mindestens eine Referenz in der Organisation und Umsetzung von Veranstaltungen im öffentlichen Raum (z. B. auf Plätzen in Städten) oder auf Großveranstaltungen (z. B. Musik-Festivals) mit einer Mindestbesucherzahl ab 1.000 Personen in den letzten drei Jahren.

Angaben:
- Bezeichnung des Projektes
- Name des Auftraggebers (mit Angabe eines persönlichen Ansprechpartners mit E-Mail-Adresse oder Telefonnummer)
- Aussagen zu den Aufgaben, Inhalten und der Dauer des Projektes

Anforderungen:
Die Durchführung der Veranstaltungen wurden in den letzten drei Jahren im angegebenen Referenzprojekt von der Bieterin realisiert.
Auftraggeber des Referenzprojekts war weder die Bieterin selbst, noch ein Mitglied der Bietergemeinschaft oder ein Nachunternehmer.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

9. Qualifikationsprofile der zur Leistungserfüllung eingesetzten Personen
Für die angebotenen Fachkräfte sind Qualifikations- und Erfahrungsprofile einzureichen. Hierfür ist das Formblatt zur Darstellung von Mitarbeiterprofilen in Anhang 02.2 zu verwenden.
In den Erfahrungs- und Qualifikationsprofilen ist die angebotene Fachkraft für die jeweilige Rolle zu benennen.
Für Los 1:
Mindestanforderungen:
• Jeweils für jedes Projektteammitglied:
o Die zur Leistungserfüllung eingesetzten Personen verfügen über deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift auf Muttersprachlerniveau (C2 Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen für Sprachen (GER))


Mitarbeiterprofil MA.1: Projektleitung und Beratung
Für das Profil MA.1 müssen zwei Referenzen für Projekte angegeben werden, die Berufserfahrung als Projektmanager bzw.- Managerin in Kommunikationsprojekten nachweisen.
Die nachfolgenden Tätigkeiten und Erfahrungen müssen durch die eingereichten Mitarbeiterreferenzen belegt werden:
- Strategie- bzw. Konzeptberatung
- Projektleitung/Koordination
- Realisierung von crossmedialen Kampagnen
- Steuerung und Arbeitsplanung der abgerufenen Einzelprojekte
- Strategieentwicklung, Durchführung und Etatsteuerung.
- Überwachung und Steuerung der beauftragten Einzelprojekte im Zusammenspiel von Beratung und Kreation.

Fachgebiete: Gesundheit bzw. Bildung
Erfahrungsdauer: Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
Der Mitarbeiter mit dem Profil MA.1 wird die Hauptansprechperson gemäß Leistungsbeschreibung sein.
Stellvertretung der Projektleitung
Zusammen mit dem Mitarbeiter mit dem Profil MA.1. muss eine Person als Stellvertretung der Projektleitung ernannt werden. Diese Person muss mindestens ein Jahr für die Umsetzung von Kommunikationskampagnen im Bereich Gesundheit oder Bildung tätig gewesen sein.
Die Vertretung der Projektleitung kann von einem der in den Profilen MA.2, MA.3 und MA.4 vorgeschlagenen Mitarbeiter übernommen werden.

Mitarbeiterprofil MA.2: Konzeption und Umsetzung von Kommunikationsprojekten
Für das Profil MA.2 müssen Referenzen für Projekte angegeben werden, die Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen in der Beratung, Konzeption und Umsetzung von Kommunikationsprojekten innerhalb der letzten drei Jahre nachweisen.
Die nachfolgenden Tätigkeiten und Erfahrungen müssen durch die eingereichten Mitarbeiterreferenzen belegt werden:
- Entwicklung mittelfristiger Kommunikationsstrategie
- Erstellung von projekt- und anlassbezogenen Kommunikationskonzepten
- Weiterentwicklung bereits bestehender Kommunikationsmaßnahmen
- Mediaberatung

Unter der Position Profil MA.2 müssen die Referenzen von mindestens 2 Mitarbeitenden eingereicht werden.
Die für dieses Profil erforderlichen Erfahrungen können von allen vorgeschlagenen Personen nachgewiesen werden. Es ist nicht erforderlich, dass jede vorgeschlagene Person über Erfahrungen in allen Aufgaben verfügt.
Erfahrungsdauer: Die vorgeschlagenen Personen müssen mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position nachweisen.

Mitarbeiterprofil MA3: Gestalterische Konzeption, Kreation und Produktion von Medien
Für das Profil MA3 müssen Referenzen für Projekte angegeben werden, die Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen in der Konzeption, Kreation und Produktion von mindestens drei Medien (Flyer, Broschüre, Plakate, Roll-ups, Give-Aways o. ä.) innerhalb der letzten drei Jahre nachweisen.
Die nachfolgenden Tätigkeiten und Erfahrungen müssen durch die eingereichten Mitarbeiterreferenzen belegt werden:
- Grafische Konzeption und Gestaltung
- Erstellung von Informationsmaterialien (Info-Blätter, Flyer, Poster, Broschüren, Magazinen, Postkarten etc.); inkl. Konzeption, grafische Gestaltung, bildliche Aufbereitung, Entwicklung und Gestaltung von Informationsgrafiken
- Gestaltung von Werbeanzeigen bzw. -grafiken für Print- und Onlinemedien
- Erstellung und Gestaltung von (interaktiven) Webseitenelementen (Benutzeroberfläche)
- Recherche von Bildern
- Bildauswahl (Teaserbilder, Bilder in Texten) und Bildzuschnitt
- Bildbearbeitung/-retusche (z. B. Farbkorrekturen, Bild-Composings,
- Gesichtsretuschen, Verpixelungen)
- Finale Satzkontrolle und -korrektur sowie Überprüfung von CD-Vorgaben
- Layout-Umsetzung bis zur druckreifen, barrierefreien PDF-Datei (Reinzeichnung)

Unter der Position Profil MA.3 müssen die Referenzen von mindestens 2 Mitarbeitenden eingereicht werden.
Die für dieses Profil erforderliche Erfahrung kann von allen vorgeschlagenen Personen nachgewiesen werden. Es ist nicht erforderlich, dass jede vorgeschlagene Person über Erfahrungen in allen Aufgaben verfügt.
Erfahrungsdauer: Die vorgeschlagenen Personen müssen mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position nachweisen.

Mitarbeiterprofil MA.4: redaktionelle Leistungen

Für das Profil MA.4 müssen Referenzen für Projekte angegeben werden, die Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen in der redaktionellen Betreuung, inhaltlichen Pflege und Weiterentwicklung von Webseiten nachweisen.
Die nachfolgenden Tätigkeiten und Erfahrungen müssen durch die eingereichten Mitarbeiterreferenzen belegt werden:
- Texterstellung
- Einpflegen der Beiträge über TYPO 3
- Redaktionelle Betreuung von Webseiten

Unter der Position Profil MA.4 müssen die Referenzen von mindestens 2 Mitarbeitern eingereicht werden.
Die für dieses Profil erforderliche Erfahrung kann von allen vorgeschlagenen Personen nachgewiesen werden. Es ist nicht erforderlich, dass jede vorgeschlagene Person über Erfahrungen in allen Aufgaben verfügt.
Erfahrungsdauer: Die vorgeschlagenen Personen müssen mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position nachweisen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist
unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des
Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3
Satz 1 Nr. 4 GWB).
Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist,
bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung
informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz 1, 169 Abs. 1 GWB). Die Zuschlagserteilung
erfolgt 10 Kalendertage nach Absendung der beabsichtigten Zuschlagserteilung an
die unterlegenen Bieter gem. § 134 Abs. 2 GWB. Die Frist beginnt am Tag nach
der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs
beim betroffenen Bieter kommt es nicht an.
Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend
gemachten Vergabeverstöße 10 Kalendertage nach Kenntnis gegenüber dem
Auftraggeber gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen
Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen
spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur
Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden
(§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in
den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der
Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber
gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).
Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem
hingewiesen.
Die Unwirksamkeit des öffentlichen Auftrags wegen eines Verstoßes gegen § 134
GWB kann gemäß § 135 Abs. 2 S. 1 GWB i.V.m. § 135 Abs. 1 Nr. 1 GWB nur
festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30
Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch
den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht
später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist.
Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union
bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30
Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe
im Amtsblatt der Europäischen Union.