Rahmenvereinbarung über die Digitalisierung von Bauakten der Unteren Bauaufsichtsbehörde

Landratsamt Augsburg

Gegenstand der zu vergebenden Leistung ist die ersetzende Digitalisierung von bis zu ca. 1.600 laufenden Metern (lfm) Bestands-Bauakten. Alle Akten sollen vollständig digitalisiert und über ein Dokumentenmanagementsystem verwaltet werden. Eine datenschutzgerechte Vernichtung der Akten findet nach einer dreimonatigen Einlagerung statt. Die zu vergebende Leistung setzt sich aus den folgenden Teilleistungen zusammen: a. Abholung und Vorbereitung der Akten zur Digitalisierung beim Auftragnehmer b. Digitalisierung der Akten beim Auftragnehmer c. Dokumentation Datenaustausch, Aufbewahrung der digitalisierten Papierakten für die Dauer von 3 Monaten mit der Möglichkeit, die Akten im Einzelfall im Original nochmals anzufordern, d. Datenübertragung durch den Auftragnehmer und e.Vernichtung nach Einlagerung

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-06-18. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-05-16.

Wer?

• Landratsamt Augsburg

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-05-16	Auftragsbekanntmachung
2024-06-06	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2024-05-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvereinbarung über die Digitalisierung von Bauakten der Unteren Bauaufsichtsbehörde
Referenznummer: FB50-1-S2024
Kurze Beschreibung:

Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 382 510 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: 0
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Postleitzahl: 86150
Stadt: Augsburg
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Augsburg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2024-08-01 📅
Datum des Endes: 2026-07-31 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 2
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:

Der Vertrag kann vom Auftraggeber zweimalig um jeweils 12 Monate verlängert werden. Der Auftraggeber muss bei Inanspruchnahme der Verlängerungsoption dies zwei Monate vor Ende der Vertragslaufzeit schriftlich mitteilen. Bei nicht fristgerechter Anzeige, endet der Vertrag, ohne dass es einer Kündigung bedarf

Vergabekriterien
Preis ✅
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Beschreibung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Abholung der Akten am Erfüllungsort.

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-06-18 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-06-18 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 60 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Eröffnungstermin: 2024-06-18 10:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-06-11 10:00:00 📅
Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen werden mit einer angemessenen Frist einmalig nachgefordert.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Eigenerklärung: a. Die Eignung ist durch Eigenerklärungen gem. Formblatt "L1240" Eigenerklärungen zur Eignung" nachzuweisen. Das Formblatt ist auf der Adresse www.vergabe.bayern.de unter Rubrik Veröffentlichungen bei der Vergabenummer zum Download zur Verfügung gestellt. Die im Formblatt "Eigenerklärung zur Eignung" angegebenen Bescheinigungen sind nach Aufforderung durch den Auftraggeber innerhalb einer angemessen gesetzten Frist vorzulegen. b. Beruft sich der Bieter zur Erfüllung des Auftrages auf die Fähigkeiten anderer Unternehmen, sind die Erklärungen gemäß Formblatt “Eigenerklärung zur Eignung“ auch für diese anderen Unternehmen mit dem Angebot vorzulegen. Die Bescheinigungen sind nach Aufforderung durch den Auftraggeber innerhalb einer angemessen gesetzten Frist auch für diese Unternehmen vorzulegen. c. Die Benennung der Nachunternehmerleistungen (235) sind mit dem Angebot und die Verpflichtungserklärungen der Nachunternehmer (236)sind auf gesondertes Verlangen vorzulegen. d. Das Formblatt "L127 Erklärung Bezug Russland Sanktionen" ist mit dem Angebot einzureichen. e. Das Formblatt L2496 Scientology Erklärung ist mit dem Angebot einzureichen. f. Ein Haftpflichtversicherungsnachweis (nicht älter als 6 Monate) ist mit dem Angebot vorzulegen. g. Nachweis über ISO 9001 QM Zertifizierung oder gleichwertig.

Technische und berufliche Fähigkeiten

Referenznachweise: Mit dem Angebot sind 3 Referenzen für die Ausführung von Leistungen in den letzten 3 abgeschlossenen Kalenderjahren, die mit der zu vergebenden Leistung – Digitalisierung von Akten, Vorgängen oder ähnliches – vergleichbar sind, einzureichen. Mit dem Angebot ist 1 Referenz für die Ausführung von Leistungen in den letzten 3 abgeschlossenen Kalenderjahren, die mit der zu vergebenden Leistung – Digitalisierung von Akten, Vorgängen oder ähnliches und einer Auftragssumme mind. 250.000,00 € netto - vergleichbar ist, einzureichen. Für die vorgenannten Referenzen sind folgende Angaben erforderlich: Ansprechpartner; Art der ausgeführten Leistung; Auftragssumme; Ausführungszeitraum; stichwortartige Benennung des mit eigenem Personal ausgeführten maßgeblichen Leistungsumfanges einschl. Angabe der ausgeführten Mengen; Zahl der hierfür durchschnittlich eingesetzten Arbeitnehmer; Angabe zur vertraglichen Bindung (Hauptauftragnehmer, ARGE-Partner, Nachunternehmer); Der Auftraggeber behält sich vor, die Angaben durch Nachfragen beim angegebenen Referenzgeber zu überprüfen und bestätigen zu lassen. Die Eintragungen sind im Formblatt L1240 vorzunehmen.

Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Angebotsabgabe: Angebote können ausschließlich von registrierten Bewerbern über die Vergabeplattform (www.vergabe.bayern.de bzw. iTWOtender) in Textform eingereicht werden. Die Kommunikation (Fragen, Auskünfte) erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform. Dabei ist das Tool Frage stellen bzw. Fragen/ Antworten zu verwenden.

Bietergemeinschaft: Bietergemeinschaften Im Falle der Bildung einer Bietergemeinschaft, hat diese mit dem Angebot eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben, - in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für das Vergabeverfahren und die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist, - dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, - in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft aus allen Mitgliedern im Auftragsfall erklärt ist, und - dass alle Mitglieder der Bietergemeinschaft und (im Auftragsfall) der Arbeitsgemeinschaft als Gesamtschuldner haften. Die rechtlichen Anforderungen an die Bildung von Bietergemeinschaften sind einzuhalten. Außerdem hat die Bietergemeinschaft die Rechtsform anzugeben, die sie für die Erfüllung des Auftrages annehmen wird. Die Bietergemeinschaft hat für diese Erklärung die Anlage 234 "Bietergemeinschaft" zu verwenden und diese Anlage als Bestandteil ihres Angebots aus-gefüllt einzureichen.

Ausschlussgrund: Rein innerstaatliche Ausschlussgründe
Beschreibung der Ausschlussgründe:

Es gelten zusätzlich die gesetzlichen Ausschlussvoraussetzungen nach §§ 123 bis 126 GWB. Der Bieter hat anzugeben, ob Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen und ob er selbst bzw. ein nach Satzung oder Gesetz für den Bieter Vertretungsberechtigter in den letzten zwei Jahren • gem. § 21 Abs. 1 Satz 1 oder 2 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz oder • gem. § 21 Abs. 1 Arbeitnehmerentsendegesetz oder • gem. § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz mit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 Euro belegt worden ist.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Landratsamt Augsburg
Nationale Registrierungsnummer: 09772000-7682654565-45
Postleitzahl: 86150
Postort: Augsburg
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabestelle@lra-a.bayern.de 📧
Telefon: 000 📞
Adresse des Käuferprofils: https://www.landkreis-augsburg.de/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/1/tenderId/264132 🌏
Teilnahme-URL: https://www.meinauftrag.rib.de 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.meinauftrag.rib.de 🌏
Name: https://www.meinauftrag.rib.de
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Objekt
Art des Vertrags: Dienstleistungen

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Zum besseren Verständnis der gestellten Aufgabe werden vor der Angebotsabgabe Ortstermine angeboten. Die Ortstermine finden am 28.05.2024 und 04.06.2024 zwischen 09:00 und 16.00 Uhr im Landratsamt Augsburg, Prinzregentenplatz 4, 86150 Augsburg statt. Die Teilnahme am Ortstermin vor Angebotsabgabe ist freiwillig. Zur Teilnahme an einem Termin ist zwingend eine vorherige schriftliche Anmeldung bis spätestens 27.05.2024, 12:00 Uhr per E-Mail an Vergabestelle@Lra-a.bayern.de erforderlich. Ort und Zeitpunkt des Termins wird Ihnen nach erfolgter Anmeldung mitgeteilt.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern
Nationale Registrierungsnummer: nicht bekannt
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postleitzahl: 80538
Postort: München
Region: München, Landkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Telefon: +49 8921762411 📞
URL: https://www.regierung.oberbayern.bayern.de 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Ein erkannter Verstoß gegen Vergabevorschriften ist innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§160 Abs. 3 Nr. 3 GWB). Nach Zurückweisung einer Rüge beträgt die Frist für die Beantragung eines Nachprüfungsverfahrens vor der Vergabekammer 15 Tage (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-05-16+02:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 096-291267 (2024-05-16)

Auftragsbekanntmachung (2024-06-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 382 510 EUR 💰

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-06-06+02:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen

Gemäß Buchstabe B Ziffer 4 der Leistungsbeschreibung wird eine Verfahrensdokumentation mit dem Angebot gefordert. 4. Verfahrensdokumentation / Konzept für das Scanverfahren Für die Abwicklung der Scandienstleistungen muss ein Konzept für das Verfahren des Scannens (sog. Verfahrensdokumentation) vom Auftragnehmer erstellt werden, in der die Arbeitsabläufe beschrieben werden, insbesondere auch in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit. Die Dokumentation soll mindestens Aussagen zur Übergabe und Transport der Dokumente und Akten, Verarbeitungsort, Bearbeitungsschritte und Kontrolle enthalten. Die Verfahrensdokumentation ist bereits mit dem Angebot einzureichen. Bieter mit unvollständiger Verfahrensdokumentationen, die vor allem den datenschutzrechtlichen Anforderungen nicht genügen, können bei der Vergabe nicht berücksichtigt werden. Diese Verfahrensdokumentation wird Vertragsbestandteil.

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: cf78d47e-574c-4975-94fd-735b2ae82e26-01
Quelle: OJS 2024/S 110-337775 (2024-06-06)

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