Rahmenvertrag für Catering im Young Refugee Center

Beschreibung der Beschaffung

Vertragsgegenstand ist ein Rahmenvertrag mit der Landeshauptstadt München, Sozialreferat über die Verpflegung von minderjährigen, unbegleiteten Ausländerinnen/ Ausländern im "Young Refugee Center" (YRC) durch tägliches Catering und die Verteilung der Speisen.

- Zahl der Bewohner*innen:
Für die Kalkulation ist von einer Bewohnerzahl von bis zu 90 Personen auszugehen INKLUSIVE bis zu 10 Reserveessen. Im fortlaufenden Betrieb wird der Auftragnehmerin / dem Auftragnehmer die aktuelle Belegungszahl täglich per Mail mitgeteilt und somit die Anzahl benötigter Essen plus 0 bis 10 Reserveessen. Die konkrete Anzahl der Reserveessen wird mit der täglichen Bestellung explizit mitgeteilt und hängt von der erwarteten Zugangslage ab. Der Abruf der Cateringleistungen erfolgt daher flexibel nach Bedarf, dies bedeutet, dass die Anzahl der zu liefernden und zu verteilenden Portionen täglich wechseln kann. Ein Anspruch auf Abruf eines bestimmten Leistungsumfangs besteht nicht (auch keine Mindestabrufmenge). Ebenso kann ein bestimmtes Abrufverhalten nicht prognostiziert werden. Es handelt sich vorliegend um einen Vertrag, bei dem das zukünftige Auftragsvolumen nicht abschließend festgelegt werden kann. Ein Anspruch auf Leistungserbringung seitens der Auftragnehmerin/des Auftragnehmers besteht nicht.

- Leistungsort ist das "Young Refugee Center" (YRC), Marsstraße 19/EG, 80335 München.

Im Zuge des aktuellen Weltgeschehens ist der momentane Zulauf geflüchteter umA`s (unbegleitete Minderjährige) nicht planbar und es muss täglich flexibel auf die Geschehnisse reagiert werden. Deshalb ist möglicherweise mit einer weiter zu eröffnenden Dependance des YRC für bis zu 24 Bewohner/Bewohnerinnen im Stadtgebiet Münchens zu rechnen, die dann ebenfalls durch die Auftragnehmerin/ den Auftragnehmer mit Speisepaketen zu beliefern sind.
Für den Fall der Ausschöpfung der vorhandenen Aufnahmekapazitäten Marsstraße 19, erfolgt in diesen Fall eine Abstimmung mit der Auftragnehmerin/ dem Auftragnehmer zur Belieferung des weiteren Leistungsortes des YRC.
Die Kalkulation von bis zu 90 Personen beinhaltet dabei noch nicht die möglicherweise weitere zu eröffnende Dependance des YRC.

- Vertragslaufzeit:
Die Laufzeit des Vertrags beginnt am 01.06.2024 und endet am 31.05.2025. Der Abruf der erstmaligen Belieferung kann bereits ab dem ersten Tag der Vertragslaufzeit erfolgen. Menge, Lieferort und Lieferzeitpunkt werden spätestens am Vortrag bis 15:00 Uhr bekanntgegeben. Falls diese Informationen schon früher zur Verfügung stehen, werden sie umgehend mit dem größtmöglichen Vorlauf an die Auftragnehmerin /den Auftragnehmer kommuniziert. Für alle weiteren Abrufe gilt, dass eine Mail der Auftraggeberin am Vortag bis 15:00 Uhr ausreichend ist.

Der Vertrag endet nach Ablauf der vereinbarten Vertragsdauer ohne, dass eine zusätzliche Kündigung erforderlich ist.

Besteht ein Bedarf über den 31.05.2025 hinaus, ist eine Verlängerung durch die Auftraggeberin bis zu drei Monaten zu den gleichen Konditionen möglich ohne, dass es einer gesonderten Zustimmung des Auftragnehmers bedarf.

- Zu gewährleisten ist eine Versorgung mit Speisen und Getränken nach den gängigen Empfehlungen des Bundesministeriums für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL) und der Deutschen Gesellschaft für Ernährung (DGE).

Von der Auftragnehmerin / dem Auftragnehmer sind die in Ziffer 3 der Leistungsbeschreibung genannten Leistungen zu erbringen:

Bereitstellung von jeweils Frühstück, Mittagessen und Abendessen, pro Tag, sowie eine Notfallversorgung in Sammelportionen für neu registrierte UmA`s:
(Hinweis: Getränke werden von der Einrichtung selbst zur Verfügung gestellt.)

Alle Verpflegungsprodukte sollen mindestens 40 % bio-regionale Lebensmittel enthalten und Fleisch und Fisch muss mindestens zu 40 % bio-regional sein.

Zwingend vorzulegen ist ein EU-ÖKO-006-Zertifikat.

Bei Auftragserteilung hat die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer die für den Aufbau der Essensausgabe notwendige Fläche bzw. Anzahl der Tische rechtzeitig der Auftraggeberin mitzuteilen. Tische und Stühle sind vorhanden, auch Teeküchen stehen zur Verfügung. Zu beachten ist allerdings, dass es keine Spülmaschinen gibt und auch Geschirr gestellt werden muss. Essensreste müssen fachgerecht und getrennt in Biotonnen und Speiserestetonnen entsorgt werden und dürfen nicht dem Restmüll zugeführt werden.

- Bereitstellung von Servicepersonal:
Es wird ausreichend Personal benötigt, um eine zügige Ausgabe des Essens zu gewährleisten. Speiseabfälle werden entsorgt und täglich sauberes Geschirr zur Verfügung gestellt. Der gemeinschaftlich genutzte Bereich ist sauber zu halten. Die Einhaltung der EG-Verordnung 852/2004 über Lebensmittelhygiene ist unbedingte Voraussetzung.

Für weitere Einzelheiten wird auf die Leistungsbeschreibung verwiesen.

Zusätzliche Informationen

Der Höchstwert der Rahmenvereinbarung entspricht 150 % bei entsprechender maximaler Erweiterung um 50 % des Auftragswerts auf Basis eines einvernehmlich zu schließenden Nachtrags beim Vorliegen entsprechender vergaberechtlicher Gründen (§ 132 GWB).

Weitere Informationen zur Verlängerung

Besteht ein Bedarf über den 31.05.2025 hinaus, ist eine Verlängerung durch die Auftraggeberin bis zu drei Monaten zu den gleichen Konditionen möglich ohne, dass es einer gesonderten Zustimmung des Auftragnehmers bedarf.

Ob die Vertragsverlängerung in Anspruch genommen wird, wird der Auftragnehmerin/dem Auftragnehmer spätestens 12 Wochen vor Ablauf der Vertragslaufzeit schriftlich mitgeteilt. Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Ziehung der Verlängerungsoption.

Zentrale Elemente des Verfahrens

Es handelt sich um ein offenes Verfahren. Nach Angebotsabgabe wird sowohl Eignung als auch das Angebot nach den bekanntgemachten Kriterien geprüft. Aus dem Dokument besondere Bewerbungsbedingungen ergeben sich Einzelheiten zum Verfahren.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Angabe zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (§ 122 Abs. 2 Nr. 1 GWB i. V. m. § 44 VgV)
Verfügt das Unternehmen über die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung?
Eine Antwort mit "Ja" oder "Nein" ist ausreichend.
Es gilt vorrangig die Eigenerklärung, welche jedoch von der Auftraggeberin überprüft werden kann.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (§ 122 Abs. 2 Nr. 2 GWB i. V. m. § 45 VgV)
Verfügt das Unternehmen über die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit? Eine Antwort mit "Ja" oder "Nein" ist ausreichend.
Es gilt vorrangig die Eigenerklärung, welche jedoch von der Auftraggeberin überprüft werden kann.

Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung

Sie verpflichten sich für die Dauer der Auftragsausführung eine marktübliche Betriebshaftpflichtversicherung abzuschließen.
Die Deckungssummen der Betriebshaftpflichtversicherung der Auftragnehmerin/ des Auftragnehmers müssen mindestens betragen:

Für Personenschäden 1.000.000 €
Für sonstige Schäden 1.000.000 €

Bitte bestätigen Sie die Verpflichtung mit "JA" und reichen Sie den Nachweis zur Betriebshaftpflichtversicherung mit dem Angebot ein.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Angabe zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (§ 122 Abs. 2 Nr. 3 GWB i. V. m. § 46 VgV

Verfügt das Unternehmen über die technische und berufliche Leistungsfähigkeit? Eine Antwort mit "Ja" oder "Nein" ist ausreichend.
Es gilt vorrangig die Eigenerklärung, welche jedoch von der Auftraggeberin überprüft werden kann.

Falls der Auftraggeberin Anhaltspunkte vorliegen, dass die Erklärungen unzutreffend sein könnten, werden zusätzlich zu den Erklärungen weitere Nachweise gefordert.
Der Bewerber/die Bewerberin hat in diesem Fall vor Zuschlagserteilung auf Anforderung durch die Auftraggeberin innerhalb von 1 Woche eine vom jeweiligen Auftraggeber unterzeichnete Bestätigung der Referenz vorzulegen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst abgeschlossen werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bewerber/Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) oder Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bewerber/Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).