RV zur konservatorischen Reinigung und Verpackung von Archivgut des HHStAW 2025 ff. - HLA

Land Hessen, vertreten durch das Hessische Competence Center -Zentrale Beschaffung-

Trockenreinigung und Verpackung von Akten des Hessischen Landesarchivs für die Abteilung des Hessisches Hauptstaatsarchiv Wiesbaden in den Jahren 2025 ff.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-12-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-11-18.

Wer?

• Land Hessen, vertreten durch das Hessische Competence Center -Zentrale Beschaffung-

Wie?

• Dienstleistungen von Bibliotheken, Archiven, Museen und anderen kulturellen Einrichtungen › Dienstleistungen von Bibliotheken und Archiven

Wo?

• Darmstadt › Darmstadt, Kreisfreie Stadt
• Darmstadt › Wiesbaden, Kreisfreie Stadt
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-11-18	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2024-11-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: RV zur konservatorischen Reinigung und Verpackung von Archivgut des HHStAW 2025 ff. - HLA
Referenznummer: VG-0437-2024-0396
Kurze Beschreibung:

Trockenreinigung und Verpackung von Akten des Hessischen Landesarchivs für die Abteilung des Hessisches Hauptstaatsarchiv Wiesbaden in den Jahren 2025 ff.

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen von Bibliotheken und Archiven 📦
Beschreibung
Interne Kennung: LOT-0000
Beschreibung der Beschaffung:

Auftragsgegenstand ist es, ca. 85.000 Akten über vier Jahre einer seriellen konservatorischen Trockenreinigung und Verpackung zu unterziehen. Der Vertrag umfasst beginnend voraussichtlich mit dem 1. März 2025, spätestens jedoch mit Zuschlagserteilung, eine Laufzeit von 1 Jahr, mit der Option zur Verlängerung bis zum 30. November 2026, erneut bis zum 30. November 2027 und gegebenenfalls erneut bis zum 30. November 2028. Die Option zur Verlängerung hat ausschließlich der Auftraggeber. Der Auftraggeber verpflichtet sich, bis zum 25. Februar 2026, gegebenenfalls erneut bis zum 25. Februar 2027 und gegebenenfalls erneut bis zum 25. Februar 2028 verbindlich schriftlich zu erklären, ob er von der jeweiligen Option Gebrauch macht. Die Leistungsausführungen im Hinblick auf die optionalen Verlängerungen beginnen ab dem 1. März des jeweiligen Jahres. Die Erfüllung des Auftragsvolumens steht unter dem Vorbehalt bereiter Haushalts- und Fördermittel. Die Eigenmittel liegen bei 10 % - 20 %, die jährlich zu beantragenden Fördermittel (BKM-Sonderprogramm und Landesprogramm Bestandserhaltung Hessen) bei 80 % - 90 % der Finanzierung insgesamt. Das Auftragsvolumen, die Menge des zu bearbeitenden Archivguts, verteilt sich wie folgt auf die Vertragsjahre 2025 bis 2028 (das hier dargestellte Gesamtauftragsvolumen kann unter Wahrung der vertraglich vereinbarten Konditionen pro Jahr um bis zu 10 % über- oder unterschritten werden): 2025: ca. 21.500 Akten aus der 2. Hälfte des 20. Jahrhunderts 2026: (1. Optionale Vertragsverlängerung): ca. 21.500 Akten aus der 2. Hälfte des 20. Jahrhunderts 2027 (2. Optionale Vertragsverlängerung): ca. 21.500 Akten aus der 2. Hälfte des 20. Jahrhunderts 2028 (3. Optionale Vertragsverlängerung): ca. 21.500 Akten aus der 2. Hälfte des 20. Jahrhunderts. Die maximalen Haushalts- und Fördermittel betragen pro Jahr 127.500 € brutto (Maximales Gesamtbudget für die max. Vertragslaufzeit: 510.000 Euro brutto). Bei einer Überschreitung des maximalen Budgets pro Jahr wird das Angebot ausgeschlossen.

Beschreibung der Beschaffung

Auftragsgegenstand ist es, ca. 85.000 Akten über vier Jahre einer seriellen konservatorischen Trockenreinigung und Verpackung zu unterziehen. Der Vertrag umfasst beginnend voraussichtlich mit dem 1. März 2025, spätestens jedoch mit Zuschlagserteilung, eine Laufzeit von 1 Jahr, mit der Option zur Verlängerung bis zum 30. November 2026, erneut bis zum 30. November 2027 und gegebenenfalls erneut bis zum 30. November 2028. Die Option zur Verlängerung hat ausschließlich der Auftraggeber. Der Auftraggeber verpflichtet sich, bis zum 25. Februar 2026, gegebenenfalls erneut bis zum 25. Februar 2027 und gegebenenfalls erneut bis zum 25. Februar 2028 verbindlich schriftlich zu erklären, ob er von der jeweiligen Option Gebrauch macht. Die Leistungsausführungen im Hinblick auf die optionalen Verlängerungen beginnen ab dem 1. März des jeweiligen Jahres. Die Erfüllung des Auftragsvolumens steht unter dem Vorbehalt bereiter Haushalts- und Fördermittel. Die Eigenmittel liegen bei 10 % - 20 %, die jährlich zu beantragenden Fördermittel (BKM-Sonderprogramm und Landesprogramm Bestandserhaltung Hessen) bei 80 % - 90 % der Finanzierung insgesamt.
Das Auftragsvolumen, die Menge des zu bearbeitenden Archivguts, verteilt sich wie folgt auf die Vertragsjahre 2025 bis 2028 (das hier dargestellte Gesamtauftragsvolumen kann unter Wahrung der vertraglich vereinbarten Konditionen pro Jahr um bis zu 10 % über- oder unterschritten werden):
2025: ca. 21.500 Akten aus der 2. Hälfte des 20. Jahrhunderts
2026: (1. Optionale Vertragsverlängerung): ca. 21.500 Akten aus der 2. Hälfte des 20. Jahrhunderts
2027 (2. Optionale Vertragsverlängerung): ca. 21.500 Akten aus der 2. Hälfte des 20. Jahrhunderts
2028 (3. Optionale Vertragsverlängerung): ca. 21.500 Akten aus der 2. Hälfte des 20. Jahrhunderts.
Die maximalen Haushalts- und Fördermittel betragen pro Jahr 127.500 € brutto (Maximales Gesamtbudget für die max. Vertragslaufzeit: 510.000 Euro brutto). Bei einer Überschreitung des maximalen Budgets pro Jahr wird das Angebot ausgeschlossen.

Postanschrift: Hessisches Landesarchiv Wiesbaden
Postleitzahl: 65187 Wiesbaden
Stadt: Mosbacher Str. 55
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Wiesbaden, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-03-01 📅
Datum des Endes: 2026-02-28 📅
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:

Der Vertrag umfasst beginnend voraussichtlich mit dem 1. März 2025, spätestens jedoch mit Zuschlagserteilung, eine Laufzeit von 1 Jahr, mit der Option zur Verlängerung bis zum 30. November 2026, erneut bis zum 30. November 2027 und gegebenenfalls erneut bis zum 30. November 2028. Die Option zur Verlängerung hat ausschließlich der Auftraggeber. Der Auftraggeber verpflichtet sich, bis zum 25. Februar 2026, gegebenenfalls erneut bis zum 25. Februar 2027 und gegebenenfalls erneut bis zum 25. Februar 2028 verbindlich schriftlich zu erklären, ob er von der jeweiligen Option Gebrauch macht. Die Leistungsausführungen im Hinblick auf die optionalen Verlängerungen beginnen ab dem 1. März des jeweiligen Jahres.

Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität Konzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20.00
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 80.00
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-12-19 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-12-20 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2024-12-20 12:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen: Nachforderung im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten des § 56 VgV
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:

- Eigenerklärung zur Eignung Liefer-/Dienstleistungen (alle Lose betreffend; siehe Vordruck "Eigenerklaerung_Eignung.pdf"). Bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern ist diese durch den Bieter zusätzlich von jedem Unterauftragnehmer einzureichen; bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Der Bieter hat mit dem Angebot einen Nachweis über eine bestehende Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung über einen Wert von 500 € pro Archivschach-tel Behandlungsgut für den Hin- und Rücktransport sowie die Verweildauer in den Gebäuden des Auftragnehmers abzuschließen bzw. nachzuweisen. Die Versiche-rung muss jeweils eine Bearbeitungscharge (die Anzahl der Kartenpakete wird hierbei vom Auftragnehmer bestimmt) abdecken; als Bearbeitungscharge gilt die Menge der Kartenpakete, die sich gleichzeitig in der Verfügung des Auftragneh-mers befinden, beginnend von der Abholung bis zur Vollendung des Rücktrans-ports. Bei Bietergemeinschaften ist dies in der Gesamtheit zu erbringen.

Technische und berufliche Fähigkeiten

Zum Nachweis der fachlichen Eignung hat der Bieter eine Liste mit mindestens 2 geeigneten Referenzangaben über die in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen mit folgenden Angaben nachzuweisen: - Art der Leistung (nachvollziehbare Beschreibung der erbrachten Tätigkeit) - Umfang - Empfänger (öffentliche und/oder private Empfänger) der Leistung - Ansprechpartner, Telefon, E-Mail-Adresse - Erbringungszeitpunkt - Wert Referenzangaben sind dann geeignet, wenn diese in Art und Umfang (mindestens 15.000 Akten) dem hier zu vergebenden Auftrag entsprechen. Um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, wird darauf hingewiesen, dass auch Referenzangaben berücksichtigt werden, die mehr als 3 Jahre, jedoch nicht länger als 5 Jahre zurückliegen.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Bewerber/Bieter die nach § 5 HVTG erforderliche Verpflichtungserklärung abzugeben haben.

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrugsbekämpfung

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 17 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Entrichtung von Steuern

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Rein innerstaatliche Ausschlussgründe

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe:

Bestätigung des Nichtvorliegens des Ausschlussgrundes durch Abgabe einer entsprechenden Eigenerklärung (Formular Eigenerklärung…

… zur Eignung für Liefer- und Dienstleistungen)

… zu Russland-Sanktionen)

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Land Hessen, vertreten durch das Hessische Competence Center -Zentrale Beschaffung-
Nationale Registrierungsnummer: DE 212 133 546
Postanschrift: Rheingaustraße 186
Postleitzahl: 65203
Postort: Wiesbaden
Region: Wiesbaden, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: beschaffung@hcc.hessen.de 📧
Telefon: +49 611 7038 4012 📞
Fax: +49 611 32 76 38 412 📠
URL: https://vergabe.hessen.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Freizeit, Sport, Kultur und Religion
Kommunikation
Dokumente URL: https://vergabe.hessen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-192e1d84ee3-54ed4f2f717261fe 🌏
Teilnahme-URL: https://vergabe.hessen.de 🌏
Elektronische Einreichung: Zulässig

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Dem Angebot sind folgende Unterlagen beizufügen: - Angebotsschreiben - Leistungsverzeichnis - Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt (bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied), - Erklärung zu Russland-Sanktionen (bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied), - Benennung und Vorstellung des für die Auftragsausführung betrauten Projektleiters mit folgenden Daten: Name, Qualifikation, Berufserfahrung in Jahren und Belege der Qualifikation (wie Zeugnisse / Urkunden, oder Mitgliedschaft im VDR). Konkret setzt das Projekt nach Art und Zuschnitt der Aufgaben die Anleitung durch einschlägig ausgebildete Restaurator*innen (Restaurator*in mit Diplom oder Mas-ter, in der Fachrichtung Papier/Pergamentrestaurierung bzw. Buchbindermeister*in mit mehrjähriger Erfahrung im Bereich Papierrestaurierung) voraus, die am Ort der Leistungsausführung kontinuierlich die Arbeiten begleiten. - Leistungsbeschreibung & Verfahrensanweisung, - Konzept mir folgenden Aspekten: 1. Organisation der Aufragsbearbeitung hinsichtlich der zur Verfügung stehenden Zeit, 2. Personal- und Materialeinsatz. Für den Auftrag stehen pro Jahr 127.500 Euro brutto zur Verfügung; für den Gesamtauftrag 510.000 €. Eine Überschreitung führt zum Ausschluss des Angebots. Das Konzept ist nicht nur wesentlicher Bestandteil des Angebotes, sondern im Rahmen der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes des Zuschlagskriteriums "Qualität Konzept" Bestandteil der Angebotswertung (siehe hierzu auch Ziffer 6.2). Da das Konzept die Wirtschaftlichkeitsbewertung des Angebotes betrifft, ist dieses mit dem Angebot zwingend einzureichen; eine Nachforderung ist ausgeschlossen. Bei geplantem Einsatz von Nachunternehmern ist dem Angebot zusätzlich der Vordruck 235 (Verzeichnis der Leistungen anderer Unternehmen) beizufügen.

Zusätzliche Informationen

Dem Angebot sind folgende Unterlagen beizufügen:
- Angebotsschreiben
- Leistungsverzeichnis
- Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt (bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied),
- Erklärung zu Russland-Sanktionen (bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied),
- Benennung und Vorstellung des für die Auftragsausführung betrauten Projektleiters mit folgenden Daten: Name, Qualifikation, Berufserfahrung in Jahren und Belege der Qualifikation (wie Zeugnisse / Urkunden, oder Mitgliedschaft im VDR). Konkret setzt das Projekt nach Art und Zuschnitt der Aufgaben die Anleitung durch einschlägig ausgebildete Restaurator*innen (Restaurator*in mit Diplom oder Mas-ter, in der Fachrichtung Papier/Pergamentrestaurierung bzw. Buchbindermeister*in mit mehrjähriger Erfahrung im Bereich Papierrestaurierung) voraus, die am Ort der Leistungsausführung kontinuierlich die Arbeiten begleiten.
- Leistungsbeschreibung & Verfahrensanweisung,
- Konzept mir folgenden Aspekten:
1. Organisation der Aufragsbearbeitung hinsichtlich der zur Verfügung stehenden Zeit,
2. Personal- und Materialeinsatz.
Für den Auftrag stehen pro Jahr 127.500 Euro brutto zur Verfügung; für den Gesamtauftrag 510.000 €. Eine Überschreitung führt zum Ausschluss des Angebots.
Das Konzept ist nicht nur wesentlicher Bestandteil des Angebotes, sondern im Rahmen der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes des Zuschlagskriteriums "Qualität Konzept" Bestandteil der Angebotswertung (siehe hierzu auch Ziffer 6.2).
Da das Konzept die Wirtschaftlichkeitsbewertung des Angebotes betrifft, ist dieses mit dem Angebot zwingend einzureichen; eine Nachforderung ist ausgeschlossen.

Bei geplantem Einsatz von Nachunternehmern ist dem Angebot zusätzlich der Vordruck 235 (Verzeichnis der Leistungen anderer Unternehmen) beizufügen.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Nationale Registrierungsnummer: DE 812 056 745
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 - 3
Postleitzahl: 64283
Postort: Darmstadt
Region: Darmstadt, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@rpda.hessen.de 📧
Telefon: +49 6151 126603 📞
Fax: +49 611 327 648534 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Auf die Rügepflichten gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 bis 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen, insbesondere auf die Frist des § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-11-18+01:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 225-703057 (2024-11-18)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport (18 neue Beschaffungen)

Dienstleistungen von Bibliotheken, Archiven, Museen und anderen kulturellen Einrichtungen (11)

Dienstleistungen von Bibliotheken und Archiven (1)