Scan-Dienstleistungen

Dachverband Kommunaler IT-Dienstleister (KDN)

Rahmenvereinbarung Scan-Dienstleistungen Bauakten und Baupläne

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-04-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-03-01.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2024-03-01 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2024-03-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scan-Dienstleistungen
Referenznummer: KDN-02-2023-04.2
Kurze Beschreibung: Rahmenvereinbarung Scan-Dienstleistungen Bauakten und Baupläne
Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 10 000 000 EUR 💰
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Beschreibung
Interne Kennung: KDN-02-2023-04.2
Beschreibung der Beschaffung:
Der KDN beabsichtigt die Vergabe einer Rahmenvereinbarung über Dienstleistungen für die Digitalisierung von Akten und Dokumenten mit einem Auftragnehmer zu schließen. Basierend auf dieser Rahmenvereinbarung wird jeder Abrufberechtigte eigenverantwortlich den entsprechenden Bedarf an Dienstleistungen abrufen und einen entsprechenden EVB-IT Dienstvertrag abschließen. Ansprechpartner für alle Fragen in Bezug auf diese Rahmenvereinbarung ist der KDN. Die zu digitalisierenden Akten und Dokumentenarten betreffen Bauakten und Baupläne. Einzelheiten werden im Leistungsverzeichnis beschrieben. Die fachliche Basis der Digitalisierungsleistungen bildet die BSI Technische Richtlinie 03138 - Ersetzendes Scannen (Version 1.4.1 vom 23.04.2020) vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), zu finden unter: https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Publikationen/TechnischeRichtlinien/TR03138/TR-03138.pdf?__blob=publicationFile&v=4. Die gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind einzuhalten. Es können Einzelaufträge für alle Arbeitsabschnitte der der Digitalisierung von Akten und Dokumenten, die im Leistungsverzeichnis beschrieben werden, oder Teile davon einschließlich der Nebenleistungen für die Aufbereitung und Lagerung. Den Umfang bestimmt das abrufberechtigte Mitglied.
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Zusätzliche Informationen: s. Vergabeunterlagen
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Die Erfüllungsorte liegen grds. am Sitz/am Standort der Bezugsberechtigten. Näheres ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Die Erfüllungsorte liegen im Bundesländern Rheinland-Pfalz und Hessen. Der Erfüllungsort wird jeweils beim Einzelabruf präzisiert.
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Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung:
Die Regelvertragslaufzeit der hier ausgeschriebenen Rahmenvereinbarungen beträgt 24 Monate. Der KDN behält sich eine zweimalige Verlängerungsoption um jeweils weitere 12 Monate vor. Die max. Laufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt inklusive der Verlängerungsoptionen mithin 48 Monate. Die Entscheidung über eine Verlängerung liegt alleine bei dem KDN als Vertreter aller Bezugsberechtigten. Der KDN erklärt spätestens 3 Monate vor Ablauf der geltenden Vertragslaufzeit, ob eine Verlängerungsoption in Anspruch genommen wird. Erreicht innerhalb der Vertragslaufzeit das bestellte Vertragsvolumen 80% des maximalen Vertragsvolumens (Höchstwerts), so kann der KDN ebenfalls von einer der o. g. Vertragsverlängerungsoptionen Gebrauch machen und diese erklären, soweit diese nicht ausgeschöpft sind. Die Ausübung der Option kann auch stillschweigend, durch Fortsetzung der Bestellungen, erklärt werden. Bei Ausübung der Verlängerungsoptionen wird der genannte Höchstwert, für den gesamten Vertrag entsprechend der jeweiligen Laufzeit anteilig erhöht.
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Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 100.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Zentrale Elemente des Verfahrens:
Die Ausschreibung erfolgt nach den Bestimmungen des Vierten Teils (§§ 97 ff.) des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge" (VgV) und den veröffentlichten Verfahrensbedingungen des KDN. Darüber werden die Bestimmungen des Tariftreue- und Vergabegesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (TVgG NRW) in der aktuellen Fassung Anwendung. Bei dem hier beschriebenen Vergabeverfahren handelt es sich um ein offenes Verfahren gemäß § 119 Abs. 3 GWB i.V.m. § 15 VgV. Bietergemeinschaften stehen Einzelbietern gleich.
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Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-04-05 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-04-05 10:01:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Eröffnung ohne Öffentlichkeit
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):
Nach Ablauf der Angebotsfrist werden alle eingegangenen Angebote von zwei Vertretern der Auftraggeberin in der Reihenfolge ihres Eingangs geöffnet
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2024-04-05 10:01:00 📅
Ort des Eröffnungstermins: Eröffnung ohne Öffentlichkeit
Zusätzliche Informationen:
Nach Ablauf der Angebotsfrist werden alle eingegangenen Angebote von zwei Vertretern der Auftraggeberin in der Reihenfolge ihres Eingangs geöffnet
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-03-22 00:00:00 📅
Zusätzliche Informationen:
§ 56 Prüfung der Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote; Nachforderung von Unterlagen (1) Die Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote sind auf Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit, Angebote zudem auf rechnerische Richtigkeit zu prüfen. (2) Der öffentliche Auftraggeber kann den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Der öffentliche Auftraggeber ist berechtigt, in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen festzulegen, dass er keine Unterlagen nachfordern wird. (3) Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen. (4) Die Unterlagen sind vom Bewerber oder Bieter nach Aufforderung durch den öffentlichen Auftraggeber innerhalb einer von diesem festzulegenden angemessenen, nach dem Kalender bestimmten Frist vorzulegen. (5) Die Entscheidung zur und das Ergebnis der Nachforderung sind zu dokumentieren.
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Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister: Handelsregisterauszug (Bei Abgabe nicht älter als 3 Monate)
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: -Unternehmensbeschreibung, insbesondere Darstellung von Leistungsspektrum und Kerngeschäft sowie Unternehmensorganisation. Ferner sind Standorte, Geschäftsstellen, Kundendienst, Ansprechpartner im Unternehmen zu nennen. (Eigenerklärung) -Angaben zum Jahresumsatz der letzten drei (3) Jahren über den Gesamtumsatz des Unternehmens und den Umsatz im ausschreibungsrelevanten Bereich Mindestanforderungen: Erforderlich ist ein Durchschnittsumsatz im ausschreibungsrelevanten Bereich (Scandienstleistungen betreffend Verwaltungs- und Bauakten sowie Baupläne) von mindestens 2.000.0000 EUR pro Jahr. -Betriebshaftpflichtversicherung: Vorlage der Kopie eines aktuellen Haftpflichtversicherungsscheins oder Zusage auf Abschluss einer entsprechenden Haftpflichtversicherung im Falle einer Auftragserteilung. Mindestanforderungen: Erforderlicher Mindestversicherungsschutz von 1,5 Mio. Euro für Personen- und Sachschäden und 1 Mio. Euro für Vermögensschäden jeweils bei zumindest doppelter Jahreshöchstleistung.
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Technische und berufliche Fähigkeiten
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: -Angabe über die Gesamtanzahl der Beschäftigten im Unternehmen und in dem ausschreibungsrelevanten Bereich in den letzten drei (3) Jahren. -Nachunternehmer: Angabe über den geplanten Einsatz von Nachunternehmern und zu einer evtl. Eignungsleihe; im Fall der Eignungsleihe ist zusätzlich eine gem. Vordruck 3.2 Nachunternehmer-Verpflichtungserklärung abzugeben. -Referenzen: Angaben zu früheren vergleichbaren Projekten und Referenzen des Bieters unter Angabe des Auftraggebers, Beschreibung des Leistungsgegenstandes, Auftragsvolumen, Dauer, Beginn und Ende des Vertrages und eines Ansprechpartners. Mindestanforderungen: Es sind insgesamt mindestens drei (3) Referenzen aus der jüngeren Vergangenheit (der Abschluss des Referenzauftrags [Auftragsende] darf nicht vor dem 19.02.2021 liegen) über vergleichbare Projekte mit gemischten Ausgangsmaterial zur Digitalisierung von Akten durchgeführt worden, davon müssen -> mind. zwei (2) Projekte jeweils eine Größenordnung von mindestens 5.000.000 Blatt ausweisen und können die Digitalisierung von Verwaltungsakten oder Bauakten betreffen -> mindestens ein (1) Projekt die Digitalisierung von Bauakten und Bauplänen betreffen und eine Größenordnung von mind. 2.000.000 Blatt haben
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Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Fehlende Ausschlussgründe: -Erklärung gemäß Verordnung EU 2022-576 -Eigenerklärung zur Eignung (betr. Ausschlussgründe §§ 123, 124 GWB) - Abgabe des geforderten Angebotsdeckblatts
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
Die Rahmenvereinbarung besteht aus folgenden Unterlagen in der genannten Reihenfolge: - Zuschlag - 1. Vergabeunterlage nebst folgende Anlagen o Anlage 1.1 Abrufberechtigte Mitglieder o Anlage 1.2 Leistungsbeschreibung o Anlage 1.3 Preisblatt o Anlage 1.4 Muster-EVB-IT Dienstvertrag o Anlage 1.5 Geheimhaltungserklärung / Verschwiegenheitsvereinbarung o Anlage 1.6 VAV Auftragsverarbeiter gemäß 28 DSGVO o Anlage 1.7 Teleservice-Vereinbarung EU-DSGVO o Anlage 1.8 Erklärung Konformität EU-DSGVO o Anlage 1.9 Musterstatistik - 2. Die Ergänzenden Vertragsbedingungen des KDN - 3. Angebotsdeckblatt - 3.1 Eigenerklärung zur Eignung - 3.2 Nachunternehmer-Verpflichtungserklärung (ggf. bei Eignungsleihe) - 3.3 Verfahrensvollmacht für Bietergemeinschaften (bei Bedarf) - 4. Bekanntmachung
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Verfahren
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift:
Beschaffungsrecht des Landes Nordrhein-Westfalen Das Vergabeverfahren wird durch den KDN eigenverantwortlich geführt.
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Betrugsbekämpfung
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
+ 20 weitere
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
Entrichtung von Steuern
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Konkurs
Korruption
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Vergleichsverfahren
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge
Zahlungsunfähigkeit
Beschreibung der Ausschlussgründe: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Dachverband kommunaler IT-Dienstleister (KDN)
Nationale Registrierungsnummer: 05315-34001-10
Postanschrift: Mühlenstraße 51
Postleitzahl: 53721
Postort: Siegburg
Region: Rhein-Sieg-Kreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabestelle@ra-argyriadou.de 📧
Telefon: +49 2241 23919-105 📞
Federführendes Mitglied ✅
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
Der Auftrag umfasst die gemeinsame Beschaffung ✅
Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben ✅
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y6EHEQJ/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y6EHEQJ 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y6EHEQJ 🌏
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Maximale Verlängerungen: 2
Objekt
Art des Vertrags: Dienstleistungen

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y6EHEQJ s. Vergabeunterlagen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland für den Regierungsbezirk Köln
Nationale Registrierungsnummer: Keine Angabe
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 221147-3045 📞
Fax: +49 221147-2889 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
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Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-03-01+01:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 045-132798 (2024-03-01)
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