STERN - Fotoarchiv - Projekt 2

Kurze Beschreibung

Die für jedes Los zu erbringenden Leistungen umfassen die Abholung der Negative bzw. Dias (im Folgenden: Materialien) beim AG, den Transport zum Auftragnehmer (im Folgenden AN), die Digitalisierung der Materialien und die den Vorgaben des AG entsprechende Benennung der damit entstehenden Dateien und Dateienordner durch den AN, das Umbetten der Materialien in neue, durch den AN zu etikettierende Archivhüllen im Anschluss an die Digitalisierung sowie abschließend den Rücktransport zum AG. Die Leistungen sind vollständig in der Bundesrepublik Deutschland zu erbringen.

Beschreibung der Beschaffung

Los 1 umfasst ca. 194.000 Dias im Kleinbildformat (24 x 36 mm) gerahmt sowie zusätzlich ca. 7.199 Dias im verschiedenen Sonderformaten (siehe Liste der Sonderformate und Zuschnitte in Anlage 3. Sie werden in ca. 420 Archivboxen mit Ringmechanik übergeben (im Folgenden AB). Jede AB enthält somit durchschnittlich ca. 479 Dias. Die hier angegebene Anzahl der AB und der Dias beruht auf einer Hochrechnung, die endgültige Zahl an AB und Dias kann abweichen. Kleinbild-Dias sind in der Regel in Pappe oder Kunststoff gerahmt und in Klarsichthüllen archiviert (im Folgenden werden diese alten Hüllen, in denen die Dias und Negative zunächst untergebracht sind, durchgängig als „Klarsichthüllen“ bezeichnet). In der Regel sind in einer Klarsichthülle 20 Dias enthalten (s. Bild Anlage 1). In manchen Fällen sind die Klarsichthüllen nur teilweise befüllt. Bei Lieferung liegen die Klarsichthüllen aufgrund unterschiedlicher Lochung lose als Stapel in den AB, nach der Digitalisierung sollen sie abgeheftet zurückgeliefert werden. Vereinzelt kommen ungerahmte Kleinbild-Dias vor. Diese liegen in Filmstreifen von meist etwa 6 Dias vor und sind analog zu den Negativen in Klarsichthüllen untergebracht (s. Bild Anlage 2 und Liste der Sonderformate und Zuschnitte in Anlage 3). Dias in Sonderformaten sind in der Regel ungerahmt, aber einzeln zugeschnitten in Klarsichthüllen
untergebracht (s. Anlage 5). In manchen Fällen sind auch ungeschnittene Filmstreifen möglich (siehe Liste Sonderformate und Zuschnitte Dias in Anlage 3). Bitte geben Sie im Angebot die Preise pro Einzelbild sowie die Gesamtsumme der Digitalisierung für gerahmte Kleinbild-Dias an und getrennt davon die Kosten pro Einzelbild für jeden in der Liste Anlage 3 genannten Sonderfälle (vgl. 3.1.1) sowie die Gesamtsumme für alle genannten Sonderfälle. Die Gesamtsumme für dieses Los berechnet sich aus der Summe dieser beiden Gesamtsummen und soll Brutto und Netto angegeben werden.

Beschreibung der Beschaffung

Los 2 umfasst ca. 900.000 Farb- und Schwarz-Weiß-Negative im Kleinbildformat sowie im Mittelformat 6 x 6 sowie zusätzlich ca. 1390 weitere Bilder in anderen Sonderformaten (für die genaue Mengenaufteilung nach Format siehe 3.1.2 sowie die Liste der Sonderformate Negative in Anlage 4) Sie teilen sich auf auf 481 AB mit Ringmechanik.
Die Negative sind in Klarsichthüllen oder Pergaminhüllen in den ABs archiviert. In der Regel sind in einer Klarsichthülle die Negative eines Films enthalten, bei Kleinbildnegativen meist zwischen 24 und 38 Negative, bei Mittelformaten 12 Negative. In manchen Fällen sind nur Teile eines Films oder auch Teile von mehreren Filmen in einer Klarsichthülle abgelegt. Ein Streifen mit Negativen enthält in der Regel 6 Negative bei Kleinbildfilmen und 3 Negative bei Mittelformatfilmen (s. Bilder in Anlage 6 und 7).

Beschreibung der Beschaffung

Los 3 umfasst 1.088.000 schwarz-weiß Negative ausschließlich im Kleinbildformat. Sie teilen sich auf auf 518 AB mit Ring-Mechanik. Die Negative sind in Klarsichthüllen oder Pergaminhüllen in den ABs archiviert. In der Regel sind in einer Klarsichthülle die Negative eines Films enthalten, bei Kleinbildnegativen meist zwischen 24 und 38 Negative, bei Mittelformaten 12 Negative. In manchen Fällen sind nur Teile eines Films oder auch Teile von mehreren Filmen in einer Klarsichthülle abgelegt. Ein Streifen mit Negativen enthält in der Regel 6 Negative bei Kleinbildfilmen und 3 Negative bei Mittelformatfilmen (s. Bilder in Anlage 6 und 7).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen: Die Eintragung in das Berufs-/Handelsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes: Der Bieter ist nicht zur Eintragung in ein Berufs- / Handelsregister verpflichtet, kann aber - auf Verlangen - die erlaubte Berufsausübung auf andere Weise nachweisen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

zu a) Das Eignungskriterium ist erfüllt, wenn der vom Bieter angegebene durchschnittliche Jahresumsatz mindestens 500.000 € (netto) beträgt; zu b): Die Deckungssumme der Betriebshaftpflichtversicherung beträgt mindestens 300.000 Euro (Los 1), 1,3 Mio. Euro (Los 2) oder 1,6 Mio. Euro (Los 3) pauschal pro Schadensfall für Personen, Sach- und Vermögensschäden. Zudem sind die Transporte mit jeweils mindestens 300.000 Euro (Los 1), 1,3 Mio. Euro (Los 2) oder 1,6 Mio. Euro (Los 3) zu versichern. Eine Kombination von Losen ist nur möglich, wenn die Versicherungssumme mindestens der Summe der Einzellose entspricht. Der Bieter erklärt, dass er über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit der o. g. Mindestdeckungssumme verfügt bzw. die Versicherungspolice im Zuschlagsfall entsprechend anpassen wird und die Transporte mit der o. g. Mindestdeckungssumme versichern wird.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: a) Der Bieter hat einen oder mehrere nach Art und Umfang mit dem vorliegenden Auftrag vergleichbare Referenzaufträge für einen Bezugszeitraum innerhalb der letzten drei Jahre anzugeben;

Zugelassen sind nur Bieter, die in Form von drei Referenzen unterschiedlicher Referenzgeber Erfahrung mit der Massendigitalisierung von wertvollen Kulturgütern nachweisen können. Digitalisierung wertvoller Kulturgüter liegt nur vor, wenn diese im Auftrag einer öffentlich-rechtlichen Kulturgut bewahrenden Einrichtung beauftragt wurde, also von Museen, Bibliotheken oder Archiven. Mindestens eine der drei Referenzen muss sich zudem auf ein Massendigitalisierungsprojekt mit einem Gesamtumfang an Digitalisaten von mindestens zwei Chargen des Loses, auf das geboten werden soll, beziehen. Dieses Massendigitalisierungsprojekt muss zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe bereits zu mindestens 2/3 erfolgreich abgeschlossen sein.

b) Der Bieter gibt die durchschnittlich jährliche Beschäftigtenzahl und die durchschnittliche Zahl seiner Führungskräfte der letzten drei Jahre an; c) Der Bieter erklärt, dass ihm für die Ausführung der Leistung eine angemessene Ausstattung, Geräte und technische Ausrüstung zur Verfügung stehen. Hierzu muss ein entsprechender Nachweis eingereicht werden, aus dem ersichtlich ist, über welche Ausstattung, welche Geräte und welche technische Ausrüstung der Bieter für die Ausführung des Auftrags verfügt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.

Beschreibung der Beschaffung

Los 1 umfasst ca. 194.000 Dias im
Kleinbildformat (24 x 36 mm) gerahmt sowie zusätzlich ca.
7.199 Dias im verschiedenen Sonderformaten (siehe Liste
der Sonderformate und Zuschnitte in Anlage 3. Sie werden in
ca. 420 Archivboxen mit Ringmechanik übergeben (im
Folgenden AB). Jede AB enthält somit durchschnittlich ca.
479 Dias. Die hier angegebene Anzahl der AB und der Dias
beruht auf einer Hochrechnung, die endgültige Zahl an AB
und Dias kann abweichen. Kleinbild-Dias sind in der Regel in
Pappe oder Kunststoff gerahmt und in Klarsichthüllen
archiviert (im Folgenden werden diese alten Hüllen, in denen
die Dias und Negative zunächst untergebracht sind,
durchgängig als „Klarsichthüllen“ bezeichnet). In der Regel
sind in einer Klarsichthülle 20 Dias enthalten (s. Bild Anlage
1). In manchen Fällen sind die Klarsichthüllen nur teilweise
TED
befüllt. Bei Lieferung liegen die Klarsichthüllen aufgrund
unterschiedlicher Lochung lose als Stapel in den AB, nach
der Digitalisierung sollen sie abgeheftet zurückgeliefert
werden. Vereinzelt kommen ungerahmte Kleinbild-Dias vor.
Diese liegen in Filmstreifen von meist etwa 6 Dias vor und
sind analog zu den Negativen in Klarsichthüllen
untergebracht (s. Bild Anlage 2 und Liste der Sonderformate
und Zuschnitte in Anlage 3). Dias in Sonderformaten sind in
der Regel ungerahmt, aber einzeln zugeschnitten in
Klarsichthüllen untergebracht (s. Anlage 5). In manchen
Fällen sind auch ungeschnittene Filmstreifen möglich (siehe
Liste Sonderformate und Zuschnitte Dias in Anlage 3). Bitte
geben Sie im Angebot die Preise pro Einzelbild sowie die
Gesamtsumme der Digitalisierung für gerahmte Kleinbild Dias an und getrennt davon die Kosten pro Einzelbild für
jeden in der Liste Anlage 3 genannten Sonderfälle (vgl.
3.1.1) sowie die Gesamtsumme für alle genannten
Sonderfälle. Die Gesamtsumme für dieses Los berechnet sich
aus der Summe dieser beiden Gesamtsummen und soll
Brutto und Netto angegeben werden.

Zuschlagslimitierung:
Im vorliegenden Vergabeverfahren kann ein Bieter ein Angebot für ALLE Lose abgeben. Die
Bayerische Staatsbibliothek wird ein und demselben Bieter jedoch nur für maximal 2 Lose
den Zuschlag erteilen, wobei ausschließlich Los 1 entweder mit Los 2 oder mit Los 3 kombi niert werden kann.

Ausnahmen: Die Bayerische Staatsbibliothek macht von der Zuschlagslimitierung keinen Gebrauch, wenn andernfalls
- nicht ausreichend viele Angebote vorlägen, um alle Lose zu vergeben oder
- kein weiteres wirtschaftliches Angebot vorläge, um alle Lose zu vergeben.

Der Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, wird innerhalb der KW 47 Testdigitalisate fertigstellen (Expressversand mit Lieferung am nächsten Tag oder Abholung der Materialien am 18.11.2024, Rücklieferung der Digitalisate und der Originalmaterialien bis spätestens 26.11.2024 um 12.Uhr) und der BSB zur Prüfung zur Verfügung stellen. Selbige werden auf Einhaltung der Anforderungen in den Unterlagen überprüft. Es wird verifiziert, ob die Qualitätsanforderungen aus der Leistungsbeschreibung erfüllt werden. Nach positiver Abnahme der Testdigitalisate kann der Zuschlag erteilt werden. Der potenzielle AN wird am 18.11.2024 informiert, dass er für die Erstellung der Probedigitalisate ausgewählt wurde. Er erhält daraufhin per Paket losabhängig zwei bis drei Klarsichthüllen mit bis zu 80 Negativen bzw. Diapositiven, eine Übersichtsliste zu den zu digitalisierenden Materialien, zwei bis drei neue Archivhüllen zur Umbettung sowie zwei darauf anzubringende Etiketten. Eine Klarsichthülle mit bis zu 20 gerahmten Kleinbilddiapositiven und eine Klarsichthülle mit bis zu 12 ungerahmten Mittelformaten (6x7 cm). Gemäß den Punkten 1.3.2.1-1.3.2.6, 1.3.2.8 sowie 1.3.3.1-1.3.3.2 der Leistungsbeschreibung fertigt der potenzielle AN Digitalisate der Materialien an. Hierzu gehören auch pro Klarsichthülle je ein Farbchart- und Schärfetarget (Modell darf nicht von der Vorgabe in 1.3.2.4 der Leistungsbeschreibung abweichen). Der potenzielle AN stellt die Digitalisate dem AG in Abweichung von 1.3.2.7 der Leistungsbeschreibung hier über einen Online-Speicher zum Download zur Verfügung. (Die Integrität der Daten wird in diesem Fall vom AG geprüft.) Der Downloadlink für die Digitalisate wird bis spätestens 26.11.2024 um 12:00 Uhr dem AG zur Verfügung gestellt. Die in der Probedigitalisierung verwendeten Maschinen müssen zwingend mit der im Angebot beschriebenen und auch für die spätere Massendigitalisierung verwendeten technischen Ausrüstung übereinstimmen. Alle zur Verfügung gestellten Materialien schickt der potenzielle AN im Anschluss an die Digitalisierung per Paket unter Mitteilung des Expressdienstleisters und der Frachtbriefnummer, damit die Sendung verfolgt werden kann, an den AG zurück.

Beschreibung der Beschaffung

Los 2 umfasst ca. 900.000 Farb- und
Schwarz-Weiß-Negative im Kleinbildformat sowie im
Mittelformat 6 x 6 sowie zusätzlich ca. 1390 weitere Bilder in
anderen Sonderformaten (für die genaue Mengenaufteilung
nach Format siehe 3.1.2 sowie die Liste der Sonderformate
Negative in Anlage 4) Sie teilen sich auf auf 481 AB mit
Ringmechanik. Die Negative sind in Klarsichthüllen oder
Pergaminhüllen in den ABs archiviert. In der Regel sind in
einer Klarsichthülle die Negative eines Films enthalten, bei
Kleinbildnegativen meist zwischen 24 und 38 Negative, bei
Mittelformaten 12 Negative. In manchen Fällen sind nur
Teile eines Films oder auch Teile von mehreren Filmen in
einer Klarsichthülle abgelegt. Ein Streifen mit Negativen
enthält in der Regel 6 Negative bei Kleinbildfilmen und 3
Negative bei Mittelformatfilmen (s. Bilder in Anlage 6 und 7).

Zuschlagslimitierung:
Im vorliegenden Vergabeverfahren kann ein Bieter ein Angebot für ALLE Lose abgeben. Die
Bayerische Staatsbibliothek wird ein und demselben Bieter jedoch nur für maximal 2 Lose
den Zuschlag erteilen, wobei ausschließlich Los 1 entweder mit Los 2 oder mit Los 3 kombi niert werden kann.

Ausnahmen: Die Bayerische Staatsbibliothek macht von der Zuschlagslimitierung keinen Gebrauch, wenn andernfalls
- nicht ausreichend viele Angebote vorlägen, um alle Lose zu vergeben oder
- kein weiteres wirtschaftliches Angebot vorläge, um alle Lose zu vergeben.

Der Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, wird innerhalb der KW 47 Testdigitalisate fertigstellen (Expressversand mit Lieferung am nächsten Tag oder Abholung der Materialien am 18.11.2024, Rücklieferung der Digitalisate und der Originalmaterialien bis spätestens 26.11.2024 um 12.Uhr) und der BSB zur Prüfung zur Verfügung stellen. Selbige werden auf Einhaltung der Anforderungen in den Unterlagen überprüft. Es wird verifiziert, ob die Qualitätsanforderungen aus der Leistungsbeschreibung erfüllt werden. Nach positiver Abnahme der Testdigitalisate kann der Zuschlag erteilt werden. Der potenzielle AN wird am 18.11.2024 informiert, dass er für die Erstellung der Probedigitalisate ausgewählt wurde. Er erhält daraufhin per Paket losabhängig zwei bis drei Klarsichthüllen mit bis zu 80 Negativen bzw. Diapositiven, eine Übersichtsliste zu den zu digitalisierenden Materialien, zwei bis drei neue Archivhüllen zur Umbettung sowie zwei darauf anzubringende Etiketten. Je eine Klarsichthüllen mit jeweils bis zu 40 Schwarz-Weiß- bzw. Farb- Kleinbildnegativen und eine Klarsichthülle mit bis zu 12 schwarz-weiß Mittelformaten (6x6 cm). Gemäß den Punkten 1.3.2.1-1.3.2.6, 1.3.2.8 sowie 1.3.3.1-1.3.3.2 der Leistungsbeschreibung fertigt der potenzielle AN Digitalisate der Materialien an. Hierzu gehören auch pro Klarsichthülle je ein Farbchart- und Schärfetarget (Modell darf nicht von der Vorgabe in 1.3.2.4 der Leistungsbeschreibung abweichen). Der potenzielle AN stellt die Digitalisate dem AG in Abweichung von 1.3.2.7 der Leistungsbeschreibung hier über einen Online-Speicher zum Download zur Verfügung. (Die Integrität der Daten wird in diesem Fall vom AG geprüft.) Der Downloadlink für die Digitalisate wird bis spätestens 26.11.2024 um 12:00 Uhr dem AG zur Verfügung gestellt. Die in der Probedigitalisierung verwendeten Maschinen müssen zwingend mit der im Angebot beschriebenen und auch für die spätere Massendigitalisierung verwendeten technischen Ausrüstung übereinstimmen. Alle zur Verfügung gestellten Materialien schickt der potenzielle AN im Anschluss an die Digitalisierung per Paket unter Mitteilung des Expressdienstleisters und der Frachtbriefnummer, damit die Sendung verfolgt werden kann, an den AG zurück.

Beschreibung der Beschaffung

Los 3 umfasst 1.088.000 schwarz-weiß
Negative ausschließlich im Kleinbildformat. Sie teilen sich
auf auf 518 AB mit Ring-Mechanik. Die Negative sind in
Klarsichthüllen oder Pergaminhüllen in den ABs archiviert.
In der Regel sind in einer Klarsichthülle die Negative eines
Films enthalten, bei Kleinbildnegativen meist zwischen 24
und 38 Negative, bei Mittelformaten 12 Negative. In
manchen Fällen sind nur Teile eines Films oder auch Teile
von mehreren Filmen in einer Klarsichthülle abgelegt. Ein
Streifen mit Negativen enthält in der Regel 6 Negative bei
Kleinbildfilmen und 3 Negative bei Mittelformatfilmen (s.
Bilder in Anlage 6 und 7).

Zuschlagslimitierung:
Im vorliegenden Vergabeverfahren kann ein Bieter ein Angebot für ALLE Lose abgeben. Die
Bayerische Staatsbibliothek wird ein und demselben Bieter jedoch nur für maximal 2 Lose
den Zuschlag erteilen, wobei ausschließlich Los 1 entweder mit Los 2 oder mit Los 3 kombi niert werden kann.

Ausnahmen: Die Bayerische Staatsbibliothek macht von der Zuschlagslimitierung keinen Gebrauch, wenn andernfalls
- nicht ausreichend viele Angebote vorlägen, um alle Lose zu vergeben oder
- kein weiteres wirtschaftliches Angebot vorläge, um alle Lose zu vergeben.

Der Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, wird innerhalb der KW 47 Testdigitalisate fertigstellen (Expressversand mit Lieferung am nächsten Tag oder Abholung der Materialien am 18.11.2024, Rücklieferung der Digitalisate und der Originalmaterialien bis spätestens 26.11.2024 um 12.Uhr) und der BSB zur Prüfung zur Verfügung stellen. Selbige werden auf Einhaltung der Anforderungen in den Unterlagen überprüft. Es wird verifiziert, ob die Qualitätsanforderungen aus der Leistungsbeschreibung erfüllt werden. Nach positiver Abnahme der Testdigitalisate kann der Zuschlag erteilt werden. Der potenzielle AN wird am 18.11.2024 informiert, dass er für die Erstellung der Probedigitalisate ausgewählt wurde. Er erhält daraufhin per Paket losabhängig zwei bis drei Klarsichthüllen mit bis zu 80 Negativen bzw. Diapositiven, eine Übersichtsliste zu den zu digitalisierenden Materialien, zwei bis drei neue Archivhüllen zur Umbettung sowie zwei darauf anzubringende Etiketten. Zwei Klarsichthüllen mit bis zu 80 schwarz-weiß Kleinbildnegativen. Gemäß den Punkten 1.3.2.1-1.3.2.6, 1.3.2.8 sowie 1.3.3.1-1.3.3.2 der Leistungsbeschreibung fertigt der potenzielle AN Digitalisate der Materialien an. Hierzu gehören auch pro Klarsichthülle je ein Farbchart- und Schärfetarget (Modell darf nicht von der Vorgabe in 1.3.2.4 der Leistungsbeschreibung abweichen). Der potenzielle AN stellt die Digitalisate dem AG in Abweichung von 1.3.2.7 der Leistungsbeschreibung hier über einen Online-Speicher zum Download zur Verfügung. (Die Integrität der Daten wird in diesem Fall vom AG geprüft.) Der Downloadlink für die Digitalisate wird bis spätestens 26.11.2024 um 12:00 Uhr dem AG zur Verfügung gestellt. Die in der Probedigitalisierung verwendeten Maschinen müssen zwingend mit der im Angebot beschriebenen und auch für die spätere Massendigitalisierung verwendeten technischen Ausrüstung übereinstimmen. Alle zur Verfügung gestellten Materialien schickt der potenzielle AN im Anschluss an die Digitalisierung per Paket unter Mitteilung des Expressdienstleisters und der Frachtbriefnummer, damit die Sendung verfolgt werden kann, an den AG zurück.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

zu a) Das Eignungskriterium ist erfüllt, wenn der vom Bieter angegebene durchschnittliche Jahresumsatz mindestens 500.000 € (netto) beträgt; zu b): Die Deckungssumme der Betriebshaftpflichtversicherung beträgt mindestens 300.000 Euro (Los 1), 1,3 Mio. Euro (Los 2) oder 1,6 Mio. Euro (Los 3) pauschal pro Schadensfall für Personen, Sach- und Vermögensschäden. Zudem sind die Transporte mit jeweils mindestens 300.000 Euro (Los 1), 1,3 Mio. Euro (Los 2) oder 1,6 Mio. Euro (Los 3) zu versichern. Eine Kombination von Losen ist nur möglich, wenn die Versicherungssumme mindestens der Summe der Einzellose entspricht. Der Bieter erklärt, dass er über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit der o. g. Mindestdeckungssumme verfügt bzw. die Versicherungspolice im Zuschlagsfall entsprechend anpassen wird und die Transporte mit der o. g. Mindestdeckungssumme versichern wird.
Eine entsprechende Zusicherung der Versicherung bzw. ein entsprechender Versicherungsnachweis wird auf gesondertes Verlangen im Zuge des Vergabeverfahrens vorgelegt.