Vorstufe, Layout, Druck und Verarbeitung der Zeitschrift Echt | Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2024-07-30	Auftragsbekanntmachung

Kurze Beschreibung

Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) beabsichtigt, im Wege eines Offenen Verfahrens gemäß § 119 Abs. 1 GWB die Vorstufe, Layout, Druck und Verarbeitung der Zeitschrift „Echt“ zu vergeben.

Nähere Angaben entnehmen Sie bitte den beigefügten Vergabeunterlagen.

Beschreibung der Beschaffung

Art und Umfang der Leistung
a) Vorstufe
• Der Umfang der Zeitschrift beträgt 32 Seiten.
• Der Auftraggeber (AG) liefert in mehreren Sendungen Texte, Manuskripte, Bilder und sonstige Vorlagen als Dateien oder in digitaler Form. In Ausnahmefällen auch Handmanuskripte und Bilder, die vom Auftragnehmer/der Auftragnehmerin (im Folgenden AN) erfasst und gescannt werden.
• Tabellen und Illustrationen müssen vom AN aufgebaut werden.
• Alle Abbildungen werden vom AN bearbeitet, um eine optimale Bildwiedergabe zu gewährleisten. Der AN stellt über kostenlose Bilddatenbanken Bildmaterial zur Verfügung.
• Die Umbruchfahnen werden dem AG als PDF zugesandt, erste Korrekturen werden nach Weisung des AG vom AN durchgeführt. Danach kann in Ausnahmefällen eine Umbruchbesprechung beim AN folgen, der AG behält sich auch eine Besprechung in Köln vor. Die Kosten sind auf den Seitenpreis umzulegen.
• Anschließend erfolgt der Umbruch und das Feinlayout durch den AN.
• Das fertige Layout wird dem AG per PDF zur Verfügung gestellt. Änderungen und kurzfristige Ergänzungen aufgrund aktueller Ereignisse oder kurzfristiger Abstimmungsprozesse mit dem BMFSFJ sind in einem Umfang von ca. 25% auszuführen und somit Bestandteil des Seitenpreises. Die Korrekturen werden zum großen Teil per Telefonat und/oder E-Mail besprochen. Der Titel und ca. 4 bis 6 Innenseiten sind farbverbindlich zu proofen. Als letzte Kontrolle dient ein Formproof. In Ausnahmefällen behält sich der AG eine Besprechung im BAFzA in Köln vor.
• Für die Veröffentlichung einer Online-Ausgabe auf unserer Webseite www.bundesfreiwilligendienst.de erstellt der AN ein barrierefreies PDF (BITV 2.0).
• Der gesamte Vorstufenprozess ist in ca. 12 bis 14 Arbeitstagen abzuarbeiten.
• Kosten inkl. aller Nebenkosten sind im Seitenpreis einzurechnen.

b) Magazin-Layout
Während der Laufzeit sind eventuell Änderungen des Magazin-Layouts durch den AN zu unterstützen. Dies gilt auch für eine mögliche Anpassung an die Gestaltungsrichtlinien des Bundesamtes für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben.

c) Druck und Verarbeitung
Titel: Echt

Auflage: 3-mal ca. 200.000, 1-mal ca. 15.000
Die Auflage kann variieren. Es wird daher eine Auflagenflexibilität wie auch eine optionale Umfangsveränderungsmöglichkeit erwartet.

Format: 210x297mm, angeschnitten

Umfänge: 32 Seiten

Druck: 4/4-farbig Euroskala,
Zertifizierung nach dem Prozess Standard Offset,
mit mineralölfreien Druckfarben
Qualitätskontrolle gemäß ISO Zertifizierung 9001
klimaneutral gedruckt mit Logo

Papier: Grammatur 100g/m²; 100% Altpapier oder Papier, das unter Einsatz von Holz aus nachhaltiger, heimischer Waldpflege hergestellt wurde, FSC oder PEFC zertifiziert; Weißgrad (ISO 2470): mind. 80% oder höher oder vgl. CIE Weiße

Das Papier muss so beschaffen sein, dass ein gutes Druckbild erzielt wird und beim Lesen des Magazins ein Durchscheinen der Rückseite vermieden wird.

Verarbeitung: im Rücken mit 2 Klammern geheftet, keine Rotaheftung, für den Versand bereitstellen

Konfektionierung: 3-mal pro Jahr ca. 185.000 Exemplare zu je 25 Exemplaren über Kreuz mit Kunststoffbändern bündeln,
Versand: 3-mal pro Jahr ca. 185.000 Stück, gebündelt zu je 25, per Spedition an einen Dienstleister/eine Dienstleisterin, restliche Exemplare an das BAFzA und die Dienstleister für den Versand.

Beilagen: Unter bestimmten Bedingungen, sollten vom Auftraggeber verarbeitungsfrei angelieferte Drucksachen lose beigelegt werden können.

Nachhaltigkeit: Es wird eine zeitgemäße Berücksichtigung von Umweltstandards erwartet. Neben den bereits erwähnten Normen müssen folgende Zertifikate einer akkreditierten Zertifizierungsstelle nachgewiesen werden:

- Internationale Umweltmanagementnorm ISO 14001
- Europäische EMAS-Verordnung für Umweltmanagement und Umweltbetriebsprüfung
- Blauer Engel

Zusätzliche Informationen

a. Dieses Vergabeverfahren wird ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes durchgeführt.
b. Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung und eventuelle Präsentation werden nicht erstattet
c. Ergänzende Unterlagen können unter der in Punkt I.3 genannten URL heruntergeladen werden.
d. Die Abgabe der Vergabeunterlagen erfolgt grundsätzlich ohne weitere Registrierung. Eine freiwillige Registrierung ist möglich. Diese bietet den Unternehmen den Vorteil, dass sie automatisch über Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informiert werden. Unternehmen, die von der freiwilligen Registrierung keinen Gebrauch machen, müssen sich selbständig über mögliche Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informieren. Hinsichtlich aller weiteren Aktivitäten, u. a. der Kommunikation mit der Vergabestelle, ist eine Registrierung zwingend erforderlich.
e. Fragen sind bis zum 28.08.2024 12:00 Uhr ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) einzureichen. Die Fragen und Antworten werden allen Bietern / Bieterinnen in anonymisierter Form auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes zur Verfügung gestellt.
f. Eventuelle weitere Informationen, z. B. Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen, Bieterfragen und Antworten, werden schnellstmöglich, spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf Angebotsfrist auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes eingestellt.
g. Angebote können nur auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) abgegeben werden. Es wird gebeten, die Unterlagen für die Angebote möglichst zusammenhängend (vorzugsweise in einer Gesamtdatei im pdf-Format) einzureichen. Auf eine digitale Signatur der Unterlagen ist zu verzichten.
h. Angebote, die auf dem Post- bzw. Botenweg, per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden.
i. Die Geltendmachung eigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen durch den Bieter / die Bieterin führen zum Ausschluss.
j. Mit Abgabe des Angebots unterliegen nicht berücksichtigte Bieter/Bieterinnen den Bestimmungen des § 62 VgV.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bieter/Die Bieterin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen
walten zu lassen. Hinweis für Bietergemeinschaften: Die geforderten Nachweise
sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein
Bieter/eine Bieterin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten
eines Unterauftragnehmers/einer Unterauftragnehmerin beruft, hat er/sie die geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.

a) Kurze Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens/ der sich bewerbenden Institution/der sich bewerbenden Person
b) Nennung der für das Unternehmen/die Institution verantwortlichen Personen
c) Eigenerklärungen zu §§ 123, 124 GWB. Der Bieter/ Die Bieterin hat nachzuweisen, dass auf ihn/sie keine zwingenden oder fakultativen Ausschlussgründe zutreffen. Hierzu ist mit dem Angebot eine Eigenerklärung zu den §§ 123, 124 GWB vorzulegen, die u. a. beinhaltet, dass der Bieter/die Bieterin sich nicht in einem Insolvenzverfahren oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seinen/ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage „Eigenerklärung_123_124“ ist hierfür zu nutzen.
d) Aktuelle Gewerbezentralregisterauskunft bzw. Eigenerklärung, dass nachweislich die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage Eigenerklärung „MiLoG“ kann genutzt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bieter/Die Bieterin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen
walten zu lassen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.

a) Der Bieter/Die Bieterin hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er/sie an Unterauftragnehmer übertragen will und diese spätestens vor Zuschlagserteilung namentlich zu benennen.
b) Angabe bei Bietergemeinschaften, welches Mitglied welche Aufgaben und Themenstellungen übernimmt sowie wer als zentrale Ansprechperson fungiert
c) Bestätigung, dass das Angebot, die eventuelle Präsentation und die Auftragsleistung in deutscher Sprache erfolgen
d) Übersicht in Form einer Liste über die in den letzten 3 Jahren geleisteten wesentlichen Arbeiten (und Aktivitäten) mit Angaben des Auftragsgegenstandes, des Auftragswertes, der Leistungszeit und der Angabe der öffentlichen und privaten Auftraggeber
e) Angabe der Namen und der beruflichen Qualifikation der Personen, die im Falle eines Zuschlags für den Auftrag zuständig sein werden
f) Zusicherung, dass es bei Zuschlag eine feste Ansprechperson gibt und dass diese Person kontinuierlich zur Verfügung steht und bei personellen Veränderungen keine inhaltlichen und zeitlichen Probleme im Rahmen der Unterstützung entstehen
g) Angabe von zwei Referenzprodukten (nicht älter als zwei Jahre) im Bereich Gestaltung mit genauen Angaben der vergleichbaren Leistungen der Zeitschrift „Echt“, mit der Angabe des Auftraggebers/der Auftraggeberin, der Ansprechperson und der Telefonnummer.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB müssen erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen beim Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 S. 2 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 S. 3 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Hilft das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ der Rüge nicht ab, kann ein Antrag auf Nachprüfung beim Bundeskartellamt unter der o. g. Anschrift innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Bundesamts für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden.
Nach § 135 Abs. 2 GWB endet die Frist, mit der die Unwirksamkeit eines Vertrages in einem Nachprüfungsverfahren geltend gemacht werden kann, 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss. Im Falle der Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union endet die Frist 30 Kalendertage nach dieser Veröffentlichung.